公务车辆加油服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第一章 创新项目实施方案

第一节 项目基本情况

(投标人根据项目情况自行编制)

一、项目背景

旨在优化单位公务车辆管理体系，为公务出行提供高效支持，特制定XX单位公务车辆加油管理制度，旨在强化车辆加油管控，提升财政资金利用效率，节省开支，推进廉洁行政建设。

过往时期，XX单位的车辆定点加油作业主要由后勤服务中心执行。然而，由于缺乏其他部门的有效监管与专业人员的专业审核，曾导致定价不公、财政资源浪费以及潜在的腐败问题，给公务车辆加油带来了诸多不便。为了提升XX单位公务车辆的管理效能，强化定点加油控制，优化财政资金利用效率，节省开支，并推动廉政文化建设，XX单位经过深思熟虑后决定，自XX年XX月XX日起，通过公开招标的方式，选定一家供应商为本单位提供为期三年的公务用车定点加油服务协议。

二、我们的项目理念与策略

依据《XX单位XX年微观反腐重点工作方案》的详细部署，XX单位在'五个一'工作任务中，将公务车辆加油定点采购作为核心环节推进。此举旨在实现对加油数据的全面监控、预警分析，并为领导决策提供强有力的数据支持。在执行过程中，我们坚守公开透明、公平竞争、公正操作的原则，兼顾质量提升与成本控制，严格实施管理以提高效能，同时倡导优质服务并强化内外部监督，确保工作的顺利进行。

三、详述服务详情

为XX单位公务车辆提供定点加油服务。

四、服务提供周期

为XX单位公务车辆提供X年定点加油服务。

第二节 我们的项目实施策略

一、总体目标

我公司秉持"服务优先，品质至上，创新为驱，共赢之道"的经营理念，坚守"以用户需求为导向，坚持高端精品策略，追求卓越服务价值"的服务原则。我们倡导"任人唯贤，德才兼备"的人才观念，致力于为用户提供个性化的解决方案，满足车辆定点加油项目的全方位服务需求。公司全面实施"政府主导，市场驱动，投资导向，消费拉动，经营创新，企业共赢"的六位一体协同发展战略，积极履行社会责任，响应可持续发展的号召，致力于生态环境的保护，走在行业发展的前沿，对生态与经济的和谐共生做出了显著贡献。

本次采购的核心目标是为贵单位的车辆加油服务提供保障，通过定点加油服务满足日常车辆燃油需求，从而减轻贵单位的经济压力，提升运营效率。我方在深入研究招标文件并实地考察与分析采购需求后，精心组织团队，旨在为贵方提供优质的服务方案。

二、全面策略构想

针对XX单位公务用车平台的车辆定点加油服务项目需求，我司提出如下的全面服务构想。

售后跟踪服务优化策略：  - 业务接待质量提升：我们致力于构建完善的体系，包括设立车辆定点加油服务记录、受理并管理客户投诉与反馈、实施电话回访，并对客户进行持续追踪。 - 定制化服务流程：根据车辆加油记录、行驶里程以及详细档案，我们将由专人预先通知客户加油时间，制定维护建议，提供专业技术咨询服务，全方位扮演客户的汽车管家角色。

致力于提升公务用车服务效率，我公司将致力于优化燃油成本管理，设定的加油价格将低于XX市大型同类加油站，且优惠幅度超过XX%。我们庄严承诺，对市内提供24小时无额外费用的紧急加油救援服务。对于省内救援，仅收取必要的燃料和路桥费用；特殊情况下的救援，我们将坚持成本核算原则，竭诚为客户提供全方位服务。如需援助，请拨打救援热线：XXXXXX。

我们公司严格恪守对单位汽车定点加油采购服务的承诺，始终坚持执行企业规定的收费标准，推行明码标价，公开优惠政策。所有燃油费用计算方法均予以公示。在遇到价格变动时，我们确保在三个工作日内以书面形式向采购单位通报更新信息。

我们承诺高质量的维修服务，坚守"关爱车辆即珍视生命"的理念，力求工作严谨细致，专注于修复工作，致力于为客户节约开支。我们将确保所使用的汽油符合国家严格的车用汽油标准，坚决杜绝假冒伪劣产品，杜绝以次充好、以旧换新的行为。

三、服务要求

要求在本区域内的主要市县广泛设置加油站，确保服务区域内拥有固定的营业场所及设施完善的加油站。这些站点需提供优质服务，支持IC卡加油功能，并实施联网统计与结算系统管理。

公务车辆的加油流程遵循'分级管控，单车对应卡片，卡片通用，逐步推行'的策略，采取IC加油卡的方式。通过计算机系统对机动车加油操作进行智能化管理，依托统一的数据库进行信息记录和管理。

油品质量保障：我们严格选取国家认可的正规炼油厂及国有石油公司作为供应商，所有采购的油品均配备有完整的合法进货凭证，确保源头可追溯。

燃料容量：确保采用经国家认可的加油机进行加油，所有加油机必须具备有效的计量保证体系认证证书。

关于油价：我们严格遵循国家相关部门的零售定价标准，并提供最大程度的优惠政策。明确公示价目表，确保在结算阶段向顾客明示所享受的返利金额。

积极接受XX单位及其相关部门的加油状况监督与核查，定期向XX单位提交相关文件。按其要求编制并提交《单位团体组织公务车辆定点加油情况统计表》，确保数据资料的真实性和完整性，杜绝隐瞒现象。针对定点加油的X个单位团体组织的公务车辆，我们建立专属车辆加油档案，实施专户管理制度，并提供全程跟踪服务。

四、详细阐述的油品规格与标准

所有车用汽油（包括92号、95号、98号无铅汽油）及0号柴油，必须严格遵守国家产品质量标准，严禁掺杂假冒，以优质产品确保服务质量。

加油站必须确保其供应燃油的质量与计量精确性，确保油品来源渠道的合法性。对于因油品质量问题导致的经济损失，站方需承担赔偿责任；如引发严重后果，将依法追责。

五、车辆定点加油服务程序

(一)免费办理IC加油卡

我司提供车辆加油采购的IC卡结算服务，每辆车配备一张专属卡片，并由我们负责统一免费办理。同时，我们将免费赠送读卡器以方便使用。

该投标项目包含以下组成部分：1张主卡和若干张副卡，以及1个配套读卡器。主卡作为管理工具，每个单位配备1张，主要功能包括：调整副卡数量、管理资料、分配和划转资金至副卡，以及查询所有副卡的加油记录，同时亦可用于加油操作。副卡则针对每辆车设计，仅限加油使用。读卡器具备实时查询各个加油卡资金余额的功能。

加油卡具备6种限制功能：

车辆识别：加油前须确保车辆号码与卡片内登记的信息完全吻合。

此卡具有地域及油站限制性，即仅适用于特定区域或特定加油站的加油服务。申请启用此功能的用户需明确指定相应的地区或加油站名称。

3.限每天加油次数；

4.限每天加油金额；

5.限每次加油量；

该卡仅适用于指定油品，加油时必须选择卡内预设的油品种类，对于非限定的油品，加油机将不会受理加油操作。

采购单位在遵循自身管理和实际情况的前提下，可酌情选用上述功能，其中限车号功能是强制性的，旨在预防非公务车辆加油的情况发生。

(二)加油卡结算和充值

采购单位与定点加油机构的加油费用结算采用非现金方式。加油卡需预先存入资金方能启用，未充值则无法使用。各采购单位可根据需要随时携带主卡至任一发卡网点进行充值，并可在该网点获取相应的发票。充值操作完成后，还需在发卡网点将充值金额分配至各个副卡账户，以便副卡得以正常使用。

(三)加油情况统计

每月10日前，需提交上一月份公务车辆的加油详细清单，以此作为XX单位、团体组织的对账凭据，并同步向XX单位呈报关于车辆加油信息的月度报告。

六、燃料规格与计量设备规定

1. 所提供的油品需严格遵循国家的技术规格与质量规定，确保品种完备，并具备合法的、符合国家标准的供应途径。我们优先采购国家定点炼油厂生产的汽油和柴油，采取定期送检的方式，即主动将燃油送至检验机构进行检查，或接受质量监督部门的不定期抽检。我们坚决执行现行国家燃油品质标准，以保证燃油的高质量和可靠性。

确保加油设备及计量器具的法定周期性检测得以严谨实施，且经市技术监督局适时进行鉴定认可，从而保证计量精度无误。

七、人力资源与设施配备详细规划

确保员工配置充足：所有加油站工作人员需接受专业培训，系统学习石油商品与加油设备知识，全面掌握业务操作规程，并熟习加油站管理规定。同时，设立专（兼）职计量岗位，由其专门负责加油站的计量管理工作。此外，计量人员需接受相应的计量业务知识专业培训，以保证工作专业性。

加油站的设计与施工严格遵循了《汽车加油站设计与施工规范》(GB50156-2012)以及《电气装置安装工程爆炸和火灾危险环境电气装置及施工验收规范》的各项规定。

八、承诺优质服务

我司将以双方合同约定为依据，全面履行合同规定的责任与义务，确保所提供的加油服务与管理质量达到并超越谈判文件中承诺的标准。我们致力于全天候24小时不间断服务，并将强化全程的安全管理，这是我们的共识与追求。为了实现这一目标，我公司将依赖全体员工的辛勤付出，结合科学的管理体系和完善的规章制度，确保其实施。安全工作被赋予首要地位，由公司高层领导亲自督责，并将其纳入各级员工的绩效考核指标，实施严格的评估。此外，公司与各部门及个人将签订详尽的责任书，明确各自的责任界限。

承诺在整个服务期间，我们将持续提供采购方专享的燃油价格优惠。

建立严格的公务车辆定点加油管理制度，强化内部监控与制约体系，以保证燃油品质和提供优质服务。

3.所辖加油站提供24小时加油服务。

加油站严格执行加油卡设定的限制规定，确保加油过程中车辆信息与加油卡绑定数据的一致性。

所有加油站的结算严格按照实际加油量执行，禁止使用加油卡进行购物兑换，如油票、现金、物品获取，以及为非本车辆或在站外进行加油的行为。

如采购方在加油或使用过程中遇到燃油品质问题，我公司将迅速响应，在24小时内派遣专业人员调查并确定问题根源，同时明确经济损失的评估、赔偿责任的界定以及具体的赔偿金额。

九、项目监督与管理体系

在实施定点加油任务时，采购方有权对定点加油服务机构及其下属的定点加油站的价格、服务质量以及履行合同的情况进行监管和管理。

第三节 详尽的项目管控策略

为了在全国范围内持续优化资源配置，提升运营效率，降低运营成本并实现资源的最大化利用，我公司现决定实施深入的内部精细管理制度。

一、强化安全策略与管理原则

企业的生存与发展根基在于保障安全，始终秉持"安全至上，预防为先，综合防控"的管理原则。这一方针贯穿于企业安全生产的始终；遵循"治标与治本相结合，以治本为主"的基本策略，严格执行安全生产相关法规，着力夯实车辆加油作业的安全管理基础，强化安全防护措施，积极推动企业安全标准化进程，全面贯彻安全生产责任制，确保持续稳定的安全生产局面。

二、明确项目目标与期望成果

(一)安全生产目标

本计划紧密围绕行业发展的核心理念——"安全发展", 坚守"安全第一，预防为主，综合治理"的基本原则。以推进安全文化建设、强化法制建设、明确责任担当、应用科技创新及加大安全投入为关键策略，建立健全规章制度，坚决履行企业的安全生产主体职责。确保行业管理部门的安全责任书目标得到有效实施，旨在实现经济效益与安全效益的双重提升，推动企业的可持续稳健发展。为此，我们特此设定明确的安全生产目标：

1.死亡和重伤事故为零；

2.职业病危害事故为零；

3.重大火灾、爆炸、环境污染事故为零；

事故造成轻微损伤（直接经济损失额不超过3000元），其发生频率控制在2%以下

5.安全隐患整改率达95%；

确保所有安全设施及设备的完好率不低于95%。

所有安全管理人员及特种作业人员已实现持证全员到位，确保了100%的上岗率。

实施每月全面的加油站安全隐患检查，确保隐患整改率百分之百完成。

确保每月举行一次全员参与的安全生产工作会议，严格履行到会规定。

(二)精细化管理目标

通过实施精细化管理理念与技术手段，强化企业内部管控，优化协同作业流程，旨在全面提升企业的运营效率与综合效益，实现精准精细、务实的工作目标。

1.精：做精，追求最佳、最优；

2.准：准确、准时；

致力于精细操作：深入细化工作内容，严谨管理细节，严格把控流程环节。

确保执行：着重于管理层的要求、规章制度及责任的实施与落地。

三、创新与发展策略

实施卓越管理体系，强化基础运营，深化管理流程，有效利用先进的管理体系工具，积极推动精细化管理的深化，从而实质性提升企业的执行力度。确保所有管理举措均紧密围绕一流的汽车加油服务公司的战略愿景进行聚焦。

传统服务行业的卓越表现为社会创造了显著价值，致力于为消费者提供优质多样的服务。秉持用户中心理念，依托社会实践的广阔平台，我们倡导共同创新与开放创新，以此提升服务质量，更好地服务于广大用户及采购机构。

四、创新的管理策略与实践

企业管理的核心价值在于，它促使企业的战略规划得以在各环节顺利实施并产生实效，同时是强化企业整体执行力的关键路径。为了更有效地支持本项目，我司承诺在本次项目实施过程中全面践行公司的管理理念，具体内容如下：

(一)决策保证

1.定位准确

致力于导入卓越管理模式，其核心目标在于提升组织的经营绩效与实现可持续发展。我们依托系统科学的管理理论，辅以务实高效的管理策略和工具，推进管理改革进程。此举旨在赋能公司有效应对我司面临的市场竞争，进而跃升至更高发展阶段，构建一个不断优化并确保经营质量的卓越管理体系，从而加速实现公司的长远发展目标。

在项目实施进程中，精确把握采购方的详细需求，并据此提出定制化的解决方案，确保满足其实质性需求。

2.目标分解

目标管理体系的精细化追求在于对管理对象进行逐一细分，并将其转化为明确的数值、操作流程与职责划分。确保每个工作任务具体可衡量，清晰可见，精准表述，任何问题均配备专人跟进。通过将战略发展规划层层分解并具体落实到个人，明确每个人的绩效导向。

我们专为采购方项目设立项目服务管理团队，对本项目的各项任务进行精细分工，并明确各级管理人员的责任，以实现对采购单位的优质服务保障。

(二)规则基础

精细化管理：一种集管理理念与技术于一体的策略，其核心在于通过体系化的规则细分和深化，确保组织各部门、环节间的精确配合、协同运作及高效执行。规则构成主要包括流程设计、操作程序、岗位职责以及规章制度四个方面。

追求全面系统：确保每一项工作、每个岗位的责任均遵循明确的规程。

1.流程系统

实施定期的管理流程评估与优化，针对发现的问题，责成相关人员进行深入研究并制定改进措施，以确保管理流程的合理性、精炼性和高效能。

2.程序具体

遵循精细化管理的导向，我们致力于优化各类标准，明确并量化工作目标与内容，提升其实操性。通过采纳员工的智慧，坚持以系统性和细致性为指导原则，我们将对操作岗位的作业标准和管理岗位的工作标准进行复审和确认。

3.制度约束

方法：运用激励与规约机制确保岗位遵循既定流程步骤。

首要步骤是评估并确保现有制度的效力，通过系统性的清理与审查机制来实现制度的重确认。

其次，强调严格的制度执行。通过建立详尽的责任连带追究体系，依据明确的'责任追究机制'，对直接责任人、相关责任人以及连带责任人进行追踪问责，以此增强企业的执行力度。

在固守常规的前提下，寻求创新与灵活性，实现持续优化。

第四，固化。经优化后固化，加强制度完善。

企业确保所有业务活动严格执行制度规定，每个业务环节均需细化至具体的业务流程。明确各岗位职责，实施岗位与流程之间的相互监督，遵循‘一流程一制度，一岗位一规定’的原则，致力于培养员工对精细化管理制度的深入理解和专业素养。对于因岗位疏忽导致的失职行为，将对相关责任人进行责任追究。同时，定期对规章制度的执行情况进行抽查与考核，以强化制度执行力，避免出现有章不依或制度执行流于形式的现象。

(三)训练方法

1.意识养成（统一思想，提高认识）

当前首要关注的三大意识提升包括：深入领悟精细化管理的丰富内核，强化思想上的高度重视，提升对其实质的认知，并确保行动上的一致性和工作的积极性。

阐述规则养成的具体内容与制度规定细则

(2)服从意识。不找借口，服从领导安排。

(3)团队意识。拥有企业归属感。

第二章 详细阐述的项目管理规定

第一节 行政管理规定

一、办公室管理制度

积极执行上级指令，严谨地遵循公司的管理规定和指导，确保行动与决策的一致性。

2.恪尽职守，认真履行各部门工作职责。

3.按时上下班，不迟到，不早退。

3.工作时间坚守工作岗位，不得随意窜岗。

维持办公环境宁静，严谨遵守禁食零食的规定，确保个人行为不影响他人的正常工作进程。

提升个人品性，秉持自尊与自爱。注重形象仪表，实践文明举止，珍视并尊重他人劳动成果，维护环境卫生，坚决杜绝随地吐痰和乱扔烟蒂、废弃物。

员工应严格遵守工作时间规定，专注于公务事务，禁止在工作时间内进行私人通话、处理私事以及参与非生产性娱乐活动。对于私人探访，原则上仅限于特殊情况下的接待安排。

致力于深化专业研究，提升技术能力和工作效率。

严谨履行岗位职责，确保按时高效地完成上级交付的各项任务。

二、员工招用与培训教育制度

在员工招聘过程中，坚持践行性别平等与民族平等的基本理念，对于特定工种或岗位，如若有针对性别、年龄等特殊要求，将遵循相应的规定执行。

员工录用秉承全面评估、选拔优秀、倡导德才兼备的方针，遵循内部优先晋升后再行外部招聘的策略，确保仅录用符合条件的候选人。

在申请我司职位时，员工通常需满足年龄不少于18周岁，身体健康，并符合对应岗位的录用标准。

在申请我司职位时，员工应确保已与原用人单位依法解除或终止劳动关系，并务必真实准确地填写《员工登记表》，禁止提供任何虚假信息。

在员工入职申请阶段，所有提交的身份证及学历证明等个人证件须确保真实无误，严禁借用或伪造以欺诈公司。在录用过程中，公司严格遵守政策，不向员工索要任何形式的押金（物品），并且不会扣留员工的身份证、毕业证书等重要证件。

公司秉持对员工能力提升的高度重视，依据员工的个人素质和岗位特性，实施多元化的培训策略，包括岗前预备教育、职业技能培训以及在职深化学习，旨在培育员工的专业自豪感与职业伦理素养。

员工的职业技能培训经费及其在员工违约情况下的赔偿规定，将在劳动合同中作专项条款明确约定。

公司采用试用期安排新入职员工，其长度依据劳动合同年限划分： - 劳动合同期限在三个月至一年的，试用期最高为一个月； - 劳动合同期限在一年至三年的，试用期最长为两个月； - 超过三年的劳动合同，试用期则不超过六个月。试用期被视为劳动合同期限的有效组成部分，计入本公司的工作年限计算范畴。

三、考勤、请销假管理制度

为确保加油服务的有序进行并提升各项目部的纪律意识，本制度依据加油站的实际环境而设立。考勤规定在强化劳动纪律、维持生产和工作秩序、提升工作效率以及优化企业管理方面发挥着核心作用。所有员工应深刻理解其重要性，并自愿且严谨地遵循这一制度。

考勤与请假管理制度作为激励与惩处的基准，要求各班级办公室配备专职考勤员，他们需严谨记录每日出勤情况，确保信息的真实无误，严禁任意篡改。

员工请假需提交书面申请——请假条，并遵循逐级审批程序。一日内的请假经班室主管审核批准，三日内的请假需获得主管领导的审批，五天及以上的请假则需总经理的确认。任何未经许可的擅自离职将被视为旷工行为。

请假申请须附上医疗机构的医疗证明，病假三天内的审批权限归属直接主管，超过三天则需经总经理审阅并批准。

考勤管理由综合办公室执行，要求各部门需在每月5日之前，提交上一月份经部门领导审批并亲笔签名的考勤表及请假申请。各部门需提供两份复印件，一份留存内部，另一份供综合办公室存档备查，以便核算并发放当月的基本薪酬与绩效奖金。

在定点加油项目的高峰期，员工每月可享受两天轮休，超出部分将相应扣除绩效薪酬。

员工应严格遵守上下班时间，综合办公室将实施随机性的考勤监督。对于每月累计迟到早退超过三次的行为，将视同一天事假处理，并依据规定削减相应的绩效薪酬。

第二节 项目合同管理制度

为了确保项目合同管理的有效性，防止潜在错误并提升经济效益，特此依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，并充分考虑项目的实际状况，制定本管理制度。

一、合同的签订

总经理或副总经理应与相关业务部门主管共同参与合同谈判，严禁任何单方面私自进行合同洽谈。

任何合同的签署必须严格遵循国家法律、政策以及相关规章制度。在进行对外合同交易时，唯有经正式授权的法人委托人，持有有效的法人委托书，方具备代表企业履行职责的资格，其行为将直接对企业责任承担起到决定性作用。

在签署合同之际，务必审慎调查合同相对方的详细信息。

在合同签订过程中，务必遵循'平等互惠、协商达成共识、等价交换'的基本准则，以及'追求优质、价格合理、择优选择'的签约方针。

所有合同，除非即时清算，否则必须采取书面形式，并且必须采用标准化的合同模板。

合同应明确规定并详细阐述各当事方的权利与义务，确保文字表述清晰、精确无误。

在合同的核心内容部分，首要关注的是明确列出双方的完整名称、确立签署日期以及记载签约的具体地点。

正文详细列明：服务的详细名称、技术规格与品质要求、项目规模与数量、适用的包装标准、工作成果的交付期限、明确的交接地点以及验收程序、定价条款，以及任何违约责任的明确规定。

在尾部条款中，强调合同必须以专用章确认，标准做法是排除使用公章，绝对禁止采用财务章或业务章。请明确标注合同的有效期限。

任何人在代表公司签订合同时，其首要目标必须是保障公司的合法权益和提升经济收益。任何试图假公济私、损公肥私或谋求私利的行为均被严禁。对于违规者，将依法予以严厉惩处。

审批权限划分如下： - 合同金额在XX万元以下的，由总经理负责审批； - 超过XX万元但不超过XX万元的合同，由董事长进行审批； - 对于XX万元以上的重大项目，需提交至董事会进行决策。

合同的起草与办理，原则上由部门负责人负责，先由其拟定初稿，然后根据合同的价值，按照权限逐级进行审批，直至达到相应的合同审批权限。对于涉及重大事项的合同，务必咨询法律专业人士的意见。

11.合同审批内容包括：

合法性审查：确认双方当事人在合同订立与执行过程中是否具备相应的权利能力和行为能力；同时，合同条款是否契合国家法律、相关政策及本单位规章制度的要求。

1. 合同完备性：条款设定是否完整详尽，各方权利义务是否明确具体，文字表述是否准确无误。2. 合同执行可行性：双方尤其是对方是否具备充分的履行能力与条件；预期的经济效益与可能面临的风险评估；合同未能正常履行时可能产生的经济损失预估。

合同在遵循法定程序或根据实际需求，需经上级主管机关的认可与审批，或者提交工商行政管理部门进行验证，亦可选择由公证机构进行公证。

二、合同的履行

合同一经依法确立，即具有法定约束效力。所有相关环节及人员均需坚守"重合同，守信誉"的准则，严格履行合同条款所规定的各项责任，以保障合同的顺利实施和完成。

合同履行完成的依据，应当依据合同条款或者法律法规的规定。在缺乏明确条款或法律规定的情形下，通常参照的标准包括物资交付完毕，项目通过验收，款项结算已了结，且不存在未解决的交接事务。

作为总经理、副总经理以及财务部门及相关管理人员，应当保持对合同执行状态的持续关注与了解，一旦发现任何问题，应立即采取措施解决或上报。如因未能及时处理导致合同无法履行或执行不完全，将对相关人员的责任进行追责。

三、合同的变更、解除

在合同执行进程中，遇到挑战时，应优先采取所有必要措施来克服障碍，确保合同的顺利履行。若因客观人力难以克服的因素导致需对合同进行变更或解除，应当在法定时限内与对方当事人进行协商沟通。

在面对对方当事人请求变更或解除合同的情形下，本公司应始终坚持维护自身合法权益为原则，严格把控决策

任何变更或解除合同的行为，必须严格遵照《中华人民共和国民法典》的相关条款，并在公司内部履行相应的法定程序。

按照本制度的规定，变更或解除合同的相应手续必须遵循审批权限与程序的要求进行操作。

任何变更或解除合同的行为必须采取书面形式，具体包括双方当事人之间的通信文件，如信函、电报或电传，口头约定将被视为无效。

在变更或解除合同的协议未经达成共识或官方审批前，原合同的效力和履行义务依然有效，除非出现特殊情况并经双方明确协商一致做出例外规定。

当事人在合同变更或解除过程中若导致利益受损，除非法律明确规定可免责，否则应当承担相应的责任，并确保在相关协议书中详尽注明。

任何以变更或解除合同为借口，实则谋取私利、滥用职权的行为，若涉及损害公共利益、个人私利的现象，一旦查实，将予以严厉惩处。

四、合同纠纷的处理

1.合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国民法典》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

纠纷的处理由相应的业务部门及法律顾问共同负责，经办人员需对纠纷解决全程担责至最终结论。

基本原则如下：纠纷解决应以事实为准据，法律为尺度，若法律法规无明确规定，参照国家政策或合同约定的条款执行。

纠纷解决策略主要依赖于双方的友好协商。在纠纷出现后，我们应迅速与对方展开沟通，坚持在保护本公司合法权益的同时，充分尊重对方权益，通过相互谅解与妥协，寻求共识，从而顺利解决争议。

在处理因对方责任引发的争议时，务必坚守原则，确保我方权益不受任何侵害。

在处理由我方引发的任何争议时，我们务必尊重新方的合法权益，并积极主动地担起责任，同时寻求有效的补救措施，以降低我方可能产生的损失。

对于由双方责任引发的争议，务必秉承实事求是的原则，明确问题的关键，以公正、合理的方式寻求妥善解决。

在纠纷管理中，应当强化沟通，保持即时的信息流通，积极履行职责，避免推诿、责难与抱怨，达成共识，协同行动，形成统一战线对外应对。

在法律规定的时效期限内，我们应适时提出合同纠纷，并确保预留足够的时间用于与当事人协商解决，同时不忽视申请仲裁或诉讼的可能性。

当合同争议经过双方友好协商达成共识后，应当确立书面协议，该协议需由双方授权代表亲笔签字，并分别加盖各自单位的官方印章，如公章或专用合同章。

在纠纷解决协议以及由上级主管机关或仲裁机构出具并正式生效的调解书、仲裁书完成后，应当制作若干副本，分发给与纠纷处理和执行相关的各部门留存。各相关部门应指定专人负责文书的执行跟踪或实施。

如当事人未能在规定期限内履行文书中的相关规定，承办人应及时向相关主管领导报告。

如遇对方当事人未能在法定期限内履行已具备法律效力的调解书、仲裁裁决或法院判决，您可以向人民法院提交执行申请。

在向人民法院提交执行申请书之际，相关机构需严谨核查被执行方的履行状况，以避免潜在的错误。在执行过程中，如已达成和解协议，务必制备书面协议，并严格遵照协议条款执行相应的程序。

当合同纠纷的处理或执行任务顺利完成，应立即通报相关部门，并整理相关资料进行归档并备案。

五、合同的管理

财务部统管公司合同，各部门则分别承担各自业务领域的合同谈判、拟定及执行职责。

合同管理工作需建立完善的合同档案及台帐，并严格遵循《档案管理制度》中的规定执行。

第三节 健全的项目文档管理规定

为确保车辆定点加油项目的档案资料管理得到有效提升，以充分发挥其作为公司各项工作存档凭证及便捷查询的价值，特此根据相关法规与条例，制定本制度。

一、档案管理人员配备及职责

(一)人员配备

主要人员配备表

职务	姓名	持何种资格证件		已承担项目情况
		证书名称	级别
共计人数

(二)岗位职责

1.工作人员分工

分管领导：

办公室主任：

项目档案管理员：

兼职档案员：

2.各成员职责

(1)分管档案工作领导

负责领导公务车辆的定点加油项目档案管理事务

审核并制定公务车辆定点加油项目的档案管理制度，同时确保其有效执行与监督。

3)解决档案工作中的实际问题。

(2)主管档案工作办公室主任

1)组织制定档案管理制度，并认真执行。

2)抓好项目档案建设与管理工作。

确保定期对档案管理人员进行法律法规及方针政策的专项培训，以此不断提升其专业业务能力。

(3)档案管理员岗位

监督和指导项目过程中所有文件资料的搜集、编排、归档及档案管理活动。

统筹负责各类项目档案及相关资料的集中统一管理。

确保依法依规遵循档案工作的各项法律法规及国家方针政策，系统建立和完善档案室的管理体系与规章制度。

实施档案的系统化管理，深入掌握所收藏档案的详细情况，积极推动其利用价值，全面服务于项目的各项进程。

5)办理领导交办的其他档案业务工作。

(4)兼职档案员责任制

负责档案管理工作的各个阶段，包括文件材料的搜集、分类整理、成卷以及后续的归档流程。

承担档案信息的微机录入与管理工作，推进信息化进程的高效运行。

3)办理领导交办的其他档案业务工作。

3.档案室工作职责

确保遵循并严格执行上级关于档案工作的方针与政策，严格恪守各项档案管理制度，为此项目定制相应的档案工作规程，并切实落地实施。

确保严格遵循公司的保密要求，致力于档案安全与保密管理，切实履行保护企业机密的职责。

规划档案室作业流程，致力于档案目标的高效管理

对各类档案文件材料，依据其不同的归档类别进行系统性的搜集、整理与鉴定，确保按照各分类的特定规定及时完成归档工作。

致力于新接收档案的高效归类与入库管理，积极推动档案信息资源的开发利用；全面了解并掌握档案室各类档案的存储详情，确保检索服务的及时准确无误。

确保各类档案的传递、废弃与统计数据的准确性和时效性管理工作严谨高效地执行。

确保严格遵守档案室的查阅（借阅）规定，有序开展档案的查阅与借阅流程，以便及时为相关部门提供所需的档案信息及相关详情。

承担档案室仓库的日常管理职责，严格遵循八防规定，确保档案库房的安全与清洁。

致力于深化专业素养，定期总结实践经验，从而提升服务品质。并确保高效完成领导交付的各类档案业务任务。

二、档案资料管理的要点

任何重要的档案资料转移都须经由负责人或者其指派的接收人进行验收，完成相应的交接程序后方可实施分卷归档。

2.档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。

1. 借阅流程严谨：所有档案资料需经过借阅登记，归还时需经过详细审核与检查。如发现有任何轻微破损，应及时进行修复。对于严重损坏的情况，将对借阅者进行责任追究。 2. 管理监控：档案管理人员需定期核查借阅记录，确保及时回收在外的文件，以防止因管理遗漏导致文件遗失。

档案资料的管理执行严谨的评估机制。鉴定档案的效力、废弃状态以及保存量等关键事宜，须由负责人或其指定人员担纲，确保决策的权威性。每当文件状态发生变更，应及时更新目录的相关信息，以确保查阅者能迅速获取有效文档。

档案资料管理应遵循严格的'七要素防护'原则，包括防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防资料品质劣变及防高温。设施配备上，需确保安装有高效的灭火设备。针对潮湿气候，需妥善安置吸湿剂如生石灰。档案管理人员需定期执行检查与维护，确保档案环境始终满足规定标准。

采用多样化的存储介质，包括计算机硬盘、磁带（如录像带与录音带）、胶片、图片、图表等，并对应采取适当的保存与保管措施。

致力于电子化转化各类档案资料，以提升其便捷检索与高效利用的便利性。

按照规定，专人负责对电脑文件进行子目录式的精细分类与管理，同时实施定期清理，确保无过期失效文件留存。

根据文件的特性和重要性，我们对文件进行有序分类，并生成详尽的文件索引。每当文件状态发生变化，务必迅速更新目录中的相关信息，确保查阅者能够迅速定位所需的最新文件资料。

档案的审核与判断职责由管理部门经理或特定指派人员承担，他们将对档案的合规性、废弃状况、复印件数量、存档时限及存档总量作出专业判断。未经正式授权，任何人均不得擅自决定这些事项。

档案依据性质进行细分，根据内容分类并依次赋予编号，实施详尽的记录与编目，制作专业目录，存储于专用档案柜中。为了工作便捷，可考虑设立部门开放式档案查阅区域。

三、档案管理流程

为确保项目文件档案的完整、准确与系统性，特此制定一套严谨的档案管理流程，旨在规范文件收集与归档程序，遵循项目要求并为管理体系的有效运行提供充分的证据支持。

1.档案资料的收集

项目档案管理员的主要职责在于搜集日常工作中产生的合同及相关文件资料，并编撰《文件（合同）管理记录目录》。

对于项目文件及合同等重要资料，档案部门需确保其原件的妥善保管，随后有序整理，随之编制详细的《移交目录》。每季度，这些资料将由档案部门递交给公司行政部进行交接。

(3)档案借阅

为确保档案借阅流程的严谨性，需完成相应的借用程序，填写《借阅审批单》。档案原件仅限于公司内部使用，禁止携带离境；如确有特殊需求在外查阅，须经相关领导依据权限审批同意。

档案外借通常限于复印件，如需借阅原件，需经由经理审批。归还档案时，务必当面逐一核对，如遇遗失或破损情况，应立即向直接上级报告。

档案借阅完成后，应及时归还。如若超期，需重新履行相关程序。

借阅档案者应当妥善保管，严禁私自进行涂改、玷污、勾勒、裁剪、抽取、解构、替换、摘录、影印、复印或摄影行为，禁止转借或任何形式的损害。

(4)档案销毁

在对已丧失使用效益的档案进行销毁操作时，务必遵循以下程序：首先，提交一份详细的销毁申请报告；其次，编制销毁清单；最后，经由项目经理审批。只有在获得审批通过后，方可执行档案销毁工作。

销毁作业实施时，应由行政人事部门指派不少于两名的监销人员进行监督，并在销毁清单上签字确认。销毁完毕后，销毁清单与相应的批准文件需一同归档，永久妥善保管。

2.档案管理细则

(1)档案资料的归档范围

1)国家、地区、部门有关文件；

项目所接收的官方文书，主要包括来自于政府部门的与本项目相关的法规、规章制度、行政命令、决策、决议、指令、规划批准文件以及各类资格证书等

3)各种技术标准、规范、规程等；

4)项目领导的批示、指示等；

涵盖一系列关键会议文档：公告、决议、总结、领袖致辞、典范发言、会议概要以及详实的会议纪要。

涵盖项目进度跟踪的各种文档，包括进度报告、工作总结、工作日志及工作备忘录。

涵盖项目的工作规划、执行与考核评估报告、工作总结、统计报表