图书纸张材料供应商竞标服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

(一)人员配置详细规划

1、组织架构与团队配置

2、职责划分与部门角色

2.1、总经理：

(1)按照董事会设定的前瞻性战略导向，组织负责策划并制定公司的中长期发展规划及经营策略，随后积极推动其实施进程。

(2)构思并制定公司内部管理体系构建计划，同时发布高层管理人员的委任通知书。

(3)负责制定与执行工资奖金分配方案及经济责任关联制度的审议与实施工作。

(4)负责审核并由公司名义（加盖公章）正式发布的所有文件

(5)主持公司的全面经营管理工作。

(6)向董事会呈报包含企业创新与发展战略规划、预算外项目支出明细以及成本管理控制方案的详细提案。

(7)负责协调和应对公司的重大突发状况及关键的对外关系管理

(8)致力于提升公司的企业文化内涵，塑造出优秀的品牌形象。

(9)致力于全面的经营管理，推动公司发展，进行创新且实际的操作性探索与试验。

(10)负责组织并主持各部门的日常办公会议及专题研讨会，履行工作汇报与总结的职责，对工作进展进行监督与检查，同时协调解决内部矛盾，确保工作的顺利进行。

2.2、财务部：

(1)担当公司日常的财务核算职责，并积极参与企业的运营管理。

(2)依据公司的财务运营状况，精细调度资金配置，以确保公司资金流的顺畅运行。

(3)对公司的运营状况、财务流动、营业收入以及各项费用的支出进行详尽的数据收集与深入剖析，从而形成相关建议。

(4)实施严谨的财务管控，强化财务审计，日日向董事会呈报详尽的日常财务报告。

(5)负责收入单据的审核与会计核算，严谨管理各项费用支付并进行相应的会计处理；高效处理应收账款与应付账款的账务事宜；确保总分类账与日记账的精确记录；以及编撰财务报表，提供准确的财务信息。

(6)优化企业税款计算与申报流程，专业管理税务事宜，严谨编制资金预算，并确保定期进行财务全面盘点。

(7)确保每月员工薪酬的准确核算与及时发放

2.3、行政部：

(1)工作职责：

履行部门行政管理与日常运营职责，积极支持总经理协调各部门间的协作，确保公司规章制度的有效执行，建立内外沟通渠道，确保信息双向传递，跟进并办理会议决议事项，同时负责对公司组织体系和工作职责的研讨与适时修订。

(2)人力资源管理：

1)组织架构的构建策划、职务说明书的制定、人力资源规划的编撰以及员工出勤管理制度的实施

2)人事招聘与解聘：

以下职责包括： 1. 提供并整合工作分析相关资料，确保部门人力资源策略与组织战略保持协同； 2. 对候选人进行面试，做出最终录用及岗位分配决策； 3. 负责职务分析与工作分析的编制工作； 4. 制定全面的人力资源规划，促使企业内部人力资源得到优化配置与高效利用； 5. 对员工晋升、调动、激励与解雇等人事变动事项作出决断。

3)工作报酬：

一、薪酬福利体系的构建：确保以公正的比例回报员工的努力，通过薪酬、保险及福利等形式，对员工的辛勤付出予以认可并提供生活保障。二、激励机制的运用：通过激励策略激发员工积极性，提升工作效率，实质上是对员工工作表现的有力回馈。

4)任务一：收集并提出培训开发的需求，同时编制详尽的受训人员名单。接着，我们将策划并执行相应的培训开发方案。

致力于员工的成长辅导，实施严谨的在职培训规划，旨在通过系统的培训与开发，提升员工的专业技能和潜能，从而优化员工行为表现，以符合预期的绩效标准。

5)人员考核：

一、工作考核与满意度测评 - 负责实施全面的工作考核与满意度调查，旨在优化绩效管理系统和员工满意度评估体系。 - 制定严谨的纪律奖惩制度，依据明确的工作职责设定绩效考核基准。 通过上述举措，确保员工地位与待遇的公正评定，从而推动人力资源的有效开发与合理配置，提升并维护企业的运营效率至高标准。

(3)承担公司规章制度的修订、制定与实施后的监督工作。

(4)强调企业精神，创建公司的企业文化

(5)完成上级交办的其它事宜。

2.4、销售部：

(1).致力于实现并达成公司每月、每季及年度设定的市场销售指标。

(2).负责依据公司的战略规划与市场动态，主导向导构建公司的营销策略。

(3).负责营销计划的编制和落实：

1)负责策划并制定年度、季度及月度的营销策略（涵盖促销活动与市场开发）计划，以及全面的销售业务规划（包括设定销售目标、构建与管理销售体系、执行关键客户关系管理）及相关预算编制。

2)负责统筹管理产品需求计划，并组织协调相关工作流程，包括高效执行销售合同的签订、履行与监督，严谨把控货款的结算、回收与资金流转环节。

3)实施销售动态记录与实时反馈机制，以便相关部门迅速调整销售策略与计划，从而确保销售及市场目标的有效达成。

(4).负责市场调查和分析：

1)承担市场研究项目的规划，主导公司与竞争者产品的销售状况调查，整合客户反馈信息，并按期编制详尽的市场调研报告，以为管理层决策提供依据。

2)构建和完善营销信息管理系统，系统性地搜集和整理各类市场动态及相关政策和资讯，以为本部门及其他部门提供坚实的信息决策依据。

3)依据市场研究数据，公司需明确核心市场策略并确保其有效执行。

(5).负责客户开拓、管理和维护：

1)积极与客户建立联系，迅速理解客户需求，关注客户动态，全面搜集客户信息，有效开发客户资源。

2)通过技术部门的鼎力支持，我们致力于构建完善的企业售后服务体系，对客户实施专业服务，以维持并强化与客户间的良好关系。

(6).统筹管理公司的电子商务平台信息事务：包括信息咨询服务的响应、订单的高效处理以及客户投诉的妥善解决。

(7).负责完成公司领导交办的其他工作。

2.5、技术部：

(1)、确保按照销售部门的订单，迅速完成产品的购置、安装、调试与后续维护工作。

(2)、支持销售团队进行客户需求的深度理解和解决方案的定制提供

(3)、我们提供全方位的售前咨询服务，包括产品信息查询、疑难解答，以及完善的售后服务，涵盖维修与保养服务等环节。

(4)、负责对公司内部各部门及外部客户门店的系统进行全面的技术培训，以保障其顺畅运行和高效维护。

(5)、工程项目的规划、部署及实施。

(6)、收集、分析和共享新技术，并促进跨部门沟通与协作。

(7)、产品出入库记录、数量统计以及保质期管理由采购部门全权负责，并确保实时更新库存信息，以便各部门随时掌握。

(8)、统筹规划并制定公司培训课程，确保其得到有效传递至各部门，并积极推动全体员工参与营销活动。

(9)、10. 研究开发新产品，搜集并分析市场反馈，以及对产品进行必要的优化调整；同时，高效执行领导交付的其他工作任务。

2.6、品牌部：

(1)、致力于挖掘潜在客户资源，持续保持与客户的有效沟通，为有意向加盟的客户提供专业咨询服务与跟踪支持，深入理解并分析客户需求，进而量身定制解决方案，最终推动客户达成合作协议。

(2)、定制专属客户的设计方案，涵盖整体布局与详细规格，确保与客户进行即时有效的沟通确认。在得到确认后，我们将立即通知采购部门着手采购相应的设备及原材料。

(3)、统筹并指导客户联络以及技术人员协作，以确保公司的正常运营

3、岗位职责明细

(1)项目负责人

统筹管理项目运营事务；审定并批准运输策略与执行计划。

全面负责运输组、安全组、调度组以及装卸组的管理与监控，确保对交付流程中的运输路线和计划实施严格把控，从而达成甲方设定的运输品质标准。

实施运输交付过程的质量监控措施，确保由专业团队持续监督，保持全程在控制状态下运行。

负责运输过程中的各项事宜的最终裁决；

(2)运输组

统筹负责产品的公路运输任务，包括运输过程中的车辆维护与途中调校，全面涵盖公路运输车辆相关事务。

(3)安全组

履行本部门的安全管理职责，对实施中的安全运输规章制度进行检查、指导与监督。每日主持安全运输例行会议，致力于运输人员的安全培训，组织定期安全检查，实时监控运输安全状况，并据此采取必要措施确保运输全程安全。参与运输项目安全技术措施的审阅与交底，参与事故的调查、剖析与后续处理工作，同时严谨记录和管理运输安全相关的台账资料。

(4)调度组

统筹管理部门的运输任务调度，其中包括车辆的动态调配与驾驶人员的合理配置。

(5)装卸组

承担产品装载及运输过程中的全部工作，包括抵达目的地后的卸货事宜。

在货物运输过程中，我司将指派专门人员全程监督汽车装载，并随行至目的地，确保装卸质量的全面把控与即时反馈，以便公司总部能迅速作出响应，真正做到以质量为核心。装载与加固的标准须确保能抵御汽车运输期间的各种力，以防止物料在途中发生移动、滚动或坠落，从而避免碎石、河砂对人畜造成伤害，降低对城市环境的影响，同时减少物料损失和运输时间。至于交货验收阶段，我公司将派遣专人负责，抵达目的地后，将根据发货清单和相关质量标准，与甲方的专业人员共同进行产品接收与验收工作。

(6)售后组

我们坚持以"致力于高质量、高品质与用户满意"的宗旨，致力于提供全面的运输服务管理体系。我们承诺通过建立合理的管理制度，确保及时有效地满足用户需求，并辅以周到的售后服务，以"优质服务与可靠产品质量"为行动准则，竭诚为客户服务。

(二)高效服务品质规划

1、进度管理计划

产品储备

(1)本项目将由我司资深且富有责任心的销售部与商务部业务骨干紧密跟进，项目部经理担纲产品供应的首要责任人。这些业务骨干将直接向项目经理汇报，项目经理将全程介入产品的采购、质检及售后服务流程，以确保无缝的产品供应质量。

(2)我司确保充足的供货能力：依据客户产品的特性和需求，我们将实施有序的库存管理，最低储备量将达到满足客户两个月的需求。我们设有专用存储区域，并与供应商库存保持实时联动，以确保高效供应。

备货流程

项目交货计划

项目交货流程

2、时间进度安排方案保障措施

2.1时间进度安排

2.2时间进度保障措施

确保产品按期且品质优良的交付，关键在于实施一套严谨的项目管理程序。该程序旨在确保所采购商品能准时到达并维持产品质量。为此，我们将采取以下策略：

(1)、产品的采购

项目按计划交付的关键在于有序的采购与供货管理。在签订合同之前，我们已组织会议详细讨论产品生产等相关细节，并预先规划生产日程。一旦订单生效，合同产品能迅速进入交付程序，确保符合交货时间表。在合同履行过程中，我们严格监控所有硬件与软件的准时、安全送达目标位置。

其次，准备足够的资金，保证能够按时交货。

(2)、产品的运输

在货物准备阶段，我们持续监控产品的生产和运输动态。并通过日报告的形式，以到货情况跟踪表的形式，每日向项目领导团队详实汇报产品状态。

在执行产品配送过程中，我们将全面评估目标安装位置可能适用的运输途径与周期，以此为基础构建出高效的产品运输方案，确保合同规定的产品能够安全、准时地送达预设目的地。运输方式采取直接送达服务，具体由用户指定的收货人接收货物。

在货物的运输流程中，我们始终坚持遵循严谨的包装标准，以满足远程运输、防潮、抗震、防锈以及防止粗鲁装卸等多方面的需求，从而确保产品的完好无损抵达目的地。

2.3非紧急状态下供货服务

(1)、我方将积极在供货之前为采购方提供必要的参观协助及全方位的技术咨询服务。

(2)、我司委派专业质检团队对产品进行严谨验收，同时配置专职人员负责与制造商沟通产品规格、交货流程（包括批次分配与交付日期），以确保产品质量无忧。

(3)、我方承诺，按照采购方的需求，将及时派遣专业现场服务团队，妥善处理包括产品质量、供应、进场及检测等相关事宜，并提供全程的技术指导与安装协助。

(4)、在供应过程及产品质保期内，对于因各类缺陷导致的质量问题，我方将全权负责。若产品的数量、质量或规格与合同约定存在出入，或者确认产品存在瑕疵，包括隐蔽缺陷或采用不合规的材料，我方承诺承担全部责任。

(5)、设立项目服务小组

相关小组组成和作用说明如下：

供货管理团队构成：该团队由客户高级管理层构成，负责统筹项目的所有供货事项，包括内容、时间及覆盖范围，并审阅项目领导小组的报告并处理相关事务。

项目管理核心团队构成：由客户单位的高级管理层和我方的主导负责人共同构成，他们肩负着统筹规划项目执行、调度资源配置及日常运营的关键职责。

项目执行团队构成：主要包括我方技术专家与服务保障人员，以及原设备制造商的技术协作人员，他们的主要职责是确保项目的顺利执行，包括产品运送与维护保养服务的提供。

2.4紧急状态下供货方案

面对突发的紧急订单，我们遵循如下程序：一接到通知或订单，即刻启用应急响应机制，迅速向公司高层汇报，随后组织相关部门实施库存核查。若发现库存短缺，我们将立即将此情况通知供应商，并立即启动采购流程，以确保产品供应的及时性。

高效配送服务：我司配备专业的运输车队及配送团队，已与知名物流公司建立稳固协作，确保能在约定的时间内准时将产品送达指定位置，充分满足招标方的即时采购需求。

3、产品接收检查

在与项目单位成功签署合同后，我公司将立即启动备货程序。同时，我司将持续密切关注产品的生产与运输动态。我们将通过每日到货状况跟踪表，向采购方通报详细更新的到货信息。

到货情况跟踪表格式如下：

完成采购后，由采购部门对商品的外观、型号及数量进行严格核查，确认无误后办理入库手续，并依据合同条款支付尾款。项目负责人则依据采购合同及销售合同的技术规格、约定的数量和包装要求进行全面验收。若在开箱检验中发现存在型号不符、外观尺寸偏差，或是产品短缺或损坏的情况，我方将立即采取补购措施，确保合同产品的完整。待所有环节验收合格后，采购部、项目负责人以及库管人员共同进行物品交接，详细记录签收单上的型号、数量和外观信息。

我方郑重声明，所提供的产品乃全新且未曾启用，其来源于合法正规途径，确保为原厂正品，完全吻合合同约定的质量指标、规格参数及性能标准。

在交付前，本厂将对产品的质量、规格、性能及数量/重量进行严谨且详尽的检验，并提供相应的合格证明和质量检验报告，确保其符合标准。

检验方法：

我们计划与您方共同实施到货验收工作，并确保详细记录在案，所有相关人员均将签署确认。

检查的内容主要包括：

满足合同对包装的要求；

外观良好，运输途中未受损；

已确保编号、数量及产品名称与合同约定的清单完全相符。

当检验结果符合采购合同规定的供应商要求时，将立即办理入库交接手续。每件包装箱内均附有对应产品的合格证明文件。

4、高效产品存储与管理

依据物品的特性和规格，以及数量规模，科学规划存储位置并制定相应的维护保管策略。

对各类物资进行分类并按规格整齐堆码，每件物品均需挂上明确标签，以防止误用。同时，确保办理完整的入库手续凭证。

建立库房值班制度、安排专人值班。

根据产品分类的特定需求，库房的存储布局被精心设计，展现出整洁与一致性。充分利用库房的多层次空间，针对产品的形状特性，采取适宜的堆叠策略，旨在实现资源的高效利用和管理.

产品应按照区域划分整齐存放，确保不妨碍人员通行与货物装卸，以实现消防安全和便利性。遵循上轻下重的原则，常用物品置于中间，便于取用、盘点以及快速核对数量。

库房的安全及防火防盗措施：

确保配备充足的灭火设备，并实施定期维护，如有条件，优先考虑增设防火防盗设施。

以下是库房安全管理规定：  1. **出入库房管理**：在上下班前，库管员需详细检查库房周边环境是否存在安全隐患，确保门窗锁具状态良好，并及时向公司报告任何异常情况。  2. **防火禁令**：库房内严禁明火作业及吸烟行为，携带火源进入库房的行为被严格禁止。  3. **人员进出规定**：所有相关人员必须遵循规定程序进出，出货时必须在库内清点并经双方签字确认，以防止货物遗失或错误。  4. **职责坚守**：库管人员应始终坚守岗位，不得擅自离岗。  5. **私人物品存放**：任何个人物品均不得存放在库房内。

5、强化质量管理保障措施

5.1提供合格的产品

我方承诺依据采购方提交的供应方案（包括可能的调整）及对产品品种和数量的需求，严格履行合同，提供完全符合技术规格要求且质量优良、崭新的商品。

我们郑重声明，对于亟需采购的物资，我们将采取一切必要措施确保供应的及时性，相应产生的所有额外费用将由我方自行承担。

5.2不合格产品的处理

在交货地，买方有权随时对供货产品的质量进行抽查，若检测结果不符合本合同约定，买方有权拒绝接收货物、拒付合同金额，并有权要求卖方对由此产生的经济损失承担责任。对于我方供应货物质量未达到合同规定的标准，所有因此产生的处理费用及责任，将由我方自行承担。若对我方造成损害，我方愿意进行相应的赔偿。

5.3卸载、搬运、分发

卸载

(1)在货物送达目的地后，务必审慎选定最适宜的停车区域。

(2)当车辆停稳熄火后方可卸货。

(3)卸货时注意货车周围的行人安全。

(4)完成与收货单位（收货人）的货物验收后，返回相应环节。

搬运

一般货物搬运注意事项

首先尽量减少搬运次数；

第二条尽量使用搬运工具；

第三条注意人身和物资安全；

第四条：严谨管理物资分类与标识，确保在搬运过程中物资秩序井然，避免混乱不明。

第五条对不同物资采用不同的搬运方式。

方法

(1)在实施物体搬运作业前，务必对物体的重量与尺寸进行预估。如遇体积庞大或分量过重超出人力承载范畴，应考虑采取替代的运输手段。

(2)搬运物件前，采取保护措施，如手套、口罩、工作服等。

(3)搬运物件时、以免造成损伤。

(三)完善的供货保障策略

1、高效物流配送策略

1.2配送方案

(1)、我司将配备专属仓储区域，以临时存放产品，直至所有货物集结完毕，从而优化后续的分拣流程。

(2)、所有产品票据均需包含详细信息，包括：目的地地址、收件人全名以及联系人电话，以供信息管理人员准确无误地输入系统。

(3)、工作人员负责对每件产品逐一粘贴标签，确保其标记清晰，以便后续的装载与配送操作顺利进行。

(4)、为了确保运输产品的准确无误，每位配送人员均随身携带详细的产品信息，以便客户在接收时签字确认。

(5)、一旦产品配送完成，我们将实施客户服务人员对每份订单的全程监控，确保实时更新产品动态，以便客户随时获取其状态信息。

(6)、产品在配送员的谨慎交付下，成功送达客户手中，经客户验收无误后亲笔签名确认。随后，客户签单由配送员带回。

所有产品均将遵循所述操作流程进行处理，以确保其安全、准确地送达客户手中。

1.3货物包装与物流解决方案

(1)我公司交付的所有标的物均符合国家标准(若有新标准，以新标准为准)中关于包装、储运指示标志的规定及产品承运部门的规定，具有适合长途运输、多次搬运和装卸的坚固包装，以确保合同标的物安全、无损地运抵现场。

(2)包装需确保运输及装卸过程中的完整性和防护，包含抗震、防冲击的措施，以维护合同标的物的外观和实质安全。若包装未能有效抵御运输期间的垂直与水平加速度导致的损害，我公司将从标的物设计结构层面提供改进承诺。

(3)我司郑重声明，将依据合同货物的形态与特性实施定制包装。我们将针对每件标的物的具体特性，采取必要的防护措施，包括但不限于防潮、防雨、防霉、防锈、防腐蚀以及抗震，以防范机械和化学损害以及电磁辐射带来的影响，确保货物在无损且无腐蚀的状态下顺利送达合同约定的接收地点。

(4)该物品将配备必要的附件、配件及工具，所供应的数量应确保满足正常使用的全部需求。

(5)我公司承诺，对因包装不当导致的损失以及在采取预防措施不足或不当情况下产生的任何损害，将全额承担由此引发的所有费用，并对甲方因此蒙受的任何损失负责。

(6)我司承诺免费将商品配送至甲方订单中指定的收货地址。在运输过程中，商品的损坏或丢失风险由我公司全权负责。

(7)在甲方指定位置接收商品后，双方将协同进行货品检验，并随即办理商品交接的相关程序。待甲方完成全面验收并接收所有商品后，商品在后续发生的损毁或灭失的责任将由甲方负责。

(8)运输及保险费用由我公司承担。

1.4送货操作指南

1.5定制化物流规划

合同签订

若我司有幸中标，承诺将以最短的时间与采购方签订合同，严格遵循所有规定，坚决避免拖延或刻意设置障碍，确保全面符合采购方的需求。对于采购方可能存在的特殊状况或需求，我司将全力以赴予以满足。

产品采购

按照公司与采购方订立的项目采购协议及其相应变更，项目管理部门制定详尽的采购策略，随后将《产品需求单》提交给采购部门处理。

项目部在收到《产品需求单》后，采购部门负责搜集详实的采购资讯，通过评估优选供应商，构建全面的采购策略。随后，采购部门会通报预计的订货周期给项目部，并在得到其确认后，着手实施采购计划。

按照产品订货周期的管理规定，采购部门负责签署相应的采购合同。

在签署过程中，项目部负责人将共同参与合同条款的确认与执行，采购负责人与项目负责人携手在采购协议上完成签字。该协议应涵盖以下内容：

厂家确保其产品严格遵循国家相关法规，并符合谈判响应文件所设定的技术标准和质量规范。我们承诺提供完整的产品检验合格证、质保书、试验报告、详细说明书及所有必要的技术文档，同时保证附上经验证的产品测试报告。

在合同生效之后，会依据实际需求与交货时间表，由我们通知供应商安排发货。供应商将相应产品运送至公司指定地点。

1.6中期配送方案

包装的要求

我司提交的产品包装严格遵循国家标准，其外观整洁，无任何破损、挤压或磕碰的迹象。在运输及存储过程中，我们采用的包装材料、工具以及容器均确保了严格的卫生标准。

我们将根据产品的特性，采取相应的防潮、防霉、防锈及防腐蚀的包装防护措施，确保产品在运输过程中免受任何损害或腐蚀，安全送达合同约定的安装位置。

包装选用的材料及构造注重易复原性，确保产品在开箱现场后能便捷地还原至原有包装状态。

在考虑安装现场可能存在的湿度因素时，我们将选用防潮包装措施。产品装箱阶段，将依据产品类别进行分类包装。

产品发货

按照项目的数量，地点，进行准确的发货。

产品的运输

(1)、在装卸过程中，务必遵循文明操作规程，执行轻拿轻放的原则，特别强调上轻下重的装载要求。装车时需视具体情况采用泡沫或珍珠棉等防护材料进行包裹与加固。

(2)、在装载产品前，所有参与安装的人员必须依据送货单与装车清单，严谨核查产品的规格及颜色一致性。只有在确认无误后方可进行装载作业。未经仓库管理员清点确认的产品，严禁上车装载。

(3)、在执行现场安装任务时，电梯的调度需由安装组长全权负责，务必确保在利用电梯过程中不与管理人员或其他相关人员产生任何冲突