第一章概述与响应策略

第二章密集架整体实施方案

2.1. 包装运输方案

2.1.1. 货物包装方案

2.1.2. 货物运输方案

2.1.3. 高效货物搬运与卸载策略

第三章详细安装与调试流程指南

3.1. 高效智能密集架安装与调试流程

3.1.1. 高效智能化安装解决方案

3.1.2. 高效自动化调试策略

3.2. 安装流程与常见问题

3.2.1. 安装与调试团队的角色与责任

3.2.2. 常见安装问题解决方案

3.2.3. 工具使用管理规范

第四章构建智能档案管理体系

4.1. 高效数字化档案管理系统

4.1.1. 数字化档案管理系统实施

4.1.2. 档案管理化系统建设

4.2. 高效信息管理策略

4.2.1. 高效文件管理系统提案

4.2.2. 档案信息化处理方案

4.2.3. 档案保密方案

第五章详细的服务保障与培训规划

5.1. 详尽的密集架维护与员工培训计划

5.1.1. 定制化售后服务策略

5.1.2. 定制化员工能力提升计划

5.2. 详细的服务保障与培训计划

第六章详述的质量控制策略

6.1. 密集架质量保证措施

6.2. 档案信息化建设质量保证措施

6.2.1. 全面的服务保障策略

6.2.2. 质量管理控制体系

6.3. 强化的质量控制保障方案

第七章全面的安全环保及文明施工策略

7.1. 强化密集架的安全、环保与文明施工策略

7.1.1. 全面安全文明施工计划

7.1.2. 紧急火灾应对措施

7.1.3. 全面的机械设备防护措施

7.1.4. 应对运输中意外事件的预案

7.2. 安全、环保与文明施工策略

7.2.1. 档案室规范

7.2.2. 紧急档案救援措施

7.3. 强化安全环保措施与文明施工实践

第八章设备配置与团队构建

8.1. 设备投资计划

8.1.1. 硬件配置项目规范

8.1.2. 高效精密的扫描解决方案

8.1.3. 主要硬件设备清单

8.2. 人员配置策略

档案信息化服务方案

类型：

word

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143

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2023-12-28T00:00

模板简介

档案信息化服务方案涵盖了密集架整体实施、智能档案管理体系构建、服务保障与培训、质量控制、安全环保及文明施工、设备配置与团队构建等全流程内容。方案详细阐述了密集架包装运输、安装调试及常见问题解决策略，明确了数字化档案管理系统实施、信息管理及保密方案等智能体系内容，提出了定制化售后、员工培训等服务保障措施，同时包含质量控制体系、安全文明施工（含紧急应对）、硬件配置及人员配置等策略。本方案为档案信息化建设提供了全面系统的支撑，助力实现档案管理的智能化、规范化与安全化目标。

模板预览

档案信息化服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

第一章概述与响应策略

一、采购标的

本次招标的目的是购置XX市XX社会事业局的智能档案系统项目.

任何报价如超出采购预算上限30万人民币，将被视为无效。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

二、项目要求

2.供货地点：

3.期限：合同签订后20日历天；

项目构成：XX市XX档案智能化建设项目涵盖以下关键模块： - 智能档案室的革新装潢 - 高效智能密集档案柜集成 - 先进的档案管理系统开发 - 存储服务工作站的设计与配置 - 精确的档案录入流程详细内容请查阅"采购需求三：项目详细清单"部分，以获取完整信息。

质量合规性：需经采购方验收通过。若供应商提供的产品或服务未能达到采购方的质量验收标准，供应商需无条件进行返工，直至满足要求。由此产生的额外费用及可能造成的损失，均由供应商全额承担并赔偿采购方的相关经济损失。

技术规格与规定：严格遵循现行国家标准的技术、施工及验收规范，对于施工工艺的特殊需求，务必遵照国家的相应法律法规执行。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

三、项目清单

我公司完全响应以上内容，无偏离。

四、技术参数

序号		项目		名称		技术规格		备注
1		装饰装修		轻钢龙骨石膏板隔墙		石膏板双层双向、隔音防火棉50mm1．刮腻子遍数：满批3遍2．油漆品种、刷漆遍数：乳胶漆3遍
2				电路改造		4平方、2.5平方管内穿线照明线路导线截面4mm铜芯
3				室内防盗门		2050＊1180钢制材料门体厚度≥80mm
4				灯具		LED平板灯1．名称：LED平板灯2．型号：250V46W3．规格：400X8004．安装形式：吸顶安装
5				升温型工业除湿机		1．日除湿量≥160L／D2．循环风量≥2000m3／h3．除湿功率≥1500W4．升温功率≥3000W5．最大功率3000W6．湿度调节RH10％－-90％
6				办公桌椅		F型双工位尺寸：≥2800mm＊1500mm＊1100mm
					材质：环保板材，厚度≥25mm多方位调节、升降调节、360°旋转活动办公椅。包含三抽活动柜、推拉储物柜、收纳储物柜、屏风挡板等。
7			零星装饰		油漆找补、地脚线安装
8	智能档案系统		智能型电动密集架架体		外观及结构		外观设计新颖，与整体装饰风格保持一致，颜色可选。外侧移动列装有锁，能将整个区域的密集架锁定，门面列门板装有锁具。架体由底盘、轨道、门板、层板、顶板、侧面板、传动机构、边缘材料等组成。
9					钢材		架体材料采用优质热轧钢板，具体规定见附表
10					架体		架体为柱式结构，参照密集架材料标准，轨道由18mm×18mm的实心方钢导轨与≥1.2mm冷轧钢板弯制的地轨座焊接成形
11					层板		架体结实，坚固，设备新颖，安装规范，柜内层与层的搁板间距可调
12					表面处理		表面处理工艺：表面处理采用表面处理采用静电喷塑工艺。装饰防护性能良好，
							附着力强。
13			路轨		尺寸		外形尺寸极限偏差士2mm，主柱与导轨垂直度≤2mm，架体侧面应成直线，凹凸≤2mm，列与列之间间隙≤2mm。
14					材料		优质钢，尺寸为18×18mm（截面）。
15					承载		每米载荷≥1000kg，导轨嵌入式安装。
16					铺设		单条车轨直线度≤1.0mm／m,5m中≤2mm，平行度≤1.0mm／m，高低≤1.0mm，全长≤2mm，对接处高低≤0.3mm。
17			智能档案柜		人机交互		固定列采用≥12寸彩色液晶电容触摸屏控制，活动列采用≥8寸彩色液晶触摸屏控制。通过密集架上的触控屏控制密集架移动列架体的左移、右移、停止。
18					固定列控制器		固定列控制器CPU4核1.8G或以上，操作系统采用Android系统、windows系统或其它自主研发系统，确保系统安全。开／关机时间均≤10s。
19					驱动电机		驱动电机采用24V直流150W以上无刷直流电机驱动。
20					架体运行		架体运行采用快速启动、高速运行、轻柔合拢的曲线运行以提高操作效率。单个活动列架体从完全闭合到完全打开的时间≤8s，运行时点击任意触摸屏能及时停止。
21					锁定操作		电动、手动可无缝切换，架内有人自动锁定，架内无人可解锁，应可用机械方式锁定或解锁。
22					通道宽度设定		可通过固定列触摸显示屏手动设定通道宽度。
23					电控配件盒		架体控制部分考虑美观和用电安全，架体控制板和开关电源应安装在标准化设计的配件盒中，固定列配件盒和移动列配件盒采用统一尺寸。
24					语音提示		操作过程应有语音提示，语音模块应集成到固定列控制器上，不能散乱放置。应可设置语音音量，并可切换男女声。
25					照明灯控制		架内LED照明灯应采用智能控制模式，架内有人照明灯点亮，架内无人照明灯自动熄灭。
26					公告发布		具有相关权限的管理员应可通过客户端软件或固定列触摸显示屏选择特定的密集架发布／取消发布公告。
27					一键检测		可通过固定列触摸显示屏对系统状态进行一键检测，检测内容包括：传感器状态、照明灯状态和网络状态。
28					智能控制		电动密集架支持平板电脑、触摸查询机等智能设备的查询、开架等操作。
41					语音控制		电动密集架可通过语音识别对密集架进行打开、关闭、通风、合架等操作。
42					手势滑动		可通过在触摸显示屏上进行手势滑动控制活动列，向左滑动时活动列向左移动向右滑动时活动列向右移动。
43					本质安全的防挤压保护		由于没有任何传感器可确保终身使用范围内的故障率为0，在大量及长时间使用时，几乎一定会有故障。提供类似电梯门等类似场合下的永不失效的防挤压保护功能。不论空载及满载，运动方向任意位置受力20KG以下能可靠停止运行。
44					人数统计		可对进出架体的人员数量进行统计，架内有人时，架体自动禁止运行并在页面给出数量显示，当架内人员减为0时，自动解除禁止。当语音关闭密集架，架内有人时，架体不能移动，且有语音提示。
45					红外数人头		架内防挤红外应与数人头红外对射合二为一，即有利于功能统一，也便于组装维护。
46					运行时保护		可通过客户端软件设置驱动电机的运行保护时间阈值，当驱动电机的运行时间超过设定的阈值时，可自动停止。
47					超距保护		当通过摇杆手动开启架体，且开启通道的距离大于设定的阈值时，手动开启功能自动关闭，电动方式只能进行关闭操作。
48					到位开关失效保护		在活动列到位开关失效情况下，当活动列接近关闭时，活动列可自动停止运行。
49					安全插头		列与列之间220V供电插头，选用安全插头而非绿端子，保证安全用电。
50					日志记录		可通过固定列触摸显示屏查询操作日志。
51					电机电源信号线		连接电机的电源信号线应使用集成线缆，美观且集成度高。电机电源信号线的转移电阻符合GA／T1297-2016电气性能的转移阻抗参数要求，1Mhz信号情况下，转移电阻应≤50m／m，不产生互干扰，保证信号安全。
52			高拍仪／扫描仪		高清高拍仪／扫描仪主摄像头：CMOS镜头，≥2600万像素，自动对焦扫描尺寸：≥A3扫描文档：支持文档、图片、单据、照片、各种类型证件等
53			档案管理系统		发、编研发布远程访问修改等等，		支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用、权限下
54			存储工作站		CPU：英特尔1050主板：华硕H410内存条：≥16G硬盘：≥2T固态硬盘显示器：≥27寸
55				辅材、交换、布线、搬运等		满足配套主设备
56				安装调试费		安装调试设备
57		安防监控系统		监控摄像头		400万星光夜视室内半球摄像头像素：400万存储编码：H.265焦距：4mm夜视类型：星光夜视防水等级：IP66
58				监控交换机		9口百兆POE交换机上行端口速率：百兆端口数量：9口端口供电功能：POE供电
59				硬盘录像机		监控类型：8路网络录像机／NVR网线供电H.265编码1080P解码
60				监控硬盘		8T企业级监控硬盘缓存：256MB接口SATA接口转速：7200rpm容量：8TB硬盘尺寸：3.5英寸
61				监视器		27寸监控显示器
62				网络机柜		国标22U网络机柜
63				网线		超五类网线305米性能等级：超五类网线外被性能：阻燃pvc类型：工程网线
64				安装调试服务		安装调试服务
65		信息录入服务		纸质文档		通过档案管理系统将纸质文档录入为电子文档存储于工作站内。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

五、执行标准：

产品设计、生产、安装、检验、验收均需符合

《钢制书架第3部分手动密集书架》

《钢制书架第4部分电动密集书架》（GB/T13667.4-2013）及《金属家具通用技术条件》国家标准（GB/T3325-2017）

《直列式档案密集架》行业标准

在遵循既定规范标准的同时，所提交的产品还需符合广泛接纳的国家标准与规程。如遇更新，应参照最新的版本执行。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

六、技术要求

移动档案密集架的构成主要包括导轨、底盘、传动机构以及架体组件，包括立柱、挂板、搁置层板、顶板、门板和侧护板等零部件。在架顶，我们安装了防尘设施；而在各列之间，采用了最新的20mm插入式抗老化橡塑磁性密封条，确保紧密闭合。门面列配置了锁具，而移动列则配备了制动装置，整体封闭后，两侧可通过总锁锁定。每列架体侧板内置制动装置，底部设有防鼠和防倾覆装置，从而赋予整个密集架卓越的防护性能，具备防尘、防鼠、防潮、防火、防盗、防倾覆和保密的功能特性。

1、密集架轨道：导轨采用实心方钢。

2、密集架底架：

密集架底架采用优质冷轧钢板厚度,底架为分段组合式结构，加工精度高，长期使用不变形。具有对接互换性，便于运输和安装，并设有防倾倒装置，防止架体倾倒。

3、密集架成型立柱：

选用高品质冷轧钢板，其板材厚度需达到每根立柱的最低标准≥，确保立柱能一次性冲压成形。立柱两侧应设有深度不低于2毫米的双条加强圆筋，结构坚固。每一根立柱均需嵌入底梁，并通过紧密连接确保长期使用中架体稳固，无倾斜或变形的风险。

4.密集架搁板：

采用优质冷轧钢板，钢板厚度,每块搁板正面分布4条加强筋，搁板折弯厚度,两侧各有1条加强筋，每块搁板6条加强筋。采用亚光喷塑，有防滑作用，底层搁板需嵌入底盘内部。

5、密集架挂板：

采用优质冷轧钢板，钢板厚度,每块挂板整体冲压2个腰型加强圆孔，上下两侧各有1条加强筋，底部有4个马蹄勾，用来固定搁板，防止搁板脱落。使挂板与搁板连接牢固、不晃动，承载性能强。

6、密集架顶板：

采用采用优质冷轧钢板，钢板厚度,边缘二次折弯成型，顶板正面通过螺栓紧固于立柱上端，具备防尘、避光、防水等功能。

7、密集架侧面板：

采用优质冷轧钢板，钢板厚度,前侧面板上均设有目录标签牌，外观设计新颖，线条流畅。

8、传动系统：

底盘传动系统主要构成包括传动轴、轴承、链条、链轮、铸铁滚轮以及精密摩托车滚子链条等关键组件。为了实现轻便且平滑的驱动，优选采用中轴驱动双侧边轴的设计。对密集架而言，其前端与后端在开关操作中需保持同步运行，确保在长期使用中无扭曲或变形现象。

传动轴材料选用优质45#冷拉实心圆钢，直径规格为20毫米，加工精度达到3.2级，其径向跳动控制在0.1毫米以下。经过精心的热处理调质工艺，硬度范围在HB220至290之间，确保了卓越的性能与稳定性。

②轴承：（耐腐蚀后，检查划道3mm以外，应无锈蚀、剥落、起皱、变色和失光等现象；硬度;附着力不低于1级；

③链条：采用8.5mm节距12.7mm,内链板高度;

链传动组件：选用优质精钢滚制而成的链轮，备有12齿至48齿的规格，材质为ZG45高级合金钢。

⑤滚轮：采用高强度铸铁精加工成型。；

⑥连接管：采用无缝钢管，表面镀锌防腐处理。

9、侧面立式传动系统：

侧向立式传动系统主要构成包括操纵摇臂与传动装置组件。操纵摇臂选用具备机械式双向自脱超越离合结构的设计，此结构自带自动重力复位功能，无论在何种操作方向下，均能轻松回归初始位置。其驱动架体运作的机制源于内置凸轮的工作原理，利用圆柱滚珠的精密传动，确保了运行过程中的高度安全可靠性。即使在满载状态下，系统仍能保持轻盈、灵敏且平稳的运行，无任何失效风险。

10、原材料质量要求

所有构件务必选用优质的冷轧钢板制造，严禁采用非标准板材作为原材料。

我们提供三种规格的冷轧钢板，分别是0.8毫米、1.2毫米以及1.8毫米厚。

11、钢制部件表面处理工艺要求

所有钢制组件须经环保热固性粉末静电喷涂工艺进行表面处理，所选用的粉末材料为具备环保特性的高强度树脂。此类处理后的零件展现出优异的抗环境侵蚀性能，涂层坚固且外观优雅。其防护层能有效防止锈蚀，期限可达二十年以上。喷涂表面光滑平整，无瑕疵，如波纹、流淌痕迹、气泡、针孔、划痕、污渍、底层暴露或脱落现象，确保视觉效果完美无缺。

喷塑涂层的抗菌性能必须满足以下最低标准：需实现一级抗菌效能（细菌杀灭率需达到99%），涵盖的抗细菌种类需涵盖但不限于大肠杆菌、金黄色葡萄球菌以及白色念珠菌等常见微生物。

喷塑涂层耐霉菌性能要求：防霉等级达到I级，耐霉性至少包括：黑曲霉、黄曲霉、出芽短梗霉、绿色木霉、宛氏拟青霉、桔青霉、腊叶芽枝霉、链格孢等

12、外观要求

该设备的外观设计展现出高雅精致的美感，其线条流畅，操控简便灵动，运行过程稳定平顺。

本产品采用坚固耐用的材质，具备卓越的隔热、防潮、防鼠、隔光以及防尘性能。

所有零部件及组件表面光洁平滑，无锐边、突起，且无导致外观缺陷或功能受限的永久变形。各组件的装配坚固且稳定，确保无松脱迹象。

焊接部件的连接稳固，任何由焊接过程引发的形变务必进行精确校正，焊缝表面呈现出均匀且平滑的质地。

5、冲压表面无裂痕。

用户定制的颜色呈现，涂层平整光滑，色泽均匀且一致性高，喷漆工艺覆盖全面，无遗漏区域。漆面体现高度平滑且无任何划痕，外观特征包括无流淌痕迹、污渍、颗粒、气泡、漆皮脱落、损伤等问题，完美无瑕。

7、所有列摇合后，列与列整齐划一。

各列间距统一且紧密，装配密封带后间隙完全封闭。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

该档案管理系统涵盖全流程信息化操作，主要包括信息采集、接收与移交、归档存储、借阅与利用、权限分配、研发编纂、发布更新以及远程访问与修改功能。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

八、档案录入实施要求及标准

务必确保扫描过程中的操作对档案原始资料不会产生任何二次损害。

确保全面符合并遵循国家标准：中国国家行业标准DA/T31—2005《中华人民共和国行业标准(DA/T31—2005)纸质档案数字化技术规范》的要求。

确保扫描档案图像与原件的高度吻合，图像清晰且版面整洁无瑕。

档案扫描工作严格遵循相关档案管理和部门规章制度，确保扫描档案的保密性与完整性得到有效保障。

任何情况下，工作人员的更换须经招标单位批准，且仅限于特殊情形下方可实施，不得擅自更替。

任务：档案目录质量提升鉴于原始档案记录可能存在信息不完整（缺乏卷内详细条目）、错误和疏漏等非规范化问题，需对现有目录进行全面核查、修正，并进行必要的补充录入，以确保信息的精确无误，确保档号与题名的完整对应性。

档案整理流程：在扫描前，需先拆解并整理档案，确保每份资料平整无误，纠正可能出现的错误，如编码错误或遗漏。扫描完成后，务必按原顺序重新装订，并整齐上架。要求档案页码准确无误，既不能有缺失页，也不能发生页码倒置的情况，装订过程需遵循国家规定的装订规范标准。

确保索引数据的精确性与纸质文档的一致性；档案编号需遵循标准化命名规定；完全契合采购方的档案管理规定。

中标单位需确保档案信息与载体的完整与安全，严防档案遗失、泄露及损毁的情况发生。

我公司完全响应以上内容，无偏离。

九、数据验收

数据抽检环节旨在对已完成数字化转换的所有资料进行全面核查，涵盖目录数据库、图像文件及其整体数据质量的评估。

2、验收指标

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