营销宣传活动推广项目投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

二、服务方案

(一)我们的竞争优势

我司荣幸地参与了三亚供电局2021年度营销宣传活动推广项目的投标。我公司由总经理全权负责质量管理，他将统筹制定公司的质量政策与目标。我们严谨构建的质量管理体系有力推动了公司有序、高效的质量管理进程。每年，我们会实施至少一次的管理评审与质量工作会议，对现有体系进行深入评估，提出改进措施及新的目标设定，旨在持续提升体系的适宜性和有效性，始终契合客户需求，并确保资源充足，以支持各项质量活动的顺利实施。在日常运营中，公司始终坚持质量优先，严格把控每个质量环节，特别是在项目质量管理上，强调各部门坚守原则，遵循流程，杜绝任何脱节情况。这在公司内部营造出浓厚的‘全员关注质量，全员珍视质量’的工作氛围。

公司严格遵循ISO9001标准，对各项业务与工程项目实施全面质量管理，涵盖合同控制、设计管控、文件资料监控、采购进程管理、检验规程执行以及设备与流程控制等关键环节。这确保了每项业务和工程全程的质量可控，从而坚实地为达成最终项目质量目标提供了稳固的基础。

各部门应积极响应，切实承担起业务领域的质量管理责任，充分挖掘并利用现有资源，激发团队潜能，确保高标准地执行每项订单或合同任务。这样的努力不仅累积了公司的业绩，提升了社会声誉与经济效益，更为市场拓展和业绩创新奠定了稳固的基础。

全体员工严格遵循《质量手册》中的岗位职责，通过实施规定的作业流程，致力于提升工作效率与质量，对公司质量管理体系的稳定运行做出了显著贡献。

质量控制策略强调预防为主的方针，着重于质量审核与确认，涵盖项目执行计划、活动设计文档、合同以及纠正和预防措施等环节。严格按照既定流程进行详尽评审，以保证决策的科学性、指导的精准性及执行的顺畅性。

公司对质量体系运行过程中的质量记录管理极其严谨，注重其收集、保存与控制。我们规范了质量记录的格式，并实施了从生成至归档的精细流程，确保这些记录全面真实地反映出公司质量管理体系的运作状况。它们为持续的质量提升活动提供了坚实的基础，同时也是项目质量可追溯性的关键支撑文献之一。

项目质量保证体系

公司的现行质量管理体系作为所有业务活动的基本准则和指导原则，其在项目执行中的质量管理与保证体系则被视为这一总体框架的具体体现。因此，项目实施的质量管理体系必须严格遵循公司的质量体系标准。同时，为了适应项目特有的需求，我们需构建针对性强且实用的质量管理体系，使其无缝融入项目的各个阶段和环节，以确保质量目标的顺利达成。

质量职责和分配

与项目实施有关的所有人员，均应履行公司《质量手册》中规定的相应质量职责，按《质量手册》中的要求开展工作，除此之外，还应认真贯彻落实综合保安系统项目的质量方针和质量目标，并履行以下质量职责：见表质量职责分配。

质量职责分配表

质量体系组织成员	质量职责
项目经理	对项目的质量负全面责任，确定各级人员质量职责，对项目中的重大质量事项组织研究并作出决策，提出质量要求。
项目技术经理	对项目设计质量负技术责任，负责对项目系统设计质量组织评审，负责采取技术措施保证项目质量或解决项目质量问题，确保项目的技术质量水平满足项目需求。
活动设计策划组	负责有关技术文件的编制，对总体实施技术方案设计和详细设计质量负责，确保设计质量符合规范要求，满足客户需要；参加项目技术问题的分析，提出解决方案；从设计上保证项目质量。
活动举办实施技术组	对项目现场的实施质量从技术上负责。具体组织实施质量活动的开展
质量体系组织成员	质量职责
活动质量安全经理	负责组织制订项目总体质量控制计划；负责项目质量方针和质量目标的贯彻落实；对项目各阶段、各环节质量进行监督管理；汇总并通报有关项目质量情况，对出现的质量问题坚持“四不放过”原则——即原因不清不放过，责任未落实不放过，问题未整改不放过，整改效果不合格不放过，并就项目质量有关事宜负责对外联络、协调、合作沟通工作，发现重大质量问题，及时向项目经理汇报。

活动质量保证措施

1、确保各级管理人员和操作人员严格遵循活动工作流程，明确履行其质量职责。相关人员需全面了解各自承担的工作范畴和项目概述。

2、组织好人力、物力及时配合现场场地。

3、构建全面的项目质量管理及保证框架，确立项目的质量导向和目标指标，提升全体项目成员的质量认知，明确每个参与者在项目中的质量责任，并深化对质量方针和目标的深入理解和贯彻执行。

4、活动执行期间，实施严格的质量管理体系，包括供应商甄选、物料与设备质量监控、设计文档管理以及全程施工过程的质量监督。对于任何质量问题，始终坚持‘四不放过’原则，毫不松懈地把控各环节，坚决杜绝任何可能损害项目品质的行为。

5、构建详尽而严谨的项目执行全面质量管理方案，明确各实施阶段的质量控制细节（包括内容、方法、标准和责任人），旨在确保全程实施中的有效质量监控与管理。

6、监督系统的规划设计应遵循策划设计合同的规定及相关设计标准，同时确保设计质量的高水平实现。在执行过程中，负责组织、协调和有效地沟通设计工作流程。

7、确保材料和设备的质量控制与检验严格实施。所有入场的设备及物料须持有有效的检验合格证、质量认证证书及相关资质证明，并附带完整的技术资料。货品标识需详尽、清晰，且所有质量证明文件齐备。只有通过验收并确认质量达标的产品方可投入使用，不合格产品严禁采用。

8、实施严谨的物资、设备及工具管理措施，严明执行进出库程序，确保在搬运、存储及安装全过程中，物资与设备的安全无损。

9、确保由专人负责实施过程中的现场质量监控，详细记录每次检查的相关细节，发现问题后迅速报告并立即组织纠正措施。检查人员需全面掌握设计文档、实施指南及标准，并严格依据执行规程进行操作。

10、在设备检测与验收过程中，对于发现的任何问题，应迅速实施修正，并对整改区域及涉及的设计变更实施严格的监督核查，确保整改工作的全面且彻底执行。

11、负责策划并执行详尽的培训与服务体系，致力于为用户实施全方位的技术教育与服务，确保系统的高效稳定运行。同时，我们将提供综合保安系统项目操作、管理及维护保养的标准指南，并在系统运行后持续进行跟踪服务支持。

12、严谨监控项目文档与资料的运用与管理状况。

13、周期性地或视情召集质量研讨会或质量评估会议，公开报告项目的质量状况。

14、深入剖析活动可能存在的风险隐患，并针对性地提出有效的预防和控制策略。

(二)活动内容策划、活动服务保障、活动宣传推广方案

我司秉承严谨与科学的管理理念，实施全面的质量管理体系，涵盖了服务流程的全程跟踪审查与监督管理，始终契合业主要求及国家法律法规。自该体系启用以来，我们的服务质量屡获采购方认可，并经造价管理部门核准。针对相关文件指示，公司迅速组织专业团队进行了深入研讨，现提出一套旨在符合ISO 9001质量管理体系标准的质量保障措施方案。

1)公司运营策略强调三点：一是明确领导主导，职责分明，落实到个人；二是组建高效团队，我们将选拔业务娴熟、专业精湛的人员参与所有项目；三是严格执行责任制度，确保每个工作环节均有专人负责，明确了具体操作人员的责任范畴，并设定了针对差错的相应惩罚措施。这样的举措旨在保障服务工作的无缝衔接与圆满达成。

2)层层把关、高质膏效。

在接受任务后，我们充分利用时间，始终坚持按照既定的规划与时间表推进工作。在事前、事中及事后阶段，严格把控每一个环节，确保问题在初始阶段得以消除，一旦发现问题，立即进行妥善处理。

3)在全程服务进程中，我们致力于强化与采购方的紧密协作。确保在规模与投资管控的关键环节，所有重要决策均需获得采购方的批准和确认。

4)在整个服务站的工作流程中，每一项程序均需遵循严谨的四级审批制度：即自我审查、校对、审议并最终获得批准。此举旨在确保服务执行过程严格契合业主及国家的相关法律法规，体现公正廉洁的原则。

严格遵循相关规定，所有参与者需确保与实施企业不存在任何利益关联，以确保服务执行的合法性、公正性。承诺公开、公平、公正地履行采购人交付的服务职责。

活动协调（场地）

-规划、组织活动场地；

负责活动的全面策划与执行，包括人员调度、活动管理以及内容创新，旨在提升活动的整体品质。

负责与外部合作机构、管理人及个人的沟通协调，积极参与展览项目的执行环节。

负责协助管理人员及工作人员的日常事务，明确工作职责和工作时间安排。

负责协助上级执行日常管理工作以及按领导指示完成其他任务。

协助活动组委会稿件撰写及编辑

-协助收集资料

-协助活动推广会文稿编辑

-提供活动稿件

一、1. 指导原则：秉持正确舆论导向，所有工作围绕活动核心展开，强调以社会效益为核心。充分利用各类媒介如新闻媒体、网络资源以及宣传手册，确保报道的全面性、准确性、适时性和适度性，对全社会进行全面且深入的宣传教育。对外，致力于构建和提升品牌形象，积极传播社会良好风尚，以此推动中长期发展战略目标的顺利实现。

二、活动行政及协调具体任务

UnitX	准备流程		电力提供
	白天活动流程		安保人员人数确定
	区域划分		户外物料进场
	桌椅安放		室内物料进场
物料安放		舞台搭建
灯光、音响设置		灯光、音响调整
宣传板布置		休息区
来宾接送方案确定		停车区及交通管制
交通管制方案		向各区域安保及工作人员宣布职责
安保消防手续		活动前宣传方案的制定
入场规则设定		媒体组织
安保方案确定		活动前宣传
各区域安保及工作人员职责确定		观众区
活动物料清单确定		媒体接待
展示物料的确认及制作		向各区域安保及工作人员宣布职责
摄影、摄像确认		活动前宣传方案的制定
展示物料制作完成		媒体组织
户外物料进场

二、1. 资料策划：确保宣传资料详实完备，注重信息的便捷检索和视觉吸引力。避免资料冗长、描述含糊或过于庞杂，以便于主要客户和展场观众迅速获取关键信息。

企业形象展示载体：宣传画册作为全面展现企业实力与概貌的媒介，其信息承载更为丰富，因此在设计上应追求稳健，注重图文结合的呈现方式。在开本规格、工艺处理以及装订工艺上，应鲜明地展现出企业的独特风格。

三、人员培训

以下是培训材料编印的结构规划，内容应具备系统性，培训内容与步骤将被划分为以下三个组成部分：

1、概述： - 员工简介：详述团队成员的专业背景与职责分工。 - 筹备详情：阐述前期准备工作进展及关键节点的概述。 - 展出概览：提供展览的相关环境与条件介绍，以便展台人员全面理解展示背景。 这一系列内容旨在帮助展台人员充分掌握展出的全貌和必要准备知识。

2、展览概述与详情： - 展览概况：    - 展览名称：（具体名称待补充），    - 举办地点：上海国际会展中心，地址位于上海市浦东新区龙阳路2345号。    - 展览日期：（具体日期待提供），    - 开幕时间：（详细时间安排）。 - 场地布局与设施：    - 场地平面图展示了展馆的位置，包括出入口分布、办公室、餐饮区以及卫生间等便利设施的精确位置。 - 展品特色与特性：    - 每一件展品详尽介绍了其独特的特点，如材料选用（如优质钢材、环保塑料等）、卓越的质量标准以及广泛的使用领域或应用场景。

3、技术训练。主要训练展台的接待和技巧。

四、活动前期的工作准备

(一)活动展台的布置

推荐采用大面积且引人注目的图片展示框架，旨在营造强烈的视觉冲击力，激发消费者的创新想象。应将图片框置于观众视线之上，选择大胆醒目的色彩，而非容易与背景融合的中性色调，以便于在远处也能凸显展位的存在感。

(二)活动前期工作准备

1、筹备阶段的工作内容主要包括任务分配、管理层配置以及行政事务规划。

(1)任务分配与目标明确：详细规划展台工作人员职责，涵盖观众接待、商务谈判、资料分发及后续跟进等工作，并明确规定各项任务的要求与执行标准，确保每位团队成员充分理解并能贯彻展览的目标意图。

(2)组织管理细则：涵盖工作时间规划、轮班配置、每日展台会议议程以及记录维护等事项。

(3)组织管理详情：涉及展台工作人员的住宿、餐饮、交通以及活动日程的详细规划。

2、严谨核查所有参展项目的完备性，包括展品展示、产品手册、宣传资料、商业交易条件及各类机械设备工具等相关内容。

3、统筹活动物流支持：负责保障活动所必需的设备、布置物资、营销资料及人员在规定的时间内准确无误地抵达展览场馆。

(三)客户邀请与信息搜集

五、活动工作及人员安排

(一)工作内容

1、职责一：展区接待(1-2人) - 负责活动区域的引导与管理，分发活动宣传资料 - 向到场嘉宾介绍我公司的活动详情及产品 - 简要概述产品特点，确保来宾对活动内容和服务范围有清晰理解

2、人员配置：包括1-2名产品演示专员，主要职责包括分发产品手册，进行活动展示的引导与解说，以及全面阐述整体策略内容。

3、岗位职责：担任采购方委派的市场调研专员，负责相关项目的深入调查与分析。

4、任务要求：收集金融信息（需1-2名人员参与）- 在展览期间，指派部分员工负责获取外部公司的相关信息。

以下是构成投标文件的关键信息模块： 1. 产品详情： 2. 市场动态分析： 3. 第三方数据与资讯：

六、工作管理流程

活动人员及工作分配

项目负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	把握最新活动动态，传达、安排和调控各负责人	前期
2	把控整体活动进展（包括前期、中期、后期）	整个活动

外联负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	负责重要领导到前期沟通工作	整个活动期间
2	负责政府企业的活动交接，洽谈工作	整个活动期间
3	负责重要企业代表的前期准备接待工作	整个活动期间
4	负责活动材料采购工作	整个活动期间

公共关系负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	准确传达总负责人的指令	整个活动期间
2	协调各负责人在会前、会中和会后的事务。	整个活动期间
3	协助各负责人的工作	整个活动期间
4	做好内部工作人参的沟通工作	整个活动期间

现场布展负责人：

序号	负责事项	活动阶段
	设计和制作现场会展布置的材料	前期
2	门口至走道的布展（水牌，易拉宝等）	前期
3	签到台的布展（桌花、背景等）	前期
4	会场桌面（资料和纸笔的放置、水等）	前期
5	讲台布置（桌花、话筒等）	前期
6	现场演示终端设备放置	前期
7	会场其他部分的装饰和布展	前期

现场签到负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	提前制定会场签到表格	前期
2	公司内部人员签到（发放资料）	中期
3	媒体签到（发放资料）	中期
4	嘉宾签到（发放资料）	中期
5	参会企业代表签到（发放资料）	中期
6	签到名单核实及整理	后期

媒体接待负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	媒体预约和核实到场	前期
2	媒体会场签到和资料发放（协助）	中期
3	现场和媒体的会务沟通	中期
4	会后与媒体交接、核实新闻发布情况	后期

迎宾礼仪负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	活动的服装准备、前期的彩排	前期
2	引导参会人员从门口至会场的工作	中期
3	引导参会人员至签到台的工作	中期
4	引导参会人员至会场就座的工作	中期
5	引导讲话领导上下台的工作（传递稿件）	中期
6	引导领导离席、退场、就餐的工作	中期

安保现场维护负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	维护现场秩序	中期
2	协助迎宾礼仪做好引导	中期
3	协助后勤工作（收集物资）	后期

后勤负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	活动物资运输工作	整个活动期间
2	活动物资管理工作	整个活动期间
3	活动物质收集工作	整个活动期间
3	维护会场秩序、会场卫生工作	整个活动期间

(三)严谨的质量管控策略

以下是为您精心设计的产品与服务最优组合方案：

1、项目联系人制度

组建专门的服务团队，并确立项目首席联络人。此角色负责统筹公司与贵方的沟通协作，监控各部门对项目的执行状况，以及收集并评估合同方的满意度反馈。我们确保所选联络人具备高尚的职业操守及卓越的业务素养。

2、制定规范的服务流程

通过实施标准化和高效的服务流程，我们旨在显著提升服务质量和响应事件的速度，这对优化客户满意度具有决定性的作用。为此，我司专为本项目定制了严谨而高效的流程方案。

3、提供小时服务

建立小时服务热线我们保证贵方的问题在任何时间都能得到及时的响应。

4、一小时现场响应

为了全力满足您的需求，我司致力于提供全方位的服务。我们郑重承诺，在收到客户指令后，将在30分钟内迅速响应并抵达现场。凭借公司汇集的专业院校出身的创意设计团队，我们将为客户精心打造高水准的设计、编辑与制作。同时，依托先进的生产设备，我们能够在应急情况下确保样本交付的最快速度达到1小时。

5、“四个优先”原则。

我司郑重承诺，将对贵方的活动宣传品制作项目实施'优先服务'策略，包括接单优待、版面设计快速响应、制作流程高效推进及准时配送，以最大程度地满足您的需求。

6、严格生产流程，严把产品质量。

确保生产计划的有序执行，严格按照客户签订的合同条款及国家行业相应的质量规范，精确控制活动宣传物品的项目名称、数量、类别和内容的制作要求。

我司在本项目上积累了深厚的执行经验，致力于为众多用户提供高效且令人满意的供应与服务。我们郑重承诺，一旦收到采购方的供货通知，我公司将严格遵循采购方的指示，确保在规定的时间内将所需宣传资料运送至指定地点。同时，我们将在发货当天向采购方通报发货状态，并将恪守采购方设定的交货期限，确保准时交付和提供优质服务。

1)组织精干高效的项目管理班子

为确保按期交付，我司特组建了一支由年轻且富有经验的技术管理精英组成的项目执行团队。该团队的核心领导层均为我公司的中坚力量，凭借其丰富的经验和卓越的管理能力，过往所负责的项目屡获佳绩。在项目管理过程中，我们精细规划了详尽的交货时间表，并将责任明确到个人。通过严谨而科学的管理制度，我们确保了计划的有效执行。

2)组建高效能的专业团队，确保满足采购方的业务需求

我司承诺派遣一支技术精湛的专业团队，依据项目的特性和供货时间需求，合理配置人力资源。同时，我们将实施严格的奖惩机制，并强化后勤支持，以确保项目的顺利推进与完成。

3)制定详细的供货计划

在收到采购方的供货通知后，项目执行团队将协同进行深入的研讨与分析，以制定详尽的供货实施方案。如遇技术性难题，我公司将酌情派遣专业技术人员与采购方进行沟通交流，确保问题的有效解决。

4)以严格的质量控制，保证计划的执行

我司特设品质管理部门，致力于事前质量把控，严格实施质量监控，确保所有宣传物料的质量标准得以预先检验，从而最大限度地减少可能影响交货进度的不良因素，以保障计划的如期执行。

5)加强与采购方的协调与沟通

我司始终坚持与采购方的和谐协作与有效沟通，致力于维护双方的良好关系。面对项目中的问题与冲突，我们秉持全局视角和项目进度优先，积极推动双向交流，以此为项目顺利、高效实施提供强有力的支持保障。

6)加强对节假日、恶劣天气的提前准备

在应对特殊情境，如节假日、风暴等，我们确保与采购方充分沟通后，预先做出调度，以降低恶劣天气或意外情况对交付进度的潜在干扰。对于诸如自然灾害、政府行为等不可抗力因素，我们将与采购方协商妥善处理。

7)加强对项目实施过程的监控

项目负责人需与各执行人员保持紧密沟通，实时监控项目进度，对任何可能影响交货期限的事项进行预先妥善处理，以确保供应准时无误。

8)加强资金管控

若我司有幸中标，我们将设立专项基金以保障本项目的顺利执行，确保在项目实施过程中资金充沛，从而确保供货日期不受影响。

9)确保严格遵循包装及运输规程，防止运输过程中可能出现的破损导致的交付延误

货

我们确保在满足采购方设定的供货时间表下完成交付，以确保其正常使用不受任何影响。

我司特设专业团队，全权负责采购贵公司的设备，并提供一站式的上门交付服务。

所有由我公司生产的宣传资料均经过严格的质量检测，其包装设计充分考虑了运输过程中的各种条件，包括但不限于能够承受水平和垂直应力，适应频繁的搬运、装卸操作，并具备优异的防潮和抗震性能。我们确保在标准装卸和运输环境中，物料能够安全无损地抵达目的地。

在宣传物料送达目的地后，务请收货人携带有效身份证明立即办理接收手续。

交货地点：采购方制定地点。

10)宣传物料检验

在交付阶段，我司对宣传资料进行严谨且详尽的质量、规格及数量检验，以确保其完全符合合同约定的标准。在物料送达采购方指定地点后，我司将与采购方共同进行开箱验收。如验收过程中发现任何与合同内容不符之处，如数量误差、质量瑕疵或包装完整性问题，我方承诺立即提供合格的替换物资，以保障采购方的正常使用不受影响。

公司坚持以质控体系为基础，广告制作过程严格遵循国家及行业的标准规定。公司特设了专业的质量监管团队，并在各生产阶段配备品质管理专员，以确保全程无瑕疵的生产流程。

组成质量监督小组的成员包括：一位项目负责人，一位专司品质保证的副总，以及分别负责广告制作与装订的厂长，业务经理以及一名客户服务专员。

质量保证体系要点：

1、广告制作工艺流程控制

材料质检无误进厂接单→检查电子文件→输出、打样→客户确认签字→生产部下单→CTP机出版→晒版→晒版后检查→上机广告制作→点票→色差检查→装订→成品检查→装箱→出厂

2、广告制作、装订工艺要求

公司的广告制作过程必须严格遵照中国新闻出版行业标准CN/CY/T5-1999进行操作。

广告制作色彩亮、中、暗调分明、层次清楚。网点清晰，角度准确，不出重影。颜色应附合付印样，真实、自然、协调。无明显异次点。成品质量封面与书芯粘贴牢固，书背平直，无空泡，无皱折，变色、破损。外观整洁，无压痕。成品尺寸误差。

阶调要求：广告作品的暗部实地密度需符合C(蓝色)：1.25-1.5M(红色)：1.15