会务服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

(一)、深入理解项目需求

1、深入理解与分析服务需求

一、以小见大，做好细节化服务

1、我们的工作始终坚持将会议接待流程标准化、规范化和制度化，秉承‘细节决定成败’的信念。我们注重从小处着眼，对每个任务、环节和细节都投入精心与热忱，力求在细微处展现专业精神，在细节处理中体现高水平。

2、在会议场地布置、汇报材料准备、实地考察、餐饮住宿安排、餐位指示卡设计以及接待手册编纂等重要环节，我们严谨审慎地探讨每一个细节，实施全面的预演，以期锁定最优化解决方案，预先防范并迅速修正任何潜在的遗漏或瑕疵。

3、实施全面的‘事前准备、事中执行与事后反馈’流程：事前严谨策划接待计划，整合各方资源，确保细节管控；事中秉持热忱，提供细致周全的服务，遵循规范化礼仪，并实行全程监督；事后迅速评估，提炼经验教训，优化接待工作流程。

二、凸显特色，突出本土化服务

在遵循各主办城市，如**市的地方特色前提下，我们致力于构建独特的接待文化。在接待过程中，我们详尽理解宾客的习性、兴趣和特性，预先做好周全的准备工作。针对各类宾客，我们定制个性化的接待方案，提供贴心入微的服务，确保他们在各地都能领略丰富的风土人情。这样不仅能让来访者留下深刻印象，同时有效地优化了接待成本。

三、重视宾客，注重个性化服务

在执行每次接待任务时，首要步骤是对接待对象进行全面分析，精准把握其意图与生活习惯，进行深入细致的梳理与研究。每一次接待活动的核心理念是以达成客户目标和满足公关期望为导向，严谨策划接待计划。无论是迎宾还是送客，每个环节都需契合客户的特性和期望。根据不同接待对象，定制个性化的接待方案，力求满足客户多元化的服务需求。我们致力于提供个性化、人性化和亲情化的服务体验，让接待工作充分融入人文关怀，体现更多的人性化元素和人文气息。

四、整体联动，提供高效化服务

会议接待：系统工程的典范，以协同精神为基石。在重大会务接待的全程保障中，我们有效整合各类资源，构建起一个集统一指挥、纵向连贯、横向协作于一体的接待运作模式。流程包括任务接收、整体策划方案制定、详细方案审议，随后跟进协调、核查与执行，旨在实现工作科学规划、资源配置高效、协调力强大。

2、服务目标

3、详细的工作规划与实施策略

面对项目繁多且各主题会务活动频繁、形式多样，时间紧迫、任务艰巨的挑战，我司展现出显著的应变能力。我们遵循项目既定周期与采购方的需求，对任务进行科学拆分，并制定出详尽且切实可行的进度规划。

一、明确策划活动总体工作任务

策划的会务服务方案需紧紧围绕核心会务目标，明确活动的日程规划及其内部逻辑衔接。我们将遵循相关规定和程序，科学编排活动流程，确保整体策划详尽周到、步骤严谨，排除任何遗漏或未覆盖的环节。为此，在每次活动筹备初期，我司将与贵方共同确认策划的关键要素：

1、一、活动概述 1.1 活动名称：详尽阐述项目名称或竞赛名 1.2 规格与规模：明确活动的级别、参与人数或作品数量 1.3 时间安排：精确标注活动的起止日期或周期 1.4 地点设定：提供详细的活动举办地址 1.5 组织机构：列出主办单位、协办单位及合作伙伴

2、内容要素：活动主题和议题、目的、任务；

3、流程构成：筹备阶段、实施进程、终结环节以及后续活动效果的总结与落地执行

4、财务要素：活动经费、设备、服务设施。

二、统筹协调加强沟通

统筹协调一方面，要加强对上的沟通请示工作。为使会务服务效果达到要求，在组织策划的过程中，必须加强与我单位内部和贵单位的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型策划活动的顺利开展，是策划活动组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务等部门密切配合、相互协作的结果，因此在策划活动筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。

三、细化分工、倒排工序

通过详细的任务分解与职责划分，确保各部门对活动各阶段和环节的明确责任归属，防止推诿扯皮现象的发生。采用逆序工序管理，合理配置工作任务，精细化项目分工与时间节点，强化岗位职责的落实。促使各相关部门依据明确的时间表逐一核查，确保按期达成，并实现顺畅衔接。

4、我司秉承严谨认真的工作理念，致力于提供高效优质的服务，确保会务工作的顺利进行，并针对项目特性做出详尽的承诺函。

致：

我们秉持严谨认真的工作理念，高效优质地履行会务职责，并针对项目特性提供定制化服务。

会议的筹备与管理工作，通常涵盖诸多事务性和支持性职责，被称为会务工作。作为会议活动不可或缺的组成部分，会务工作的核心目标是全方位服务于与会者，尤其是领导阶层，确保他们的需求得到满足。其服务质量与执行效率直接关乎会议能否顺利实现既定目标，体现着会议管理的专业水准。

1、会务工作的特点

1.1 政治考量：会议的核心性质由其议题决定，其本质上是政治性的。这种政治特性体现在会议召开的时间选择、形式安排以及议题内容上。因此，筹备会务工作同样需遵循政治原则。

1.2 服务保障：会议服务伴随会议需求的兴起，其核心在于为与会者营造舒适便捷的环境，提供优质的服务项目，确保会议流程顺畅，从而达成既定的会议目标。

1.3 会议运营中的各个细节任务性质显著，尽管琐碎繁复，但它们对保障会议按既定流程顺利进行至关重要。偶发的事务性疏漏可能对整体会议进度产生显著影响。

1.4 涵盖全面：与会者来自各机构的各部门，会议议题的多样性强。胜任会务工作要求具备从整体视角审视和分析问题的全方位整合能力。

1.5 敏感议题与保密原则：在国家机关和各类组织的决策过程中，诸多关键议题往往需经会议审议以达成共识。因此，会议内容常常包含高度机密的信息。由此，维护会议内容的保密性被视为会议固有的核心特性。

1.6 时间约束的重要性：会议活动的时间特性显著，与会者需严格恪守时间，确保准时参与。对于会务团队，具备强烈的时间意识至关重要，务必避免诸如会场尚未筹备完毕而与会者已集结，或记录人员延误到场等情况的发生。

2、会务工作的原则

2.1 遵循严谨周详的方针：针对会议的具体内容、特性及领导期望，需精心细致地筹备各项会议事务，并协调有序地安排各项会议服务，确保会议从始至终顺利，达成预设目标和理想效果。各类别、层级的会议，其会务工作的侧重点各有侧重。例如，大型露天集会的重心在于进场、散场的科学调度及安全维护；而报告会则着重于选择适宜的会场，调试音响、投影设备，以及与报告人进行有效的沟通协调。

2.2 组织协调的关键策略：大型会议因其复杂性，往往需集结众多工作人员，如秘书、服务团队及安保人员等。为了确保会议流程的顺畅，每个环节的精细规划至关重要。工作人员需明确分工，各自承担职责，并需紧密协作，避免工作环节间出现断点。会议组织者需担当全面的统筹管理者，负责监督、核查与协调，迅速发现并解决潜在问题，堵塞任何可能的漏洞。

2.3 应对特殊情况与突发状况：鉴于各种不确定性，会议过程中可能遇到意想不到的事件，组织者需具备迅速且灵活的应变能力来妥善处置。

2.4 服务态度与礼仪规范：作为一项服务导向的工作，会议组织者应秉持热忱有礼的原则，全身心致力于为领导和与会嘉宾提供无微不至的服务。他们需具备不厌其烦的耐心，注重细节，展现出极高的专业素养和亲切热情，从而塑造出积极向上的形象，给参与者留下深刻而愉快的印象。

5、承诺充分的人力资源配置

致：

为了满足本项目的特定需求，我司特组建了一支专业的会务团队，他们将全面保障项目的顺利进行。我们配备了与项目要求相匹配的高级管理人员，坚持人员配置的精简高效与多技能原则。在公司领导的指导下，我们将设立项目经理责任制，计划配置主要管理人员共计**********名。

人员名单如下：

其中，专职联络人员为（有**背景）：

我司保证在原有固定会务团队配置的基础上，依据活动规模动态增配足够的执行团队成员及志愿者，以确保项目进程顺利并维持高标准的服务质量。

在人员变动的情况下，我们承诺在获得采购方认可的前提下，迅速补充具备同等资格的新成员。

6、专业服务团队结构与职责明细

一、项目组织架构

为满足采购方对会议策划与执行的需求，我们构建了完善的会议服务管理体系。特任命具备坚定信念、高水平技术素养、丰富经验和卓越组织管理能力的人员担任项目经理。同时，我们选拔了一批业务熟练、责任感强烈的骨干成员作为项目团队的核心力量。本项目将作为专项小组成员年度绩效考核的关键指标。我们郑重承诺，在项目实施全过程中，我们将确保目标明确、责任分配清晰、绩效考核落实到个人。

为满足项目需求，我们构建了一套结构清晰、职责明确的组织体系，以保障工作的有序进行。我司郑重承诺，对于服务团队的稳定性，任何员工变动期间，包括离职或岗位调整，我们将确保岗位无缝衔接，杜绝空缺现象。

本项目具体服务机构组织安排如下：

二、人员岗位职责

7、紧急任务执行效能

7.1.不间断的全年无休服务保证书

致：

我们倡导“诚信、敬业、创新、超越”的企业精神，以质量求生存，以服务求发展。我们以“热情、周到、诚信、及时”为售后服务的宗旨，“用户至上、质量第一、服务优质、响应及时”是我们服务的原则。

公司的服务质量与服务执行效率，直接关乎我们在客户心目中的信誉基础及长远发展。为此，我们特别为本项目配备了完备的应急响应团队，确保能够高效满足任何突发的加急业务需求。

我们承诺实施7x24小时全天候值班热线服务，以高效应对突发的业务需求。设有专属岗位，确保在接到用户来电的瞬间即刻响应，全力以赴满足用户的即时服务需求。

响应时间：5分钟电话响应；

24小时联系方式：

邮箱：

7.2.紧急状况下的快速进度措施

一、24小时响应机制

我公司提供小时服务支持承诺：我公司实行24小时/天、7天/周的工作制度，采购人可以通过不同方式向我公司会务组服务人员提出服务技术支持请求，我公司收到后立即对此响应，必要时我公司将派出项目的相关负责人到采购人工作地点当面协调处理。

用户随时能获得即时的技术支持，我们提供多元化的联系方式，包括电话、微信以及电子邮件，确保您的需求能得到迅速响应。

24小时联系方式：

邮箱：

二、服务及时性保证

1、我司针对每一场会议精心设计定制化的流程管理；实施甘特图监控机制，每日核查项目进展；并制定详尽的职责分配方案，确保责任明确到个人。

2、在项目的筹备阶段，项目团队每日组织筹备进度会议，核查当天任务是否已按期且优质地达成。遇到延期的环节或棘手问题，团队会集思广益，对需向上级主办单位请示的事务进行即时沟通与协调。确保所有项目事宜不过夜解决，保持高效执行流程。

3、在会议准备阶段，我们将按照每两天为一个周期，通过电子邮件系统连续更新会议筹备工作的进度报告，以便主办单位能及时且全面地了解和跟踪筹备进程。

3、筹备例会会议纪律要求：

1. 与会人员须现场签到，任何未经许可的迟到或缺席将被视为违规。如有特殊情况，需提前两小时向项目部领导请假，并指派合适人员代为参会。未履行请假程序者将被罚款100元；迟到者需缴纳50元罚款。 2. 发言要求精炼高效，确保会议不超过45分钟的时间限制。 3. 会议期间，请所有人员将手机调整至振动、静音或关闭状态，若确需接听电话，请移步会议室外处理。

7.3.规范合规的全国范围内的应急服务能力

凭借多年浸淫于会务展览行业的丰富经验，以及累计服务过数百个项目的实践积累，我们已建立健全了严谨的价格保障体系，详情如下：

1、提供全面的业务需求解决方案，旨在优化资源分配，从而有效削减人力成本及旅行开支等相关费用。

·1.1标准化流程梳理； 1.2项目统筹管理；

·1.3活动资源匹配； 1.4多城市人员匹配

2、会议印刷品、制作物、搭建成本控制体系，真正一条龙服务，快速搭建，节能环保，循环利用，降低成本

3、通过实施人员标准化操作，优化工作流程，改革运行机制，目标是实现高效低耗的运营模式提升。

·3.1接受培训；3.2现场执行；

·3.3信息采集；3.4真实反馈

4、数据报告，合规监控，降低不良消耗

·4.1结算材料；4.2现场照片；4.3费用统计；

·4.4服务反馈；4.5合规监控；

(二)、详细服务提案

1、创新全面的服务策略

兼顾标准化与灵活性：既要设定明确的准则，又需确保一定的灵活性以实现最优效益。

明确三个要素：任务分工严谨、职责划分清晰、工作流程标准到位。

遵循四点准则：一、明确规定则严格执行；二、无明确规定时，遵照领导的指引行事；三、领导未作指示时，参照既定程序操作；四、如遇特殊情况，需协商妥善处理。

重要接待工作的成功实施，关键在于统筹协调、严格安全警卫、健全后勤保障、恪守保密原则以及提升相关人员素质，这五个要素构成其核心要素、必备基础、必要条件、前置准备和有力保障。

实现一个目标：客户满意。

1、兼顾标准化与灵活性：既要设定明确的准则，又需确保一定的灵活性以实现最优效益。

2、明确三个要素：任务分工严谨、职责划分清晰、工作流程标准到位。

没有领导指示的按惯例办、没有按惯例的协商着办。 3、严格四条要求：有规定的按规定办、没有规定的按领导指示办、

4、重要接待工作的成功实施，关键在于统筹协调、严格安全警卫、健全后勤保障、恪守保密原则以及提升相关人员素质，这五个要素构成其核心要素、必备基础、必要条件、前置准备和有力保障。

2、标准化服务实施

我司针对每一场会议精心设计定制化的流程管理；实施甘特图监控，每日核查项目进展；并制定详尽的职责分配方案，确保责任明确到个人。

在项目的筹备阶段，项目团队每日组织筹备进度会议，核查当天任务是否已按期且优质地达成。遇到延期的环节或棘手问题，团队会集思广益，对需向上级主办单位请示的事务进行即时沟通与协调。确保所有项目事宜不过夜解决，保持高效执行流程。

在会议准备阶段，我们将按照每两天为一个周期，通过电子邮件系统连续更新会议筹备工作的进度报告，以便主办单位能及时且全面地了解和跟踪筹备进程。

2.1.策划标准流程图(SOP)

以下是本公司依据过往会议服务积累，制定的全面服务流程概述，具体内容将根据您的特定会务特性与实际需求进行相应的调整和定制。

2.2.详细执行计划

以下是本公司依据过往会议服务积累，整理的完整服务项目清单，具体内容将根据您的特定会务特性和实际需求进行灵活调整与定制。

组别	工作任务	详细内容	备注
商务组	联络企业人员（邀约和对接）	1、主办、承办、协办、支持单位、主要领导及嘉宾的沟通协调2、邀约：电话、邮件、发函3、商务合作：广告、赞助、冠名4、参展单位资质审核、资料对接5、政府和媒体资源对接（配合会务组）	与会务组对接
秘书组	文字起草	1、会务总体议程、主峰会／分论坛议程、会刊手册起草、打印、装订2、会务工作人员手册3、会务纸质和电子邀请函及各类通知4、主持人开场致辞、重要领导致辞文稿5、会务组织工作相关信息的起草	与宣传和会务组对接
	打印装订装袋	1、会务总体议程、主峰会／分论坛议程、会刊手册起草、打印、装订2、会务纸质和电子邀请函及各类通知
	总结	1、会议各类文字资料的整理、组卷2、会议用品、纪念品整理
宣传组	宣传	1、主画面设计2、引导牌／手举牌／展架／画架／易拉宝设计制作3、活动定制海报4、活动定制画册5、活动定制产品手册／定制产品单页	与秘书组和会务组对接
		6、产品单页（现有）7、倒计时电子画面8、暖场视频和音频9、自有媒体图文10、合作媒体图文11、合作媒体广告资源投放（新媒体投放、户外平面等）12、地推13、摄影14、摄像15、主流媒体联络到场和新闻发布
财务组	会务费	1、制定大会财务预算，预留准备金2、收取会务费，设置刷卡机 （部分企业免若干参会会务费）3、发票打印4、总体账目核对制表	与商务组对接
会务组	场外搭建	1、彩虹门2、电子屏3、签到处背景桁架4、欢迎牌5、指示牌6、廊道展架／画架／易拉宝等7、外场产品展示	与秘书组、宣传组、商务组、保卫组对接
	场内搭建（主会场和分会场）	1、舞台搭建2、背景桁架搭建3、讲台、鲜花、讲话麦4、LED大屏5、音箱、灯光、摇臂等6、贵宾及领导席布置及台卡（若是宴会	与租赁商和酒店对接
		需准备桌卡）7、嘉宾席布置及台卡8、矿泉水、文具、纸张9、水果、茶水10、两侧展架／画架、桁架、横幅
	餐厅	1、舞台搭建2、背景桁架搭建3、LED大屏4、桌卡5、两侧展架／画架、桁架、横幅6、暖场音乐表演	与租赁商和酒店对接
	酒店或园区外围	1、彩虹门2、注水道旗3、空飘4、停车场指引5、门口迎宾6、指示牌（地贴）	与酒店对接
	会场	1、正式会议主持人2、开幕式彩排与会场服务流程演练	/
接待组	接站	1、商务车接站服务和大巴车接送服务2、参观者自行前往（道路引导）	与保卫
	迎宾	1、停车场迎宾2、门口迎宾
	签到	1、胸卡二维码签到2、发放资料袋（会议主题、议程、产品、纪念品及项目资料等）3、房卡和纪念品发放（与商务组对接） ©版权所有 2024-2025 北京喜鹊云智科技有限公司 京ICP备2024102530号-1 京公网安备 11010802045440号 联系客服 关注公众号：