法院电子卷宗扫描服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

第一节 项目实施计划

为了确保XX法院档案整理扫描服务项目能在预期的XX月内（有望提前完成），我司已规划将项目划分为五个关键阶段：首先，项目启动准备阶段；其次，进行项目初步运行测试；接着，步入常规运作阶段；随后，项目收尾工作将有序展开；最后，我们将进行项目验收。详尽的施工进度明细请参阅工期计划表。

一、全面的项目进度时间规划

本项目的服务期限为XX个月，计时点自采购人书面通知的进场时间通知之日起启动。以下是详尽的工期进度规划：

二、阶段性的项目执行计划

三、项目执行策略与行动计划

为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：

(一)人员设备准备

确保严格履行投标文件中关于设备和人员配置的承诺，并根据项目实施计划书的要求进行适时的调整。

(二)项目实施场地准备

专修项目涵盖场地的水电设施维护、空调系统调试、录像监控设备安装与更新，以及强化防盗门锁的安全措施。此外，还包括场地的布局设计、办公家具（桌椅板凳）配置以及个性化工作岗位标识牌的制作等任务。

(三)需求详细调研

我司凭借丰富的项目实施经验，深知每个客户项目独特性，包括但不限于现场环境、档案分类、现有档案状况、精确的档案量、实际业务流程、档案目标设定、进度规定以及档案的应用需求。因此，在项目正式启动前，我们委派经验丰富的项目经理进行全面的需求评估，与客户保持密切沟通，以确保项目的执行结果不仅满足，甚至超越客户的期待和期望。

(四)实施标准确立

项目运行质量和效果直接受项目实施标准的影响，我司对此尤为珍视。在项目启动初期，我公司将积极与XX法院开展深入的项目实施标准讨论，通过持续优化与完善，确保标准的精准性，从而保障项目的顺利进行和卓越质量。

在适当情况下，我们提议邀请行业资深专家共同参与档案整理与数字化标准的深化讨论。该标准经三方审慎确认后，我方将以确认的标准为依据，严谨执行项目实施任务。

(五)实施流程设立

通过设定与优化项目实施流程，旨在提升工作效率，改善管理品质，同时减少员工的工作负担。我司特别委派了一位具有超过30年专业经验的档案管理专家负责此任务，确保流程设定的精确性和最终优化效果，从而促进工作质量和执行效率的双重提升。

根据已确认的标准，我方正在进行项目的试运行阶段，借此机会不断细化并优化相关流程与操作规程。

(六)项目计划制定

依据项目试运行的评估结果，明确各岗位的日工作负荷，严谨核查整体工作进度，并据此制定出详尽且可衡量的项目规划。

(七)项目正式运行工作

各个环节顺畅运行，涉及档案的整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接以及刻盘等精细操作均能高效完成。

(八)项目收尾工作

致力于实施深入的项目内部审核，其中包括邀约专业权威专家共同参与并优化内部审查流程。

(九)项目验收工作

双方共同对项目进行总体验收及总结。

四、启动项目流程

(一)启动程序

(二)签订保密协议

客户档案被视为核心资产，我们公司高度重视其安全，将确保档案管理与利用过程中的严格保密作为首要任务。我们严格执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，强化员工的保密意识，尤其是针对项目人员。在项目启动前，我们将组织专项档案保密培训，并与每位员工签订项目保密协议，全面承担起对客户档案的保密责任。此外，我们还将与贵方签署详尽的项目保密协议，涵盖项目实施全程及结束后的所有商业秘密内容。

(三)项目需求调研

我司凭借丰富的项目实施经验，深知每个客户项目独特性，包括但不限于现场环境、档案分类、现有档案状况、精确的档案量、实际业务流程、档案目标设定、进度规定以及档案的应用需求。因此，在项目正式启动前，我们委派经验丰富的项目经理进行全面的需求评估，与客户保持密切沟通，以确保项目的执行结果不仅满足，甚至超越客户的期待和期望。

(四)实施标准确立

项目运行质量和效果直接受项目实施标准的影响，对此，我司秉持严谨态度。在项目启动之初，我公司将积极与XX法院开展深入的项目实施标准讨论，通过不断优化与调整，确保项目执行标准的精准性，从而确保项目的顺利进行和优质完成。

(五)实施流程设定

通过设定与优化项目实施流程，旨在提升工作效率，改善管理品质，同时减少员工的工作负担。我司特别委派具有十年以上档案工作经验的专业团队负责该项目流程的设计与终极优化，从而确保工作质量和执行效率的显著提升。

(六)制定实施计划

在确立实施标准与流程后，我司项目经理将依据项目实际情况定制详尽的项目执行方案。此方案需与XX法院进行逐一对照与确认。一旦经双方签署确认，我公司将严格遵循既定的项目执行计划，推动项目的实质性进展。

五、启动项目行动计划

为了确保本项目能够迅速满足招标方的时间紧迫性，多个相关事项将同步并进，推动项目的顺利启动。项目团队需在预期的XX个工作日内高效完成所有入场筹备工作，以保证项目的及时启动与高效运行。

六、启动项目策划大会

项目启动会议的内容：

正式召开项目相关人员会议，宣告项目的正式启动。

2.介绍项目的背景，目标，组织结构；

3.确定项目参与各方的职责和工作范围；

沟通模式的规定：常规情境与重大事项处理

5.协商项目各方的相关联系方式。

七、项目执行时间表

依据招标文件规定，本项目的合作协议有效期自合同签署日期计起，为期XX个月。所有项目执行进度表的时间基准皆自合同签订之日开始计算。

八、工期保障的补充策略

在确保项目按期完成的前提下，我司针对可能出现的风险，将采取严谨的策略控制，具体措施如下五个方面。

XX公司选拔并组建了一支由熟练且高效扫描加工人员构成的核心团队，专注于档案整理和扫描作业。同时，我们配备了技术精湛的计算机软硬件专家，以确保加工环境的顺畅运行。我们重视与用户的沟通，以确保工作的协调性，从而推动业务的顺利开展。

XX公司装备了性能稳定的扫描仪及计算机等关键硬设备，旨在有效预防因硬件故障导致的无谓时间损耗。

XX公司于合同签署后严谨提交详尽的工作规划，且在执行过程中持续优化，对各项任务实施全面的统筹调度，旨在最大程度提升工作效率。

实施定期的员工技能强化培训，每周进行工作回顾与评估，迅速识别并修正错误，推动持续优化。有效协调各工作阶段的进度，确保流程间的无缝衔接，从而提升整体工作效率。

强化员工的安全与保密教育，以防止任何意外或泄密事件，确保严格执行数字化加工的所有规章制度，并与工作人员达成明确的协议。

第二节 归档、整理、扫描实施方案

一、全面规划项目执行策略

本项目旨在外包XX法院的电子卷宗随案生成过程中扫描工作的档案资料规范化整理与扫描，这不仅是一项庞大且劳动密集的复杂工程，更是一个囊括众多环节、全方位的体系性项目。鉴于XX法院档案整理与扫描服务的项目规模庞大，周期较长，任务艰巨，其重要性和挑战性不容忽视。

项目执行阶段，我公司将首先派遣具有十年以上档案管理经验的专业顾问，对项目进行全面调研，并与XX法院紧密沟通，针对实际状况优化项目实施方案，确保提交给客户的为经过精心优化的方案，从而避免因标准差异引发的重复劳动，彰显高效作业，实现整理鉴定同步进行，切实保护纸质档案原件。  接着，我们将量身定制适用于项目需求的严谨出入库管理和保密规定，严谨监控档案电子化流程，同时兼顾实物档案的妥善保管和电子信息的备份，确保电子数据及原始档案资料的安全无虞。  最后，我司将严把档案整理和扫描质量关，确保加工准确率达到百分之百。

二、我们的服务实施准则

本项目关于XX法院电子卷宗随案生成扫描工作的外包服务执行须遵循以下基本原则：

在稳固利用既有资源的前提下，坚守档案的固有特性，确保档案文件间的连贯性与一致性

的历史联系；

2.依照XX法院档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；

旨在根据保管期限的划分，确保档案的安全存储与便捷利用。

充分利用并妥善处理已有的整理、录入及扫描成果。

三、项目基础与参考框架

1.档案管理主要法规

《中华人民共和国档案法》；

《中华人民共和国档案法实施办法》；

2.业务标准与技术规范

《归档文件整理规则》；

《档案著录规则》；

《纸质档案数字化规范》；

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；

《档案分类标引规则》；

《电子文件归档与电子档案管理规范》；

《XX法院业务档案整理规范》。

确保档案在经过整理、著录及扫描后，符合XX市档案馆的入库品质标准。

第三节 档案组织与数字化操作

一、文件接收流程

招标文件规定需执行档案完整性的核查，包括详细记录并逐一核对移交清单，对档案实体内容的每一份和每一页进行盘点并登记数量与页码。

我司将以严谨的态度遵循《归档案卷相关材料接收标准》及XX市XX法院的档案管理规定，确保合规接收案卷。

实施档案完整性核查程序：从XX法院档案库房的相应位置取出档案，依据类别顺序进行装箱操作，包括填写清单、下架整理、逐一清点并排列于编号档案箱内。在此过程中，确保档案始终在箱内，注重防水、防压处理，并保障运输过程中的安全，从而降低档案受损或遗失的风险，生成详细的档案下架记录，明确标注档案编号和箱号。

针对接收的档案资料，实施详细分类并创建电子与纸质目录，确保逐项核查至盒（卷）级别，杜绝遗漏或重复登记的情况。此过程由XX法院的专业人员与加工方共同在出库移交清单上进行签字确认。

执行详细的档案实体核查程序，按照移交清单逐项清点，记录每份文件的份数与页数。针对下架接收的档案资料，实施双人交叉核验与检验。在加工方的生产加工管理软件的档案接收模块中，与用户提交的电子或纸质接收清单进行精确比对，一旦发现任何误差，立即进行核实修正，并生成勘误表，经用户确认无误后，方可继续进行档案整理工作。

鉴于XX法院提供的加工场地空间受限，我们提议采取分期分批接收的策略，以充分利用空间并确保加工作业的顺畅进行。

二、编号分类说明

招标文件规定：需依据档案整理标准对每项业务档案进行分类并赋予唯一编号，以便于高效检索与利用。

我司严格按照DA/T22-2015《归档文件整理规则》进行业务档案的整理，按照档案管理规定进行分类并赋予编号，旨在提升档案的检索便利性。我们基于项目特性设立了主类别（英文字母标识）及子类别和小类（阿拉伯数字标识），必要时会根据招标方的具体需求以及相关法律法规进行相应的调整。

三、文件编排与管理

根据招标文件的要求，我方需对投标文件进行严谨的组卷整理，具体操作涉及拆钉、粘贴、盖章以及填写封皮等步骤。我们将严格遵循《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)，确保所有环节符合规定标准。

我司详细工作内如下：

(一)原件拆卷

在执行过程中，请确保以下操作规范：  1. 准备必要的拆装工具，严格遵循业务操作规程，务必妥善保管原件，防止任何损伤。 2. 将档案原件的装订线安全拆卸，按照规定顺序排列，确保无遗漏页面及错误的排序。 3. 根据工作需求，对文件进行系统性的整理与归类。 4. 对多页资料进行粘贴时，需单独处理，注意浆糊的施加位置，务必轻柔操作，坚决避免对档案原件造成破坏。 5. 完成每项步骤后，均需详细记录并责任到人，以便后续追踪和核查。

(二)案卷分类

按照DA/T22-2015《归档文件整理规则》所规定的主类和从属类别，结合本项目特有的实际情况，我们设立了相应的类别，对于未涵盖的内容，我们将增设新的类别。主类采用英文字母标识，从属类别、细分小类及案卷编号均采用阿拉伯数字表示。同时，我们的分类工作充分考虑了招标人特定的要求以及相关的法律法规，确保调整的准确性与合规性。

(三)组卷

根据类别划分，案卷由相关联的多份文件构成，作为档案管理的基本单元。其基本规范包括：确保卷内文件资料的完整无缺；维持文件间的内在逻辑连贯性；同时，卷内文件数量应适宜，以便于存储与利用。

所有卷内文件资料完备无缺，包括每篇文档的最终稿与复印件、多语种文本版本，以及每份文件所附的证书、附件及各页均需完整齐备。

案卷的构建注重内部文件材料间的有机衔接，通过整合具有共同特性的文档。这些联系主要体现在以下几个方面：一是文件内容的相关性，二是责任归属的关联性，三是时间线索的一致性，四是文件类型的对应性。

案卷的页数应保持适宜，既利于保管和利用。过厚可能导致装订、查阅、复印以及保密操作上的不便；而过薄则使文件分散，难以集中处理，增加了卷皮消耗并加重了装订的工作负担。因此，推荐案卷的厚度控制在20至150页范围内最为理想。

(四)修裱粘贴

为了确保XX法院档案扫描整理工作的顺利展开，必须针对部分破损的档案实施修复与加固。这一过程主要包括预处理的档案修裱、精确的修裱操作，以及后续的复原性装订工作流程。

前期准备阶段涉及档案整理：先对案卷实施细致拆解，移除钉子，清理霉斑，然后按序排列每一页，针对个别破损处进行修补，或根据需求进行相应的处理。

要整张托裱的纸张进行分类。

2.修裱

处理轻微破损的档案，采用手工方法进行修补；而对于严重损坏或易碎的档案，则采取整体替换的方式进行托裱修复。

档案修复并还原：对经修裱后的文件资料进行系统性整理与精细加工，以确保其恢复至原始状态后进行装订作业。

(五)重复页的抽离及废纸处理

在档案管理流程中，针对重复页面，会根据实际情况优选完整记录留存，而冗余的纸张则统一收集并妥善保管，后续由招标方进行后续处理。对于产生的废纸屑，应遵循规定存入专用纸箱，实施每周一次的定期清理。在清理环节，务必指派专人进行详尽检验，确保无任何档案文件遗漏，清理工作方能在安全无误后从工作场所移除。

(六)盖章

按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容

(七)填写封皮按要求填写封皮

(八)填写盒脊按要求填写盒脊

(九)打印

根据业务项目的专业分类表中所列的单位标识符（如代字）、科研标识符、项目代码、专业标识符及序列号、章节号等要素，文本档案的编号体系及其示例将被详细阐述。同时，图纸档案的编号结构及实例也会予以明确。卷内目录需按照统一的格式严谨填写，其中文号应完整标注，包括年限、提单的月份和日期，以及页码的标准化书写，确保页面整洁。附录中包含卷内目录的打印模板。最后，需对案卷目录和封面各项内容的准确性进行核查，确保档案封面的纸张材质和字迹质量符合专业规范要求。

我们将专门配置人员负责印刷卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签以及脊背标签等相关文档。

四、详细资料记录

项目需求包括：在核查纸质文档的基础上，针对系统中存在的档案信息遗漏，我方需进行详尽的补充录入。我们承诺完全遵循《档案著录规则》(DA/T18-2022)的操作规程进行档案记录工作。

执行详细的数据与实物对照核查，针对发现的目录信息缺失问题，我们采取补录措施。系统特别设计了常用项快速录入功能，用户只需双击即可轻松完成信息输入。如果常用项列表中未涵盖，用户亦可自行在目录名称栏输入，随后通过点击'增加'按钮添加新条目。

我司信息著录方式方法如下：

(一)按原目录编目、系统录入

依据国家档案局颁发的《档案著录规则》及XX市XX法院的具体规定（涉及案卷目录与文件级目录的编录指南），我们致力于构建详尽的档案著录体系，以创建一个档案目录数据库。在这一过程中，确保每一条档案记录信息与实体物理位置的精确对应，从而实现对电子档案的高效管理和便捷查询功能。

(二)自拟目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》和XX市XX法院的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。

(三)目录数据质量检查

实施严格的目录数据库建库质量审核，采用人工校对与软件自动校对相结合（确保一稿双录并进行人机双重验证）的策略。主要关注著录项目的完整性、著录内容的规范化及准确性，一旦发现不符合标准的数据，将及时督促进行修正或重新录入。

(四)一稿双录、人机校验

采用双录入法，两份独立的同一份档案目录数据由不同录入员操作，软件执行自动一致性校验。当两份数据吻合时，流程自动跳过；若出现数据差异，系统会发出警报，标识项目并高亮显示（红色），阻止数据通过。系统提示用户："数据存在不一致，请进行核查"。接下来，人工校验环节启动，校验员需对照档案原件，针对软件标记的不一致项目进行修正，确保数据准确无误。

在档案馆管理人员的监督与指导下，系统录入人员严谨细致地开展目录数据编目工作，对每一项内容进行逐一核查并进行必要修正，确保错误率控制在不超过1%的标准内。

在档案馆目录管理人员的指导下，针对整理核对人员的差错报告，针对目录室的任何错误进行修正，以确保目录室的目录信息准确无误。

五、档案扫描

本项目的档案扫描工作涵盖以下关键步骤：档案内容的选取与扫描、图像的精细处理、双重校对审核、大批量文件上传以及最终的归档合并操作。

我司档案扫描主要工作有：

(一)档案扫描

扫描设备选用专业级文件扫描仪，对于尺寸小于或等于A3规格的，优先采用高速、高效平板扫描仪。针对大于A3的档案，推荐使用大幅面图像扫描仪(AO)。扫描过程须确保严格遵循无损原则，对档案原件保护周全，避免二次损伤的发生。

确保全面符合并贯彻执行国家标准：《纸质档案数字化规范》。

支持的文件类型包括多页TIFF文档和PDF文档格式。

扫描过程分为黑白与彩色模式：黑白文档采用黑白扫描，彩色资料则选用彩色扫描。分辨率通常设定为300dpi，针对文字细小、排列密集或清晰度较低的情况，分辨率可适当提升至300dpi以上。对于质地欠佳的纸质原件，扫描需逐页进行，禁止连续进纸。同时，我们严格控制扫描错误率，确保不超过1%的标准。

质量标准规定扫描图像需呈现清晰视效，确保页面完整无遗漏，每一页的图片命名及结构须遵循既定规则与采购方的特殊需求，同时，扫描误差率必须控制在1%以下。

(二)图像处理

针对扫描完成的原始图像，需进行精细优化，旨在确保最终成品呈现出清晰、端正的视觉效果。针对档案扫描的具体特性，后续将执行相应的图像处理步骤。

图像校正策略：支持自动或人工干预以修正图像倾斜，确保角度偏差不超过2度。针对方向不准确的图像，需实施适当的旋转操作，以契合常规阅读视线的需求。

处理策略：针对图像页面中的瑕疵，如黑点、黑线、黑框或黑边等影响图像清晰度的污渍，必须实施去污操作。在执行过程中，务必坚持尊重原始档案完整性原则。

优化字迹呈现：运用字迹强化技术，确保文字线条清晰可辨。

优化图像均匀度：运用