建设档案信息化系统服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

第一章 全面的项目服务体系

第一节 全面的项目服务需求概述

一、项目概况

信息化档案管理体系构建概览： - 文书档案：涵盖XX年度的设备股室资料 - 业务（专业）类档案：总计约X盒 - 会计档案处理：详尽编页整理，共计X本，扫描件数量约为X页 - 档案存储设备：配备新式档案盒X个 - 系统支持：采用一套网络版档案管理软件

二、详细的技术规格与项目需求

第二节 全面的项目服务构想

一、全面项目概述与需求

(一)高安全

1.要求

项目实施过程中的高安全性保障着重于全方位的档案资料保护，旨在确保其完整无虞。具体涵盖以下关键环节：

确保实体档案资料的完整与安全，严格防止原始纸质文档的遗失与损害。

(2)确保实体资料内容不泄露；

确保加工处理后的信息影像资料完整无损，信息安全可控，内容保密不泄露。

2.应对方案

在为XX市档案信息化建设项目制定的全方位服务方案中，我们始终坚持严谨的管控体系，将高度的安全保障视为基础。我们采取了多项措施确保档案信息与影像资料的绝对安全：

在档案管理设施的规划中，我们严格遵循实体档案安全防护的核心理念，依据'最小化实体档案流通路径'策略，科学地安设临时库房与各类纸质操作区域。通过精心布局，确保了需要实体文件处理的部门与执行全电脑操作的岗位之间物理隔离，从而最大限度地保障了档案资料的安全性。

在信息化建设项目中，我们特别设置了档案材料追踪子系统，旨在详细记录每一份纸质档案在数字化处理过程中，由何人于何时进行过接触。通过整合档案流转单上的接收者签字信息，这一举措增强了档案安全性的可追溯性。

在管理体系中，我们实施专业档案交接团队的配置，并严谨制定交接操作规程。通过设立专职管理员与单位间的单向联络机制，配合密封流转箱等手段，确保档案传输和交接环节的安全无虞。

我们已制定完备的异常应对措施，确保在任何情况下优先保障纸质档案资料的安全。

加工区域将配备全方位监控摄像头，确保所有纸质文档操作均处于监控覆盖范围内。通过与档案追踪子系统联动，能够实时记录每份文档在加工中心的接触人员及其接触时间。对于任何档案，只需调用档案追踪子系统，即可查阅其全程接触过程的视频记录。

(二)高质量

1.要求

在档案整理项目全周期的执行中，我们着重于保证档案整理与信息化处理的高水平，使之符合XX市档案信息化运用与管理的严格标准。具体涉及以下几个关键环节：

致力于提升档案整理的标准化水平，具体措施包括：细致的档案分类与编卷、严谨的页码标注、以及规范的目录制作，以确保最终整理的档案完全符合归档管理的相关规定。

致力于提升档案处理的各个维度，包括影像资料的品质保证、详尽的索引数据制作以及无缝的系统数据整合，从而实现对加工档案的高效信息化运用，如便捷的影像资料检索功能。

2.应对方案

我司已荣获ISO9001-2000质量管理体系认证，我们的档案加工中心严格遵循国际通行的全程质量管理策略。我们对人员（人因）、设备（器械）、原材料（物料）、工作方法（工艺）及工作环境（环境因素）实施严谨的防控，坚持以预防为主，实现全方位的质量把控。借助先进的软件系统，我们设置了符合标准的抽查规则，抽检准确率高达99.99%。具体而言，我们采取了多重措施来保证档案整理与加工的卓越品质。

通过严谨的质量控制子系统，每个工序均对前一工序进行细致的检验与复核，确保了加工出的影像和相关数据的高品质，从而实现了全面的质量把控。

我们采用一次扫描生成彩色和黑白双格式影像的方法处理每一页档案资料。针对某些纸张薄的档案，我们会先进行加膜保护，以确保扫描过程不对纸质材料造成损害。在遵循档案影像质量验收规范的前提下，我们将实施'针对性扫描策略'，即根据档案类型选择适宜的扫描模式。这种做法有效地平衡了用户对影像清晰度和查询响应速度（即通过降低存储需求）的需求，消除了可能存在的矛盾。

我们认为，本项目超越了单纯的档案管理与信息化处理，致力于为客户提供全方位的解决方案，以支持他们更有效地利用这些成果。

我们高度重视为客户提供影像和数据信息化处理的优质服务。除了实施严格的检验验收流程，我们还构建了问题发现-反馈-纠正的闭环管理机制，确保对产品潜在问题的高效解决，从而确保最佳的解决方案路径。

根据档案特性，我们项目配置策略如下：优先采用高速A3纸张扫描器，配合厚纸及A3黏附扫描仪，构建高效融合的工作流程。对于纸质质量欠佳的档案，特别选用平板扫描仪进行精细处理，旨在通过不同设备的优势互补，确保影像质量达到最优标准。

作为电子档案查询系统的专业供应商，我们致力于保障档案电子化的索引数据与影像资料精确无误地整合到电子档案管理系统中，实现两系统间的无缝对接。这样，信息化建设的成果能得到充分利用。此外，我们还将对可能出现错误的数据与纸质档案进行核实，并针对档案完整性不足或可能存在误差的数据列表向客户进行反馈，强化了数据导入过程中的质量控制环节。

(三)高效率

1.要求

高效率的实现依赖于采取多种措施提升档案整理与加工的速率，旨在保障档案整理团队的生产能力，从而确保能在规定的时间范围内完成所有档案的整理作业。

2.应对方案

依托强大的质量保障体系，我公司构建了一支规模宏大的信息化加工团队，并自主研发了一套独具竞争优势的信息化工作流平台，该平台基于前沿高效的服务器存储设备架构及自主知识产权。这一软硬件一体化的解决方案，旨在以最短的时间将用户的纸质档案资料数字化扫描。我们通过精密的操作流程和先进技术手段，确保档案整理加工的高效运行。

我司拥有一支由X名技术精湛的信息化流水线作业人员组成的团队，他们日均能高效处理超过X万张纸质档案资料的数字化扫描。凭借丰富的生产资源储备，我们能够迅速组建项目服务团队，显著缩短项目筹备阶段的周期，确保高效运作。

依托于高效的workflow平台，整个信息化加工流水线实现了流畅作业流程，同时内置了完备的应急响应机制，以保障各个环节的顺畅进行，确保整体加工进度的稳定进行。

为了确保生产流程的连续性，生产区域所有设备实施了'N+1'冗余配置策略，并对出现故障的设备迅速进行维修（设备维修响应时间均控制在一周内）。日常维护工作严谨细致，每日均由专业人员执行设备保养。此外，生产场所配备了必备的不间断电源系统及防火设施，以保障生产环境的安全稳定。

在现场全面实现信息化处理的过程中，我们将部署具备XTB在线高速存储性能的设备，并配备高端的近端服务器，以确保X小时连续无间断的信息加工服务。

二、方案设计原则

在规划本项目的档案信息化建设方案时，我们始终坚持遵循以下基本原则。

(一)严格的质量控制

我们的项目管理始终坚持ISO9001-2000质量管理体系的严谨规定，涵盖项目组织架构的构建、工作运行机制的实施、软件开发流程的编排以及工作流程的设计。ISO9001-2000质量体系标准的贯彻执行，贯穿于解决方案策划的核心并作为最高指导准则。

(二)计算机高效管理

构建一个无缝整合的质量控制策略、项目管理计划、生产工艺流程、安全保障体系和质量验收程序，与计算机生产系统及管理系统紧密结合。在软件开发与配置过程中，充分展现多层次、全方位的管理理念，实现计算机辅助的、数据驱动的综合管理体系。将计算机管理手段渗透到管理与生产活动的各个环节，集大成于计算机软件系统之中，摒弃人为概念化，力求精确高效。

(三)简单合理的原则

在软件开发生产流程中，我们致力于简化操作流程；在硬件设备的选择上，力求高效易用。针对流动生产的特性，我们将人员变动可能带来的影响控制在最小范围内，确保新员工通过简短的培训即可顺利投入工作操作。

(四)高效率与低成本

在设备和耗材的选型上，要选择高配置、耐用性好、可扩展性强、安全高速的优质生产设备，保证生产的高效率、高质量和档案原件的安全性。在各项工作方案的设计和调整中，集中集体的智慧和以往工作经验，寻求最佳的人员组成、设备配置、工序安排，实现高效率的生产，降低生产成本。

(五)统一管理与配置

构建一体化的工作区域管理体系，以项目试点为基础，灵活调度并合理配置设备与人力资源。通过精确的资源配置，有效应对各种信息化加工需求的动态变化，确保项目按预定进度有序进行。

(六)安全保密的原则

在设计与执行档案整理及扫描加工方案的过程中，首要关注的是确保档案的安全性、完整性以及保密性。

通过实施现场监控设备部署及资料临时保管措施，确保档案原件的安全，防止丢失、损坏、混淆；同时保障电子档案数据的保密性，防止外泄、遗失、失真以及失效；并坚守信息边界，严禁档案内容及相关工作交流信息的非授权传播与泄露。

(七)紧密的客户沟通

我们承诺在项目全过程中与客户维持频繁的沟通，通过多层次的互动与讨论，共同达成共识，有效解决可能出现的问题。

(八)优秀的管理团队

项目经理及生产主管的个人素质与能力，对项目的成功至关重要。我们倾向于选拔那些在过往工作中展现出卓越表现，秉持强烈责任感与职业使命感，且拥有丰富管理经验和技能的人员担任此类职务，通过岗位竞聘实现。

(九)完全的项目响应

在规划所有工作实施方案的过程中，我们始终坚持全面契合项目提出的各项需求与规定。以我司‘致力于满足客户需求、不断优化客户服务、履行对客户的承诺、超越客户期待’的核心理念为导向，引领所有工作实践。

三、全面项目执行策略

(一)项目实施总体思路

该项目旨在规范化整理和扫描档案资料，堪称一项庞大且劳动密集的体系工程，涵盖了众多方面和各关键环节。

项目执行阶段，我公司将首先指派一位拥有超过X年档案管理经验的专业顾问，对项目进行全面调查，与客户紧密沟通，以确保实施方案的针对性。我们将根据实际情况优化方案，并提交经过精心优化的项目计划，旨在防止因标准差异引发的冗余工作，彰显高效运营，实现整理鉴定同步进行，以最大程度保护纸质档案原件的完整性。  接着，我们将针对项目特性定制严谨的出入库管理和保密规程，严谨把控档案电子化流程，同时确保实物档案妥善保管和电子数据备份的安全性，确保电子化数据及原始资料的绝对安全。  最后，我公司对档案整理和扫描过程实施严格的质量控制，确保每一步操作的准确性，承诺加工准确率将达到100%。

(二)项目实施服务原则

根据规定，档案信息管理项目的运作须严格遵照以下基本原则：

在稳固利用既有资源的前提下，坚守档案的固有特性，确保档案文献间的历叐连续性。

按照业务程序档案的要求，遵循文件材料的发展逻辑，确保案卷内部文件资料的连贯一致性。

旨在根据保管期限的划分，确保档案的安全存储与便捷利用。

充分利用并妥善处理已有的整理、录入及扫描成果。

(三)项目依据及参考标准

1.档案管理主要法律法规

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

2.业务标准与技术规范

《归档文件整理规则》

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

确保档案在经过整理、著录及扫描后，符合XX市档案馆的入库品质标准。

四、进度管理方案

(一)总体工期计划

为了确保档案信息化建设项目按预期在X个月内（有望提前完成），我们公司规划了项目实施的五个有序阶段：初期为项目筹备阶段，其次为试点运营阶段，接着是常规运作阶段，随后进入项目结束阶段，最后是验收阶段。

项目总工期规划为X个月，每月工作日计为X个，总计完成所有工作任务所需的工作日为：X天。项目时间安排共计X天进行执行。

核算，详细工期计划安排如下：

(二)项目各阶段工作安排

1.项目阶段工作安排表

2.详细项目工作计划及部署

为了确保项目的顺利实施，我司已对各阶段工作进行了详尽的规划与部署，主要包括以下几个方面：

人员与设备筹备：严格遵照投标文件中的设备及人员配备承诺，并根据项目实施计划书进行适时的调整。

场地设施筹备：涵盖专门针对水电供应、空调安装、录像监控设备与防盗门锁的维修工程，以及场地布局设计、办公家具（桌椅板凳）配置以及工作区域标识卡制作等任务。

项目需求深入了解：凭借丰富的项目实施背景，我司认识到每个客户项目具有独特的现场环境、档案类型多样性、现有档案状态、精确的数量规模、实际操作流程、明确的档案目标、严格的进度规划以及档案利用需求。因此，在项目正式启动前，我们委派具备深厚项目运作与管理经验的项目经理进行全面的需求调研，确保及时与客户沟通，以达成并超越客户的期待和目标，保障项目的顺利执行效果。

项目执行规范制定：作为项目顺利运行和质量保障的关键，我公司对项目实施标准给予高度重视。在项目启动之初，我们积极与客户方协同，共同明确并不断优化项目执行标准，确保其准确无误，从而保障项目的进程和品质得以顺利实现。

在适当的情况下，我们提议邀请相关行业专家共同参与档案整理与信息化标准的深化制定。该标准经三方审慎确认后，我方将严格遵循这一确认基准，确保项目的顺利实施。

项目流程设计与优化策略：本公司的实施流程设计旨在通过精细化管理，提升工作效率，保证工作质量，并有效缓解员工的工作压力。为此，我们特别委派了一位拥有三十年档案工作经验的专业专家进行全程策划和终极优化，确保流程的高效执行和成果的卓越性。

根据已确认的标准，我方正在进行项目的试运行阶段，借此机会不断细化并优化相关流程与操作规程。

项目规划流程：依据试运行项目的实际表现，明确各岗位的日工作负荷，严谨核查整体进度，从而编制出详尽且可评估的项目规划方案。

项目运营流程中的各个环节有序进行：档案整理、信息录入、扫描作业、图像处理、严格的质量检验、关联整合以及最终的刻盘工作均运行顺畅。

项目终期验收：侧重于实施内部审核，此过程中将邀请专业权威的专家共同参与并优化各个环节。

项目终验协作：双方面临验收进行全面总结与评估。

(三)项目启动

1.启动程序

(1)签订保密协议

客户档案被视为公司的核心资源，确保其安全是我们的首要任务。我们严格执行保密制度，遵循《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，强化档案管理人员及使用者的保密意识。在项目启动前，我们将组织专门的档案保密培训，并与每位员工针对本项目签署保密协议，全面承担起对客户档案的保密责任。此外，我们还将与采购方签订详尽的项目保密协议，涵盖项目实施全周期，包括但不限于实施过程中的商业秘密以及后期所有相关事项。

(2)项目需求调研

我司凭借丰富的项目实施经验，深知每个客户项目独特性，包括但不限于现场环境、档案分类、现有档案状况、精确的档案量、实际业务流程、档案目标设定、进度规定以及档案的应用需求。因此，在项目正式启动前，我们委派经验丰富的项目经理进行全面的需求评估，与客户保持密切沟通，以确保项目的执行结果不仅满足，甚至超越客户的期待和期望。

(3)实施标准确立

项目执行标准的严谨确立对全程运行的效益与品质至关重要。为此，我司高度珍视并自项目正式启动之初，即积极与客户方开展深入的项目执行标准讨论，通过不断优化提升，确保标准的精确性，从而确保项目的顺利进行与优质完成。

(4)实施流程设定

通过设定与优化项目实施流程，我们旨在提升工作效率，确保管理质量，同时有效缓解员工的工作压力。我司特别委派具有X年以上专业经验的档案管理专家负责这一任务，他们的专长将直接促进工作品质与执行效率的提升。

(5)制定实施计划

在确立实施标准与流程后，我司项目经理将依据项目实际需求定制详尽的项目执行方案。此方案需与客户方进行深度核对并达成共识。一旦双方签署确认，我公司将严格按照既定的项目执行计划推动项目的实施进程，确保工作的顺利进行。

2.项目启动工作安排

为了确保本项目能够迅速满足招标方的时间紧迫性，多个相关事项将同步并进，推动项目的顺利启动。项目团队需在X个工作日内高效完成所有入场准备任务，保障项目的及时启动与运行顺畅。

3.项目启动会议

召开项目成员会议，郑重宣告项目的正式启动

(2)介绍项目的背景、目标、组织结构；

(3)确定项目参与各方的职责和工作范围；

沟通模式的规定：常规情境与重大事项处理

(5)协商项目各方的相关联系方式。

(四)项目实施进度计划

依据招标文件的规定，本项目的服务协议有效期自合同签署之日起计X个月。项目执行时间表所标注的各阶段时间皆自合同生效日起计算。

项目阶段	工作安排	详细说明	工期
项目准备（合同签订后X天内完成人员配备、培训及正式进场工作）	人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。	准备工作包括人员准备和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。
	项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。	©版权所有 2024-2025 北京喜鹊云智科技有限公司 京ICP备2024102530号-1 京公网安备 11010802045440号 联系客服 关注公众号：