单位生活用品投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

（一） 管理机制

1. 人员管理制度

操作人员需在获取有效的健康证明及完成卫生知识培训并取得合格证书后，方能上岗作业。

任何员工患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化系统传染病（包括携带者），或是活动性肺结核，以及化脓性、渗出性皮肤病等可能影响食品卫生的疾病（如腹泻、咳嗽、发热、呕吐、手部创伤等），将被禁止履行职务。对于任何出现病症或疾病征兆的员工，必须立即向经理汇报，员工本人及知情者不得隐瞒病情。

三、上岗前必须穿戴清洁的工作衣、帽（并把头发置于帽内），口罩，佩戴好工号牌。上岗时不准穿拖鞋，不带戒指，不涂指甲油，不留长发，操作直接入食品时应戴罩。工作前、处理食品原料后、接触不洁物后必须用肥皂及流动清水洗手。

员工身着统一制服，展现出热情的服务态度，言语举止文明得体。

在进行食品操作前，食品从业人员必须首先完成洗手和消毒程序，同时强调，工作期间离开工作岗位时，严禁穿着工作服和佩戴帽子进入厕所。

生产与经营区域严禁实施以下行为：吸烟、进食、随地吐痰、乱扔垃圾、携带私人物品进入，以及对食品进行咳嗽或打喷嚏。

维护个人清洁规范：定期理发、沐浴并及时更换衣物和个人配饰，确保整洁。避免在处理或销售食品区域留长指甲、涂抹指甲油，以及佩戴任何首饰。严禁在该区域内吸烟，禁止随地吐痰、擤鼻涕、抓痒、挖耳、剔牙及进行嬉笑打闹的行为。

所有负责面点制作、菜肴拌制及配料工作的人员，应确保使用小毛刷仔细清洁双手，确保指甲洁净无杂物，完成清洗后还需用清水进行消毒，方能进行后续的操作程序。

在提供餐饮服务以及接触需直接入口的食品之前，务必先行洗手并消毒。操作糕点和面食时，务必采用食品专用夹具进行取用。

十、不准把私人物品、有害物品带入操作间。

、凡违反以上规定者，先提出批评教育，仍不悔改者按规定予以处罚。

2. 规范化档案管理流程

1、档案文件管理

归档内容涵盖各类文件资料，如印刷制品及音像制品等。

所有对公司运营活动和历史沿革具有参考保存价值的文件资料，必须进行归档处理，不得由各部门留存，应当直接送交档案管理部门。

1.2、归档要求：

所有归档文档须为原件及正本，且需符合规定的文件格式要求。

所有归档文件须经签字确认并完成完整的审批流程，确保个人理解无误，同时图纸要求整洁清晰。

确保归档文件材料的完整性与齐备性，装订整洁，并经过适当归类与整理。

4)、是传真件的应复印后以复印件归档；

1.3、归档时间：

1)、文书档案在第二年上半年内归档；

所有日常采购资料应在事后的第一周内完成归档整理。

所有管理工作的文件资料，须在上半年度内，经各职能部门负责人审阅确认后，及时转交至档案管理部门进行归档整理。

1.4、归档份数：

1)、各类文件材料一般归档一式一份；

针对频繁使用的至关重要文件资料，建议考虑归档备份至少两份，视情况可适当增加份数，确保充分保存。

1.5、不归档文件材料的范围：

废弃或不具备参考意义的临时性和事务性文档

关于上级机关对非物业公司员工的任免与奖惩决定及相关参考文件资料

我们收到上级单位提供的供参阅的抄件以及征求意见的草案文件。

任何未经会议审议并由领导审批通过的暂不具备效力的文档，如非重要法规性文件及最终定稿，包括未经正式发布前的电报草案、常规文件的修订稿（领导亲笔修订和负责人签署的终稿除外），以及影印文件的多轮校对稿（除主要领导亲自修改并签字确认的最终版本）。

2.档案资料的保管

物业服务部档案室负责所有档案资料的保管工作，并同步构建了电子档案管理系统；采取了原始文件与电脑数据库双重存档的管理模式。

档案管理遵循严谨规范，要求设立专用存储设施如柜架。档案管理员需制定统一的档案分类指南和总目录，根据内容特性（如部门归属、形成年度、存留期限及保密等级）进行系统化的卷宗编排，实施逐项编号，同时进行详细记录并编制目录，再分别储存在对应的柜子中，以确保高效管理和便捷查阅。业主/物业使用人的资料分类则细化为：组团以柜为单位，每栋楼按位置划分，每个单元采用盒装，每户人家则以册形式建立个人档案体系。

确保档案的全面性：既在质量上严谨完整，又在数量上精确无缺；同时保障其安全属性，包括物理安全与法律合规性。

实施每半年一次的档案核查与保管质量评估，确保账实相符。针对受损或介质老化档案，应及时进行修缮并制作副本，常规开展防虫防治措施。

档案安全与管理规定如下：档案室需维持恒定的干燥、通风环境并保持清洁，设施上应增设防盗门窗。配置适宜的文件存储设备如文件柜和文件盒，同时配备必要的消防设备。存储区域需满足防火、防虫、防鼠及防潮标准，并实施定期检查制度以确保始终达标。

3.档案资料借阅和复制管理

员工需严格履行公司保密规章制度，确保档案信息安全。物业服务部人员负有档案保护的法定责任与权利；在获得审批授权的前提下，他们享有档案借阅与复制的权利。

3.1、档案资料的借阅

1)、借阅档案必须向领导审批；

确保对业主/物业使用人权益及物业服务部门运营至关重要的档案实施加密存储。此类档案在计算机系统中依据权限等级进行访问管理，对存档室的原始资料的借用流程需严格执行控制措施。

档案室出入管理规定如下：借阅档案需经过授权人员的审批并完成登记手续后方可离室；进入室内时，须接受专人严格核查，如发现任何损坏，应立即进行修复，并依据规定对相关人员进行责任追究。档案管理人员需及时追回外借文件，严防文件遗失或流失。

任何档案查阅，均需履行登记程序。档案管理人员需对借阅记录进行归档，并同步录入电脑保存。

3.2、档案复制管理

1)、档案复制必须向领导审批；

借阅人员需凭相应的批准文件前往指定的复印区域进行档案的复印操作。

3. 规范化车辆管理体系

(一)档案管理

1、驾驶员档案

完成岗位分配后，配送人员需履行以下步骤：首先，他们需在《驾驶员登记表》上进行详细记录。其次，驾驶员需提供身份证、驾驶证的复印件以及一张一寸规格的红色背景彩色照片。这些资料将整理归档，形成完整的资料集。

在新驾驶员岗位确认后的45个工作日内，应依法办理并妥善保管相应的从业资格证书及相关档案资料。

1.3、驾驶员上岗前，要鉴定《驾驶员安全责任书》、《驾驶员安全责任书》1年鉴定1次，于每年1月1日前鉴定完毕。

2、车辆档案

公司后勤管理部门专责车辆档案的创建、装订及妥善保管工作。

记录车辆详细信息及使用性质（包括办公与生产用途）

保留车辆完成年检后的相关证件，包括行车证、车身广告证明、营运资格复印件及车辆的影像资料。

(二)、车辆年检手续

公司后勤部门依据车辆注册信息制定详细的审验时间规划，同时涵盖了保险费、养路费、运管费的缴纳周期，以及车辆二级保养和广告许可证办理的时间安排。

2、根据审验要求做费用预算并审批办理。

请驾驶员严格遵循规定，定期对车辆进行全面检查，并按时完成审验程序。

4、审验结束后，更新车辆档案。

(三)食品送货车晨检

晨间车辆检查分为驾驶员自我核查与公司后勤部门的抽查环节。

2、周五下午，送货车辆集中进行晨检，全体晨检人员早前到达现场。

评估项目涵盖机油质量、液体水平（水）、电池状况、轮胎气压校准、发动机清洁度检验、车身外观检查、车辆内部整洁度以及全车总体状况的评估。

(四)、驾驶员自检

1、驾驶员按规定车位停放车辆。

2、驾驶员到达车位后，立即开始晨检。

当故障在短时间内未能得到解决时，驾驶员应立即将此情况通报给中心主管，并提出申请，请求启用备用车辆，确保及时完成送货任务，不得造成任何延误。

4、驾驶员检查完毕后，装货配送。

(五)、公司抽检

下午16:30，抽检工作正式启动，对送货车辆进行了细致的核查。

抽检过程中，若发现异常，将被视为驾驶员的违规行为。机油存量低于规定上限视为普通违规，而机油或水存量减少超过一半，则构成严重违规。相应责任由驾驶员负责承担相应的维修费用。

3、当天抽检情况记录在案，装订归档。

(六)备用车（应急保障车）调用

当日，送货组在装车前需向公司后勤管理部门报告备用车需求，并安排专人核查车辆状况，负责调度派车。

经分管领导审批后，公司后勤部门需妥善安排公务用车，确保工作不受耽误。

在出车前，非车辆授权驾驶员需对备用车辆进行详尽的交接手续操作。

确保机动车使用完毕后，务必对车辆内外进行彻底清洗，并将其停放至指定的停车区域。

(七)、车辆事故处理

在遭遇交通事故后，随车人员务必确保车载货物的稳妥，立即将事故情况通报给中心主管或者车辆管理部门的直接领导。接报后，主管或分管领导需火速前往事发现场实施应急处置。

在处理事故中，首要任务是紧急救治伤员，确保其生命安全；随后，须对现场实施保护措施，同步进行交通管理部门和保险公司关于事故现场的勘查工作通报。

按照责任归属规定，对于超出保险赔付界限的损失，驾驶员需承担相应的赔偿责任。

在事故处理流程完成后，公司后勤部门严谨地记载相关细节，并实施适当的后续措施。

(八)、库区停车

完成配送任务后，货车按照公司规定停放于指定区域，车头朝外展示.

2、临时外来车辆由值班人员指挥停放。

每半年，车位线的油漆刷新工作由公司后勤部门主管领导执行维护。

(九)车辆卫生

完成送货任务后，务必对车辆进行清洗，确保每次出车前车辆整洁如新。

确保车辆在前一天未进行清洗的部分，需于次日出车前向部门主管报告并完成清洗工作。

定期维护：每周实施至少一次全面的车辆内外清洁。确保清洗完毕后彻底擦干，以防锈蚀和电线短路。内部机械部件需精细擦拭，以保障设备的顺畅运行。

4、公司后勤负责人随时抽查车辆卫生。

驾驶员在值班期间需承担洗车场的卫生维护工作，包括清洗设施及器具，并负责其妥善保管。至于洗车用具的定位管理，由公司后勤部门执行并确保按指定位置摆放。

(十)车辆维护

1、日常保养

车辆行驶里程需维持在3000至5000公里范围内，每季度实施一次详尽的二级保养，包含三滤更换。

新车须依据《新车保养手册》的指导，在授权维修厂进行定期维护与保养。

(3)车辆根据实际情况及时更换机油。

(4)公司后勤做好保养记录。

车辆修理

确保遵循严谨的修车审批程序，始终坚持先申请审批，然后才进行车辆维修与配件购置的方针。

在进行车辆维修时，必须持有经公司中心分管领导签署的《车辆派修单》，并前往指定的维修厂进行作业。

按照《车辆派修单》的规定，后勤部门主管负责组织对车辆故障进行细致的检查与维修工作。

维修工作依据《车辆派修单》所列项目进行，司机在试驾确认满意后，将按照《维修明细单》与维修厂核实更换的旧部件，并提交给中心主管人员进行核查。

每周三，我们将集中处理小额维修项目，例如补胎和配钥匙等。

途经中，我司后勤保障车辆突发故障，随即向配送部门主管及定点维修厂紧急求助，请求派遣技术人员进行维修。

在十分钟内，求助车辆得到了配送组负责人的及时回应。

在完成对故障车辆的应急抢修后，迅速与送货车辆进行联络，核实补救效果及运行状态。

当送货车在途程中遭遇突发故障，若需在非定点维修机构进行处理，应首先向车辆管理部门报告具体的维修需求及预计费用。在获得批准后，务必索取正式的维修发票，并附上详细且与发票相符的维修清单。返回中心后，应及时补办相关的审批和报销手续。

维修作业仅限于临时应急的修缮任务，禁止擅自进行非指定项目的维修。在外部维修过程中，更换的旧部件须确保与维修清单无误，并随后由公司后勤部门主管进行回收并进行详细记录。

4. 完善的服务保障体系

1. 我们的服务承诺与理念

服务品牌：阳光服务。

服务理念：用感恩的心服务客户。

指导思想：因需而变。

致力于全面达标，持续超越，不断追求卓越，塑造服务业界翘楚的形象。

服务宗旨：

(1)客户是我们的衣食父母。

我们坚守的使命是致力于客户满意度，全体员工需怀抱感激之情，持续不懈地探寻创新的方法，以提升客户的体验。我们始终关注并积极引导客户对公司的反馈，以实现永恒的进步。

服务乐趣

在致力于为客户提供卓越服务的过程中，我们深感其中的乐趣所在。

在推崇尊重与互助的团队氛围中，个体才华得以充分施展，同时团队力量得以高效凝聚，我们于其中共享成功的喜悦。

超值服务

任何事情，无论多么艰巨，只要肯思、能行，皆可实现。成败之分，往往源于对细微环节上优质服务的重视与否。

不断提升和完善，致力于卓越价值，乃是提升个人素养的关键路径之一。具备高素质的专业人才方能提供优质超越期待的服务，从而孕育出杰出的作品。

服务模式

我们秉持的专业主动式阳光服务理念，具体表现为三点加两点：专业精湛、标准规范、全程无缝对接，积极主动，以及附加值提升的服务模式。

致力于构建一套全面的服务体系和严格的质量监控机制，以确保向客户输送‘专业化、标准化、规范化’的优质服务；并凭借全方位的个性化服务定制，满足客户的特定需求。

构建高效的人才培养机制，锻造一支专业素养高、充满活力且致力于竭诚为客户提供服务的精干团队。

致力于兑现全程一站式无忧服务的庄重承诺，并进一步丰富个性化的全程服务项目。

优化服务体系，迅速把握客户需求及潜在难题，积极提供解决方案：实施定期与非定期的电话跟进，主动服务并不仅仅关乎态度，更关乎服务的品质与响应效率。

我司已建立完善的常用食品储备库，旨在应对可能因包装与运输过程中的任何意外导致的食品损耗，我们能迅速补充库存，以保障采购方的日常使用需求得以持续满足。

坚持以客户实际需求为导向，运用专业服务引导，为客户提供全面且高效的解决方案。

2. 全面的售后服务策略

当员工（无论级别）收到客户（无论是通过电话、口头还是书面形式）的投诉时，必须持有严谨的态度，详细记录。对于普通员工无法独立处理的问题，应立即逐级上报，直至问题得到妥善解决。若客户对部门的处理决定不满意，相关部门需立即将相关情况通报给最高管理层。

项目负责人应亲自负责处理可能对本公司信誉或经济效益产生重大影响的客户投诉。

遵循投诉处理的时限规定，即在12小时内响应。若遇特殊情境导致无法如期处理，我们将积极与客户沟通，致力于尽快缩短等待周期，确保客户体验的满意度。

在事实查明并确认问题源于我方后，我们应主动担责并致以诚挚歉意。积极探讨解决方案，并主动征询客户的意见。在权限许可的范围内，我们将竭力满足他们的需求，同时兼顾公司的合法权益，确保问题得到有效解决。

对于无效的投诉，务必以耐心的态度向客户阐明，同时在确保我方权益不受影响的前提下，寻求妥善的解决方案，以获取客户的理解与认同。

在实施有效的纠正措施后，积极跟进客户并妥善处理后续事宜。

提供小时服务

建立小时服务热线和专人手机，我们保证问题在任何时间都能得到及时的响应。

5. 财务管理制度

一、财务管理规则

总则

本规定旨在强化公司的财务管理，通过优化财务在经营决策和提升经济效益中的职能，特此拟定。

第二条公司财务部门的职能是：

严格遵循并切实执行国家财务管理制度的相关规定。

制定并完善财务管理相关规章体系，策划财务预算方案，强化运营成本核算监管，如实记录和评估财务计划的实施状况，同时严格履行财务纪律的审计与监控职责。

致力于经营管理支持，推动公司实现显著的经济效益提升。

(四)厉行节约，合理使用资金。

确保公司收益的均衡分布，及时并有效地履行税务缴纳与管理费用支付的法定职责。

对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。

(七)完成公司交给的其他工作。

公司财务部门结构包括总会计师、会计、出纳及审计人员等专业人员构成。

在没有专职总会计师之前，总会计师职责由会计兼任承担。

第四条：各部门及员工在处理财务与行政事务时，应严格遵循本规定。

第五条总会计师负责组织本公司的下列工作：

负责预算的编制与实施，规划财务收入与支出蓝图，设计信贷策略，构建资金来源与运用方案，灵活调度资金，确保资金利用效率最大化。

负责预算编制、成本估算、管控、核算、深入分析并实施绩效评估，以推动公司各部门优化资源消耗，厉行节约，提升经济效益。

构建完善的经济核算体系，通过对财务会计数据的深入剖析来进行经济行为的评估与解读。

(四)承办公司领导交办的其他工作。

第六条会计的主要工作职责是：

确保遵循国家会计制度，严谨执行记账、复核与报账程序，保证手续齐全，数据精确，账目清晰，并按时完成报账任务。

负责依据经济核算准则，周期性地审查并评估公司的财务状况、成本控制与盈利表现，发掘潜在的增效降耗措施，对资金使用效率进行考核，并据此向总经理提供策略性建议，充当公司的战略顾问角色。

确保会计凭证、会计账簿、会计报表及其他相关会计资料得到妥善的保存。

承担并高效执行总经理或主管副总经理委派的额外工作任务。

第七条出纳的主要工作职责是：

(一)认真执行现金管理制度。

确保严格遵守库存现金管理规定，任何超出限额的部分应立即转账至银行账户，禁止留存现金余额，并严禁使用非正式票据替代现金支付。

确保现金出纳账目的健全与规范，严谨地审验每一笔现金收付款凭证。

实施严谨的支票管理流程，规定明确的支票使用程序：任何支票的签发均需经总经理的签字审批方能生效。

与银行紧密协作，高效完成账目核对及报销事务。

积极参与会计咨询，协同会计人员进行各类账务管理工作。

承担并高效执行总经理或主管副总经理委派的额外工作任务。

第八条审计的主要工作职责是：

(一)认真贯彻执行有关审计管理制度。

负责监控公司财务计划的实施过程，包括预算编制、决算审核以及所有与财务收支相关的经济活动的监督和管理。

经济效益。

严谨核查公司所有财务相关的数据、数值、时限及程序等，确保其精确无误。

对公司的规划文档、合同及相关经济资料进行详尽审查，旨在全面了解情况，发现潜在问题，并收集相关证据。

提升财务工作的精确度与合规性，确保公司经济活动的标准化运营

针对公司财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施。

承担并高效执行总经理或主管副总经理委派的额外工作任务。

财务工作管理

会计年度的周期定于每年一月一日至十二月三十一日止，每月的二十五日为会计核算与结账的基准日。

任何会计凭证、会计账簿、会计报表及其它相关会计资料务必确保其真实性、准确性与完整性，且完全契合会计规章制度的要求。

第十一章：会计操作规程规定，财务人员在处理会计事务时，务必填制或获取相应的原始凭证，并依据审核无误的凭证制作记账凭证。无论是会计人员还是出纳员，在完成记账工作后，均需在记账凭证上亲笔签名确认。

第十二条：财务人员需与总经理办公室指定人员协同，实施定期财务核查，确保账簿记载与实际资产、资金状况相符。

第十三条：财务人员需依据账簿记录，编撰会计报表，呈报总经理，并将其转发至相关部门。

每月，会计需负责编撰并提交会计报表，同时确保报表经由其个人签名或公司印章确认无误。

第十四条：本公司财务人员肩负会计监督的重要职责。

财务人员对于不符合真实性与合规性的原始凭证，采取拒收的态度；而对于记录不精确或信息不全面的凭证，则予以退回，并督促其进行修正和完善。

当财务人员在日常工作中察觉账簿记载与实际物资、资金存在出入时，应立即以书面形式向总经理或主管副总经理汇报，同时请求进行详细调查，查明事实并做出相应处置。对于此类事项，财务人员需遵循指令行事，不得擅自进行处理。

第十六条：财务运营须实施严格的内部核查机制，并注重内部审计环节。出纳职务应与稽核、会计档案管理以及收入、成本、债权和债务记录等职责明确分离，确保职责分立与操作透明。

第十七条：每季度实施一次财务审计。审计专员依据审计项目进行深入审查，并生成审计报告，随后递交给总经理审阅。

第十八条：在财务工作人员职务变动或离职之际，务必与接任者完成详细的工作交接。财务交接过程应由总经理办公室主任及主管副总经理进行监督见证。

第十九款：实施会计信息化与微机记账制度，须经财政部门审批，并向主管税务部门提交备案资料。

支票管理

第二十条：支票的保管由出纳员或指定专人负责。在未附有正规结算发票或收款凭证时，须填写‘支票领用单’，经过总经理的书面批准后，方可将支票按照批准的金额填写，同时需盖章、注明日期、收款单位、款项用途，并由领用人亲笔签名，以便于核查。领用的支票在支付后，持票人需凭经指定负责人审批的正式票据，在支票登记簿上销记其使用记录。

若采用直接结算货款的方式，需依据经总经理核准的正式发票或收款收据，支票领取人需在支票存根上亲笔签名，以便于核查记录。

第二十一条：出纳人员负有监督签发支票后及时收回对应正式凭证的职责。如遇逾月未能取得凭证的情况，出纳人员有权暂停为该支票使用者继续办理同类业务。否则，由此产生的后果由出纳人员自行承担。

第二十二条：如业务人员未能在规定期限内归还公司借款，财务部门应及时进行催收，并可酌情从其薪资中全额扣除。第二十三条：出纳人员需于每日制作《资金日报表》，并于次日递交给总经理审阅。

第二十四条：所有公司出纳的付款行为（涵盖公私借贷），无论金额大小，必须经由总经理的签字确认。

总经理外出，经同意后可先付款后补签。

现金管理

第二十五条公司可以在下列范围内使用现金：

(一)职员工资、津贴、奖金；

(二)个人劳务报酬；

(三)出差人员必须携带的差旅费；

(四)结算起点以下的零星支出；

(五)总经理批准的其他开支。

结算起点标准经设定为人民币1000元，关于结算规则的任何变动，将由总经理予以最终决定。

第二十六条：除第二十五条规定的情形外，财务人员在处理个人款项支付时，超出现金使用限额的部分须采用支票结算。如遇特殊情况需全额现金支付，须经过会计部门的严格审核，并经总经理审批后方可执行。

第二十七条：所有公司的固定资产、原材料、批量办公设备、劳动保护用品及福利待遇购置，必须通过转账结算，严禁现金交易。第二十八条：对于日常小额开销所需的库存现金，其上限额度为人民币五千元。超出此限额的部分应当及时存入银行账户。

第二十九条：出纳员在资金运作中，须遵循限额原则，即从公司备用现金储备中履行支付职责，或在必要时自银行存款账户中提取现金。

第三十条财务人员从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。第三十一条公司职员因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经会计审核，交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转作私人借用处理，在工资中扣还，并按逐月欠款金额，每月扣罚5%。

根据第二十五条规定，经相关人员提交有效发票、工资单、差旅费单及公司核准的报销或领款凭据，所有手续需经经手人亲笔签名，会计部门严格审核，并经过总经理审批后，方可由出纳实施现金支付。

经总经理审批后的发票及报销单，需经过会计的严谨核查，确保经手人亲笔签字且信息无误，随后方可据此编制会计凭证。

薪酬核算流程如下：财务部门根据各部门按月提交的薪资数据，由专人负责生成详细的工资发放清单。此清单需经劳资管理人员严谨审核，最终经总经理批准后，财务部门将严格按照时间节点进行工资的发放。

第五十三条：部门主管对差旅费用及各类津贴申请单（含领款凭证）需审慎核查其内容的真实性，随后由会计进行双重核验确认无误，待总经理签字批准后，提交至出纳进行财务支付操作。

第三十六条：所有汇款操作，均须经由出纳人员依据有效凭证进行办理。

第三十七条：出纳人员须设立并严谨管理现金账户，对每一笔现金支出实施详尽记录。账务要求日清月结，确保每日核对，账实相符。

会计档案管理

第三十八条：所有本公司具有保存价值的会计凭证、账簿、报表、财务文档及其他相关资料，须进行归档管理。 第三十九条：会计凭证需按月、编号依次整理，每月底装订成册，详细标注月份、季度、起止年份、编号、单据数量，并经相关人员签字盖章确认，包括制单、审核、记账与主管的职责。这些装订完毕的凭证由总经理指定专人负责保管，存档前务必完成装订程序。

总经理应指派专人，确保会计报表按月、季、年度的周期性归档，其中年度报表需及时整理。报表存档后，应逐一分类并编制详细目录，以便查阅与管理。

第四十一条规定，会计档案必须严格保管，任何非会计人员如需查阅、复制或摘录，必须经由总经理的书面授权许可。

处罚办法

如财务人员出现下列任何一种情形，将根据情节严重性给予警告、记过或记大过的纪律处分：

违规超限动用现金，或库存现金存储额度超过核定数额的情况。

擅自采用非合规的财务会计凭证替代银行存款或库存现金的处理行为。

(三)未经批准，擅自支付款项的；

通过账户违规为外部单位和个人谋取现金收益的行为。

(五)违反本规定条款认定应予处罚的。

当财务人员出现下列任一情形时，其任职资格将被解除。

对财务规章制度的严重违规行为，导致财务运作陷入深度紊乱

(二)保留帐外款项或挪用公司款项的；

篡改、伪造、冒充、销毁或隐匿会计凭证及账簿的行为。

通过不当手段侵占或虚假申报，非法获取公司资产的行为。

任何涉及欺诈行为、违背诚信原则、私自图利、泄密以及挪用公司资产的行为均被严令禁止。

出现严重工作失职行为或因疏忽职责导致公司权益蒙受损害的情况。

对于存在显著渎职行为及严重过失的情况，应予考虑予以解雇。

公司保有对违反本条款行为依法追责的权利。

附则

第四十四条本规定由总经理办公会负责解释。

第四十五条本规定自发布之日起生效。

二、出纳工作处理准则

本处理程序涵盖现金及银行存款的收入与支出等相关业务操作。

为确保小额支付的便利性，可设立备用金，实施定额管理制度，其额度由总经理审定，由出纳负责管理。

第三款：备用金的支出需凭借法定且有效的原始凭证，出纳人员对凭证的合规性负有核实责任。

备用金的提取需填写《现金领用单》，明确列明用途及金额，并经总经理审批后方可执行。

所有公司的支出必须经由总经理审批后方能进行支付。

任何一笔现金交易，若金额超过5000元，务必在收讫后的两天内单独存入银行账户。

第七款：所有支付与往来的款项交易，必须经过会计（核算）人员的签字确认。

总经理在结算票据上对超出限额的货款支付需作明确标注。

第九条：对于非临时性采购业务，本公司员工不得擅自代理领取货款。如确有需要，必须由收款单位出具书面盖章授权，且授权书应与每笔结算凭证一并保存。

第十款：所有支付，现金交易需凭借收款人的法定有效收据；至于银行转账，则可依据收款方出具的合规自制凭证进行操作。

第十一项：领款人在单证上确认接收款项后，应施加个人印记，随后对已完成的支付加盖付讫戳记以作确认。

第十二条：本公司遵循以下程序执行付款操作。

(一)原始凭证的审核：

款项入库程序：需依据法定合规的增值税或普通发票，配合入库单、验收单等相关凭证，经业务部门确认并获得其许可，再由会计人员进行严谨审核，最终经总经理审批后方可完成转账入账操作。

资金预付与暂付款处理：需依据合同约定或相关批准文件，由相关部门提交申请单，并明确标注相应的合同编号，经总经理审批后方可办理。

款项支付须依据法定合规的凭证，如发票、收款收据，并辅以相应的入库单、验收单等资料。经过会计部门的严格审核与确认，最终需经总经理的批准后方可办理。

费用核算：需依据有效的发票、收据或内部凭证，并经相关主管签字确认及审批，最终由总经理批准后方可进行报销操作。

1. 经办部门确保业务的真实性 2. 会计人员核实发票的合法性及对应款项的真实性 3. 总经理确认付款决策的准确性 4. 出纳人员承担付款凭证有效性的验证

(二)会计凭证的核准：

1.会计部门应根据原始凭证填制。

在会计部门着手编制会计凭证之前，首要步骤是对原始凭证的法律性和有效性进行严谨核查。

对于经审核认定无效的原始凭证，会计人员需将其退还给出纳员，并就此事向总经理提交书面报告；出纳员在接收退回的凭证后，须在会计的书面报告上签署确认，并依据报告中所述原因迅速通知相关人员补办相应的手续。

第十三条银行存款管理

设立银行账户必须严格遵循中国央行的规定，并确保与公司的实际运营需求相符。

2.开设银行账号必须经总经理的书面同意。

会计档案管理中，相关银行账户开户资料应予妥善处理。

任何银行间的转账操作，均需提交书面申请，详述转账金额及相应的资金调动理由，并经由总经理审批确认。

5.美元结汇视同银行间划款处理。

遵循银行对账规定，确保定期并及时完成对账工作，留存所有银行对账单及相关银行余额调节表，以保持财务记录的完整性和准确性。

第十四条本公司各项支出的付款日期如下：

每月的货款支付安排在国内采购项目中，定于25日进行（遇节假日则顺延）。然而，付款前提条件是原始凭证需在付款日之前5个工作日内经过审批并送至会计部门。

常规费用的支付安排：日常性支出应遵循既定周期，员工内部费用每日结算，但需凭完整原始凭证并获得审批通过方可进行支付。

薪酬结算安排：每月定于X日，通过现金（或银行存款）形式完成支付。

对于特殊情况下的提前支付申请，必须经过相关部门提交总经理审批后方可进行

周期性支付明细：涵盖税款、电费、通信费用以及年度公积金等。相关承办部门需在收到确切数额后，于缴费截止日期前提醒财务部门。财务部门据此制定'必要资金分配方案'，并提交总经理审批，可在付款后再补办相关手续。

第十五条：如因主办人员的疏忽导致依法应扣缴的税款及费用出现漏扣、漏报或短扣、短报等违规行为，从而引发的罚款，滞纳金部分应由该主办人员及其直接主管承担相应赔偿责任。

6. 全面的附加管理制度

(1) 食品配送管理制度

(1)员工上班要做到不迟到、不早退。

(2)员工严禁偷吃偷拿各种食品和商品。

任何工作人员均不得在工作区域内阅读书籍报刊、嬉戏打闹或发出大声喧哗。

确保下班后所有水电燃气设施及门窗得以妥善关闭，以彻底排除潜在的安全隐患。

工作期间，员工应严格遵守规定，禁止非工作相关人员进入仓库及配送中心。同时严禁携带个人物品进入工作区域。

员工之间必须严格遵守相互尊重的原则，禁止任何侮辱性言行。任何形式的暴力行为以及涉及违法活动的行为都将受到严肃处理，根据情节严重程度予以相应的纪律处分，情节恶劣者将依法移交公安机关处理。

(7)上班时间严禁做工作之外的事情。

积极执行上级指令，严谨按照规定的要求高效完成各项任务。

任何休假申请必须先向配送公司办公室提交，待获得批准后方可实施。

任何离职申请均须通过书面形式提交，并提前一个月提交辞职报告。待审批通过后，方可正式启动离职手续。

针对加工完毕的产品，应依据其特性妥善进行存储管理。

任何因用户操作失误导致的产品损失，其责任将由相关责任人全部承担。

提倡勤俭精神，培养并实践有效的节约行为准则。

任何情况下，工作区域均禁止进食，若遇特殊情况，应前往指定的餐饮区域进行。

员工在日常配送流程的各个环节中，肩负着确保本中心正常运营的关键任务。

员工应日复一日地遵循既定的工作流程，严谨执行任务并进行有效的任务分配。强调沟通的重要性，提倡频繁而有效的交流，以确保工作流程的协同与顺畅，从而严守配送货品的时间约束和品质标准。

员工应秉持敬业精神，严格遵守管理规定，具备强烈的责任心与同理心。团队内部倡导互助合作，共同追求工作的卓越与效率提升。

确保遵循与管理公司和食品配送企业相关的所有规章制度。

然而，特殊情况或任务尚未完成可能导致工作时间的自然延长。

(2) 食品配送人员安全培训管理制度

任何新员工在上岗前都必须完成并通过消防安全培训的考核要求，方可胜任工作。

所有员工应具备消防安全知识，熟练操作消防设备，并将消防安全工作视为个人职责的重要组成部分。

班主任需确保每日对消防设备器材进行严谨的检查与维护，明确职责并将其细化至各个岗位，以确保其正常使用状态。

安全管理人员需定期对消防设备进行全面核查与维护，确保其可用性。

贯彻执行'预防为主'的原则，确保消除火灾隐患。在下班离岗前，务必严谨核查水电燃气开关的完整状态，并将其责任明确落实至每位相关人员。一旦发现设施异常，应立即报告维修，严禁擅自处置。

消防安全工作需被各级负责人视作日常管理的核心任务，确保督促全体员工有效履行消防安全职责。

员工须严格履行职责，确保食品配送中心的有序运营。在工作时段内，全员需自觉谢绝访客，对进出职场的非相关人员需主动询问其事由，并严令禁止无关人员进入库房。如遇任何异常情况，务必立即上报上级领导，以杜绝安全事故隐患。

确保安全防护与消毒措施：在离岗前，务必执行门禁系统检查并妥善锁定门窗，对集体财物与物资实施严谨的保管，以此预防严重意外的发生。

每一位员工应提升自我认知，严格遵循法律法规，并将安全工作视为首要职责。

工作人员需精通各类机械设备的操作规程与使用标准，执行操作程序时务必严谨，坚持标准化操作，禁止擅自修改规程或违规操作。在设备运行作业期间，操作人员不得擅离现场。对于涉及高温作业的电器设备，作业过程中应持续监控设备运行状态，一旦发现异常应立即暂停作业，随后向中央库房主管或总监办公室报告。遇到设备故障，严禁私自拆解，应迅速报修，由专业技术人员进行维修处理。

专人负责管理各类库房设备，确保其处于禁止单独操作的状态。我们实施定期设施设备核查，迅速发现并排除潜在的安全隐患。

请务必遵循以下操作规程：切勿使用湿润的布料触碰电源开关，任何个人不得擅自连接电源。设备在发现故障时应立即停止使用。在结束工作日程后，务必对电源和门窗进行彻底的关闭检查。

一旦食品配送中心及仓库遭遇盗窃事件，应立即确保现场的完整性，并迅速上报上级以便进行后续处理。同时，应积极支持相关部门调查相关情况。

定期严谨核查电源线路，一旦发现负荷过载或电线陈旧迹象，应立即进行维修并向上级报告。

在遭遇火警时，务必立即拨打消防热线，简洁报告火源位置、涉及部门，同时尽可能实施初期灭火措施，并依据火势状况有序组织员工执行紧急撤离程序。

维护库房排烟设备及其防护罩时，务必实施定期清洁。在执行库房清洗作业时，请勿将水分溅至电源开关区域，以防止因电气线路短路引发火灾事故。

确保工作区域的整洁，务必清理工作台上的各类油脂残留。

任何员工均不得在配送中心及仓储区域的各处区域内吸烟。

(3) 卫生管理规定

1设施设备卫生管理制度

1. 送货规定：着统一工服，疫情防控期间需额外配备送货防护服。2. 入库管理：仓库保管员严格把关，拒绝接纳任何不符食品卫生标准的食品，入库后实施分类存储。3. 存储要求：保持环境整洁有序，严禁杂物乱堆乱放，禁止随意丢弃垃圾及吐痰。4. 清洁维护：每日进行日常清扫，每月进行深度清洁，确保地面、天花板无尘无渍，防止积水现象。

商品展示井然有序，按照类别和架位进行分类置放，确保与有毒有害或不洁物品有效隔离。遵循先进先出的原则，仓储食品设有专人定期进行检查，严防食品过期变质。针对食品储存区域，实施了防鼠、防虫、防潮及通风等管理措施，以维持储物环境干燥清洁，整齐划一。

食品与非食品不能混放；洗洁用品、药品、有强气味的物品及其他有毒有害物质不能与食品同仓存放：定型包装食品与散装食品分架存放；肉类及其制品、蔬菜瓜果，除马上使用外，一律进冷库。肉类及其制品应有容器盛放，室温应控制在一18℃（以下）；蔬菜瓜果的存放温度应控制在0-13℃，鲜蛋应存放在0-1℃范围内。应每天进行一次冷库除霜，并保持地面清洁；库存食品要分类、分架、隔墙、离地面存放，要有标签，做到先时先出，并定期检查、处理变质或超过保持期限的食品；搞好仓库内、外环境卫生，与食品仓库无关人员，一律不准进入。

严禁配送已过保质期，因存储时日过长导致的食品，以及因各种因素如腐败变质、酸败、生虫或霉变的不合格产品。

2人员卫生管理制度

入职流程规定，所有新员工在办理手续前必须持有有效的《健康证》，我们坚持实施先体检后上岗的严谨政策。任何不符合岗位特定健康标准的申请者将不予录用。