食品供应及厨房燃料配送服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

(技术方案)

日期：2022年1月26日

投标书目录

一、技术方案

1.日常供应管理措施

(1)包装、运输、装卸、品质与数量检验、退换货等方案措施

1总体方案

我司坚持以高效快捷、机动灵活的服务理念，秉持诚实守信的商业原则，致力于提供卓越的服务。针对本项目，我们特别组建了由总经理担任组长的‘项目实施领导小组’，项目经理与副总经理共同担纲副组长职责，售后部经理负责售后监督调查，配送中心经理则专司专项配送中心工作。我们确保全面协调各项工作的推进及问题的及时解决，始终坚持问题导向，快速响应，以确保任何问题都能得到及时妥善处理。在此基础上，我们将紧密结合公司的日常配送流程，制定详尽的配送实施方案与执行计划。

货源保障

一旦我司有幸中标，将迅速与相关企业及基地建立联络，由其负责统筹物资供应。我们将严格遵循国家食品生产标准进行操作，并确保每批产品出厂前经过严格的质量检验，质检报告随货附带，以便及时提交给相关部门进行备案。

·配送方案实施计划

我司秉承"三原则"：准时配送、确保质量、足量供应。并实行"三专策略"：专用人员、专用车辆、专用线路，以实现高效、专业的服务标准。

确保准时交付：严格遵照招标方设定的期限和规定进行配送。

1. 产品质量保障：严格确保供应的产品达到合格标准，并对每一批次的交付实施详细记录。 2. 配送精准执行：依据招标方提供的配送清单、精确数量以及采购人地址，严谨履行配送任务。

公司采取专人负责制，指派专门的工作人员执行配送方案，具体由配送中心经理担纲实施。

项目专用运输方案：为本项目执行，公司计划调动三辆专属配送车辆，实施定点专车配送服务，以充分保障准时送达各个目标地点。

专线——我公司规划的专线配送路线为3条：

严格执行公司的“五心”标准

诚心诚心诚意

贴心 站在对方角度考虑问题，以心换心

严谨把控每一个环节，确保无遗漏，详尽审视每个细节。

始终以耐心服务于每一位客户，即便是最为严苛的要求，亦视为提升自我的宝贵教练

舒心 客户放心，更开心，这就是我们的工作

任何1%的客户不满都可能引发100%的负面效果，因此，我们全面把控服务流程，对每一个环节的精细度都严加审视，确保无一疏漏，不遗漏任何微小细节。

2出库交接

在接受客户订单后，仓库主管的第一步是详尽核查订单详情，对任何可能存在的不清晰点，应迅速与公司商务部门沟通确认。

仓库主管需依据订单需求，统筹规划各组的出货准备工作。

在编制发货单（送货单）时，务必详细记录以下信息：首要列出商品的详细名称及对应数量，接下来注明收货方的完整名称与地址。此外，请在备注栏内标注该批货物的订单日期，以及关于是否存在欠货的情况。发货单需准备三联，其中一联存档于仓库，另一联由公司保存，剩余一份供客户留存。

在填写补发缺失货物的发货单时，务必在备注栏明确标注原订单的日期，并表明‘补发’性质，例如：对应于x年x月x日的原有订单产品进行补发操作。

在处理新订单与补发订单的同时发货情况时，务必对两者分别填写独立的发货单。

仓库主管需对已完成出货的订单注明"已发货"标识，对于存在缺货情况的则标注为"欠货"，若已补发欠货的，需在相关传真订单上删除"欠货"标注。同时，所有当天已发送的发货单需及时返送至公司进行归档保存。

对于出货过程中产生的问题，其责任归属由仓库员工承担。如因此导致公司蒙受经济损失，将对相关责任人实施经济惩戒。

3发货补货

我方能按采购人要求及时补货。

推迟送货，采购人有权拒绝验收签单。

所有原料批次必须经过仓储管理员或其他相关人员的验收并完成签收手续后，方可被视为有效供应，否则将被视为无效供货。

采购人将严格要求，对于每日及每个批次交付的食品，必须附有相应的检验检疫机构出具的证明文件，任何缺失将导致验收签单被拒收。

在产品交付过程中，我们确保原包装完整无损，任何破损情况将导致采购方有权拒绝接收。

我方承诺，运输工具抵达采购人场地后，将完全服从采购方的统一管理。在此期间，若发生任何人员或设施的损害，责任将由我方独力承担。

如我方有幸中标，我们将确保在配送过程中严格履行合同，坚决不实施转包或擅自单方面解除承包协议。否则，采购方将有权追缴全部保证金。

如我方有幸中标，我们将确保按照规定，在采购人信息栏位履行信息提交及相关工作职责。

补、退、换货工作质量

在食品交接流程完成后，配送主管随即与相关责任人核实补货、退货及更换商品的品种、数量及品质状况。

若食品的功能与质量未能满足客户的需求，我公司将执行换货服务。

疑是有不安全食品的，公司应退货并补货。

对于客户所需但种类或数量未能满足的部分，公司应及时履行补货职责。

公司遵循先试后配的原则，针对客户新需求的食品功能，会提供同类并包含多种选择，经专业人员严格测试验证后，确保质量，再进行定制配送。

配送质量·工作控制一览表

4供货保障

我司严格遵照如下标准，确保供货的及时性：

确保供货准时性，严格履行合同规定的时间安排，以免干扰采购方的餐饮运营秩序。

在常规配送食材服务之外，当采购方遭遇临时性食材需求增补时，中标供应商应确保响应的灵活性与即时性，实现即需即供的服务承诺。

当供货方未能按照约定的送货时间、质量标准及指定地点履行交付任务时，初次违规，采购方将对供货方进行口头警示。供货方需就此提供书面承诺。若连续两次未按要求送货，或累计迟到（迟到30分钟及以上视为一次违规）超过两次，或两次产品质量不符合约定，采购方将扣减当天货款总额的10%作为违约金。对于连续三次或以上未按要求送货，或三次以上不合格，或迟到30分钟以上的违规行为，采购方有权扣除合同规定送货天数对应货款的20%作为违约金，并有权单方面解除合同。

与采购方保持密切沟通：当部分食材需依赖配送服务商进行初级加工时，供应商应积极响应采购需求，确保在食材配送到位后，能顺利完成初步处理工作。

(2)强化信息安全保护策略

1保密制度

项目参与人员需具备以下素质：坚定的政治立场，精湛的专业技能，对党和国家的忠诚与可靠，严明的组织纪律，牢固的保密意识，且个人历史清白，无任何违法违纪或职业道德败坏的记录。

对于本项目相关联的人员实行回避制。

所有相关人员应对在各项业务活动中产生的，涉及国家机密及甲方商业秘密的文件资料承担永久保密责任。对于咨询人员，他们对于知晓的任何其他保密信息亦需履行永久保密义务，无论合同是否已执行完毕。

所有相关人员及有关同仁须对掌握的国家机密以及工作中涉及的秘密严守秘密，严禁任何方式的泄露或散布。

设立独立的项目专用办公室，确保所有工作人员在执行任务期间严格遵守，禁止携带任何与项目相关的文件资料至非工作场所。项目结束后，要求完整归还所有资料，严禁通过复印或照相等方式进行任何形式的私有化存储。

项目资料将独立归档，设立专用档案室，并指定专人实施保管，确保仅限项目相关人员查阅与接触。

确保严格遵守档案废弃规程，对于项目相关资料档案的废弃处理，应及时并执行，同时由专责人员负责进行相应的分类存档记录。

实施严格的保密责任制度，确保专人负责并切实执行，明确规定出现问题的责任归属，必要时将依法追责。

在新员工入职并签订劳务合同时，我司要求他们同步签署《保密协议》，以确保对委托单位的忠诚及对公司相关资料的严格保密。

如我司有幸中标，承诺在与贵单位缔结合同之际，同步签署一份《保密协议》。

2保密措施

我司积累了丰富的同类项目经验，装备有先进的保密设施，并严格遵守一套完善的保密管理制度。在过往的实践中，无论涉及国家政治经济核心机密还是企业内部事务，我们始终严谨对待保密工作，确保万无一失，未曾出现任何泄密事件。我们将以高标准履行保密防护职责。然而，若中标，我们将视本项目为新的挑战，将其保密相关任务视为全新的战场，通过制度的完备、措施的严密以及行动的自觉，全力以赴履行所有承诺。

公司将严格遵循《中华人民共和国保密条例》的规定，坚决保障项目中涉及的用户单位及公司机密的安全性，防止任何非授权泄露。采取专人负责的点对点保密管理模式，确保制度完备，任何违规行为都将依法追责，责任落实到具体责任人。

3保密原则

遵循'积极预防，突出重点，兼顾保密与工作效率'的原则。积极预防强调在保密管理中，务必强化预先防范措施，严格实施并确保其落地，以此减少信息泄露的风险。在实际操作中，保密工作的核心策略应侧重于预防，提前采取行动，竭力消除可能导致泄密的所有隐患，堵塞潜在泄密途径，提升保密安全等级，有效防止泄密事件的发生。对于本项目，保密责任需全员承担，形成共同维护的机制。

4文档管理

目的

确保客户信息的妥善保管，实施规范化的企业资料管理，从而提升文档发布在时效性、准确性和有效性方面的标准。

涵盖范围广泛，包括产品手册、操作指南与核查文档、内外部沟通文件、电子版产品资料、以及各类会议记录等综合性文档。

职责权限：

品管部承担文档的确认、收发、保存、归档及报废等管理工作，同时履行对各部门文档使用和保管的监管职责。

各部门负有对接收文档进行确认、归档整理及妥善保管的职责。

各部门需自主负责本部门的内部通信与文档管理工作。

档案的建立与管理

日常管理档案资料

作为管理体系的关键环节，科学与规范的档案管理能够有力地支撑各项业务运作，通过融合传统档案管理策略与先进的电脑数据库技术，我们推行"科学、系统、电子化、有序且集中的"档案资料管理模式。

所有员工必须严格遵循《档案资料的建立与管理》的规定，确保对档案资料实施有效的管控。

文档的制订与编号

各部门需依据各自业务范畴制定相应的文档，并遵照本文件所规定之编号体系对文档进行编号管理。

会议纪要由各次会议的主办方整理后，提交给上级领导进行审阅并确认。

文档统一编号方法：

公司简称：取开头字母。

文档类型：根据实际的文档，取其英语简称或中文开头字母代表（可根据实际需要取两位字母或三位字母表示)。

年度：采用两位数形式表示，例如：2020年记作“20”.

产品编码：根据实际产品的名称及其特性设定相应的产品编码，如取编码为“A05”等。

首页文档的编号应当按照000或00的格式在整套文档中进行统一编排。

任何需经其他部门核实或部门间联署审批的文件，必须经过相关部门的会签确认程序。

文档的收取与存档

对所有来自上级的文件或客户提供的相关资料（如邮件、文档等），首先进行系统性的电子文档整理归档。随后，实体形式的纸质备份也将妥善保存。同时，确保及时处理并反馈接收文档所涉及的内容更新。

各业务部门应确保其制定的各类文件在确认无误后，自行妥善保管电子文档或其他形式的记录。至于纸质文档底稿，责任归属质量管理部进行保存。

文档底稿按照编码、发行日期及类别等关键标识分类并存档于文档柜内。针对每份文档，我们实施了统一的文档目录体系，详细记录包括文档名称、版本号、文档类型、创建日期以及发行日期在内的各项信息。同时，确保文档管理记录表同步保存纸质版与电子版，以保证完整性和便捷性。

以下是各类文档的有效期与保存期限规定：  - 标准化文化及指导性文档：未经变动的版本有效期为两年，建议保留期限为2至3年。 - 工程变更文档：同样遵循两年的有效期，保存期限为2-3年。 - 品质变更联络文档：如无更新，其有效期为两年，保存期限同上。  - 检查记录与会议记录：这类通用联络文档的保存期限为两年。

通常情况下，单位倾向于以纸质形式发布文档，除非有特殊情况。对于电子文档的发行，必须格外标注，并在每次更新发布时进行严格核实。

文档的管理与发行

所有经各部门审定并确保无误的文档，随后由品管部指派专门人员进行统一的核查与发布。

内部发布的所有文档必须经过品质负责人的签字确认或者加盖公章，同时注明发行日期，方能投入使用。

主要通过电子邮件以电子文档形式将部分文档提交给审核部门，随后要求审核部门提供一份经其确认的文档副本，以确保文档发行流程的合规有效性。

实施文档分发与回收管理，要求编制详细的文档发放及回收登记表。该表应详尽记录包括文档发布日期、文档名称、发放数量以及相关部门的接收情况。所有部门人员需对分发的文档进行签收确认。对于发送至审核部门的文档，其发行状态将通过收到的反馈进行核实，同时，我司品质管理部门需在相应记录表中准确记录相关细节。

所发行的文档必须字迹清晰、页面完整。

实施定期的文档柜整理与检查，以确保文档的安全存储，防止其遭受损坏或流失。

所有发布的内部文档均属公司机密，任何未经授权的人员不得泄露或擅自使用。

文档的分发须强调时效性，确保所有资料核实无误后，应在生产准备阶段前一至两个工作日内进行发布与传递。

文档的借阅

在查阅文档时，我们推荐在指定的文档夹内进行，切勿将文件带出文件夹。阅毕后，请确保将其归还原位。

在查阅或借用文档时，如需自文档库获取，务必首先填写完整的文档借阅/借用登记表。无论是内部人员还是其他相关人员，只有在文档管理员授权的情况下，方可进行操作。借阅或借用记录应详细记载以下信息：日期与时间、借阅人签名、文档名称及其版本。在文档使用完毕后，应及时归还，并注明归还日期与时间，此过程需经文档管理员确认无误。

借阅或借用文档的规定期限不得超过两个工作日。如超期，文档管理者有权力并负有责任进行跟踪，督促借用人及时归还。

文档的清退与回收

对于各部门管理的文档，如满足下列条件，应将其归还至文档管理部门或由相关部门进行回收处理。

所有超过六个月未启用的作业指导文档及相关检查标准等标准化资料。

涉及过期的标准化文化资料、具有指引性的管理文档、工程修订文件以及品质变更通知等相关文献。

不适应公司发展或生产动作的系统文档。

所有已确认在长时间内不具备实际应用价值，或无法满足当前生产需求及现行标准的相关文档。

文档清退申请由各部门提交，经文档管理部门审核确认。在确认可以清退后，将进行统一的文档整理并确保执行相应的清退程序，同时记录所有相关文档的清退情况。

文档管理方负责对清退后的内容进行统一整理与分类，根据文档内容的实际需求和公司相关规定，执行相应的保管措施，包括继续保留供需要的部门使用，按需返还给原创建者，以及在确无保留价值时进行合规销毁。

每当文档发生修订时，务必同步更新其内容，并在文档修订的同时，对旧版本实施回收。同时，确保维护一份详实的文档发行与回收登记表，准确记录回收的日期以及其他相关事项。

文档的回收流程需依据其版本号、制定日期以及发行日期的差异化标准进行，回收完毕后，所有文档应整齐分类存放。

文档的销毁

在进行文档销毁操作之前，必须经过统一的确认程序。

对于满足相应标准的文档，经文档管理部门提交并由品质主管审核通过后，将被予以统一销毁。

对于已过有效期，且在其不再具有保存必要的阶段，已存在更新替代版本的文档，应予处理。

回收后的旧版本的文档。

文档在被清退后，如在两年内未被再次启用，将进入保管阶段。

检验记录文档在保存3年后。

其它无效的文档。

在文档销毁完毕后，需对销毁日期、文档类型以及名称等相关信息实施详尽记录，并确保这些记录得到妥善保存。

(3)为本项目设立专门团队

1身份证、毕业证、健康证、联系电话

1)拟投入配送人员一览表

2人员管理制度

1)岗位责任制

项目经理

项目经理负责，对本部门的工作负全面责任。

按照总经理室既定的规划与指示，明确本部门的工作目标、任务及其相应的执行策略。

依据本部门的岗位职责规定，确立项目责任人，并负责组织与监督项目的执行实施。

负责对部门内部出现的问题进行深入调查分析，并据此提出针对性的制度优化建议。

确保公司各项管理规定的有效实施，履行对本部门执行情况的监督职责。

负责本部门员工的考核与奖惩。

●财务人员

出纳

负责日常现金及支票的收付操作，确保及时转账至对应账户，对各类报销凭单实施严格的审核流程，对于手续不完整、单据不符合规定或原始凭证信息不齐全的情况，将予以退回。

严格执行现金管理规定，日日编制现金收支凭证，坚持每日清算每月总结，杜绝白条抵充库存的现象。妥善保管现金，确保其完整无损，任何库存短缺将由责任人承担相应责任。

实施严谨的空白支票管控，严谨细致地执行支票领取程序，并确保按照规定流程签发支票。

负责对提交的结算收付款报单进行严谨的审核，并依据审核结果编制相应的会计凭证。

确保每日统计数据的准确无误，并于每月末按期完成总公司分配的各项统计报表和经营业绩报告的编制任务。

做好财务部经理交办的其他工作。

审核

执行会计凭证的审核、汇总作业，并录入收支类明细账簿。

月末负责计提各项工资基金及税金。

每月末需编撰如下财务报表：损益表、补充信息表格、费用明细表、社会性费用专项报告、内部经营收益状况表以及应收账款账龄分布分析表。

执行月度银行对账单核查程序，整理并解决未结算的账务事项，生成完整的银行调节表。

做好财务部经理交办的其他工作。

记账

承担非收支类明细账的记录职责，同时负责现金流量明细账的登记工作。

负责在月底编撰资产负债表、现金流量表及税务申报表的相关工作。

确保及时完成公司内部的核对任务，并随之填写《内部往来核对确认单》。

负责本单位的职工公积金日常管理工作。

做好财务部经理交办的其他工作。

开票

在核对账目后，依据送货单和对账单开具相应的增值税发票或普通发票。如遇送货单与对账单内容不符的情况，应立即与配销部和结算部沟通，并据此编制准确的会计凭证。

执行针对农产品采购的成本发票开具流程，并据此生成相应的会计凭证，月末时进行成本的期末结转。

承担增值税发票的登记、签发与验收的管理工作。

主持增值税发票及农副产品的收购发票的购置、储存和税务申报管理工作。

做好财务部经理交办的其他工作。

采购部

部门职责

致力于引进优质货源，拓展并优化供应商阵容，同时有效实施供应商信息管理和严谨的合同监管。

确保按照订单的规格，高效、精准地实施采购任务，成功锁定优质货源。

负责进场食材的管理。

岗位职责

1、合同

(1)提供有关资料

书面形式介绍客户资料。

客户的资格证明（营业执照等）。

合同文本。

(2)经理审核签署。

(3)文本档案管理：作为公司备案资料，供各部门留存备查。

2、采购业务

做好市场调查，了解市场信息和食材信息。

根据订单组织采购，确保货源充足。

确保食材的品质、包装及规格符合标准，同时满足配送需求，从而坚决保障食材的质量稳定性。

确保食材的质量检验和精确计量，与客户共同商定适宜的参考价目。

根据食材管理要求，做好食材现场管理。

确保供应商管理与资料档案的有序进行，严格遵循系统规定，实时、精准地在计算机信息系统中录入相关信息。

操作流程如下：首先，查询订单信息；其次，根据查询结果预测需求量；继而，制定详细的采购计划；紧接着，由经理进行审批；随后，与供应商建立联系并确认采购详情（包括入库编号、商品名称、数量、规格、原产地以及参考价格等）

3、入库管理

物料接收流程：对装卸人员进行指导，强调在卸载过程中执行轻拿轻放原则，同时根据各类食材的独特性质，实施针对性的装载指示。

针对各批次及编号的食材，实施逐一对应包装。

核准入库食材的检验质量、计量标准以及批次总量管理工作

据以上食材信息（入库编号、品名、数量、规格、产地等）摘入小黑板，做到一桩一板。

食材信息录入：构建食材的基础档案，依据编码标准对食材进行分类并分配条形码后入库管理。

核算食材入库时的相关费用。

确保依据系统规定，对采购业务员提交的食材信息与入库费用进行实时且精确的计算机录入，随后生成入库登记单并打印出来。

4、食材管理

督促教育装卸工卸货时轻装轻卸。

实施严格的库内食材现场管控，确保食材入库数量的精确盘点，并对配销部门的配销数量核查进行有效监督，同时记录详实的出库记录。

定期核查库存食材，严谨记录食材的入库、销售、消耗和存量情况，确保账实相符。

确保食材在仓库内的妥善保管，一旦发现任何异常情况，如食物变质或存储时间过长，应立即向部门经理汇报，并详细记录相关事项。

5、冷库管理

冷库管理须有专人负责，无关人员不得入内。

食材的入库需经过精确的数量清点，并确保相应的记录工作得以完成；而出库操作则必须附有合法凭证或相关人员的签字确认。

定期核查库存食材，严谨记录食材的入库、销售、消耗和存量情况，确保账实相符。

确保食材在仓库内的妥善保管，一旦发现任何异常情况，如食物变质或存储时间过长，应立即向部门经理汇报，并详细记录相关事项。

6、食材信息

价格

了解市场食材信息，掌握市场销售动态。

详尽搜集各类批发和零售市场的价格信息，实施平均价的系统性采集与设定。

根据行情制定合理的参考价格。

供应商提供的食材在任一给定时间内的成交价格应保持一致性。

市场行情

(1)根据市场行情做好销售动态的分析。

(2)对当前市场食材销售的动态数据进行详实的同比与对照性分析。

(3)各类数据需存档保存。

制单管理

1、成交单

采购员依据配货订单的成交价格，将信息准确无误地录入计算机系统，随后经过部门的专业审核，最终由结算小组生成并完成相应的财务记录。

印

2、入库登记

(1)责任部门：采购部

(2)工作要求：

(3)录入：

采购登记员依据收货记录，将信息输入计算机系统，由此生成客户到货确认单。

审核：

分发与装订要求：每份文件需提供两联，其中一联供供应商留存，另一联由本部门保存。

·配销部

部门职责

负责接收各配送单位的要货订单。

负责向各配送单位做好约定时期的食材报价。

根据要货订单的要求，实施配销。

在参考市场动态后，与供应商协商确定食材的交易价格，并同步核定分销价目。

做好配销客户的信息、合同管理。

岗位职责

1、合同

(1)提供有关资料

书面形式介绍客户资料。

客户的资格证明（营业执照等）。

合同文本。

(2)经理审核签署。

(3)文本档案管理：作为公司备案资料，供各部门查询留存。

2、订单

作业完成后，接单人员需在规定的交接区域查阅'订单处理记录簿'，严谨核对其中信息，如发现任何疑问，须详细记录并在第一时间与相关人员沟通协调。

订单接收人员应严格按照规定，精确无误地在计算机系统中录入订单，如在输入过程中识别出新的客户信息，应及时在客户管理系统中增添其详尽资料。

完成接收订货后，严谨核对输入信息，生成并打印'配货订单'，同步做好详细交接记录。

3、配销业务

在入职后，应前往指定位置领取配货订单，并详查交接记录，对其中的问题立即进行妥善处置。

按照配送单的指示，严谨地对所需食材进行质量、分量及规格的核查。

根据配货订单，按照配货原则实施配销。

确保完备的配货记录，严谨填写'配货订单'，并完成出库核查，迅速提交至结算部门处理。

配货原则：

在价格同等的情况下，从高选择食材质量。

在食材质量同等的情况下，从低选择价格。

食材的选择流程如下：首先，对库存内的食材进行挑选；对于不在库内的必需食材，需启动外出采购程序，此时采购部门应积极参与并协调。

流程：取配货订单→食材检验→实施配货→填制“配货订单”→出库确认→交结算部门。

4、报价

定期搜集并研究批发市场和零售市场的价格动态，以及最新的食材行情资讯。

根据行情制定时段价格预报方案。

流程：预报方案→部门经理签署→客户。

制单管理

配货订单责任部门：配销部

工作要求：

接收：由配销部指定人员接收。

配销员依据接订人员的记录及'订单处理记录簿'，通过计算机系统生成并打印出相应的配货订单。

配销员根据配销实际内容填写完整配货订单。

分发流程如下：一式三联，分别分发至结算、配销和采购部门各执一份。

加工运送部

部门职责

统筹并执行货运公司的物流规划，确保货运任务的顺利实施与达成。

根据货运任务，合理调配车辆、驾驶员。

加强车辆、驾驶员的使用管理。

按要求计算、分类汇总运输费用。

负责配销食材的加工管理。

负责装卸工的管理。

岗位职责

1、驾驶员

积极参加定期的安全例会，始终坚持安全至上的理念。

自觉遵守交通规则和安全操作规程

实施严谨的车辆维护与清洁保养程序，贯彻执行'三