文件运输解决方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

一、创新技术解决方案

(一)优质服务与实施策略

1.定制化服务提案

(1)项目重难点及解决

档案库房构建并非单纯的物质构建，它要求整合财务资源、物理设施、馆藏规模以及增长需求，以此为基础制定出科学的规划实施方案。档案迁移并非仅局限于库房空间的迁移，其内涵涵盖了对内部档案的有序规划、严格的安全保秘等多个环节。实际上，档案库房的建设与迁移是一项庞大且复杂的工程项目。在实施前，必须预先进行详细的设计规划，依据单位的具体情况定制切合实际的操作策略。在建设与迁移过程中，预料会遇到各种挑战，因此需相应地制定出妥善的问题应对措施，以确保档案库房建设项目顺利进行并优化其管理流程。

一、项目重难点

档案库房建设与搬迁的关键挑战主要包括：  1. 遗失风险：传统的档案管理导致大量纸质档案累积，搬迁过程中可能面临实体档案丢失的安全隐患。此外，档案的保密性质要求在处理过程中需谨慎，庞大的数量可能导致在依赖外部搬迁公司的过程中出现泄密风险。  2. 基础设施保障：新库房的防潮措施以及空间设计合理性，是搬迁前必须审慎确认的关键要素。  3. 时间安排：档案库房的迁移应考虑天气条件，推荐在晴朗天气进行，以避免雨雪天气对纸质档案造成的潜在损害和无法弥补的损失。  鉴于以上问题，相关单位部门应高度关注并采取相应措施。

二、解决措施

档案库房的设计与构建需严格遵循国家及行业的建筑标准，并兼顾单位特定需求，确保其功能完备且安全防护到位。选址时务必避开易燃易爆及污染、腐蚀性气体区域，优选地势高、环境干燥、排水顺畅之地。新建档案库房内不仅需配置完善的防火、防潮和防辐射设施，还需特别关注防备如老鼠和蚂蚁等潜在的有害生物对档案的危害。同时，应配备高效温湿度控制系统，以确保档案长期保存条件的稳定。  对于档案工作的保密性质，必须对档案库房实施严密的安全管理，包括安装先进的监控系统，实施全方位的现代化防护措施。此外，库房应装备高强度防盗门，以保护档案信息免受非法侵入。总体而言，档案库房建设应全面契合国家关于'三铁'与'八防'的严格规定。

在档案库房迁移项目中，首要关注的是迁移时机的选择，需确保在晴朗天气下进行，预先应对可能发生的突发情况，制定应急计划。迁移前，新库房务必经过彻底清洁并保持至少两个月的通风，实施必要的防护措施。鉴于庞大的档案量可能导致人力不足，需委托信誉良好、人员素质高且设备齐全的专业搬迁公司。在合作开始前，务必确保档案保密，签订保密协议。考虑到迁移过程的延续性，档案工作者需对档案的重要性和使用频率进行分级，按序进行操作，尽量减小对查阅工作的干扰。同时，可借助现代科技手段对档案进行数字化处理，便于迁移期间的信息检索。迁移结束后，全面清点所有档案，确保无遗漏、安全抵达新库房，杜绝档案丢失的风险。

在档案库房的建设和迁移过程中，档案管理部门需与各部门保持紧密协作，共同研讨并制定详细的迁移计划，协同调配资源，以确保库房迁移任务的顺利实施和圆满收官。

在档案迁移过程中，关键环节包括有效协调各方资源，科学规划时间表，审慎甄选搬家公司。同时，务必确保档案实体的安全无虞，并极力防范信息泄露风险，以顺利实现档案馆的建设和迁移任务的高效完成。

(2)项目整体服务设想

一、项目概况

(一)实施详尽的档案核查、标识、编号、校验、记录过程，并确保其整洁整理。

(二)实施档案的安全转移存储过程，包括：档案的剔除上架、封装于专用箱体、施加封条、详细核查、有效运输以及谨慎搬运等环节。

(三)对入库档案进行全面消毒；

(四)对新地址库房档案排架进行科学规划；

(五)实施对从新地址库房转移至本馆的档案资料的整理上架与有序排列。

对新地址内的实体档案进行张贴规定标签。

我司承诺完成档案的下架处理，随后进行打包封装，搬运至指定的接收地点。到达后，我们将负责档案的拆封并重新上架操作。

二、第五章技术要求中详细列出了档案及相关的物品搬运、运输和陈列服务内容。

三、服务保障周期：自合同生效之日起一年内，服务期满前十个工作日，我们将确保提供不少于二十份的本项目服务满意度调查问卷。

四、服务地点：采购人指定地点。

五、质量标准：需严格遵照国家、行业及地方所设的权威验收规范，确保满足采购方的使用需求。

五、服务标准及要求

1、服务内容

(1)档案的全流程管理涉及装载、运输、以及到达目的地后的卸载与有序放置等环节。

(2)本工作涉及档案的专门搬运与陈列，包括但不限于物品的搬运、上架操作，无需借助交通工具进行运输。

(3)在服务期满前的十个工作日内，我们将确保提供不少于二十份的项目服务满意度调查问卷。

2、主要搬运路线

(1)起点位置：华尔贝大厦（位于五华区，配备电梯设施）

目的地详情：位于昆明市呈贡区中豪新册产业城G区1号楼（配备电梯设施）

(2)出发地点：西山区前景路泽惠园小区11、12幢（无电梯）到达地点：呈贡区中豪新册产业城G区1幢（有电梯）

(3)位于昆明市官渡区春城路266号的市不动产登记中心官渡登记处在二楼，但请注意，该楼层未配备电梯。

目的地详情：位于昆明市呈贡区中豪新册产业城G区1号楼（配备电梯设施）

(4)登记地点：位于盘龙区交三桥的市不动产登记中心盘龙登记处，设施完善，备有电梯方便前往。

目的地详情：位于昆明市呈贡区中豪新册产业城G区1号楼（配备电梯设施）

(5)起点位置：位于昆明市呈贡区呈祥街515号惠景园地下广场（配备电梯设施）

目的地详情：位于昆明市呈贡区中豪新册产业城G区1号楼（配备电梯设施）

(6)其他少量昆明市主城区内搬运点。

3、服务期限：合同签订之日起一年内。

4、服务要求

(1)每车配备人数不少于3人（含司机）；

(2)提供服务的车辆可全天24小时进城；

(3)供应的车辆型号为小型厢式硬顶货车，具备良好的防水密封性能。

(4)在提交用车申请的当日，确保次日能够如约准时抵达指定位置。

二、项目要求

(一)工作要求

1.档案的盘点工作精细入微，确保统计结果既客观又精确且全面无遗漏。

2.确保档案迁移过程中的安全性，目标是实现档案的零遗失、无损毁、严格保密。

3.科学构建档案管理体系，确保全宗分类有序，排列井然，充分利用空间

(二)工作人员要求

1.全程监督过程中，监督检查人员严谨执行清点、核查、登记、装箱及搬运各环节的操作规程。

2.统计结果由清点统计人员与监督检查人员进行双重核查，遇到问题能迅速妥善处理。

3.确保所有工作阶段严格遵守无烟火规定，同时监督项目执行方人员履行禁烟职责。

三、项目内容

(一)整理并装订齐全的档案迁移清单，确保封条上清晰印制并加盖公章，同时预先准备备份。针对新库房，需进行全面的统筹规划，依据档案全宗的原则进行科学的区域划分与布局设计。

(二)在档案移库前，需实施详尽的档案盘点作业，包括逐一清点、核查、记录并装箱，确保物品按照出库序列有序排列。

(三)工作人员与运输车辆的配置决定当日档案移库的工作量，确保操作过程平稳且有条不紊；在出库运输阶段，完成装箱登车后，档案将遵循预设路径，安全无误地运抵新档案馆的指定收纳区域。

(四)档案的迁移至新址需遵循以下流程：首先，搬运人员有序地卸下档案箱，然后逐一搬运至预先规划的存储室。在每个箱子都经过详细清点核对后，确认与原有出库数量相符，再由工作人员将其上架存放。

四、成立项目小组

设立专门的XXX迁徙工作指挥部，全面统筹指导XXX档案迁移工作。

五、项目人员

(一)移库准备工作组

1.准备好各类表格单据，装订成册，备用。

2.我们遵循严谨流程，首先进行全面的档案盘点与核查，与贵方充分协商并依据实际情况，定制相应的管理措施。在盘点过程中，务必详实记录各项服务细节，并完成各类工作表格的填写。盘点统计完毕后，将编制最新的统计报表，专门就盘点结果进行汇报，并对发现的问题进行深入剖析，从而提出针对性的管理优化方案。

3.针对特殊尺寸、实物以及特种载体的档案，应依据盘点结果专门设计配套的存储设备，如定制标签、封装带、出库记录手册及详细登记表格。同时，确立明确的档案调拨编号体系，以确保信息清晰，防止混淆发生。

4.安排两人协同完成商品下架的清点工作，随后进行详细登记并监督装箱过程，同时确保粘贴相应的标签和封条。为了提高效率，我们建议根据时间安排进行分批操作。

5.制定严谨的档案打包与封装程序，明确搬运作业的步骤顺序。在搬运过程中，应对突发降雨情况预先设定应急方案，确保搬运工作的高效且时间控制在合理范围内。

6.组织人员配置与培训：涵盖仓库盘点员、核查员、记录员、装卸工人、押运人员、货架操作员以及驾驶员等各类角色。

7.在构建新库房的过程中，应实施综合规划，依据档案全宗单元进行空间布局。针对每个全宗，根据历年产生的档案量、增长速率以及预计的存储期限，精确预估档案所需的预留空间，从而制定出档案陈列与上架的全局性规划蓝图。

(二)出库管理工作组

1.按照前期设定的搬运流程，包括移库准备工作组的清点、装箱及物品定位操作规定。

2.遵循类别、全宗、年度及案卷流水号的顺序，实施如下操作流程：首先，对文档进行有序下架并搬运出库，紧接着进行装载车辆的工作。在此过程中，需由专人负责在装载地点进行详细记录并监督，其记录的数量需与先前的入库平架登记核对无误后，方可准予启程运输。

3.档案箱（盒）在出库过程中需逐一编号，按照编号顺序整齐装载于运输车辆上。

4.档案出库应办理出库手续：

5.搬运作业完成后，相关人员应在其负责搬运的档案箱（盒）上以及相关登记簿上进行签字确认，以落实职责归属。

6.负责盘点的人员需陪同车辆前往新的地址，并同步执行入库作业。

7.在盘点或出库操作中如遇到问题，应立即向相关人员报告。

(三)运输过程管理工作组

1.在装载档案箱前，务必与出库管理人员进行交接，并完成相应的登记程序。

2.在获取气象台的精确天气预报后，我们将依据无雨的连续晴朗日程，谨慎选定适宜的移库日期，确保操作顺利进行。

3.车辆搬运需遵循预定路线，禁止擅自更改路径。

4.随车人员包括搬运工人、押运人员及盘点登记专员。

5.运输过程中，工作人员应严禁烟火；

6.在执行过程中若遇到交通延误或其他导致路线变更的情况，必须立即向档案馆管理层报告并获取其批准，这一规定需在运输合同中明确规定。

(四)入库管理工作组

1.档案箱（盒）应有序卸载，随后由原始登记及监督责任人X员进行登记操作。

2.搬运过程中，搬运工需在相应的箱子（或盒子）及登记簿上签字，以此明确其职责。

3.在仓库进行登记与盘点，由原盘点人员负责记录并存档的相关资料。

4.配置档案整理人员，依据全宗及案卷编号系统，对现有档案进行有序迁移至新型密集柜，遇到缺失的编号应予以预留空间。

5.在构建新库房时，应实施全面的规划策略，依据档案全宗的特性进行空间布局。针对每个全宗，需基于历年产生的档案量、增长率以及预计的存储期限，精确预估档案所需的预留空间，从而制定出档案陈列与上架的总体设计蓝图。

6.完成上架程序后，盘点人员将进行详尽的核查与确认。

7.完成档案数量核对并确保无误后，盘点人员、上下车登记人员、上架排列人员与搬运人员需依次履行签字确认程序，随后方可离场，并着手办理入库手续。

8.对入库过程中出现的问题及时汇报领导。

(五)档案查阅服务工作组

负责搬馆移库期间的档案查阅工作。

机动组

职责概要：负责提供全面的团队支持，根据各工作小组的进度需求，灵活进行人员增补和资源调配。

五、搬迁移库过程中注意事项

(一)档案出库整理管理工作

在处理部分档案需整理的情况时，务必遵循如下步骤完成出库手续：

1.依据既定的工作进度规划，我们将分期分批地自仓库提取待整理的文档资料。通常情况下，每次提取的文件量应控制在一周的工作负荷范围内，即实行每週一次的出库策略。当然，对于特殊情况，将采取特别的处理程序。

2.在出库流程中，需按照年度与案卷编号的先后顺序逐一清点核对，确保无误后方可办理出库手续。

3.在档案管理流程中，应遵循有序拆箱作业，强化流程控制与任务分工，实施详实的档案服务记录，实时监控并审核档案状况，确保档案流转的透明性，一旦发现任何问题，应立即妥善处置。

(二)档案整理后再入库管理工作

1.完成档案整理后，当务之急是对所有资料进行详尽的核查与汇总，随后办理最终的交接手续。

2.档案整理后应遵循预设的分类体系，明确档案的上架规划与规则。按照时间顺序（年度）、类别及案卷编号进行有序存放入库。所排档案需符合档案管理的达标标准，兼顾档案馆的未来使用和保管需求，并具备前瞻性的设计。入库周期将根据档案整理的实际进度灵活设定。

3.完成入库后，档案的统计与登记记录需与出库环节的相应信息进行核对，确保数据的一致性。紧接着，档案应被纳入检索系统进行详细著录，并在全宗概述中明确标注。同时，还需制作档案存放分布图表，以便于查阅和管理。

4.实施分阶段档案入库交接程序，双方严谨办理交接手续。

七、服务流程

1.规划并确认当天需搬运档案的数量或范围，协同进行档案的盘点工作。在盘点过程中，详细记录任何发现的问题以及最终的统计结果。

2.核查环节中，清点统计人员与监督检查人员协同进行清点情况的核对确认。

3.当清点统计与监督检查出现不符时，清点人员与检查人员须协同进行详尽核查并共同解决矛盾；而在核对无误的情况下，则由装箱人员负责实施装箱作业。

4.完成装箱核对无误后，清点统计人员会实施操作，即对档案箱实施上锁措施，并附加相应的标签和封条。随后，按照搬运的既定顺序和数量，对档案箱进行系统化的分类储存。

5.在移库作业启动后，工作人员按序将物品装车并伴随押运车辆前往新的位置。

(3)项目服务内容

1服务原则

1.有效作业原则

作业的有效性原则强调，实施的装卸搬运活动应严格必要，力求削减非必要的操作，确保只执行有益的工作，避免无效劳动。

2.集中作业原则

优化作业场地布局与作业对象集约。在具备适宜条件时，我们将适度集中那些作业规模较小且分散的场地，以便于装卸搬运设备的配置和效益最大化，从而提升机械化作业效率。

并优化作业流程布局，旨在提升工作效率；同时，通过整合分散的零碎货品，形成规模化的集装单元，进一步增强作业效率。

3.简化流程原则

优化装卸搬运操作流程主要从两方面着手：一是追求时间与空间流程的无缝衔接；二是致力于提升货物承载的灵活性。

4.安全作业原则

在装卸搬运作业流程中，鉴于频繁出现的安全隐患，强调作业过程中的全面安全至关重要。这涵盖了人员安全与设备安全两个主要方面，目标在于极力降低事故发生的概率，保障作业顺利进行。

5.系统优化原则

装卸搬运作业的组织策略首要是追求其合理化的实施，其核心目标在于系统整体的优化。为了实现这一目标，应充分挖掘系统各组成部分的效能，通过评估作业的质量、效率、安全及经济效益等多维度审视装卸搬运系统。

2服务内容

1、下架服务

(1)我司已制定严谨的下架工作计划，明确了各班次的负责人配置、工作人员数量以及详细的人员部署安排，确保每位工作人员对自身职责及下架程序了如指掌。

(2)我司对每一箱档案均编制双份《档案盘点清单》，其详细内容涵盖：日期、编号、文献标识符、档案分类号、移交方、接收方、随行人员及搬运人员等信息。

(3)下架流程为：

①核对《档案盘点清单》：

②按清单将档案依次下架；

③确保档案装箱过程中，每一箱的外部正面和侧面均需清晰标注'箱号'以及'所包含档案的起始与终止档号'。同时，封箱完成后，请为该箱赋予自定义的顺序编号。

④在《档案盘点清单》上签名。

(4)我司配备齐全的下架设备包括：包装袋、包装箱，以及办公耗材如油性笔、签字笔，标识用品如标签，以及包装工具如封箱胶、封箱器和剪刀等。

(5)在下架操作中，务必轻手轻脚，确保档案完整无损。

2、搬运服务

(1)车辆配备标准：需选用专用厢式安保货车，并确保配备备用车辆。运输条件：所有运输车辆必须确保采用密封箱式设计，实施安全无损的运输措施。

3、上架服务

(1)我司已制定严谨的上架工作计划，明确了各班次的负责人、配置的工作人员数量，并详细规划了人员分工与上架操作流程，确保每位员工明确自身的职责及流程要求。

(2)上架流程为：

①核对《档案盘点清单》，

②按清单将档案按顺序和箱号依次上架，

③在《档案盘点清单》上签名。

(3)我司配备有完备的上架所需工具，包括签字笔及剪刀等。

(4)在上架操作中，需谨慎细致地处理，确保档案完整无损。

4、验收服务

(1)在执行搬迁任务时，务必严格遵照国家法律、法规及相关规定，秉持安全与美观并重的原则。务必贯穿实施国家、行业以及地方现有的关于安全、防火、环保、建筑和电气领域的现行标准和技术规范。

(2)在施工过程中，必须坚守建筑物原有的安全与完整性，任何改动必须尊重承重结构的原设计，严禁对外立面造成破坏。对于必要的安装孔洞，务必在搬迁拆迁后恢复至原有的外墙美学标准进行修复。

(3)产品质量需严格契合相应的标准规定，包括质量控制和设计规格的要求。

(4)对于需遵循特定规定使用的材料制品和设备，务必遵照其产品手册中的指示操作。

5、服务对象

项目名称：XXX项目。

采购人：XXX。

6、服务要求

档案迁移乃一项严谨的安保关键任务，任何疏忽都可能导致珍贵资料的流失或损害，从而对国家资产构成威胁。

全宗数量众多，档案数量庞大。档案管理中系统庞大。保存的档案时间跨度大，档案主要是：文书档案、会计档案、声像档案、公证档案等。

鉴于紧迫的搬迁时限与繁重的工作任务，鉴于我单位技术人员资源有限，为确保档案迁移工作的安全、高效进行，我们决定聘请专业的档案迁移服务公司，负责档案的整理打包、鉴定、废弃无用部分及最终的馆藏迁移工作，以实现目标的顺利达成。

(4)项目搬迁程序

1搬迁原则

遵循全局导向：我司团队须树立全面视野及严谨的安全责任感，积极服从整体部署，确保高效、安全并优质地履行所承担的职责，如期达成档案迁移目标，在XXX的整体搬迁进程中保持领先，不落于人后。

保障档案完整与保密：严守档案在搬迁全过程中不遭受任何损坏、缺失、遗失或泄密，切实维护档案安全。

遵循时效性要求：搬迁作业将分阶段执行，以确保在既定时间内顺利完成，并顺利恢复日常运营事务的正常运行。

2搬迁程序

1.为确保顺利迁移，我公司组建了专门的搬迁团队，明确了各成员的工作职责，并实施了责任到人的管理制度。

2.我司特设专责人员，严谨执行库房档案的系统性整理工作。对各类档案逐一编号，细致清点，实施有序的装箱打包操作，确保账物相符无误。

3.实现档案系统集成后的档案整理、装盒、印章应用并完成上架操作。

4.在旧库房退架流程中，首要步骤是整理并按编号装箱，搬迁过程中需实施全程监督，搬迁完毕后则需依照既定顺序逐一重新上架，以确保档案资料的安全无虞。

5.根据新库房的地理位置，我们精细策划了档案陈列区域。在档案转移过程中，我们将实施专人全程监督搬运人员的操作，确保平稳、完整地搬运，并在新库房设立接应人员。

6.完成档案资料搬运作业后，资料将被系统性地集中分类，并进行详尽的检查与登记。如条件允许，此过程可与搬运作业同步展开。

7.档案上架后做好整理、核对和统计工作。

8.在搬运作业中，我们始终坚持提供热情周到的服务，确保物品在运输过程中的完整无损。为此，我们将严格选用符合安全标准及安保规范的搬运设备，将档案准确地运送并存放到指定的位置，进行妥善上架管理。

3搬迁作业原则

1.有效作业原则

作业的有效性原则强调，实施的装卸搬运活动应严格必要，力求削减非必要的操作，确保只执行有益的工作，避免无效劳动。

2.集中作业原则

优化作业场地布局与作业对象集约。在具备适宜条件时，我们将适度集中那些作业规模较小且分散的场地，以便于装卸搬运设备的配置和效益最大化，从而提升机械化作业效率。

并优化作业流程布局，旨在提升工作效率；同时，通过整合分散的零碎货品，形成规模化的集装单元，进一步增强作业效率。

3.简化流程原则

优化装卸搬运操作流程主要从两方面着手：一是追求时间与空间流程的无缝衔接；二是致力于提升货物承载的灵活性。

4.安全作业原则

在装卸搬运作业流程中，鉴于频繁出现的安全隐患，强调作业过程中的绝对安全至关重要。这涵盖了对人员安全与设备安全的双重保障，目标是极力降低事故发生的可能性。

5.系统优化原则

装卸搬运作业的组织策略首要是追求其合理化的实施，其核心目标在于系统整体的优化。为了实现这一目标，应充分挖掘系统各组成部分的效能，通过评估作业的质量、效率、安全及经济效益等多维度审视装卸搬运系统。

(5)档案搬迁方案

1档案的包装

一、包装要求

所有提交档案需采用坚固的包装，确保其具备防震及抗冲击的防护功能，从而确保在运输与搬运过程中的完整无损。

货物的包装将根据其档案特性，采取针对性的防护措施，包括防潮、防霉、防锈和防腐蚀，从而确保货物在运输全程中免受任何损坏或腐蚀，实现安全送达目的地。

采用的包装材料及构造设计具备高度的可再利用性，旨在确保货物在开箱现场后能轻松恢复至原始包装状态。

在包装过程中，我们将充分考量安装现场的环境条件，采取防潮措施进行包装。货物将根据档案的类别逐一装箱，确保分类明确且适宜存储。

各类档案将采取适宜的封装手段，整齐地装入相应规格的储箱之中。

二、包装的标记

确保按照规定程序对货物实施封装。每一包装箱或货物的关键部位将以耐久且清晰的不可磨灭油漆，同时标注鲜明的中英文标识。

※收货人

※发货标记

※目的地

※行李名称、箱号

※毛重/净重（公斤或用Kg表示）

※体积（长·宽·高，以毫米表示）

三、包装的责任

凡因由于档案包装不善或标记不当导致货物损失、损坏或丢失时，或因此起事故时，责任由我方承担。

本项目的所有档案资料将由公司采用符合标准的保护手段进行精心封装，确保其具备优异的防潮、抗震、防腐蚀以及防止粗鲁搬运的能力，从而保障文件在运输过程中的完整无损，顺利送达目的地。

公司承诺对因包装或保护措施不当导致的货物锈蚀、损坏及丢失所引发的任何损失或相关费用，将主动承担相应的责任。

2档案室搬迁注意事项

档案迁移不仅局限于物理空间的转换，它涵盖了对档案室内部资源的全面策划、安全保密等关键环节。档案库房的构建与迁移是一项极其复杂且规模宏大的工程项目。在实施前，需预先进行详尽的规划设计，依据单位的特定条件定制适合的建设项目方案。在建设与迁移过程中，难免会遇到诸多挑战，因此，应对这些问题制定出妥善的解决方案，以确保档案库房建设与迁移工作的顺利进行。

一、档案搬迁面临的主要问题

档案库房建设与搬迁的关键挑战主要包括：  1. 遗失风险：传统的档案管理导致大量纸质档案累积，搬迁过程中可能面临实体档案丢失的安全隐患。此外，档案的保密性质要求在处理过程中需谨慎，庞大的数量可能导致在依赖外部搬迁公司的过程中出现泄密风险。  2. 基础设施保障：新库房的防潮措施以及空间设计合理性，是搬迁前必须审慎确认的关键要素。  3. 时间安排：档案库房的迁移应考虑天气条件，推荐在晴朗天气进行，以避免雨雪天气对纸质档案造成的潜在损害和无法弥补的损失。  鉴于以上问题，相关单位部门应高度关注并采取相应措施。

二、档案搬迁工作注意事项

档案库房的设计与构建需严格遵循国家及行业的建筑规范，并充分考量单位的特定需求，以确保其既满足功能要求又具备高效的安防系统。选址上，应避开易燃易爆区域以及存在污染和腐蚀性气体的地带，优先选择地势较高、环境干燥且排水良好的场所。新设的档案库房需全面实施防火、防潮、防辐射等基本防护措施，同时着重防御如老鼠和蚂蚁等潜在的有害生物对档案的侵害。为了档案的长期妥善保存，库房还需配置温湿度控制设备，确保适宜的保管条件。  对于档案工作的保密特性，建设过程中应强化安全管理，安装先进的监控设施，利用现代科技手段提升库房的安全防护水平。此外，档案室必须安装坚固的防盗门，以保障档案信息的安全无虞。总的来说，档案库房的建设务必契合国家关于‘三铁’和‘八防’的全方位标准要求。

在档案库房迁移项目中，首要关注的是迁移时机的选择，需确保在晴朗天气下进行，预先应对可能发生的突发情况，制定应急计划。迁移前，新库房务必经过彻底清洁并保持至少两个月的通风，实施必要的防护措施。鉴于庞大的档案量可能导致人力不足，需委托信誉良好、人员素质高且设备齐全的专业搬迁公司。在合作开始前，务必确保档案保密，签订保密协议。考虑到迁移过程的延续性，档案工作者需对档案的重要性和使用频率进行分级，按序进行操作，尽量减小对查阅工作的干扰。同时，可借助现代科技手段对档案进行数字化处理，便于迁移期间的信息检索。迁移结束后，全面清点所有档案，确保无遗漏、安全抵达新库房，杜绝档案丢失的风险。

在档案库房建设及迁移过程中，档案部门需与各部门保持紧密协作，共同研讨并制定详细的迁移计划，协同调配资源，以确保档案迁移任务的顺利与完整完成。

3档案搬迁工作方案

一、总体要求

在综合考量各项要素后，我们精心策划并制定科学的搬迁实施方案，详尽规划工作流程与明确具体职责。全体成员通力合作，全身心投入搬迁进程，采用分组执行、责任到人的管理模式，严格遵循时间进度，确保搬迁工作的规范化和有序性。在确保档案、人员及资产安全的前提下，力求高效完成整体迁移，迅速实现新址办公，提前开放服务大厅，并持续优化新址设施，致力于构建一个集多项功能于一体的现代化档案管理新环境。

二、基本原则

1.服从全局原则

员工应积极树立全局观念，提升自我主动精神，无条件接受整体部署，根据职责划分，严谨履行自身职责，协同推进搬迁工作的顺利进行。

2.“谁使用、谁负责”原则

搬迁作业遵循'使用者承担'的指导原则，各个部门需自行负责其科室设备的迁移，个人需妥当处理个人办公物品的搬移事宜。

3、安全管控措施：严守档案完整性，确保搬迁过程中档案不受损坏、无缺失、无遗失，且严格保密，全方位保障人员与资产的安全无忧。

4.按时搬迁原则

我们遵循分阶段的搬迁策略，以确保在规定的时间节点内顺利完成，从而尽早恢复常态化的运营秩序。

三、组织领导

领导小组全面担纲馆局迁移工作的统筹与指导，有效解决搬迁过程中可能遇到的各类问题。按照工作需求，我们将全局人员划分为四个专业团队进行分工协作。

四、主要任务

1、确保档案库房档案的安全搬运。

2、确保资料库房图书资料的安全搬运。

3、确保原区史馆档案资料的安全搬运。

4、确保办公设备、办公用品的安全搬运。

5、确保其他杂物的安全搬运。

五、责任分工

第一组：

1.统筹策划搬迁事宜，设计并执行搬迁方案，对各部门的搬迁进度进行监督与推动。

2.统筹协调搬运服务供应商，筹备包装材料，确保后勤支持工作的顺利实施。

3.承担档案室、会议室及陈列室中各类档案、设备及耗材的系统性整理、打包、运输任务，并在搬迁至新址后进行精确清点、有序整理以及专业布局工作。

4.承担起对办公室（包括老干部办公室）所有办公设备及耗材的收纳、打包、搬运，并在搬迁至新址后进行详尽的核查、归置工作。

5.确保搬迁后网络设施、通信线路及计算机系统的顺畅调试

6.完成领导交办的其他临时性工作任务。

第二组：

1.承担办公室设备及办公耗材的整理、打包、运输任务，并在新址接收后进行核查与重新布局整理。

2.负责档案、图书资料的随车押运工作；

3.做好领导交办的其他临时性工作任务。

第三组：

1.承担办公室设备及办公耗材的整理、打包、运输任务，并在新址接收后进行核查与重新布局整理。

2.开展档案用品库房物资的预先盘点、整编与交接任务。

3.承担原区史馆藏品的核查、封装、运输以及在新址接收后的核查与归整任务。

4.协助做好档案、资料的随车押运工作；

5.做好领导交办的其他临时性工作任务。

第四组：

1.承担办公室设备、办公用品及档案馆机房设备的收整、封装、运输，并在新址接收后进行核查、归置的相关职责。

2.承担档案的清点、整理、出库作业，并负责新址接收后的验收、入库以及上架管理工作。

3.承担图书资料的清点、分类整理、出库作业，以及新址接收后的验收、入库与上架全程管理工作。

4.承担现有文件中心文档资料的盘点、封装、搬运任务，以及在迁移到新址后对资料的核查、归整与上架作业。

5.承担部门封存档案的接收、转移、存放与货架整理工作。

6.做好领导交办的其他临时性工作任务。

六、时间步骤

(一)准备阶段

1.一、详细规划搬迁流程： 1. 确定搬运服务供应商并建立联系； 2. 准备齐全的打包工具； 3. 完成新址的清洁准备工作； 4. 提前布局网络接入与设备安装的后勤支持。

2.第三组已顺利完成档案用品的交接，对原区史馆的布展资料进行了详尽的清点、严谨的整理并打包归类。

3.负责第四组的档案、图书资料及其详细目录的详尽清点、有序整理与打包作业。

4.各小组需逐一完成分配的办公设备与用品的清点、整理及包装作业。

(二)调整阶段

1.1. 确保网络与设备的顺畅调试及正常运行；   2. 完善各办公区域及功能空间的设备配置和日常用品供应；   3. 有效处理各类杂物管理工作；   4. 落实新址的保安及保洁人员安排；   5. 全力以赴开展其他后勤支持保障任务。

2.第四组做好档案资料的整理、上架工作，做好部门封存档案的接收、搬运、上架工作，做好库房索的编制工作，做好现行文件查阅中心文件资料的上架工作，做好档案馆网络调试工作，确保查档工作正常开展；

3.请各小组有序开展办公设备与用品的接收、整理及布置工作。

七、注意事项

1.在搬迁流程中，需对工作人员进行有效分配，每个关键阶段——装车、押运及验收，应确保分别配备1至2名责任人。这旨在保证档案资料与设备财产的安全。如遇到任何突发情况，务必迅速向上级机构——局搬迁工作领导小组汇报，以便及时审议并作出解决方案。

3.确保提供全局一致的包装工具，各团队在打包作业完成后，务必清晰标注所属部门标识、操作人员姓名以及预期的存放位置，以便于物品的搬运和管理。

4.在搬迁进程中，各个小组需积极协作，相互支持与提示，充分展现团队精神。全体员工务必对本次搬迁任务给予高度关注，严格遵循局搬迁工作领导小组的统一调度安排，确保整个搬迁行动有条不紊，共同努力以达成搬迁目标。

4档案室通风系统设计

一、设计依据

通过对中国环境科学研究院档案馆的详尽实地考察与数据分析，我们提炼出档案管理中主要的污染源类别如下：

1.甲醛污染

档案馆内大量书架的使用，其用料（人造板等）和墙漆、油漆内富含大量甲醛，即使合格的书架由于大量集中在一起而使档案馆内甲醛严重超标。 甲醛已经被世界卫生组织确定为致癌和致畸性物质。

2.苯污染

胶、漆、涂料、黏合剂、保温材料、防水材料等都有可能释放出苯类物质。印刷品在印刷过程中都使用了苯，苯是强烈致癌物，短时间内吸入高浓度的苯，会出现中枢神经系统麻醉症状，轻者头晕、恶心，重者昏迷。

3.氨气污染

档案馆的建设中，如果在混凝土、沙子中加入含有尿素成分的防冻剂，就有可能造成氨气污染。氨气可起流泪、咽痛、呼吸困难及头痛、呕吐等症状，并减弱人体免疫力。

4.氡污染

建筑材料如花岗岩、大理石和瓷砖等石材，以及陶瓷卫生洁具、石膏和水泥，均潜在放射性氡的释放风险。氡是一种无色无嗅的气体，即便在高浓度的环境中，人们也无法察觉。据统计，我国每年因氡暴露引发的肺癌病例约为5万例。鉴于档案馆通常具有较大的建设规模，使用的建材量较多，因此，氡的影响相对更为显著。

5.油墨污染

在档案馆珍藏的文献中，印刷工艺常常涉及乙醇、异丙醇、丁醇、丙醇、丁酮、醋酸乙酯、醋酸丁酯、甲苯及二甲苯等有机溶剂。尤其对于那些上墨面积广泛、墨层厚重的印刷制品，它们在使用过程中释放的潜在毒性物质不仅污染了空气质量，还对人类健康构成潜在威胁。一个尤为关注的问题是颜料对环境的影响。

细小而高效的颜料粒子蕴含着铅、铬、镉及汞等有害重金属。以铅为例，即使是单页彩色报纸，其铅含量可达2000微克。尽管铅在生理上被认为是微量必需元素，但其稳定且持久存在，能干扰血细胞生成。一旦体内铅负荷超标，将逐渐显现精神困扰、频繁梦境、睡眠障碍、头部不适等慢性中毒迹象，更为严重时，可能出现乏力、食欲减退、恶心、腹部胀痛、腹泻等症状。

铅能够穿透血液侵入脑组织，对脑部构成潜在威胁。尤其对于儿童而言，他们对铅的摄取率远超成人，这使得铅对儿童认知能力的影响尤为显著。值得注意的是，印刷过程中广泛应用的含有苯的溶剂不仅有毒，还散发出强烈的刺激性气味，其在作业中的逸散往往会导致空气质量恶化。长时间暴露在这种环境中，会对大脑中枢神经系统构成持续性的负面影响，对个体的整体健康构成严重威胁。

6.霉菌污染

对于档案馆来说，对室内湿度要求比较严格，如果外面连绵雨天数日，室内书籍会由于潮湿而产生霉菌，造成书籍发霉，对于人体来说，皮肤上处于“休眠”状态的霉菌，会“死灰复燃”，在脚趾等部位蔓延，起皮肤癣病。过敏性疾病敏感者吸入霉菌，可引起呼吸道过敏症状，轻者出现鼻塞、流涕、打喷嚏症状，重者会使人呼吸困难，喘息不止；易使风湿性关节炎、类风湿性关节炎的病情加重；易诱发心肌梗塞、脑中风等心脑血管病。

7.军团菌污染

长期运行的图书馆空调系统易滋生大量军团菌，其潜在风险不容忽视，可能导致馆内人员集体出现感冒与头晕等不适症状。

二、设计原理

鉴于部分档案馆对室内温度和湿度具有特定需求，以及档案馆占地面积广阔的特点，

我们的选型主要包括HR200V热回收系统与IMV450新风系统，它们均安装于吊顶内。风口的数量依据档案馆的实际面积进行配置，送风口与排风口的连接则通过空气管家实现。空气管家的作用在于整合各管道，确保送风与排风的均衡力度，从而保障各区域间的风量平衡。

风口的位置根据各房间的实际情况设定，保证风口设计使室内形成最合理的对流，既实用又美观，风口通过分路器与主机相连，通过机械动力排风，将室内污浊空气排出，通过机械动力送风将室外过滤后的新鲜空气吸入室内，在室内污浊空气排出和室外新鲜空气进入的时候都要经过主机的热交换器，它能够使室内污浊空气与室外新鲜空气交错隔离，使一边的热量传递到另一边并加热，同时两股气流不掺混，热交换器自身并不使用电力，这样在房间供热的过程中，能量就节省下来了。如果档案馆需要进行消毒，还可以安装带有消毒功能的空气管家。主机进风口可安装于无污染源的墙面上，可保证吸入室内的空气质量，进风口安装了过滤装置，可有效的过滤空气中的灰尘、细菌等有害物，使得进入室内的空气清新。

IMV450新风系统作为协同装置，其核心任务是排除室内滞留的废气，有效地增强热回收系统的空气质量循环速率。在某些特定环境下，诸如档案馆，IMV450新风系统也可独立运行，配合使用墙式或窗式进风设备。其中，窗式进风装置常与窗户集成，内置过滤网，能有效过滤室外的尘埃和微生物，同时具备防风和防水功能；而墙式进风器则是在墙体约一米高度处开孔，内部配置过滤装置，通过主机的排风作用，营造室内负压环境，促使经过净化的室外新鲜空气通过这些进风设备进入室内。

HR200V风量最大能够达到时，IMV450风量最大能够达到小时，电机均配有过热保护装置，温度超过七十度自动断电，避免造成火灾，配有无级变速开关，即使最大档位24小时循环一天才用1块多钱的电，因此非常的节能。安装后的风口几乎没有声音，严格按照国家标准。

三、日常维护

1.经过一段时间的运行，室内风口可能出现微量尘埃积累，简单擦拭即可，反映出系统的稳定高效运作。

2.该电机配备有无需维护、具备自动对中功能以及无需额外润滑的套管轴承，适用于周边环境温度高达40摄氏度的场景。

3.热交换器的维护简便，通常配备完善的进风口过滤装置，且鉴于其设计，清洗工作需求相对较少，仅在必要时进行维护。

(6)档案室设备拆卸服务

一、档案室设备拆卸规程

对所有参与拆卸与搬运作业的人员，我们将进行详尽的技术交底，包括拆卸过程中的安全要点。确保所有施工人员在施工前充分理解设备的拆卸规定，做到心中有数，避免盲目操作。

确保现场作业工具与机械设备的恰当运用，熟知其性能特点。在设备设施的拆卸过程中，务必优先选择适合的工具，并在作业前对所有工具进行全面检查，不合格的工具严禁使用。在进入拆卸区域时，所有相关人员必须佩戴齐全必要的劳动保护装备，例如安全帽、防护鞋、手套及安全带等，以保障个人安全。

设立严密的现场警戒标识，禁止任何非授权人员进入正