数字化档案整理与管理服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案

1.深入理解项目需求

1.1对对项目的深入认识

(一)项目预算理解

本项目财政预算金额为/元（人民币）。

(二)项目概况理解

1.项目概述：作为中心运作的基石，档案管理在中心的各项业务中占据核心地位。在公积金业务审批的日常流程中，我们积累了丰富的公积金业务档案资料。

涵盖公积金归集、提取与贷款业务的各类档案管理体系，致力于遵循档案管理的相关规定。为了实现实质性的档案规范化与数字化进程，日常产生的各类文档需经过同步整理与扫描，转化为电子形式，即数字档案，以便于高效查询和利用，从而提升档案服务的效能与质量。

2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录)。前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表：

档案类别	预计数量（卷／份）	预计每卷
公积金业务档案（包括：归集类、提取类、贷款类档案）	不少于450万卷	3-15页

中标方需确保场地的整理与扫描服务，并确保其安全设施满足档案局的检验标准。在档案整理过程中，所有所需设备、工具、维护及消耗材料的费用（如卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）将由中标方全权负责。

(三)项目旨在全面实现对现有公积金业务档案，总计约450万卷（份）的档案整理、缺失部分的补录、原始扫描资料的补扫，以及电子影像的精细图像处理与严格质量复核任务。

(四)项目依据及参考标准理解

1.《中华人民共和国档案法》。

2.《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。

3.《档案著录规则》 (DA/T18-1999)。

4.条例：《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》

5.《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)。

6.《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。

(五)项目采购任务涵盖了中标方的专业操作，包括但不限于人员配置、设备应用、技术支持与管理优化。具体涉及接收实体档案后，进行系统化的归档整理、详细著录、扫描等技术处理，目标是构建标准的入库档案体系以及建立完善的档案电子数据库。

(六)项目工期安排：本项目的预期完成期限自合同签订之日起计为十八个月。

(七)付款方式须遵循财政委员会的既定规章制度。

1.2深入解析技术规格

(一)理解服务内容与工作流程，包括归档、整理及扫描操作详解

1.1. 档案完整性核查：严谨核验所有档案资料的完备性； 2. 移交清单记录：逐项依据移交清单对档案实体逐一清点，详细记录每份档案的份数与页数。

2.实施档案编号制度：根据档案管理规定，为每项业务档案分配独特的分类标识，旨在提升档案检索的便捷性。

3.项目组卷过程：涉及拆卸钉子、实施粘贴、加盖公章以及装订封皮等步骤。中标方需严格遵照《档案整理规则》(DA/T22-2000)的操作规程进行细致整理。

4.任务要求：对照纸质档案资料，对系统中存在的缺失档案信息进行补充录入。中标单位需严格遵循《档案著录规则》(DA/T18-1999)的规定进行操作。

5.涵盖的流程包括档案图像的扫描、精细的图像处理、双重校对环节、大批量的上传操作以及合卷整理工作。

6.1. 档案实体与电子系统一致性核查：对比档案实物与电子档案管理系统的数据是否吻合。 2. 记录一致性检验：核对接收记录与入库记录的一致性。 3. 工序合规性评估：审查档案整理、著录及扫描过程是否严格遵循档案整理、著录及扫描标准，同时符合深圳市档案馆的入馆规定。

7.档案入库与摆放：首先，完成档案的接收并办理移交手续，随后进行逐一清点核对。确认无误后，根据档案类别将其有序地存入相应的档案柜。同时，设置明确的箱柜标识，以便于后续的检索和利用操作。

8.支持档案管理事务：包括档案检索协助、库房秩序维护以及与档案相关的所有辅助职责。

(二)对扫描图像质量有明确需求：原图扫描后需经过精细优化，确保最终呈现的图像清晰、无歪斜，符合档案管理标准。

扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1.图像校正策略：支持自动或人工干预以修正图像倾斜，确保角度偏差不超过2度。针对方向不准确的图像，需实施适当的旋转操作，以契合常规阅读视线的需求。

2.处理策略：针对图像页面中的瑕疵，如黑点、黑线、黑框或黑边等影响图像清晰度的污渍，必须实施去污操作。在执行过程中，务必坚持尊重原始档案完整性原则。

3.优化字迹呈现：运用字迹强化技术，确保文字线条清晰可辨。

4.优化图像均匀度：运用平衡功能，确保图像深度统一

(三)档案管理中的装订规范：完成档案整理与扫描后，对装订工作需严谨细致地执行特定要求。详述如下：

1.在尊重原始档案风貌的前提下，对扫描完成的文件资料进行整理装订作业。

2.档案的装订方向须遵循其原有规格，不得改动装订位置，确保保持历史记录的原始完整性。

3.在装订过程中，应遵循减少折痕数量的首要原则，能避免折叠的页面应尽量保持平整不折。

(四)档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。发标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。

(五)主要设备及工具耗材要求理解。

1.台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机(A3幅面)等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供2.设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。

3.负责遵循发标方的严格保密和安全规定，实施设备处理与网络布局，同时确保在数字化加工过程中软硬件系统的维护与网络运行的稳定支持。

数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。

(七)一、档案管理的安全与保密规范 确保归档资料的系统化整理与扫描存档，强调安全保管与严格保密原则。中标方需提交详细的操作规程，包括对档案实体和信息的保护措施，以及签署保密协议，以昭示其对保密性的郑重承诺。

1.确保信息安全与保密：严守资料完整性，实现出入库流程的一致管理，杜绝档案信息的泄露

2.操作规程严谨性：中标单位需在招标方提供的软件环境中执行严格的标准化操作流程。在档案的整理、扫描与加工过程中，务必遵循招标方的档案管理规定，对每个阶段（清理、扫描及加工）实施详尽的记录。在数字化任务完成后，应构建完整且规范的文档体系。确保经整理和扫描的档案分类明确，目录精确，符合档案检索的一般标准和规范需求。

3.若中标方因管理不当导致档案遭受破损、遗失或信息泄露，除需承担相应的经济赔偿外，情节严重者将依法提交相关部门进行刑事责任的追责。详细情形如下：

(1)损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。

(2)以上情况出现，发标方有权解除合同。

(3)若中标方因档案管理不当，如遭受损害、遗失或信息泄露，导致发标方蒙受重大经济损失，依据档案管理的相关法律法规，发标方将依法对中标方的法律责任进行追索。

1.3对深入理解项目管理需求

(一)项目执行须知：中标方需依据采购方的档案管理规定，定制一套适应项目实施需求的档案整理与操作规程，以确保档案整理的严谨性与达到入馆品质标准。同时，项目负责人和关键技术团队需常驻招标方工作场所进行现场管理。

(二)项目人员配置规定：投标人需明确在投标书中列出的项目团队成员应全职参与项目的管理与执行，任何未经允许的人员调整均被视为违约。项目需配备1名项目负责人及不少于10人的核心技术团队。中标方须确保关键岗位人员的稳定配置。项目负责人的身份以及主要技术人员的信息将作为评审中的重要考察指标。

(三)项目验收规定需严格遵循发标方指定质检员对档案文本实体及电子数据进行详尽的抽查与逐一核查，确保质量标准；需密切关注档案整理与扫描工作的进度，并对完成的数量进行精确统计。对于达到入库条件的档案，双方需在入库单上共同签字确认，该凭证作为本次批量档案整理与扫描任务完成的验收依据。项目详细的验收要求如下：

1.对档案进行专业化整理与扫描，严格遵循深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心的规范化规定，确保原始档案的完整无损。

2.务必在整理及扫描流程中妥善保护档案原件，防止产生任何二次损害。

3.本工作严格遵循中国国家标准化组织发布的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)的要求。

4.确保扫描档案图像与原件的高度吻合，图像清晰且整洁无瑕。

5.扫描生成的档案确保彩色图像的分辨率不低于200点每英寸（DPI）。

6.处理档案扫描图片的边缘清除与图纸扫描图像的背景蓝色消除

7.数字化档案的生成，确保了图像清晰、分辨率高，且密级设置准确无误，完全符合档案数字化的标准规定。

8.每一份档案文本实体均精确对应其相应的扫描影像数据。

9.发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%：如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。

(四)项目结算和违约责任理解

1.在项目结算阶段，若中标综合单价保持不变，唯当实际完成的工作量有所变动，将依据市政府采购管理的相关条例进行调整。

2.若中标方无法满足合同约定的期限标准，将需履行以下违约责任：

(1)如未能按既定期限完成，当项目卷宗数量少于或等于100卷（包括100卷），将需支付违约金人民币1000元。

(2)如未能按期完成的卷宗数量在100至1000卷（含1000卷）之间，违约金将设定为人民币10万元。

(3)若未能按期完成超过1000卷的任务，除支付10万元违约金外，合同将予以解除。

1.4对理解报价的关键要素

(一)投标单价计算依据：本项目的报价将以每份实体档案卷（或相应数量单位）为基础，涵盖公积金业务档案的整理与扫描服务的综合单价。

(二)在提交的《报价详细构成》中，投标方需确保以下规定得到满足：详尽列出各类档案卷宗的整理与扫描服务的综合单价明细。

2.预期的数量仅为初期估算，实际结算时的终极数额将以实际完成量为准。

序号	档案类别	预计数量（卷）	综合单价（元／卷）
1	公积金业务档案（包括归集类、提取类、贷款类）	450万

3.投标方在提交的档案整理与扫描综合单价估算中，应当涵盖但不限于直接成本、间接成本、设备购置费用、设备维护费用、物料费用、消耗性材料、各类管理费用、盈利以及所有税费等所有相关费用。中标后，投标方不得对原报价提出任何形式的增费请求。

4.案卷构成原则：单次业务操作过程中产生的文件通常构成一个独立案卷，实体资料依据业务性质进行分类，并按照档案编号的序号规则进行整理归档和排列。无论文件数量多寡，皆遵循一次办文编号的制度进行卷宗编组。

5.报价币种为人民币。

1.5深入理解注意事项的关键点

1、任何单位和个人不得由中标人非法分包或转包项目。若发生此类违规行为，采购单位将立即行使合同终止权，并依法追索中标人的违约损害赔偿。

2、如投标人对招标文件中的技术规格或其它规定存有任何质疑，认为可能倾向于或不具公正性，应于答疑环节适时提出，以确保招标过程的公平与公正性。

3、所有投标人的技术规格和执行标准须符合国际普遍认可或由国家及地方权威机构发布的最新或更高要求。若发现投标方采用的标准低于这些标准，评审委员会保有拒绝的权利。投标人需在投标文件中明确列出与其所引用标准之间的显著差异，并详尽阐述。

4、投标人需详尽列明其投标文件中对技术参数及各项规定的具体响应，切忌仅以‘符合’或‘满足’等模糊表述，此类响应将被视作‘不符合’标准，可能对评标结果产生重大影响。

5、依据市档案局的文件指示，本项目不允许外包给外资背景企业或接纳外籍人员的公司。

2.本项目的难点分析及解决方案

2.1人员流动性挑战与应对策略

档案服务外包业兼具知识密集与劳动密集特性，项目团队的人员稳定性对项目成功至关重要。低业务能力、责任心缺失以及频繁的人事变动可能带来项目风险。为此，我们将从公司内部精选具备高技能和高效能的项目团队成员，组建一支技术精湛的核心团队，作为项目实施的核心支撑；同时选拔计算机软硬件专家，确保作业环境的顺畅运行。强化与用户的沟通，保障项目的顺利推进。

按照公司的人力资源政策与项目管理规程，项目团队成员在离职前需提前1个月向项目经理和部门主管提交书面辞职申请。在收到申请后，项目经理须立即与离职员工进行积极对话，对于业绩优秀的员工，我们致力于挽留并探讨离职原因。一旦辞职获得批准，相关部门需确保提前一周将员工离职信息通知客户。员工需按流程办理完整的离职审批手续，首要步骤是完成项目交接，确保工作无缝过渡。项目经理需监督并确认以下事项的完整移交：项目文件、资料、源代码、设备、办公设备及其他公有财产。

评估其对项目机密信息的掌握深度；核查其在工作职责、进度管理及成果交付方面的完整性和有效性。

为了确保项目的关键性目标，除了实施相应的福利与激励机制，项目团队采取特定策略来维护核心成员的连贯性和稳定性，以此减少人员变动可能对项目产生的风险，确保项目的顺利且高效完成。具体策略详述如下：

项目领导架构：在项目管理中，项目经理的地位至关重要，其专业素质和稳定性直接关乎项目的成功与否。我们的策略是通过内部甄选机制，选拔顶级人才担任项目经理，并配备一位项目副经理（项目主管），共同分担职责。针对可能的人事变动，我们将迅速做出调整并补充人力，确保项目流程不受影响且始终保持高质量标准。

项目关键角色的双重保障：在项目管理中，项目经理之外，项目组内核心岗位人员的稳定性对项目的进度和结果至关重要。为此，我们实施了岗位职责分明且灵活的双岗兼任制度。一旦某个岗位出现人员变动，我们能迅速从其他团队中选拔合适的替补，确保工作的连续性。

项目人员配置策略：鉴于项目周期与工作负荷恒定，为了高效保障并逐步提升项目执行效率，我司在团队构建和岗位设置上遵循充足略超原则。即使可能出现人员变动导致部分岗位短期空缺，这不会对项目运作产生负面影响。项目部门实行动态人员调整机制，即随需增补，选拔标准沿用前期项目组成员的选拔流程。同时，为确保新加入的成员能快速投入工作，部门会在项目进程中同步进行相关知识和技能培训。一旦项目团队成员离职，我们能迅速找到合适的接替人选，进行无缝的工作交接。

本公司坚持'岗位定员，人员固定'的管理策略，绝不随意调动已确定或正在进行中的工作人员，以最大程度保障项目的人员稳定性。若员工自行离职，我们将迅速进行人员补给并实施相应的培训，确保项目团队的连续性，并向采购方如实报告相关情况。

2.2设备挑战与应对策略

作为一家具有丰富经验的档案处理与数字化扫描加工服务商，我们专注于此领域，拥有设备资源的坚实保障。公司内部设立了一支专门的设备维护团队，负责设备的日常管理和应急响应。无论是新购的硬件设备还是在用设备，我们都配备了专业的硬件工程师，他们会定期对包括电脑、打印机以及扫描仪在内的关键设备进行维护保养，一旦遇到突发故障，无论是紧急状况下的现场调配，还是常规问题的一日内上门修复，都能确保所有硬件设备始终处于高效运行状态。

本公司设备维护团队配备了一大批备用电脑、打印机及扫描仪，当项目中的硬件设备需长期维修时，可以及时启用这些备机以替代，从而有效防止因硬件检修或配件更换导致的工作延误。此举旨在最大限度地降低因硬件故障引发的时间浪费风险。

2.3工期风险及其应对策略

采购方对项目的工期设定有严谨的时限规定，任何未预设合理的工作规划与进度管理，以及可能发生的各类风险，都可能导致项目无法按期完成。为此，我司在项目团队入驻前，将由项目经理先行与采购方的关键人员进行深入交流，明确项目详情及具体需求，随后提交一份详尽且实际可行的工作计划与进度表。在项目执行阶段，我们将持续监控并适时调整原计划，以高效统筹各项任务，力求在采购方设定的期限内，甚至提前实现项目完成。若遇到工期延误，我们亦可灵活调动其他项目资源，包括人力和设备，以确保本项目如期交付。

2.4难点四：风险管理与应对策略

本公司长期专注于档案整理与数字化扫描业务，积累了丰富的项目管理经验。凭借严谨的组织架构，我们培养了一支实战经验丰富、分工明确的基层管理团队。具体策略如下：    1. 我司构建了清晰的岗位责任制，从项目经理到项目组成员，职责划分明确，涵盖组织管理、过程管理和绩效管理，有效预防了管理疏漏引发的项目风险。    2. 日常项目管理中，我们强化了员工技能培训，并要求项目成员定期进行工作总结与问题反馈，确保及时纠偏和优化。    3. 项目经理负责全程协调人员配置和工作进度，确保各环节无缝衔接，提升工作效率。    4. 公司高层积极介入项目管理，实时监控项目进展与人员动态，实施绩效管理，通过奖惩激励机制激发员工潜能，并强化过程管理，及时发现并解决潜在问题，最大限度降低管理风险。”

2.5保密问题与应对策略

重要档案承载着采购方的关键信息，其泄露可能导致严重后果。为此，档案管理人员需始终保持高度的信息安全警觉性。在项目启动前，我公司将对项目团队成员实施全面的安全与保密意识培训，并在项目运行期间持续进行不定期的强化培训，以巩固所有人员的安全保密意识，防止任何意外或泄密事件发生。在项目执行过程中，我们将严格遵循档案处理的相关规定，对每个环节的流程进行严密监控，确保无遗漏。同时，我们还将邀请采购方委派专人进行安全监督，并定期进行安全审计，采取多重措施确保档案信息安全，消除泄密风险隐患。

二、公司项目管理规定与违约责任声明

1.规范化项目管理流程

1.1管理规章制度实施与承诺履行

项目实施管理的具体要求如下：中标单位需根据采购方的档案管理规定，定制一套适应项目工作实际的档案整理规程与操作流程，以确保档案整理的规范化和满足归档质量标准。同时，项目负责人及关键技术人员须常驻招标方工作场所。

1.1.1工作区域管理

1. 工作人员应严格遵守工作时间的规定，谢绝会客。 2. 避免离开指定的工作区域，确保工作环境的宁静。在进出时须遵循两人以上同行的原则。 3. 禁止在工作间内吸烟、进食或进行任何可能对档案造成损害的行为，务必保持行为的专业与整洁。

1.1.2实际操作管理

一、档案保密规定：员工在工作中严禁无端查看或讨论档案内容。二、着装要求：作业时需统一穿着无口袋的工作服，并确保进出工作室时未携带任何工作相关私人物品。三、废弃物管理：工作过程中产生的碎纸和废旧光盘等废物，严禁私自处置，须交予档案室值班人员进行统一处理。四、个人物品存放：个人挂包、钱包等物品应存放在指定区域，未经档案室管理人员许可，严禁携带工作间内任何物品离开工作场所。

1.1.3通讯及存储设备管理

所有现场作业人员在执行任务期间，严禁携带移动通讯工具如手机、呼机，以及用于数据存储的设备如软驱、移动硬盘和U盘。项目场地外设有专用的个人物品储存柜，供工作人员存放私人物品，每位员工配备一个。在进入工作区域前，必须更换专属的工作服装，并将通讯设备存入指定设施。

1.1.4工作日志管理

每日工作详情（包括时间、地点及事项数量）须由每位现场员工详细记载，且实施定期核查。项目主管需每日对员工的工作日志进行严谨的审验与检查。

1.1.5出入证使用管理

工作场所的出入证件实行专人负责制，员工在进入时需经证件管理人员现场核实并发放，离场时需归还。任何未经授权的非项目成员不得随意携带非执行人员进入，此行为将作为考核内容。

1.1.6请销假制度管理

工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行：项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。

1.1.7安全保密管理制度

《安全保密管理制度》

1、所有档案管理人员与利用者必须确立保密意识，严格遵循《档案法》及《保密法》的精神，共同努力维护档案信息安全。

2、所有档案的查阅与借用必须遵循既定的权限范围，且必须严格遵守相关程序和手续。涉及机密档案的查阅或外借，须事先获得主管领导的审批许可。

3、档案室内的机密资料须严格管控，严禁私自携带外出或泄露给他人。对于机密档案的内容，禁止擅自摘录、拍摄、翻印或复制。

4、任何接触档案敏感信息的人员必须严格遵守保密原则，不得在家庭环境、与子女或无关人士交谈时涉及相关档案密级，同时禁止在常规通话、明码电报以及个人通信中泄露档案机密事项。

5、使用者应妥善保存借用的档案资料与技术图纸，确保及时归还原处，禁止将其转借给他人，并严格限定在公务活动范围内，不得用于个人出行、探亲访友或进入公共场合。

6、档案文件在达到保管期限且丧失其保存必要性时，应严格按照规定程序予以销毁，严禁将其作为废纸进行买卖。

7、当遭遇档案失密、泄密或盗窃事件时，应立即将情况通报给直接主管、保密管理部门或安全保卫部门，并由相关人员提交书面事故报告。对于任何违反保密规章制度，导致失密、泄密或档案被盗的行为，将根据其严重程度和情节进行严肃的纪律处分。

1.1.8档案库房管理制度

《档案库房管理制度》

1、档案的妥善保管由专用的库房负责，任何非授权的非库房人员严禁擅自进入。

2、设立明确的库房安全管理责任人，全面负责仓库内的各项安全保障职责。

3、库房钥匙的保管责任归属库房管理部门，严禁私自转借给他人。对于非档案部门的人员，其进入库房的行为受到严格限制。

4、确保库房内配备充足的符合标准的档案存储设备，档案应有序存放，严禁杂乱堆积。同时，库房需维持整洁的环境，并注重通风，保持空气新鲜。

5、库房需实施严谨的八重防护策略：防火、防潮、防尘、防虫害、防鼠害、防盗、防高温和防过强光照。温控标准规定，库房内部温度应维持在14°C至24°C，相对湿度需控制在45%至60%范围内。库房管理人员需确保每日准确记录库房内的实时温度与湿度数据。

6、以下是库房管理规定： 1. **存储限制**：仅允许存放档案资料，私人物品和个人携带的任何物品严禁入库。 2. **安全禁令**：严格禁止在库房内吸烟，以及携带或存储易燃、易爆物品。 3. **电器使用规定**：库房内不得使用台灯、电熨斗或电暖器等电器。 4. **安全设施与管理**：库房需配置报警装置及灭火器材，并指定专人负责其管理和维护。 5. **灭火器材管理**：所有灭火器材应固定放置，不得随意挪动，并定期进行检查维护。 6. **人员技能要求**：档案管理人员需熟悉并能正确使用灭火器进行应急处理。

7、库房内严禁用于办公、会议、接待与住宿。当房管人员离开展开工作时，务必确保卷柜上锁、熄灯并关闭房门。

8、定期对库房内的各类档案进行详实盘点，并确保记录档案的准确无误。

9、库房安全管理规定如下：安全责任人需定期对仓库实施安全隐患排查，一旦发现任何不安全因素，应立即采取措施消除；如个人能力不足以解决，应即时向上级报告，以便及时处理。

1.1.9档案统计制度

《档案统计制度》

1、档案统计工作需确保其精确性、时效性、科学原理的遵循以及一贯的连续性。

2、档案管理部门在接收各类文件或档案时，须履行严谨的交接程序，编制详尽的《档案移交清单》。该清单需制作两份，各保存一份，以确保核查无误并便于后续统计管理。

3、针对接收到的各种档案/文件资料，需逐项/份进行系统性的归整，以件/卷/箱为计量单位精确记录档案的现有总量。

4、统计档案保管的完整性：详实记录遗失与损坏档案的数量及其相应原因。

5、年度档案使用统计数据报告，详述如下：包括借阅档案的人次与数量、复印件发放量，以及利用档案的意图与实际效果。

6、定期统计一次档案的整理数量及情况。

7、实施年度档案归档状况的定期统计，涵盖归档率、精确度以及完整性指标。

8、以下是定期进行的档案综合状况分析要点： - 档案总量概述 - 本年度新归档文件统计 - 库房设施与设备的新增记录 - 档案管理团队成员变动详情 - 档案利用数据概览：包括人次、文件数量、卷宗总数以及箱装数量 - 编纂和研发档案资料的最新动态

9、确保按照上级主管机关的指示，准确无误地完成统计报表的填写，并及时提交。

1.1.10档案安全管理制度

《档案安全管理制度》

1、设立项目安全管理专项小组，项目经理担当首要负责人，对项目安全工作履行直接管理职责。

2、严谨遵照并实施各项安全生产法律法规及安全规范标准。

3、构建完善的安全管理体系和操作手册，明确了如下职责分配：单位高层领导的指导监督责任、各部门主管的执行落实职责、项目经理的专业管理责任以及全体员工的安全生产职责。

4、主持并召开公司安全管理专项会议，定期传达公司的安全生产动态与重大关切事项，协同进行各项目人员及档案安全的联合核查，公布检查结果，针对发现的安全隐患实施整改，并持续优化安全环境。

5、档案管理应确保其安全性和组织性，实施分级制度，对归档文件的要求包括及时性、准确性、明晰度，并强调专人负责制。

6、档案管理专员需始终严谨履行安全档案的维护职责，确保资料的安全存储，重点防范盗窃、火灾、虫害侵蚀、湿气侵害以及任何可能的疏漏。对于任何遗失或错误，将对相关责任人进行责任追究。

7、借阅档案和个人资料需遵循相应的借用程序，借阅者需妥善保管并确保按约定时间归还。针对各类文献与档案资料，我们实施严格的管理制度，其中包括设立详细的统计台账。每半年对库房内的档案资料进行一次全面核查和统计数据更新。

1.1.11档案交接管理

在预先设定的工作室内，中国人寿深圳分公司的档案管理部门负责人与现场加工人员进行当面档案交接，确保过程中的每一步都伴随着书面交接记录。同时，全程由中国人寿深圳分公司专责的档案管理人员监督，并留存书面交接记录，以保证流程的严谨性与合规性。

1.1.12原档案保护措施

档案原件需谨慎保管，确保拆装过程中的完整性。装订后的档案应复原至原有状态。所有现场工作人员必须确保档案的无损和安全，严禁任何形式的破损、遗失或篡改。对于原始档案存在磨损或清晰度不足的情况，须经档案馆专业人员书面批准，方可进行后续工序操作。

1.1.13档案安全存放

档案应专属存放在工作区域的专设保险柜内，任何其他工作间区域均不得作为档案储存场所。

1.1.14操作安全管理

在结束工作时，员工需确保将工作区域的所有文件存入指定的安全保险箱，钥匙由项目组相关人员妥善保管。随后，档案馆人员会负责锁定工作间房门，实施双重防护措施。

1.1.15防火安全管理

强化员工防火安全意识培训，明确规定工作区域严禁吸烟及携带任何易燃物品。实施严格的出入管理制度，确保无闲杂人员进入。同时，所有防火设备设施配置完备，保障工作环境的安全性。

1.2人员管理制度规范

本项目关于项目人员安排的要求为：投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于20人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。

为了确保项目的人员稳定性及工作流程规范化，我公司积累了丰富的人员管理实践经验。这些经验结晶为一套严谨的规章制度，以下是部分项目的人员管理制度范例。

1.2.1日常行政管理制度

1、致力于岗位热忱，积极响应统辖管理，深入研究专业职责，持续提升自身能力。

2、确保办公设备及公共财产的妥善维护，如因个人疏忽导致损坏，将按原价进行赔偿。

3、确保严格遵循考勤规定，定时上下班，并佩戴工作标识。

4、秉持严谨的工作态度，对操作流程及业务流程一丝不苟并严格遵循执行。

5、维护个人卫生习惯，严禁在公共场合随意吐痰，杜绝乱扔废弃物，确保卫生间环境整洁干净。

6、确保遵循工作环境的规章制度，维持肃静，禁止嬉戏喧哗，未经许可请勿擅自移动或从事非工作相关活动。

7、工作场所内严禁吸烟行为，同时请勿携带火源、易燃易爆物品及个人非工作相关物品入内，以确保安全环境。

8、工作场所内严禁存放食物及餐饮行为，以维持环境整洁。在处理档案资料时，请务必确保双手的清洁与干燥。

9、任何涂改、圈画、抽取或替换档案资料的行为均被严格禁止，未经许可，不得擅自复制或抄录档案内容。

10、确保严格遵循项目实施地客户的各项规定与管理制度。

1.2.2岗位责任制

项目启动后，项目经理会针对各工作岗位定制详细的岗位职责说明书，明确规定相关人员的职务职能及其工作任务内容。

1、提倡并实践崇高的职业道德，热忱投身于岗位职责，具备强烈的保密责任感，鼓励员工发挥自我管理能力，塑造严谨的专业工作态度。

2、所有负责档案整理、著录以及档案数字化的操作人员，必须接受专业技能和安全保密的专项培训，并通过相关考核后，方可胜任其职责。

3、工作人员应当透彻理解并掌握其职责范围内的工作流程，严格遵守操作规程及标准，以实现零误差的工作绩效为基本准则。

4、在着手工作之前，务必严谨完成所有预操作准备事项。

5、确保严格遵循相关规定，一旦发现任何异常情况，立即进行根本原因分析并实施修正，同时将相关情况逐级上报。

6、确保操作环境的整洁与卫生，以保障扫描等设备的顺畅运行。

7、严谨填写工作日志并确保详尽记载，要求字迹工整，内容真实无误，杜绝伪造数据，务必力求精确无遗漏。

1.2.3巡回检查制度

1、项目经理采用走动式管理方法，严谨细致地巡检各环节工作人员的工作状态。

2、在巡检过程中如遇到异常状况，应立即进行妥善处置。若遇到需上级决策的重大问题，务必在获得领导授权后方可撤离现场。同时，应对所发生的状况进行详尽的记录。

3、在遇到任何异常状况时，务必实施持续监控，严谨记录细节，并确保向接班的值班人员进行全面交接，以防止可能的重大安全事故的发生。

4、在记录过程中，务必确保信息的真实、精准与明晰，同时注重保持记录载体的整洁有序。

5、按照规定，现场巡检的周期设定为每两小时一次，确保每日实施四次全面巡查。

1.2.4档案追溯表制度

1、确保严格实施内部档案跟踪记录体系，每一个步骤都需经过签字核验，同时要求日期填写清晰无误。

2、所有环节的返工事项须由相应的前一阶段责任人负责处理。

3、项目经理监督并发现的错误事项，由编目人员负责处理。

4、对于因客户抽检产生的错误，相关责任人需承担处理责任，并将视情况实施相应的罚款措施。

5、确保流程单与数字化系统的流程相吻合，实现线上线下同步监控。

6、在归还档案之前，已将追溯表单独抽出并装订成册，作为数字化加工档案的必要环节，随后正式转交给客户方。

1.2.5安全文明操作管理制度

本制度旨在深入落实"安全第一，预防为主"的方针，以强化高度的安全防护观念。

1、所有新入职项目现场的员工必须接受严谨的三级安全教育与保密培训，并通过考核后方可胜任岗位职责。项目经理则需完成专门的档案管理岗前培训，获取相应的'档案上岗资格证书'后，方能正式担任项目经理职务。

2、确保严谨遵循各项操作程序，实施精细操作，以达成原始记录的整洁无误及数据的精确可信。

3、确保岗位配置的标准化，物品的陈列应严格遵循相关规章制度。

4、在岗人员享有一项权利，即有权拒绝对非本职身份者无授权进入其工作岗位并触碰岗位设施，同时也有权拒绝技能不足者临时接手其职责。

5、确保定期巡检，一旦发现异常情况应迅速处置。遭遇事故后，务必准确评估并做出判断，随后立即向相关管理人员汇报。

6、任何人不准带不相关人员进入项目现场。

1.3项目验收管理制度与承诺

项目验收管理规定如下：发标方需委派质检员对档案文本实体及电子数据进行抽样核查，乃至逐项细致检验，以确保质量标准。同时，需密切关注档案整理与扫描工作的进度与数量统计。对于达到入库条件的档案，双方应在入库单上共同签署，以此作为该批次档案整理、扫描任务完成的验收依据。

1.对档案进行专业化整理与扫描，严格遵循深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心的规范化规定，确保原始档案的完整无损。

2.务必在整理及扫描流程中妥善保护档案原件，防止产生任何二次损害。

3.本工作严格遵循中国国家标准化组织发布的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)的要求。

4.确保扫描档案图像与原件的高度吻合，图像清晰且整洁无瑕。

5.扫描生成的档案确保彩色图像的分辨率不低于200点每英寸（DPI）。

6.处理档案扫描图片的边缘清除与图纸扫描图像的背景蓝色消除

7.数字化档案的生成，确保了图像清晰、分辨率高，且密级设置准确无误，完全符合档案数字化的标准规定。

8.每一份档案文本实体均精确对应其相应的扫描影像数据。

9.发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。

1.3.1验收标准制度

1.3.1.1档案实体验收标准

验收实体档案采用抽查的方式进行，最低抽检比例不得低于5%。验收过程中，需逐卷逐一清点，并严格依据档案的数量、文件状态、页码顺序以及装订规定进行详细核查。若发现档案存在遗失、破损、标记或篡改等异常情况，将对相关人员进行责任追究。具体包括：如出现顺序混乱、装订不符合规定或卷内文件排列错乱等问题，将被视为验收不合格。只有当抽检的全部项目均达到100%合格，方可完成验收程序。

验收标准如下：

1、所有文件资料分类精确，编排井然有序，卷宗厚度适中，展现出严谨的专业性。

2、档号无重复，案卷顺序号规范、统一。

3、档案著录格式规范，数据准确。

4、确保编制单位、编制日期以及保管期限的标注精确无误，同时要求文字打印清晰易读。

5、所有案卷的页码应当连续无间断，对需重新编排页码的部分，应确保其准确性与完整性。

6、图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。

7、每一项案卷资料需精确无误地进行数据录入，确保信息准确且无错漏，以便采购人便捷检索。如遇电子数据内容或格式错误，我公司将提供免费修正服务，承诺在五个工作日内完成修正工作。

8、装订要求严谨，确保案卷排列有序，装订牢固，且不影响阅读的顺畅性。

9、要求案卷盒内的文字应用油墨印刷，确保版面呈现出清晰且美观的视觉效果。

10、若验收过程中揭示整理质量不符合标准，因中标方的责任导致的误差或疏漏，我公司将遵循采购人的返工指示，在接到要求后的五日内义务提供免费修正服务，直至达到验收合格的标准。

1.3.1.2数据验收标准

数据验收以一个全宗为一个批次。

1、数据抽检

(1)进行全面的抽检评估，针对所有已完成数字化转换的数据内容，涵盖目录数据库、图像文件及其关联数据的整体质量

(2)验收条件要求抽检比率不得低于10%，且所有抽检项目均需达到100%的合格率。

2、当验收过程中发现以下任一问题：数据库与图像文件的关联存在问题，卷内目录与实际内容不符，或者目录数据库、图像文件存在完整性缺失、清晰度欠佳或错误时，相应的抽检结果将被标记为'不合格'。

(1)档案原件：完整率100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率。

(2)电子目录：档号、题名等关键字段正确率100%，其余字段错误率。

(3)图像文件：漏扫率；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率；命名差错率。

(4)数据挂接：正确率100%。

1.3.1.3光盘验收标准

首要验证备份数据的可读性、信息完整性以及文件数量的准确性。完成上述检验后，双方将进行联合验收并办理光盘交付手续。

1.3.2验收实施步骤制度

1.3.2.1提出验收申请

在完成档案实体、数据资料及数据光盘等项目成果的验收准备工作后，我司项目团队将以书面形式向采购方发起验收申请。采购方在收到申请后，应组织成立验收小组，准备接收我们提交的项目成果。如采购方认为必要，可邀请采购中心、质检等部门共同参与项目的最终验收过程。

1.3.2.