档案整理服务方案
招标编号：****
投标单位名称：****
授权代表：****
投标日期：****
一、优质服务提案
(一)准备工作流程
1、人力资源团队
委派一名专业人员承担北京京研公司的档案整理等相关项目工作。所需人员需具备以下条件：精通现场加工管理和档案作业全流程，同时具备卓越的组织协调能力，以及在施工现场的有效管理和沟通技巧。
2、项目职责与任务
1).成功实现对北京京研电力工程设计有限公司2021年度行政类文档（包括总经理办公会资料、日常收发文件、各种会议通知与会议纪要等）的归档任务，截至年底已全部整理完毕。
2).招投标全过程文件归档工作；
3).负责年度工程设计项目的全程管理，包括可行性研究、初步设计、接入系统及施工图纸的设计文件档案的整理、系统性编号、严谨的核查校核，以及档案的有序上架工作。
4).负责京研公司的年度合同文档管理与数字化转型，涵盖以下环节：中标通知书确认、合同签订与流程审批、初步设计评审、系统接入、详细勘察与设计，以及各类经营性合同整理归档。
3、职责分工
1)、秉持对《档案法》的严谨遵循，严格恪守公司各项规章制度，积极响应并服从工作分配，展现出敬业精神，致力于月度工作任务的高效完成。
2)、坚决履行客户单位的各项规章制度，积极接受其管理体系，倡导团队合作，致力于维护公司的优良形象。
3)、确保严格履行档案资料的保密协议，以确保其无懈可击的安全性；对公共财产持有尊重，禁止任何蓄意损害办公设备、生产工具以及档案实体的行为。对于违规者，将根据情节的严重性进行相应的惩处。
4)、员工应严格遵守时间管理制度，每日准时报到并完成上下班打卡签到手续。考勤工作由项目经理监督执行，对于任何未经批准的迟到或早退行为，公司将依据相关规定进行相应纪律处分。
5)、员工在工作期间必须佩戴工牌并着装统一的工作服，确保办公环境的整洁。任何非工作任务的行为严格禁止，例如：长时间通话、阅读小说、进行游戏、发送信息、闲聊、制造噪音、佩戴耳机、进食或拍摄照片等。
6)、所有工作时段内严禁接见访客，且任何时刻均不得接纳非工作人员进入作业区域。
7)、任何私自携带客户资料出境的行为都将受到公司严厉的纪律处分，包括开除，并可能引发法律责任的追偿。
8)、项目经理每日负责组织轮值员工执行环境卫生清扫，确保工作区域的整洁；每逢周日，则实施全面的深度清理，以维持工作环境的井然有序，并排除潜在的安全隐患。
9)、任何员工必须严格遵守管理制度，一旦违背，将根据违规程度处以罚款，情节恶劣者将受到警告乃至解雇的纪律处分。
(二)详细的工作规划方案
1、项目执行方案
为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：
(1)、确保人员设备配置：严格遵循投标文件中关于设备与人员数量的承诺，并根据项目实施计划书进行必要调整。
(2)、筹备项目设施清单：涵盖电脑、打印机、档案盒以及各类办公文具等必要设备。
(3)、项目需求深入了解：凭借丰富的项目实施背景，我司认识到每个客户项目具有独特的现场环境、档案类型多样性、现有档案状态、精确的数量规模、实际操作流程、明确的档案目标、严格的进度规划以及档案利用需求。因此，在项目正式启动前，我们委派具备深厚项目运作与管理经验的项目经理进行全面的需求调研，确保及时与客户沟通，以达成并超越客户的期待和目标，保障项目的顺利执行效果。
(4)、项目执行规范制定：作为项目顺利运行及品质的关键要素，我公司对项目实施标准给予高度重视。在项目启动初期，我们积极与客户方开展深入讨论，共同确定并不断优化项目执行标准，以确保其精确性，从而保障项目的进度与质量得以有效控制。
(5)、项目流程设计：通过精心设定与优化项目实施流程，旨在提升工作流程效率，强化管理水平，并有效缓解员工工作负担。我公司特地配备了专业的档案管理专家，负责流程的设定与后续优化，从而确保工作质量和执行效率的双重提升。
根据已确认的标准，我方正在进行项目的试运行阶段，借此机会不断细化并优化相关流程与操作规程。
(6)、项目规划流程：依据试运行项目的实际表现，明确各岗位的日工作负荷，严谨核查整体进度，从而编制出详尽且可评估的项目规划方案。
(7)、项目运营流程中的各个阶段：档案整理、编目、质量检验与验收环节均运行顺畅。
(8)、项目结束阶段的关键任务：深入展开内部审核作业。
(9)、项目终验协作：双方面临验收进行全面总结与评估。
2、完善保障措施
在确保项目按期完成的前提下，我司针对可能出现的风险，将采取严谨的策略控制，具体措施如下五个方面。
1、我们精选了技术娴熟、高效能的档案管理团队，他们熟悉计算机软硬件操作，确保加工环境的稳定运行。同时，我们注重与用户的有效沟通，以实现工作流程的顺畅协调，从而推动业务的顺利开展。
2、在合同生效后，我公司将严谨提交详尽的工作规划，并持续优化实施过程，对各项任务进行统筹调度，以实现工作效率的最大化提升。
3、实施定期的员工技能强化培训，每周进行工作回顾与评估，迅速识别并修正错误，推动持续优化。有效协调各工作阶段的进度，确保流程间的无缝衔接，从而提升整体工作效率。
4、强化员工的安全与保密知识培训，以防止意外和泄密事件的发生。确保所有操作严格遵循档案管理与处理的规章制度，并明确规定对员工的要求。
(三)数字化档案管理策略
1、全面规划与执行策略
该项目，即北京京研电力工程设计有限公司的档案整理，乃是一个兼具劳动密集型规模与系统性、多环节复杂性的庞大工程。
在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有档案工作经验的人员，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案整理流程控制，做好实物档案保管工作，保证原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理质量，做到加工准确率为100%。
2、优质项目执行指南
为构建和谐社会的宗旨，北京京研电力工程设计有限公司档案整理项目的实施需严格恪守以下基本原则。
1、在稳固利用既存资源的前提下，坚守档案的固有特性，确保档案文献间的历叐连续性。
2、根据北京京研电力工程设计有限公司的档案管理规程，遵循文件材料的发展逻辑，确保案卷内部文件资料的连贯性与系统一致性。
3、旨在根据保管期限的划分，确保档案的安全存储与便捷利用。
4、充分尊重和利用原有的整理结果。
3、项目的基础和参照规范
项目的技术实施应严格遵循国家和档案行业设定的法定标准与技术规范。数据整理及档案扫描作业须根据《中华人民共和国档案法》，并参照国家电网公司供电企业档案的分类体系（涵盖6-9大类），以及《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)等相关规章制度执行。
4、档案与资料管理
破损档案的处理流程主要包括如下环节：拟定恰当的标题、有序排列、编制页码、装入文件盒、替换破损目录、详尽填写备考表、严谨装订，待所有环节完成并通过质量检验后，进一步进行数字化转化。
1、拟题目
案卷题名拟定指南：应依据卷内目录的关键信息，提炼出简明扼要且精准的案卷标题。其限定在50字以内，核心要素包括责任主体、内容概要与文件类型。
案卷封面项目的填写要求严谨：在封装前，务必确保所有栏目填写完整，不得遗漏。题名与全宗名称应使用汉字书写，而其他栏目则需以阿拉伯数字标注。请务必保持字迹工整、清晰、准确且美观，体现专业水准。
案卷目录编号须遵循规则，单一目录内的案卷编号不得超过1000卷（包括本数），如遇卷宗数量超过此限额，应当对目录编号进行重新设计。
案卷号：每目录号下面的流水顺序号。
2、排序
按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定，文件应遵循严谨的排列顺序，其基本原则为：
(1)结论性材料在前，依据性材料在后；
(2)审批材料在前，申报材料在后；
(3)外文材料，译文在前，原文附后；
(4)文字材料在前，图表文件在后；
(5)按内容的重要程度或时间先后排列。
3、编页
在整理好卷内文件后，每卷应按阿拉伯数字连续标注页码，遵循大流水编号原则。页码应标注在正面右上角及反面左上角。此外，所有页码需由相关人员使用铅笔亲手签署。
4、装盒
装盒，将档案按其件号顺序装盒。
5、更换目录
执行对手写档案目录的更新操作，完成新目录的打印，并进行详细校对。
6、填写备考表
最后的卷内备考表用于详述立卷过程中可能遇到的错误，如编号谬误、遗漏、重复以及文件转移等情况，需在此处做详细记录。
7、装订
(1)卷内文件应以“卷”为单位整体装订。
(2)装订顺序须遵循以下原则： - 正本置于首位，随后是最终定稿； - 文本主体部分排在前面，附录随后； - 原件优先，复印件随后； - 转发或批转的文件应位于被转发或批转文件之前； - 阅办完毕的收文处理单位于正式文件之前； - 当来文与复文合并时，复文置前，来文在后； - 汉语文本居首，少数民族文本次之，除非另有特别规定； - 中文版本优先，外文版随后； - 对于重要法规性文件，历次修改稿按时间顺序排列，定稿之后，样本和出版期刊在前； - 文字内容应领先于图表展示。
(3)在装订过程中，确保采用左侧装订方式，要求所有'件'内的页面右边缘及下边缘（即底部）应保持齐平。
5、数字化档案管理步骤
在档案数字化操作中，我们严格把控著录和扫描环节，确保不对档案原件产生任何二次损害。要求扫描生成的图像与原件保持一致，展现出清晰、整洁的效果，其质量应不低于原件复印件的标准。对于扫描图像中可能存在的干扰因素，如黑点、黑线、黑框或黑边等问题，我们将借助先进的技术服务系统进行无损的去污处理。在整个处理流程中，我们坚持以原貌还原为原则，灵活运用自动或手动校正功能，精确调整图像的角度，力求完美呈现档案的原始风貌。
在档案扫描作业完成后，电子档案将以精确的一对一对应关系对接现有计算机目录资料。遇到扫描图像序列与原始档案文件不匹配的情况，我们将迅速实施修正。目标是确保扫描图像与案卷目录及卷内目录的关联完全准确无误，达到100%的契合度。
档案数字化的工艺流程主要包括如下关键步骤：入库提取卷宗、细致的档案整理、高效扫描、详细的数据著录、精心的图像处理、严谨的数据质量检验、严格的验收程序、数据整合与连接、备份安全以及最后的订卷与归还。
以下是关于数字化加工流程的详细阐述，主要包括流程控制手段、各步骤的具体职责、执行的质量规范、实施的质量保障策略以及技术操作执行层面的详解。
5.1入库提卷
确保档案转移的严谨性，我们遵循原始档案交接的严格程序。招标方指派了专门的项目主管，而我公司也委派专人对应负责。交接过程中的档案清单，需经双方项目负责人核实并完成清点登记。根据扫描工作量，我们将明确档案交接的周期与数量（需经双方项目负责人签字确认，以保障施工期间档案的安全，防止遗失或损毁。）
执行档案操作流程：依据档案类别，有序地自档案存储架上取下，填写清单，进行下架并逐一清点。档案整理期间，确保全程封存于编号档案箱内，生成详细的档案下架记录，明确标注档案编号与箱号。在搬运过程中，严格遵循防水、防压措施，保障运输安全，从而有效防止档案损坏或遗失。
对接收的档案资料，实施细致的分类并建立电子与纸质双重目录，确保逐项核查至最小存储单位（盒或卷），防止遗漏登记或重复录入。在出库移交过程中，用户单位与我司专业人员需共同签署确认清单，以示责任明确且流程合规。
实施多人交叉核验及详细审查，针对下架接收的档案资料，与用户提交的电子或纸质接收清单，在加工方的生产加工管理系统档案接收模块内进行精准匹配。一旦发现任何不符，立即进行核实并修正，随后生成勘误表，经用户方确认无误后，再进行后续的档案整理工作。
为了适应用户方提供的有限加工场地条件，加工方采取了分批次定期接收的策略，此举旨在节省空间并确保加工作业过程的有序进行。
5.2档案整理
5.2.1档案实体记录
在档案管理流程中，涉及以下步骤： 1. 系统性排列档案，实施页码编制与分类整理。 2. 对每份文件赋予恰当的标题，并进行详细检查，记录缺失、破损、遗漏或损坏的页面信息，以及纸张尺寸特性和载体类型（如照片、图表等）。 3. 导入用户提供的电子档案目录，通过与原件比对，进行补充录入并进行精确校对，生成勘误表以便用户签字确认。 4. 基于用户提供的纸质或电子档案目录，对照档案原件，执行分件操作，同步录入信息并再次核对，最终形成电子文档存档，同样印制勘误表获取用户签字认可。
在档案数字化加工流程中，需严谨填写交接登记表，详尽记录每份整理完毕的文件对应起始页号与页数信息。
加工方在档案整理过程中，依次执行档案的排序、编页码、细分文件、拟定标题以及详尽的分类检查。同时，详细记录档案的编纂研究特性。对涉及的存储媒介（如照片）以及包含领导批示和印章的页面，亦逐一进行记录、分类并单独处理。
5.2.2 根据档案的具体状况，可考虑实施档案修复服务
在进行档案整理之前，首要任务是对严重损坏的档案进行修复。针对这一过程，特制定详细的技术规格要求。
修复作业须严格遵循《档案修裱技术规范》，在拆解档案以进行修复时，首要确保档案原件的完整性和安全性。务必按规定的档案拆装程序和技术规格实施，目标在于实现资料的复原。针对各类别和材质的档案特性，需区别处理。
档案整理过程中，须针对原件特性采用适度的敲击或压制以确保平整，务必确保档案完整无损，且不影响数据记录的清晰度。
档案的处理必须严格遵循原始形态，禁止缩小档案尺寸，任何情况下均不得损伤文字内容。切割边缘需保持规整。对于短边，应一次性完成切割；长边切割可分段进行，但各刀口衔接务必平直，无明显接续痕迹。对于整卷切割的档案，刀口要求始终保持垂直，严禁呈现倾斜状态。
档案整理应依据原件特性选择适宜的装订方式，如线装、包背装或精装，务必以确保档案完整性和安全性为前提。装订过程中，严禁遮盖任何原始记录内容。最终成品需呈现出坚固且外观雅致的特点。
在档案修裱过程中，档案不能再次受损。
在档案装订过程中，选用的纸张和粘合剂必须满足安全标准，以确保档案的长期妥善保存。
5.2.3扫描前整理
按照档案管理规定，需依次进行有序的档案整理，并在必要时实施标识，以保证档案数字化的品质与完整性。
档案预处理：对存在严重破损，难以直接扫描的文档，需优先进行技术性修复。对于扫描质量受折痕或不平整影响的原件，务必先行实施平整化处理（如压力平整或熨烫），确保扫描效果的优质完成。
确保对装订成册、不便拆卸的档案实施详细登记和记录，以便在扫描过程中采用专业的非拆卷扫描设备直接操作，通过计算机自动赋予每一页档案唯一的页码标识。
在整理电子目录的过程中，通过将电子文件夹与文件统一更名为档案号标识，创建了结构化的文件夹体系。同时，编撰了详尽的档案目录，包括案卷目录和文件目录，以及全面的全宗目录，以确保信息的有序与易检索。
在用户要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。
能够按照用户需求生成包括各类目录在内的用户库存档案，并同步建立完整的财产账目与统计台账。
运用档案加工管理软件，通过整理档案资料并构建电子目录，实现电子文件夹的建立与扫描任务单的生成。
5.2.4档案整理过程中注意的细节
本工作流程主要分为三个步骤：首先进行编页码处理，其次执行档案拆分与标注，最后生成相应的加工任务。
1.档案排序、编页码
任务描述：执行档案整理核查，依据用户单位的档案资料类别对档案进行有序排列。主要审核内容涵盖档案资料的序列一致性以及物理状态，如纸张质量、照片页和图表页的存在情况，特别关注资料的缺失、破损、遗漏、重复或页码杂乱等问题。同时，构建电子及纸质档案的接收与出库详细清单记录。
编页码规则：以卷作为最小扫描文件夹划分，每卷内的页面按顺序编号。具体操作为，针对每一页文件，从‘1’开始逐页编码，标注于页面正面右下角，反面则位于左下角。这样确保了页码位置的一致性和整洁。这一工序有助于保持档案整理的连贯性，便于质检人员核查扫描图像，并确保档案原件的完整归档。扫描后，每份文件的页码序列将由计算机扫描系统自动在详尽的图像记录中体现。
2.档案拆分及标记
数字化加工流程中的档案管理原则：强调资料完整性，档案盒内资料应保持原封不动，不进行深入拆分与重组。档案与档案盒同步进行各个工序的处理。每完成一道工序，档案均需归还原盒原位，确保档案的物理位置与信息逻辑结构的原始状态得以保全。
执行档案资料的有序拆分与整理工作，以移除其中的金属成分，确保在扫描过程中不会对扫描仪造成损害。拆分完毕后，需按照原排列顺序重新归置至文件盒内，严格遵守分类档案应保持在盒内的原则，以维持资料的整洁与有序。
3.创建加工任务
系统在档案整理模块中自动整合接收环节录入的接收信息，整理人员仅需将档案资料的分类详情输入至相应的档案记录中，实现简化操作。软件会自动生成包含档案编号、调档时间、总计页数、资料分类记录以及整理人员姓名等信息的扫描任务电子清单。清单经过专人审核后，会被上传至服务器的特定位置。扫描任务单详细记录了分配人、接收人、分配时间及完成时间等关键信息，确保任务分配明确，从而确保任务及时高效地完成。
制定日程任务单：确保每日单班作业量的精准分配，强调每个工作任务单不得跨越不同包装箱或包裹界限。
制定每日扫描作业分配：依据档案的纸张特性，定制适用于不同扫描设备的任务清单。
5.3档案扫描
5.3.1档案扫描实施方法
扫描策略：针对档案的尺寸特性，选用匹配规格的扫描设备，如标准扫描仪或专用图纸扫描仪。对于大型档案，我们采取专业的图纸扫描仪扫描或图像拼接技术；若一页内包含多个文件，需逐份独立扫描以确保清晰完整。
针对文字过于密集或扫描件质量欠佳（如为复印件）导致的识别困难，我们建议适度提升扫描分辨率。然而，这一操作需确保最终图像的清晰度，同时不妨碍电子查阅和在线浏览的便捷性。
图像质量要求：扫描出的图像应保证文字清晰易辨，字迹色泽适中，既非过于浅淡亦非过深，避免因字迹模糊、重叠导致阅读困难。即便原始文档存在锈蚀、褪色或色彩均匀度问题，扫描结果也必须保持可读性。规定扫描过程中墨迹的宽度不得超过0.5厘米，且任何指印或黑线不得遮盖或干扰正文内容的完整性。
在电子档案管理中，针对档案实体的具体状况，应在相应的目录项下标注'复制件'和'原件不清'的标识。目录体系以原始档案目录为基础，并在实际操作中可能产生新的分类目录。允许对目录结构进行适时调整，包括增删标准化目录项目。对于对原目录数据的任何修改或补充，都需详细记录在更改记录表中，这些更改资料应附录于原文件卷宗内。这样的设计旨在实现一条目录对应多张图像，以及一张图像关联多条目录的高效编目系统。
档案图像内容：
流程1：实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。
第二步骤：核查扫描件的合规性，确保每一页扫描图像与原件对应无误，严禁出现页面倒置、缺失、重叠或错误的页面，同时必须避免遗漏或冗余扫描，以及扫描错误的情况。
第三步：确保扫描页面内容呈现居中，无显著偏离左右边缘的情况，包括正文、页眉、页脚、背面印章、附件以及任何手写注解，信息需完整无遗漏。图像应精准对应纸质书页，严禁扫描时遗漏书页内容或包含相邻页面信息。针对图像可能存在的黑边、倾斜、折角或模糊问题，务必进行修正，以满足用户需求的清晰度标准。
流程四：针对历史档案的劣质纸张扫描策略：鉴于部分历史档案在数字化过程中可能面临纸质质量较低的情况，我们将遵循以下基本原则：
1、确保档案安全，尤其对已破损的档案，应当在生产流程中实施特别关注，防止进一步损害。
2、致力于提升扫描品质，力求实现档案扫描的清晰度与纯净度，最大程度还原历史风貌。
3、高效高质的完成任务。
一、扫描及登记：严谨填写纸质档案数字化转换交接记录表格，详细记录每一页的扫描内容。核验扫描文件的页数与档案整理时所标注的页数是否相符，如发现不符，需明确指出差异原因并阐明相应处理措施。
图像文件的命名：
1.图像的命名应当基于档号进行，以确保每个图像名称的独特标识性。
2.对数字图像实施单页文件存储，并采用档案编号与图像序列号相结合的方式进行命名标识。
3.数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。
4.需严谨构建纸质档案的数字影像存储体系，以保障数据关联的精确性。
5.3.2扫描仪的选择
操作扫描环节，依据档案资料的整理完成度，扫描员会依据档案的尺寸规格与纸张质量，适配选用适宜的扫描设备。针对各类纸张档案，其扫描处理的具体工艺流程如下：
高速扫描技术应用于连续且高效地扫描普通纸张。
处理破损纸张策略：对于轻微破损，将其置于透明塑料薄膜内，调整扫描仪设置为针对厚纸的模式，并选用中低速扫描选项。对于严重破损且表面不平的纸张，推荐使用平板扫描仪进行扫描。
针对轻淡字迹（如铅笔书写），在黑白二值扫描过程中，应适当地调整扫描阈值，以增强字迹与原始稿件之间的对比度。
高效装订档案处理：运用一体化高速黑白扫描技术，显著减少档案拆封及装订步骤，确保资料整理的有序性，有效防止信息混乱。
扫描技术：运用平板扫描仪，精细化设定模板参数，确保输出的图像质量达到预期的灰度或彩色效果。
5.3.3扫描过程中的注意事项
针对年代各异、装订形式多样以及技术规格各异的档案资料，应选用相应的扫描仪型号并采用适宜的扫描工艺进行处理。
在执行图像扫描操作时，务必先进行试扫描，借此优化扫描仪设置，确保扫描结果的清晰度，并尽量减少黑边的出现。
在执行任务时，务必严谨细致，严禁擅自撕毁、遗漏或销毁任何档案资料，同时确保其始终留在指定工作区域。
逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号的情况，需及时补编、改编页号。
在遭遇扫描仪故障引发的纸张堵塞或撕裂情况时，务必谨慎处理，将受损的纸张安全取出，实施适当的修复措施以恢复原状。
在资料扫描完成后，首要步骤是立即核查首页和末页的内容准确性，确保扫描图像与原始文件的一致性。针对扫描图像可能出现的倾斜或边缘失真问题，亦需进行相应的修正处理。
完成资料扫描后，务必核查扫描文件的数量是否与档案记录吻合。若存在不符，需详尽检查，迅速查明原因并及时进行修正。
针对薄质纸张，如信纸和便笺，建议在下方附加白色打印纸作为衬垫，同时需调整扫描设备为处理厚纸张模式，以中低速扫描。对于有破损的纸张，应先进行修复，确保完整性后再进行扫描。修复后的纸张应置于透明塑料膜内，同样采用厚纸模式并选择中低速扫描设置。而对于原件严重破损的修复资料，推荐使用平板扫描仪进行处理。
对于底色偏深的纸张，例如草浆纸或油印纸，若采用黑白二值扫描，应当适度降低扫描的对比度和亮度；如若选择灰度扫描，则同样需留意适当的调整参数。
对于字迹相对较淡的材料，例如铅笔书写的部分，若采用黑白二值扫描，需适当调整扫描阈值（临界值），以增强字迹与原始文档之间的对比。然而，即使采用灰度扫描，同样需要精细调整参数，以期获得满意的效果。
针对幅面较大的纸张，若其宽度仍不超过A3标准，推荐利用扫描仪的长纸扫描功能，通过设置适当的扫描长度以适应纸张尺寸。对于幅宽超出A3范围的纸张，应选择专用的宽幅扫描设备进行扫描，或者采取分区域扫描后图像拼接的方法，最终生成完整的扫描图像。
扫描图像的最低分辨率须达到300点每英寸(DPI)。对于图像源质量较低的情况，建议提升扫描分辨率，以确保扫描数据能够满足计算机光学字符识别(OCR)软件的高效智能化识别需求。
图像扫描后，逐页转化为文件存储。灰度图像推荐采用JPG或TIFF格式进行统一保存，以确保电子文件命名的清晰与一致性，务必遵循明确的命名规定。
文档扫描的数量及存储排列应与原始档案资料的相应数量和顺序保持一致。
5.4档案著录
5.4.1标准的目录结构和文件夹的建立
根据用户提供的案卷及文件目录数据库架构与相应的著录标准，确保档案目录信息的规范化，涉及精确的字段著录操作，包括对字段名称、长度以及内容规定严谨的录入与核查。
遵循档案原有的整理逻辑进行编排，确保与档案实物的一致性，如例所示：
组织的文书档案采用结构化的目录体系，包括年度标识、所属机构类别、详细资料分类、卷宗编号、文件单号以及页码标注。
档案目录构建原则：依据历史档案生成的自然顺序进行排列，确保与实体档案的一致性。
5.4.2建立目录数据库
构建包括案卷级目录数据库和文件级目录数据库的核心体系，通过专业技术手段实现与档案数字化加工流程中的档案加工管理系统的无缝衔接，以此提升档案数字化工作的处理效率。
5.4.3按原目录著录
在实施条目编目过程中，严格遵循《档案著录规则》双机并行著录原则，构建详实的档案目录数据库。确保每条记录的信息精确无误、内容完备。编目工作完成后，采取双重校验机制，即人工校对与软件自动审核，对目录数据库的建立质量进行严谨评估。我们核查项目的完整性、著录内容的规范性和准确性，对任何不符合标准的数据，将按既定程序进行修正或重新录入。
5.4.4自拟目录著录
按照国家档案局《档案著录规则》和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。
5.4.5目录数据质量检查
执行目录数据库的建库质量审核，兼顾人工校对与软件自动校验。重点核查著录项目的完整性、著录信息的规范化及准确性，一旦发现不符合标准的数据，需督促进行修正或重新录入。
5.4.6数据库数据格式检验
根据国家档案局颁发的《档案著录规则》及其他相关规定，兼顾用户的实际需求，我们致力于规范化档案目录的构成要素。其中包括设定明确的著录项目，规定各字段的长度限制，并确保内容的准确性。对于任何可能存在的案卷题名、文件名（主体和副标题）、文献编号、正文、原始草案、批注页、盖章页、责任标识、相对页码区间（起止页码）以及绝对页数的校对与修正，我们一丝不苟，力求严谨无误。
5.4.7目录册的形成和打印
在整理电子目录的过程中，首先对电子文件夹及内容进行统一的文件命名，以便按照档案编号构建标准化的文件夹结构。随后，生成包括案卷目录和文件目录在内的电子档案索引。对于生成的电子目录以及全宗目录，我们亦可进行相应的打印、排版和装订，从而制作成纸质形式的档案目录册。
5.5图像处理
5.5.1基本概念
通过图像处理软件对每一张扫描图像进行精细校准，旨在保证其清晰度和真实性。我们逐一审视图像质量，包括边缘完整性、角部状况、图像平直度、清晰度以及失真度等关键指标。一旦发现任何不符合质量标准的情况，如图像需重新处理。同时，我们严谨核对档案的页码顺序，确认是否存在漏扫描或重复扫描的问题。对于漏扫的文件，我们会立即补充扫描，并确保图像准确插入相应位置。若扫描图像的排列与原始档案不符，我们将及时做出相应的调整，以确保档案的完整性和准确性。
修正要求：图像需保持绝对水平，任何角度倾斜不得超过1度，确保图像完整无扭曲，以保证阅读的清晰性。若发现页面局部倾斜，应根据页面中的标题位置进行校正。
去污要求：针对扫描过程中可能残留的黑线、指纹、暗影或斑点，务必在50%放大的条件下确保无痕（对于由印刷品质或纸张特性引起的局部污渍及背面反射的文字瑕疵，若在页面视图中难以辨识，且这些污点嵌入文本行内难以消除，可视情况暂不处理，但须确保整体图像清晰可读）
优化图文细节呈现：针对原始文档清晰度不足的情况，我们可以通过增强图像分辨率来提升整体的视觉效果，修正字符间距与行距过密的问题，修正文字深浅不均、字迹模糊的瑕疵，从而确保文字与图像信息的清晰易读性。
大幅面档案的多幅图像通过分区扫描方式获取后，将进行细致的拼接处理，旨在整合为一幅完整无缺的图像，从而确保数字化档案的完整性及信息读取的精确性。
照片编辑：如若需强化，将运用专业图像处理工具提升照片的清晰度保障。
图像存储策略：在确保影像品质的前提下，我们致力于压缩文件尺寸，以降低存储需求。
5.5.2对劣质图像采用的处理工艺
针对各类图像特性，我们将采取相应的图像处理方法如下：
优化字迹呈现：运用字迹强化技术，增强文字细节的清晰度。
利用先进的字迹修复技术，实现对断裂笔画的完善填充。
图像净化：运用先进的去噪技术，实现对图像中的杂质点进行有效消除，特别针对局部瑕疵，如脏点、污斑实施精确清理。
5.5.3图像处理中应注意的几点
确保图像的偏斜程度不超过3度，以实现视觉上几乎察觉不到的倾斜效果。
对大尺寸档案的图像进行分块扫描后，着重确保各部分图像拼接的完整性，要求拼接处信息无遗漏，以维护整体图像的连续性和一致性。
图像应适时进行旋转校正，以适应阅读者的常规视觉体验。
确保处理完毕的图像页面中不会出现任何影响视觉效果的瑕疵，如黑点、黑线、黑框或边界干扰。
在图像处理的过程中，基本原则是尽可能地忠实于档案的原始风貌。
5.6数据质检
5.6.1基本概念
执行详细的质量检查，针对扫描完成后各页的图像和项目，包括档案著录信息的准确性、拆分处理的规范性、扫描效果的清晰度、修正去污的完整性、插图与照片处理的精准性，以及文本与图像页的一致性。对于不符合质量标准的部分，实施重扫或补扫措施。
执行对文本输入区域的记录与对应标签的核对，同时比较文件页面编号及其总数的一致性，以及扫描前后图像页的标识与页码的匹配。对于识别出的不符项，需重新整理登记清单。
实施严格的图像品质审核，确保版面整洁清晰，尺寸统一，且图像方向一致。
5.6.2质量检验要点
影像文件的逐一核查：按照扫描页的编号系统，对扫描生成的资料逐页进行细致核验，确保无遗漏扫描、重复扫描或页面顺序错误。
影像文件质量要求：应尽量（与原稿等效）保证清晰度，扫描内容需完整且图像端正。任何原件上可辨识的信息（除污渍外），均应能在打印输出及屏幕显示中清晰呈现。
检查经过优化处理的影像是否符合要求。
为了确保工作效率和流程有序，所有电子文件夹（存储路径）的质检与后续修正工作均限定在质检环节进行，严禁其他岗位介入返工操作。
针对质检不合格的图像，将制定返扫工作单，要求对图像进行反复扫描直至达到清晰且优质的标准。
5.7数据验收
对已完成数字化转换的所有数据，如目录数据库、图像文件及其关联数据，实施抽查式全面质量评估。
在数据验收过程中，对全宗档案的抽样检查比例应确保不低于50%。
验收指标
当目录数据库与图像文件的关联发生错误，或者目录数据库或任一图像文件存在完整性缺失、清晰度欠佳或存在错误等问题时，相应的抽检结果将被标注为'不合格'。
当一整个档案全宗的数字化转换质量抽检达标率高于98%，将被正式确认为'验收通过'。
5.8数据挂接
完成扫描处理后，各年度及机构的成品将直接上传至专设的档案服务器，并通过档案管理系统实现实时检索功能。借助档案管理软件的自动化匹配功能，将扫描图像数据精确地与录入系统的目录信息进行关联，确保目录与原始资料内容的一致性。
5.8.1汇总挂接
在完成档案数字化转换并经严格质检确认为'符合标准'后，目录数据库与图像数据库会通过网络迅速上传至数据服务器整合。借助相应的软件程序，能够自动执行对目录数据的智能搜索，关联相应的数字图像，并自动添加电子地址信息，从而实现批量且高效的链接功能。
5.8.2数据关联
根据纸质档案目录数据库，对每份纸质文档扫描产生的单个或多页图像，将其整合为单一图像文件。在存储这些图像文件至相应的文件夹时，需逐一核实每个图像文件的命名与目录数据库中对应文件的档号是否吻合，图像页数与目录记录的页数是否相符，以及图像文件总数与数据库内文件总数的一致性。通过确保每份图像文件的文件名与档号的唯一对应关系，我们得以建立两者之间的精确链接，从而为批量关联档案目录数据库与图像文件奠定基础。
在档案数字化转换过程中，严谨填写交接登记表单，详细记录每一页数据关联后的页数，并进行详实的核查，确保每份文件的关联页数与档案整理结果及扫描时标注的页数相符。如发现不一致，需明确指出具体差异原因并制定相应的处理措施。
5.9数据备份
在技术服务项目完成后，且甲乙双方在质检终验报告上达成一致并签字确认，我们遵循数据保护的重要原则，实施数据备份策略。具体操作为，采用移动硬盘等存储设备，对验收后的所有成品数据进行严谨备份，随后提交给招标方。
5.10订卷
5.10.1概述
完成档案扫描后，原件需经精心严谨的装订处理。在装订过程中，我们将尽量沿用原有的装订孔进行穿线装订，以减少对纸张的新损伤，确保纸张平整并抚平边缘，从而最大程度地保护原始资料。在执行装订工序时，我们将严格遵循'两平行'原则，即装订线一侧与边缘对齐，且每一页的下边缘亦保持整齐。对于原无卷内目录的部分，我们将补制目录并将其打印附入相应卷宗内。
档案在拆卸装订物后，应由原保管机构进行重新装订，确保每一页文件的原有顺序得以保持，同时要求卷宗平整，无页码脱落，右侧和底部边缘整齐无损。
在整理档案时，首先依据工作单逐一核查原始目录清单的项目与数量，确保两者顺序一致并整理整齐，然后进行装订。装订过程中，严格遵循原有的装订孔位置及样式，力求保持原有装订的完整性，即拆封后仍能顺利复原。对于装订不符合规范的档案，将按照标准程序进行重新装订处理。
5.10.2案卷装订工作细则
1装订要求
案卷装订需遵循严谨的三点一线原则，要求装订牢固、排列整齐，确保无页码脱落、页面翻动不受影响、文字清晰无遮挡，同时保证文件完整性及阅读便利性，不得损伤原始资料。
大张图纸应先折叠，后装订。
2装订方法
案卷码放：
整理案卷文件时，应按照以下顺序逐一取出并排列：首先放置案卷封面，随后是卷内目录，紧接着是档案文件，之后附上备考表，最后放入案卷封底，确保整套文件的有序性。
案卷应沿左侧及下边缘对齐，并确保整齐排列，随后利用夹子稳固案卷的顶部和底部。
打孔：
请确保沿照案卷封面上标明的装订孔位置，采用专业的三针装订机进行精确装订。
穿线：
采用50厘米棉线，将其对折并利用钩锥操作。首先，棉线中部应从案卷封面中央孔洞穿入，由封面正面穿至背面，形成一个线环。接着，将棉线两端分别穿过案卷其余两个孔洞，并将案卷翻转至背面。接下来，通过交叉的方式将线绳两端穿越中间的线孔，施加适当力度拉紧两端，确保打结两次。最后，整理线头，确保其长度一般不超过3厘米。
长页面折叠：
装订完成后，确保长页面按原有折痕进行对折，折叠后的纸张宽度需与卷宗文件宽度保持一致。若初次折叠后仍超出，允许进行二次折叠。对于篇幅超过十页的文件，应分批处理，每批次折叠不超过五张。
大图折叠：
图纸需按照16开规格进行折叠，装订位置应设置在图纸的左上角。
叠图顺序为：
按照自下而上、由边缘向中心的顺序，将文件纸折叠至16开尺寸的标准高度。然后，对于多余的纸张，重复上述步骤，将其折叠成类似风琴的层次结构。
文件首先从左侧对折，折叠后的尺寸符合16开规格。若部分内容仍有剩余，将在左侧保留25毫米的装订边，然后继续遵循同样的方向进行对折，直至形成宛如风琴般的层次结构。
5.10.3案卷装盒细则
卷盒流水号按照年度顺序自1年起依次编号，操作时请使用铅笔在卷盒顶部醒目位置标注流水号。
整理并按各卷封面标明的盒号，严谨地将装订完毕的案卷逐一放入对应的卷盒中，确保装盒过程中遵循卷号递增的顺序，即小号卷宗置于上，大号卷宗置于下。
案卷装盒后，将卷盒按流水号顺序依次排列。
5.11还卷
按照流程，逐批次完成档案的加工后，需进行有序的交接。在交接过程中，务必填写完整的《档案归还卷》并由双方当事人签字确认以示认同。
加工方与用户单位指派的专人遵循专门程序进行物品交接。在清点无误后，双方需分别在质检验收清单及加工数量统计清单上进行签字确认。此外，对于档案资料的入库，双方同样需在对应的入库清单上完成签字手续，以此标志交接验收工作的顺利完成。
6、档案整理详细步骤
档案目录卡
档号：卷名：
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