办公用品采购服务方案

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第一章组织架构与团队管理

第一节组织机构

一、公司架构设立

(一)确定组织目标

项目设立的初衷与目标是推进工作的基石，务必基于既定的目标进行精细的分解与明确。详尽罗列各项所需执行的任务内容。

(二)确定项目工作内容

为了实现项目目标并履行指定职责，有序编排项目工作任务并实施分类整合至关重要。在这一过程中，需兼顾项目的规模、特性、复杂性，同时考虑单位的技术业务实力、人员配置、组织管理效能等因素。

项目实施阶段的全程管理，其工作划分可根据计划与执行阶段的特点进行整合与协同进行。

(三)组织结构设计

1.合理确定管理层次。

组织架构通常划分为三个关键层级： 1. 决策层 - 由项目主管及其助理构成，他们依据项目的特性与内容进行科学并遵循程序的决策。 2. 中间控制层（兼有协调和执行职能） - 具体承担规划执行、目标管控以及合同实施管理工作，处于上下衔接的管理环节。 3. 作业层（操作层面） - 主要由现场人员组成，负责执行具体的作业任务。

2.配置工作岗位及人员。

3.制定岗位职责标准与考核要求。

4.制定工作流程与考核标准。

二、机构设置与资质规定

(一)要明确各部门责权

项目组织架构中，项目成员承载着多元化的关联，包括行政归属、业务联结与职责分工。在多重沟通模式的交织中，员工角色多元，这导致了管理协调的复杂性显著提升，若处理不慎，可能引发责任推诿或多重管理的困扰。因此，厘清各部门职责范围与员工权责界限至关重要。

(二)要保证项目人员能力素质充分发挥

项目组织机构的有效运行依赖于管理团队的能力建设，核心在于人员素质的提升。事实上，任何管理模式本质上都是对人力资源的运用，因此，对项目负责人的期望和要求随之日益严格。

项目负责人需扮演多重角色：既要满足服务单位的需求，确保与公司总部的规范化协作，又需把控服务质量。这对其提出了高标准的要求，包括卓越的人际协调技巧、领导决策力、组织管理才能，以及炽热的工作热情和迅速应对突发状况的能力。尽管我们认识到理想人选不易寻觅，尤其在当前行业对高素质人才的需求与吸引力不足的情况下。因此，持续有效地培养和储备现有人才，是确保项目团队专业技能得以充分发挥的关键策略。

(三)要保证信息的有效传递

项目执行中的信息流动易受变异或延误影响，尤其在涉及多部门协作的复杂架构中，信息传递涉及的层面超越了职能划分的局限。在缺乏规范化管理体系的背景下，人际因素会显著干扰信息流通。为此，构建企业信息管理系统至关重要，它能替代人际关系网，确保信息传递的时效性、完整性和准确性。这有利于推动各部门间的高效沟通与合作，进而提升服务品质。

(四)要保证投入资金的监管

通过严谨的资金管控，确保每一分投入都能产生实质效益，是提升项目盈利能力的关键策略。在赋予项目负责人适当自主权的同时，公司需同步建立严格的监控机制。这包括强化常规财务审计，并辅以定期或不定期的现场核查，以核实资金使用报告的准确性。

三、组织机构设计原则

(一)任务目标

每个部门及其内部结构均与其特定职能和目标紧密相关，否则将失去存在的价值。这些职能和目标是构成机构或其各部门员工业务活动的核心要素。机构设计的核心原则是以任务为导向，即根据任务设立组织架构、配置职务并配备人员。在这一过程中，人事配置需高度契合职责要求，而非以个人为中心，即不应基于个人设立职位，再为之分配工作。

(二)专业分工

为了提升工作效率，应实施精细分工。将达成目标所需的所有活动细分为各个基础作业环节。根据各作业的专业特性，适当地委派相应的专业人员负责。在专业划分上，强调专家的运用，确保资源的有效利用。

(三)管理幅度

管理幅度定义为管理者直接有效指导的下属数量。高层管理者通常管理4至8名员工，然而，研究表明，实际工作中许多组织的管理幅度往往超过这一范围。在设定管理幅度时，应基于企业的具体环境和考量相关影响因素，以确保合理决策。

(四)管理层次

管理层次是指机构分设的自上而下或自下而上地管理阶梯。在总量一定的情况下，管理层次和管理幅度是反向变化。管理幅度越小，管理层次越多；相反，管理幅度越大、管理层次越少。一般来说，在企业最高领导人和最基层的职工之间，如果层次过多，往往会使信息失真，受到歪曲或者过时。因此许多企业采购方张组织中的层次应尽可能地少。

(五)责权对等

权力乃由法定职务所赋予，其行使体现在各级领导引领下属执行特定任务的过程中，涉及指挥权与命令权限等多种要素。

职责是任职后所必需承担的义务。在任一岗位上，权利与责任应保持基本平衡。当责任转移时，相应的权力亦需同步调整；同样，权力的变动也需伴随责任的相应变更。若期待经理履行特定职责，必须赋予其足够的权限以支撑其行动。若经理虽被赋予权力，但无法匹配同等的责任，应当考虑收回部分权力，调整其职务职责，或者对经理的职务安排做出适宜的调整。

(六)才职相称

职务的配备需与其对应管理人员的专业才能和技能相匹配。在设定完备的职位体系后，关键在于适配人选并确保他们能够胜任，这可能涉及培训和发展计划。对于每个职位和职务，都明确了特定的能力需求标准。

通过对每位员工的经历评估、能力测试和面试，我们能够深入理解他们的知识水平、实践经验、天赋和兴趣。以此为基础，进行全面的评审与比较，确保企业的员工配置能匹配现有的或潜在职位需求，实现才能与职责要求的精准匹配，确保才智得以充分发挥。

当面临工作需求与现有员工匹配度不足，且一时难以寻觅适宜人选的情况时，应考虑对工作任务进行相应地调整、优化和部署，直至觅得恰当的人选填补空缺。组织机构的设计应力求人尽其才，使个人才能与岗位相匹配，发挥其应有的效能。理想的组织架构应当具备灵活度和可调整性，确保组织机构的动态适应性。

(七)命令统一

组织架构遵循单一指挥原则，下属机构仅接受单一上级的指令与管理，避免多头指挥。信息流转遵循层级制度，通常禁止越级报告和指示。执行岗位承担明确的执行任务，指挥岗位则需履行其指导职责，确保指挥与命令执行的'一体化'协调。

(八)精干高效

机构优化配置：通过深入剖析管理业务，消除冗余环节，实现精简。团队专业化建设：确立并配备必要且胜任的专业人员，同时调整不适宜或能力不足的岗位，从而有效控制管理成本。

(九)适应性

组织机构应具备对环境变迁的顺应性，通过调整以适应内部设施及外部环境的要求，确保能满足生产、技术、管理与市场等多元化需求，从而确保其生存与发展潜能。适应社会和经济发展潮流，是衡量组织机构优劣的关键指标。

(十)效果和效率

效果是指组织机构的活动要有成效、有效果。组织机构不但要能保证企业生产经营活动的进行，同时要使活动有成果。要确立组织目标，集中主要力量与主要目标，不断解决问题，争取更大的效果。效率是指组织机构在单位时间内取得成果的速度，反映在单位时间内取得成果的过程中，各种物质资源的利用程度，工人的劳动效率，工作人员的工作效率，各部门、各层次的工作效率，整个组织机构的工作效率等各方面，都反映组织机构的效率。效率不高，反应迟缓，说明整个机构或机构的某些方面已经不适应客观要求。

四、公司架构图

第二节人力资源配置策略

一、人员配备原则

项目人员作为本项目运作的核心要素，对于任务的顺利实施至关重要。因此，在人员配置策略上，我们须严格遵循以下基本原则：

(一)经济效益原则

项目人员配置方案的制定须根植于项目服务需求的实际考量，坚持以提升经济效益为目标，而非盲目扩充服务团队规模，旨在确保服务效率的提升。

(二)任人唯贤原则

在人力资源选拔过程中，秉持公正无私与严谨务实的态度，致力于挖掘并珍视人才，以渴求贤能的精神，优先考虑和任用具有真才实学的专业人士。

(三)因事择人原则

员工的选聘策略应当基于职位空缺及实际工作需求的考量，以岗位对人选的具体要求为选拔和录用的基准，确保各类人才的适配性。

(四)量才使用原则

合理配置人力资源，考量个人才能的匹配度，承认并善用个体间的差异性。唯有让员工置身于能最大程度施展才华的岗位，方能实现卓越表现。

(五)程序化、规范化原则

选拔员工应遵循既定的标准与流程，科学合理的设定选拔标准及聘用程序，这是确保组织吸引并聘用杰出人才的关键因素。唯有严格遵照既定程序与标准，方能觅得那些热衷于提升项目服务质量的合适人选。

(六)因材起用原则

组织管理中的一大原则是量才适用，即依据个人的能力与素质差异，适配对应的工作职责。从人员配置的角度出发，唯有根据个体的特质进行工作任务分配，方能最大程度地挖掘员工潜能，激发其工作积极性。反之，若职位与专长不符（如学非所用）、人才配置失当（如大材小用或小材大用），则将严重阻碍组织效能的提升，并可能导致人力资源策略的失效。

(七)用人所长原则

管理实践中，遵循‘用人所长’的原则，意味着管理者不应苛求全面完美。鉴于个体的知识、能力和个性发展差异，以及组织任务需求的多元性，实际上并不存在绝对的‘全能者’或‘全才’。即使有这样的人才，组织也倾向于挑选与特定岗位需求最契合的候选人。高效的管理艺术在于发掘和利用个人优势，同时尽可能地降低其不足的影响。

(八)动态平衡原则

在持续演进的组织环境中，其对成员的需求始终处于变化与发展之中。员工的能力与知识水平也随之不断提升和深化。因此，确保人与职责之间的和谐配合至关重要。动态均衡的实质在于，促使那些能力得以充分发挥的个人承担更具核心价值的任务，同时对于能力一般且不匹配岗位需求的人员，实施识别并进行合理调整，从而实现个体、职务与工作任务间的动态平衡状态。

二、人力资源配置策略

人员配置的合理性是确保办公用品与耗材采购服务顺畅运行的关键要素。它涉及根据员工的专业技能和岗位职责需求，将适宜的人才安置在相应的职位上，达成人适其位，位配其才的理想状态，从而提升工作效率。以下是本次项目详细的人力资源配置表：

(一)项目负责人简历表

(根据项目实际需求填写)

(二)项目人员简历表

(根据项目实际需求填写)

(三)项目人员汇总表

(根据项目实际需求填写)

三、员工技能与资格标准

(一)总体要求

1.强化全员的责任感，提升共识，明确各部门的职能分工，激发工作中的积极性、主动性和创新精神。

2.实施严格的职责划分，详细分解工作任务，强化责任落实，严格管理制度，确保所有项目实施方案的全面贯彻执行，保障进程的顺畅推进。

3.严谨贯彻执行，严格遵循公司的各项实施计划，对工作中的被动消极现象进行深入剖析并及时解决，确保按期且高质量地达成项目目标。

(二)对管理人员的要求

1.够忠于职守、热爱本职工作

管理人员应始终铭记其岗位职责，恪尽职守，专注于本职工作。当将精力聚焦于领导角色时，他们将能妥善管理事务，有效区分任务主次。为了达成这一目标，管理人员需明确工作指标与任务清单，围绕这些目标进行决策并制定详尽计划，确保每项工作和活动都能融入工作规划，从而有序、高效地执行。

2.能够正确处理工作关系

基本原则为'各司其职，各尽其责', 这意味着各级员工需明确自身的职务、权限与职责。每个人都应坚守岗位，合理运用职权，勇于承担责任，彼此间保持尊重，避免越权或推诿责任。对上级，应遵循适当支持而不随意干预的原则，鼓励他们自主解决问题；对于同级，秉持协作精神，不争夺权力，共同承担任务，协力达成工作目标。

于律己、宽以待人

管理人员应具备高度自律，严谨要求自身，并以身作则。自我认知至关重要，需明确自身的优劣，避免涉足超越能力范畴的事务。如遇困难，应及时请教汇报，争取上级对工作的支持与指导，直至问题得以妥善解决。此外，我司管理者需持有包容的心态，但这并不等同于纵容，他们需具备换位思考的能力。在处理问题时，提倡多方协商，避免冲动指责或无端刁难，始终坚持以促进问题解决为目标。

4.能够合理分工和授权

领导艺术的关键在于恰当的分工与授权。独掌大权固然重要，而将适当权限分散至各级别则是确保系统高效运行的基石。遵循系统原理，服务工作的顺利展开在很大程度上依赖于层级分明，每个层级需明确其特定功能、任务、职责和权限范围。作为引领者，管理人员运用权力或威信引导团队共同追求群体目标。授权行为本质上是上级赋予下级在特定领域的决策自主权，实施时需兼顾两点：一是充分评估被授权者的专业能力，二是确保权力下放的同时，责任不可随之减弱。

5.能够妥善地调停纠纷

管理人员应具备卓越的纠纷调解能力，致力于维护组织内部的和谐统一。他们需精准定位争端双方的共同利益，促使双方作出适当的妥协，从而达成相互可接纳的共识。

6.善于激励下属

表扬作为激励工具，其影响力不可或缺，它能促使个人强化并深化常态下的优秀表现。适时给予赞赏，能够推动个体持续向积极的方向迈进。若我司管理人员能深情地赞扬下属，这将有效提升员工的工作热情，进而促进管理者与被管理者之间关系的紧密。表扬作为领导策略，遵循着特定的原则与艺术性。

(1)及时原则

及时且持续地实施赞扬至关重要，针对卓越的表现应迅速给予肯定。所谓的反复表扬，即通过不断强化激励效果使其持久生效。然而，在实施过程中需留意表扬方式与内容的创新与更新。

(2)得当原则

表扬应根据不同对象和行为的特性采用适宜且精准的方式，主要包括当面赞誉、直接肯定与间接激励。

(3)公平原则

实事求是与适度表扬：作为激励工具的关键策略，其有效性建立在公正与适度的实施上。

(4)感动原则

赞扬应当注重与对方的情感共鸣，通过深刻的见解触动心灵。表扬应发自肺腑，饱含热情地肯定被赞扬者的成就、优势与提升，激励他们进一步挖掘潜能，追求更卓越的表现。

(5)奖励原则

在实施表扬策略时，应灵活运用多种奖励手段提升其影响力。注重将物质奖励与精神激励相结合，强调创新奖励形式的多样性。同时，务必避免奖励过程中的平均主义倾向。

7.适时适当提出批评

作为一种激励手段，批评旨在约束、阻止或修正不当行为，以确保服务目标的达成。在实施过程中，应始终坚持这一原则。

(1)目的明确

秉承团结与关爱的初衷，确立明确的目标，针对个别人士实施有针对性的批评。在各种情境下，对各类对象的批评旨在引导他们纠正错误，遏制不良行为的持续发展，促使他们回归正轨。

(2)实事求是

在提出批评前，确保对错误有深入的理解是至关重要的，这能使批评具有针对性，从而避免引发对方的自我防护心理，防止抵触情绪的产生。同时，务必避免将对方的不足过度聚焦，以免复杂化问题。

(3)宽严适度

在实施批评时，务必遵循公正原则，确保评价尺度统一且适中，为此，选用得体的措辞、适宜的环境以及适时的时机显得尤为关键。

(4)讲究效果

追求批评的效益，其核心在于修正行为。为了确保改正措施的有效实施，关键步骤在于实施后续跟踪与核查，以防止同类错误的重演。

(三)对其他工作人员的要求

1.有责任心和职业道德

作为合格员工的基本要求，应具备严谨的工作态度和强烈的职业使命感。对自身职责务必追求卓越，全身心投入，切忌敷衍了事。在工作中，态度往往胜于技能，需展现出高度的责任感和敬业精神。

2.有不断创新的精神

在执行任务时，工作人员应积极倡导创新，运用创新思维打破传统框架，以创新的方式履行职责。工作不应停留在被动执行层面，重要的是聚焦于提升工作的实质效果，明确目标为结果导向，过程则是达成目标的策略手段。提倡尝试采用更为简洁、成本效益更高、效率提升的路径来实现既定目标。

3.理解并确立自我与公司间的恰当定位，勇于担起职责

员工在特定职位或岗位上，应自觉领悟自身肩负的责任。这种自觉的责任感将催生出高效且圆满的工作成果。对于缺乏责任感或无法担责的人员，卓越表现难以企及。唯有明确理解自身的任务内容，包括时间约束、品质标准、成本控制等要素，以及达成目标的途径、程序和相关支持文档，知晓直接领导的层级结构，遵循‘分级管理，分层负责’的原则，明确请示流程和岗位间的协作机制，才能确保团队合作顺利。提倡‘互助互惠’的工作理念，以团结精神为基础，积极与同事和项目主管沟通交流，诚恳提出见解与建议，共同促进进步。以团结和协作的态度，乐于支持他人，这将有助于公司与个人的共同成长，实现双赢局面。

4.致力于维护公司的权益与声誉，自我约束，严谨把控言行举止。

员工的每一言行举止，无论是行动还是言论，皆非单一的个人体现，更是对公司声誉的无声推广。严守法规，恪尽职守，乃是每位员工的法定职责与职业使命。任何违法失范之举终将自食其果，因此，在工作进程中，我们务必严格遵守法律法规，坚决杜绝任何有损公司利益和形象的行为。

四、公司各部门职能与责任

(一)财务部

1.直接上级：项目经理

2.部门性质：会计核算及财务管理；

3.权限职责：在项目经理和项目副经理的授权下，全面负责公司财务会计工作的管理，同时需履行向上级汇报公司规章制度、管理规定及执行指令的义务。

4.职责概览：作为专门的管理部门，该部门承担着全面的职责，包括对公司会计核算、财务核算的精细管理，以及对公司经营过程进行深入的财务监督、稽核、审计、检查与协调指导。其工作内容严谨，对自身职责范围内的事务负有直接责任。

5.主要职责：

(1)严格遵循项目副经理的统揽调度，切实履行其分配的任务指令，确保所有管理举措均接受直接领导的监督与指导。

(2)坚决遵循国家财务工作规范及公司各项规章制度，恪尽职守地履行其岗位职责。

(3)负责策划并制定公司的季度财务指标，包括成本、利润、资金及各项费用的管理计划。对计划的执行实施定期的核查、监管与评估，依据经营实践动态调整和把控计划的执行进程。

(4)承担公司财务与会计核算体系的构建工作，包括相关管理规定和制度的制订。推动并监督财务管理、会计核算及稽核审计等规章制度的实施与执行。

(5)承担合规的成本核算职责，并按期编制年度、季度及月度详细的财务会计报表。同时，确保高效完成年度会计决算任务。

(6)承担财务分析与经济活动评估报告的编撰工作，与全同信息部、经营部等相关部门紧密协作，主持经济行为研讨会，对经营实践进行深入剖析，提炼经验教训，识别并指出运营过程中的问题，进而提出针对性的优化建议。此外，还需构建经济预警系统，实施风险防控策略，并对公司的经营前景进行前瞻性预测。

(7)享有参与公司各项经营会议的权利，并在其中积极参与公司的生产经营决策过程。

(8)掌管固定资产及其专项基金的运营与监管。协同经营、技术、行政后勤等部门，执行固定资产的购置、构建、转移及报废等财务审批程序，准确进行折旧核算，定期实施全面盘点，确保账面记录、卡片记录与实物资产的一致性。

(9)掌管流动资金的运营管理。协同营销部与仓储部门，实施定期的资产清点与库存核对，确保账目、卡片与实物的一致性。针对各部门及经营单元，精细划分资金占用额度，并依据实际需求进行科学而有序的资金调配。

(10)承担低值易耗品的库存核查职责，协同办公室、信息技术、行政后勤和技术部门实施全面盘点清查，同时提供建议和规定关于日常采购、领用及物资保管的操作规程，以防止资源浪费。

(11)承担公司产品成本的精细核算职责，致力于制定严谨的成本核算规程，确保成本费用的精确分摊。依据公司特性与管理规定，构建定制化的核算策略，积极推动实施二级或三级内部经济核算体系。在指导下，各核算部门需准确执行成本费用及内部经济核算，目标在于实现成本核算标准化和费用管控的合理性。

(12)承担公司财务资金的缴纳、调拨与税款的按时缴纳工作。负责现金及银行业务的收付操作，并处理银行结算事务。确保现金和银行存款的日常记账工作准确无误，妥善保管库存现金。同时，需谨慎保管相关印章、空白收据以及空白支票。

(13)承担公司的财务审计与会计核查任务，致力于强化会计与审计的监管职能，注重会计档案的高效管理。严格按照相关法规，对公司的财务收支执行严谨的监督与审核。

(14)承担物资购销款项的严谨把控职责。对预付物资款项的审批必须严格进行，采购货款的支付不仅需按照既定计划执行，还需经过项目副经理、项目经理及董事长的逐一审核并签署同意后方可进行。

(15)积极并高效地履行瓮领导交付的其他工作任务。

(二)营销部

1.直接上级：项目经理；

2.主营业务：负责公司产品的市场推广、销售活动以及售后支持服务

3.职责权限：在项目副经理的授权下，负责对公司产品的经营与销售活动实施管理，严格履行执行公司相关规制、规程及工作指引的职责。

4.该部门专司于公司产品价值实现过程中的全程管理，涵盖销售环节的监督、协调与服务工作。作为专门的责任部门，它确保工作的高效执行并承担责任。

5.主要职责：

(1)严格遵循分管领导的统一调度，严谨执行其分配的任务指示，确保所有管理行动向直接主管汇报并承担责任。

(2)严格遵守公司的规章制度，竭诚履行岗位职责。

(3)承担销售管理体系的构建：规划销售操作规程，设计产品与物资管理规定，明确销售工作基准，构建完善的销售管理网络。并协调、引导、调度、监督与评估销售工作执行情况。

(4)承担制定年度、季度及月度产品销售策略的职责，并确保按时提交给生产与财务部门，以便于他们协同平衡，合理分配生产任务，组织有序的生产活动，以及迅速回收资金。此外，密切关注生产计划的执行进度，并对产品质量进行严密监控。

(5)承担产品入库与出库的核查职责。确保所有进出库产品的手续完备无缺，及时完成验收，并详细记录产品型号、规格及数量等信息。严格遵守公司的物资管理规定，妥善保存出入库相关单据，严谨执行产品出入库操作流程。

(6)承担库存产品的仓储管理职责。严谨地维护在库商品，实施持续的盘点，确保日清月结，货物堆叠有序。定期核查库存，对入库和出库的产品逐一详细记录，实现账实、账卡数据的一致，确保账目、卡片与实物、资金信息的对应。致力于防火、防盗及防止损坏，全面保障库存产品的安全无虞。

(7)承担年度库存产品与物资的期末盘点任务，盘点过程中如发现异常，须深入调查原因，明确责任归属，严谨记录原始信息，并依据相关程序适时进行账目调整操作。

(8)承担销售统计数据的编撰职责，致力于强化销售统计核算的基础管理。确保各类原始数据记录与统计台账的完善建立，并迅速准确地按年度、季度及月度整理并提交销售统计报表。

(9)统筹管理海外分支机构和营销网络的销售与物流运营。迅速搜集并整理产品需求量数据，科学制定产品供应平衡策略，有效沟通协调对外销售点，负责组织商品的运输调度，并确保发运过程中各项交接手续的严谨和完善。

(10)实施深入的市场调研、剖析与预估工作。系统性地搜集、编排和反馈市场资讯，实时跟踪市场变迁，积极推动并择机拓展新的销售渠道，致力于多元化业务布局，不断提升公司产品在市场中的份额。

(11)承担营销网点的人力资源、财务、物资和业务运营