档案数字化管理解决方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

1、1项目概述

1、分析

1、1概述

当前，XX市XX单位的档案管理采取了纸质存储与手工查询与数字化并行的模式，但数字化进程尚待完善。近年来，各部门频繁调阅档案，这导致手工查找方式严重限制了检索利用的广度与效率，且对纸质档案造成磨损，影响其保管期限。为了提升XX单位机关档案管理效能，使之更好地支持内部工作的高效运转，XX单位计划委托专业第三方机构，依据档案建设标准和管理规定，实施如下举措：电子化目录录入档案，通过档案管理系统实现文书档案的便捷检索与借阅；同时，对现有纸质文书档案进行系统性整理与归档，以优化存储形式。

1、2概述与关键需求

A、档案著录要求

档案著录严格按照相关规则操作，不允许存在著录项缺失、著录内容不准确、著录标准不统一等问题，档案数字化的著录项目应主要包括：档号、全宗号、全宗单位名称、责任者、文件编号、文件题名、目录号、案卷号（件号）、顺序号、保管期限、页号（页数）、归档年度、文件形成时间、密级等。除此之外，在做档案数据库字段设计时，要预留出档案鉴定、划控时产生的开放、控制使用、废止失效等信息字段，为档案管理的后续工作做好准备。

B、工作环境需求

我司承诺提供安全的工作环境，而XX单位则需供应办公桌椅。在加工过程中，我们将供给包括装订线、纸张、卷皮、档案盒、防霉防虫药等相关耗材。数字化加工所需的软件、电脑、扫描设备、打印机、复印机、装订设备，以及监控视频、周转硬盘、油墨耗材和维修服务，均由我公司负责。合同生效后，我们将在XX个工作日内完成所有设备与人力资源的整体配置。

C、项目人员要求

项目实施阶段，我公司将组建专门的项目团队，并指派专人担任项目经理。在加工过程中，项目经理及其团队成员的职务变动需经甲方事先批准。关于本项目，我公司承诺将直接向X单位提供所需的服务，合同签订后严禁进行任何形式的转包或分包行为。

项目实施团队成员应为我公司的在编员工（或隶属于我方法人实体或其控股子公司），并需具备不少于两年的档案管理专业背景与实践经验。

D、项目管理要求

我司采用先进的档案扫描工作流程管理系统，致力于全程质量管控。确保各个环节的工作严格遵循档案相关法律法规、规章制度，包括《档案著录规则》及《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》等标准规定。具体内容涵盖项目操作标准与流程详解、详尽的项目执行计划、人力资源配置及保障措施，同时构建了完整且标准化的工作记录体系。

我司将在XX单位指定的作业区域执行相关任务。在项目运作进程中，我公司将全面配合XX单位的即时核查与监管。

1、3数字化加工的关键需求与技术规格

a、加工流程及技术要求

A、档案接收

我公司应配合XX单位建立库存台账目录明细。我公司按照与XX单位共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行搬迁，档案迁移由我公司负责。我公司应指定专人在XX单位档案室库房内对卷内档案进行核验、登记和装箱，XX单位负责监督。档案出库前，经双方负责人复核确认无误后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续后，由我公司安排人员完成档案装卸、搬运、上架等工作，XX单位负责监督。

B、目录录入

任务要求：对电子目录进行逐一依据档案实体的记录，完成录入后需进行详尽核对，针对任何缺失或不完善的部分需进行补充和完善，以确保档案与目录的一致性。特别关注档号（及其各组成部分）、题名、保管期限、创建日期、责任主体以及密级等关键信息项的完整性、准确性及规范性核查。

本公司需遵循档案目录数据库的录入规定，确保目录信息与原始档案目录的统一、完整且精确无误。在录入过程中，关键字段（包括案卷级档号、档号、标题、文号、责任者、成文日期、保管期限、盒号、件号、页数以及归档年份）的准确性须达到100%。考虑到部分全宗中文手写、草书或繁体字迹的档案，我们需严谨细致地辨识，确保识别准确度达100%。如遇任何不确定之处，可向XX单位档案管理人员寻求咨询，共同确保工作的顺利进行。对于特定类型的档案，例如人员名册，需按XX单位指定要求逐页进行目录录入，以优化后期档案检索利用的便捷性。

C、档案整理

(1)进行严谨的档案整理与核查流程：详细检查每卷、每件及每一页的档案，包括其排序、数量、编号以及扫描页数的准确性。针对原有页码编制错误或缺失的档案，须根据档案实物状况实施重新编号，并据此更新卷内目录，以替换原有的版本。

(2)清除档案积尘：对粉尘进行处理。

(3)档案修复与整理：针对出现裂痕的档案，应采用非胶质材料进行适度修补，坚决避免对原始文件造成美化改动。对于折痕档案，我们将进行平整处理。同时，将在案卷备考表中详细记录对档案原件进行的修复详情。

(4)拆封程序：严格遵循相关规定，确保档案在拆封过程中保持完整无损，对于可能影响扫描效果的附件，如订书钉、别针及其他固定装置，应先行移除。在处理原件上的装订物时，务必谨慎操作以保护原始资料，避免造成损坏。如遇到无法复原的珍贵原件或其他特殊情形，需立即向X单位报告。

(5)任务划分：依据规定，需将案卷（卷宗或文件集合）内的扫描件与暂未扫描的文件明确区分。对于暂不扫描的档案，应与其扫描件一并编入卷宗目录和文件内部清单，并加以明确标记，确保其在档案体系中的原始位置，同时遵循与扫描档案相同的编号和排列顺序。

D、档案扫描

根据国家标准及行业规范，本工作流程采用专业文件扫描仪、A0大幅面扫描设备及照片扫描器协同操作，实施无损扫描处理。目标是确保扫描图像与原件的高度一致性，图像清晰、整洁，同时严格遵循档案保护原则。对于年代久远、质地脆弱或无法拆卷的文献，应采用专用的非接触式冷光源扫描仪，坚决禁止任何对原始档案的修改或损害行为。

(1)扫描模式

扫描分辨率,特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，需适当提高分辨率，以扫描的电子文档打印结果清晰为准。

(2)图像内容完整

页面内容应居中呈现，确保无显著的左右偏离。正文、页眉、页脚、反面的印章区域、印章本身、附录以及任何手写注释等内容应完整无遗漏。图像需精确匹配书本页面，严禁扫描时遗漏书页内容或包含相邻页面的信息。

(3)扫描卡纸处理

纸质质量欠佳，厚度不足且柔软，折叠时易出现不平整与纸张撕裂。装订纸张过重，纸槽宽度超出标准，进纸边缘不规则，这些因素可能导致纸张卡顿。一旦发生卡纸，建议采用平板扫描技术处理该页面，并尽可能复原纸质文档原始状态。

(4)图像清晰度

扫描图像应具备以下标准：字迹清晰，色彩适宜，既非过于浅淡亦非过于深沉，且无字迹缺失或重叠导致的阅读困难。即使原始档案存在锈蚀、褪色或色彩均匀度问题，扫描图像的可读性仍需保证。针对不同图纸，扫描参数应依据其色彩特性进行适当调整，始终以确保图像清晰为首要目标。

(5)数量核查

完成每份纸质档案的扫描作业后，扫描操作员需对照预处理人员记录的文件数量，核查实际扫描页数是否相符。若存在不符，应在备注栏详细注明原因，如有遗漏则应及时补充扫描，并确保图像的准确插入。

(6)纸质档案扫描

严谨把控档案管理流程：原始文件的整理编目、修复与登录，电子图像的品质检测（包括分辨率、格式与大小），直至电子文档的存储，均需遵循严苛的标准，确保扫描文件的优质呈现以及原始档案资料的安全与完整无损。

E、图像处理

确保图像处理后的内容与原始档案资料精确无误地匹配，不遗漏任何页面的实质性信息，这包括正文内容、页眉、页脚、手写标注以及印章标识等细节均予以保留。

确保图像的数量与纸质工艺流程表格中的记录精确吻合，任何不符需立即进行校正。各图像帧的排列前后应与原始纸质文档的顺序相符。

页面内容在扫描后呈现为基准居中展示，无显著的向左或向右偏离。严格防止发生页面内容不完整或者包含非本页的其他页面信息的情况。

影像页面的视觉呈现保持高度一致性，通过精确的旋转校正处理，确保图像的方向符合常规阅读视角的需求。

影像处理：在确保信息完整性的基础上，我们致力于消除扫描过程中可能产生的瑕疵，如无损扫描、无黑边，力求实现影像页的视觉效果清晰、平整且整洁。针对图像页面中的杂物，如黑点、黑线、黑框和黑边，我们将进行去污操作。在进行此项处理时，我们坚守原则，即在不影响文档可读性和理解性的情况下，尽可能还原原始档案风貌。对于档案自身的老化、破损或污渍导致的难以辨识的污点，若在视觉上难以清除，或者污点恰好位于文本行内，将酌情决定是否进行清除操作。

确保扫描图像的文字清晰易读，色彩适宜，既非过于浅淡亦非过于浓重，避免因字迹模糊或重叠导致阅读困难。对于原始档案，如出现污渍劣化、色彩失真（过浅、过深或明暗不均）的情况，扫描生成的图像同样需保证其清晰可辨，确保信息的完整性和可解读性。

在确保扫描清晰度的前提下，要求纸张厚度适中，字体颜色不宜过于深沉，以防止背面文字的反差影响，同时正文文字应无明显污渍难以清除，以实现文字的清晰可读性。

在对大幅面档案进行分块扫描生成的多幅图像序列中，务必实施精确的拼接处理，目标是整合为单一完整图像，确保档案数字化影像的完整性。拼接区域需严格匹配，不允许存在任何错位或几何变形；相邻图象的色彩一致性至关重要，严禁出现显著的色差，拼接后的整体图像应无缝衔接，无可见拼接痕迹。对于可能因拼接导致阅读效率下降的超大图像，可考虑将其分割成若干幅分别保存。

F、档案修复

按照XX单位的指示，破损的档案需进行相应的修缮工作。

G、图像质检

加工单位应逐件、逐页检查扫描文件。

(1)评估图像的完整性、角度偏差、清晰度、变形程度以及失真情况。

(2)检查档案漏扫、多扫等情况；

(3)核查图像文件的排列顺序与原始档案资料的一致性。

(4)检查图像文件命名是否规范；

(5)核查图像数据与实际分类目录的一致性。

(6)记录质检过程并填写质检记录单，同时实施对记录单处理情况的全程监控与管理。

H、图像存储

文件命名规范如下：首先，根目录下设有一级目录作为保存路径；其次，二级目录应包含全宗号；接着，三级目录包括年份+保管期限+特定档案标识及卷宗编号；最后，文件名称由件号（两位）+子件号（两位）+页码（三位）及相应的扩展名组成。

所有文档资料将采用彩色扫描，并以TIFF和JPG格式存储于硬盘。后续步骤是整合这些扫描内容生成多页PDF文件。在图像压缩设置上，我们优先考虑在确保画面清晰无损的前提下，最大程度地降低存储空间的需求。为此，推荐选用LZW压缩模式。

扫描图像，通过OCR技术处理后，被存储为具有双层结构的PDF文件，供网络查询使用。

1、数据挂接

在数字化加工流程中，图像数据经质检确认为'符合标准'后，以纸质档案目录数据库作为参照。每份纸质文档经过扫描，形成一个或多个图像，这些图像将以单个文件的形式存储。借助专业的挂接工具软件，通过图像文件的文件名称与目录数据库中对应档号的精确匹配与唯一性，建立起两者间的对应链接，从而实现对档案目录数据库与图像文件的批量且高效的整合。确保目录与图像文件间的对应关系无误，坚决避免挂接错误或遗漏，目标是达成100%的准确率。

J、档案还原

纸质档案经扫描拆分后，需进行有序的再装订，以恢复原始形态。扫描完成后，需按照档案管理规定实施线装处理，以确保原件的完整性。在必要时重新装订，务必遵循'两对齐'原则，即装订线与一侧边缘平行，且每卷内页面底部边缘对齐。装订过程中须保持文件内部页序的连贯性，杜绝漏页、错页现象，确保文字清晰，装订牢固，无脱落风险，从而实现安全、精准且无遗漏的档案管理目标。

在档案整理的修正环节，我们细致核查档案的页码总数准确性，确保文件排列的一致性。一旦发现任何不符或错误，立即进行修正；对于超出自身权限的问题，应及时上报给相关管理人员进行处理。

档案经严格核查无误后，应按照文件左侧及底部边缘对齐，逐项整理并井然有序地装订成册。

在处理已实施打孔装订的档案时，应优先考虑利用原有的孔洞进行装订。若确需重新打孔，务必遵循严格的规定，精确地在文件左侧适宜位置进行，确保孔眼、页面和文字行线保持一致，以防止漏页并保护文件完整性。

操作系线时务必遵循标准程序，确保线缆长度适中，且系结松紧适宜。

所有装订成册的档案须确保每一页均完整牢固地装订，不得存在遗漏或脱页的现象。

K、、数据质检

为了确保项目整体实施质量，我们需强调加工方应对数字化过程进行全面的质量控制。我们期待贵公司具备质量检测软件及丰富的数据质量检验经验，特别要求能够运用电子档案质量检测工具，自动评估数字化成果的可读性、分辨率（DPI）、总页数，以及是否存在缺页、漏页、空白页等问题，同时确认数据关联的完整性。对于发现的任何错误或不规范的数据，应迅速进行修正，并建立详细的自检错误记录。只有在完成自我质量核查且结果达标后，方可提交至XX单位进行验收。具体的质检目标明细如下：

档案装订质量核查：严格审视每份档案的装订完整性，确保错误率不高于千分之二的标准要求。

扫描图像检查：漏扫率控制为零。

图像质量评估：对图像品质进行详尽核查，其优质率已超过98%标准。

目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率。

图像关联核查：实现了100%的准确对接。

档案原始材料：100%不缺失。

L、、档案入库

完成质检后，档案需及时归档并确保其原始排列有序，无缺失或遗漏。任何破损、涂改、丢失的情况，须由相关单位进行妥善处理。对于装订不符规定、文件顺序混乱等问题，必须进行修正。归还过程中，将与XX单位项目管理人员进行书面交接，目标达成档案清点的100%合格率。

M、、数据备份

数据通过验收后，我司需刻录硬盘，并提供三份副本予XX单位。这些副本包括无压缩的TIFF和JPG格式，以及多页双层PDF格式，所有内容将以移动硬盘的形式移交。同时，对于备份数据，亦需进行详尽的验证，其检查要点包括：数据的可打开性、信息完整性、文件数量准确性、是否存在病毒、是否已加密。在完成备份后，我们将在相关介质上粘贴标识标签，以确保方便检索与管理。

N、、数字化成果管理及数据安全

为了确保数字化加工成果的安全性，我们承诺从数据批次的生产验收阶段直至全面过关，通过透明的数据保存状态，100%保证数据的真实、完整和可用性。为此，我司需向XX单位提交档案管理软件程序的源代码，其著作权归XX单位独家所有。我公司将严格履行对数字化成果的管理职责，提供专业的档案数据保护与完整维护软件技术服务，坚决防范档案数据的损毁、篡改等安全风险，以确保数字化成果的安全、完整和持久可用。我们的主要目标如下：

(1)数据验收通过后，须立即将其进行真实性与完整性保护。通过严谨的数据验证，生成专属的身份认证码。随后，该数据连同身份认证码一同被纳入数据保真维护系统，持续接受监控并保持其原始状态。在保真维护过程中，一旦数据出现任何异常，系统会即时发出预警并进行修复，以确保数据始终保持与验收后的状态一致无误。

(2)在项目完整结束阶段，XX单位在接收并准备入库的档案电子数据入库前，实施严格的二次数据校验，生成专属的身份认证码。随后，该代码将与验收后数据的身份认证码进行精确比对。若比对结果相符，数据将被顺利挂接入库。反之，若出现不符，将启动数据追踪机制，深入调查问题，修正数据，以确保信息的真实性与完整性。关于数据保真保全功能，我公司将特别进行详细演示。

(3)我司严格遵循国家网络安全二级等保标准及XX单位定制的安全规范，对应用系统开发环节进行了全面的安全设计与改造。并与XX单位紧密协作，共同推进该软件系统的网络安全二级等保测评相关任务的实施。

0、、数字化加工验收

(1)档案实体验收

逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。档案实体验收要100%自查，后续出现相关问题我公司应无条件解决。如发生档案损毁或丢失，XX单位将根据合同和相关法规向我公司要求赔偿并追究法律责任。检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，我公司应及时返工进行补救。

(2)样品数据验收

我司需首先完成不少于100卷，总计2万页的档案数字化样本文档制作，并将样本数据提交给XX单位进行预检验。经其验收达标后，所有后续的档案数字化加工成品须严格遵循样本文档的质量标准。

(3)数据抽检

实施抽样检验，对已完成数字化转换的所有资料进行全面评估，涵盖目录数据库、图像文件及其关联数据的整体质量。在XX单位对一全宗档案的验收过程中，要求抽样比例不得低于百分之十。若连续两个批次的数据验收未达标，将被视为我司的数字化加工服务未能履行合同约定。

我司需配备档案数字化处理与质检管理系统，以生成用户验收报告。每月将向XX单位呈交详尽的数字化进程报告，以及费用消耗与余额明细报告。

(4)验收指标

当目录数据库与图像文件的关联存在错误，或者两者未能完全匹配，或者任一数据库（目录或图像）存在完整性缺失、清晰度欠佳或包含错误时，该产品将被视为不合格。

档案装订质量：严谨核查每份档案的装订完整性，确保错误率控制在千分之一以下，精益求精。

扫描图像：漏扫率为零。

P、、资料移交

(1)成果移交

针对验收结果揭示的问题，我公司将实施有效的整改措施，并确保完成修正后准确无误的数据备份，随后予以正式移交相关部门。

(2)资料移交

我司需确保向X单位提供详尽的档案管理记录，包括整理、扫描及质量检验的登记文档，验收过程中的相关凭证，以及监控视频资料，所有资料均需完整无缺，并保证数据的可读性得以充分保障。

(3)数据销毁

在XX单位管理人员的现场监督指导下，我公司将对工作站上的所有数据实施彻底且全面的删除操作，同时采用磁盘格式化并执行多次数据覆盖，以确保数据无法恢复的状态。

b、数字化场所安全管理要求

A、合同中，我公司将明确承担相应的责任，保密安全协议将另行签署。对于员工，我们将实施严格的身份验证和注册备案，要求所有参与项目的员工签署保密协议，并提交员工的身份证、个人简历及相关证件复印件，由X单位进行审核并存档。在项目执行期间，我公司承诺全面遵循XX单位的保密规章制度。

B、项目结束后，所有由档案数字化加工产生的电子影像资料及纸质文档权益归属于XX单位。要求将整理齐全的纸质资料完整移交给XX单位，禁止擅自下载、保存、持有或利用XX单位的档案资源，否则将依法承担相应的法律责任。

C、在数字化加工环境中，我们确保配备完备的视频监控系统，以满足安全防护要求，覆盖档案暂存区域、数字化作业站点、服务器设施、数据外输出口以及所有进出通道，实现全方位监控，无任何盲区。我司按照规定周期向XX单位进行视频监控的定期交接。

D、为确保档案原件及信息安全，所有进入加工区域的计算机设备需实施必要的管控措施，需对所有计算机存储设备的外部接口实施封闭。数据存储服务器应独立专用，严禁与各部门共享。在项目执行期间，任何使用的计算机硬盘均不得携带出工作场所。项目完成后，所有设备需经过XX单位的严格检查，清除所有残留信息，并进行安全技术销毁。我司承诺，将所有使用过的存储设备悉数交付给X单位进行后续处理。

E、一、封闭作业区域管理规定 1. 工作人员需佩戴身份标识，严格准入制度，非授权人员禁止进入加工场地。 2. 禁止携带具有信息采集和传输功能的个人设备，如相机、手机或U盘等进入。 3. 所有档案资料须在指定的工作区域内处理，严禁任何形式的携带外出，严防信息泄露或传播行为。 4. 对档案内容的查阅与讨论仅限于必要工作范围内，且需遵循相关规定，不得擅自查看或讨论。

F、本公司承诺严格确保档案信息与载体的完整安全，并将其作为合同约定的重要条款之一。

关于档案管理责任的约定：我公司需确保在工作过程中与XX单位顺利完成档案的安全交接，并完整记录所有相关操作流程。

G、项目安全保障要求

(1)构建全面的现场管理制度体系，涵盖如下要点：员工行为规范、出勤管理、物资管控、环境卫生规定、工间休息安排、操作规程设定、档案安全保管与保密措施，以及岗位绩效评估等关键环节的制度建设。

(2)详细列出项目支持措施：包括培训支持的实施方案、人员配置保障策略、生产量保证方法、严格的质量控制措施以及设备维护与更新计划。

(3)构建全面的保密管理体系： - 原则与方针：确立保密管理的基本准则。 - 组织架构与职能划分：明确各部门在保密工作中的职责分工。 - 人力资源管理：规定员工的保密责任与培训机制。 - 信息载体管控：对各类保密资料的存储和传输进行严格规定。 - 场所与设备管理：确保保密环境和设施的安全性。 - 项目保密策略：针对特定项目实施有针对性的保密措施。 - 泄密事件应对：制定应急响应机制，预防并妥善处理泄密事件。 - 保密行为规范：强调遵守保密纪律的重要性。

(4)构建全面的安全管理体系： - 安全管理基本原则 - 现场安全监管措施 - 人力资源安全保障 - 设备安全维护与管理 - 档案资料安全管理 - 信息安全策略实施 - 项目紧急应对预案

c、其他要求

本项目所生产的数字化成果的所有权归属于XX单位。我司荣幸地支持XX单位进行电子档案的EEP封装服务。任何未经授权的第三方，不得在未经过XX单位明确许可的情况下，将该产品转作他用或用于展示样本，否则将依法承担全部经济与法律责任。

1、4高效档案管理规定

a、档案收集

A、档案著录

档案著录应具备计算机自动处理的优势，集成一系列辅助录入功能，旨在实现档案管理的自动化与智能化。支持多用户协同操作，旨在减轻档案管理员的劳动强度，缩短工作流程，从而提升工作效率。

B、档案目录著录

将纸质档案的核心项目依据档案管理规范电子化并构建相应的索引，同时集成以下辅助功能：

(1)自动化主题标识：在录入文件标题或标题信息后，系统将自动生成相应的主题词，这些主题词源自预设的主题词库。

(2)在录入过程中，工作人员能够便捷地基于预设模板进行内容的自动填充，仅需对部分特定栏目进行适当调整。

(3)工作效率评估：能够轻松实现对个人每日或指定时段内录入数据总量的精确统计。

(4)档案管理员需规定录入人员应遵循的标准著录栏目，根据档案的专业规范进行设置。

(5)针对具有相同数据的栏目，用户可进行高效的一次性批量录入操作（例如，针对100条记录，若其保管期限皆为短期，用户可以简便地通过批量修改功能将所有记录统一设为短期）

(6)检索档案：支持多元化的途径查找您已录入的信息。

C、数字化处理

致力于实现馆藏纸质档案的数字化进程，通过先进的技术手段，将传统纸质文件成功转化为电子形式。

(1)扫描功能支持直接关联目录实现批量扫描，预设为jpg格式，同时用户亦可自行选择其他适宜的扫描文件格式。

(2)图像预处理与质检：包含扫描文件的转换优化，图像校正，以及黑点消除等步骤。对于扫描质量欠佳，需重新扫描的档案，将进行适当筛选并剔除，随后执行重新扫描操作。

(3)本系统支持直接导入已电子化的档案，其导入后将与目录自动生成关联关系。

D、导入导出

本系统提供导入功能，可接纳各类现有电子档案，包括关系型数据库、XML、TXT及EXCEL等多种数据格式。同时，系统还具备数据导出备份的能力，支持多样化的输出格式选项。

b、档案管理

档案管理工作作为档案工作的核心环节，独立承担着职责，它承载着落实档案工作基本准则，确保档案完整与安全的关键任务。档案保管工作的优劣，直接关乎档案管理效能的提升。

A、保管期限鉴定

预先对档案进行批次鉴定，明确每份文件的保管期限，此举可在档案整理前实施。

B、确定档案分类

根据各类档案的划分准则与本单位的独特分类特性，对档案实施系统化的整理并有序存放。

C、归一件

按照档案管理规定，需将多个文件合并为单一记录，如将请示与批复合并为一件，如发现归档错误，允许进行纠正操作。

D、一文一件自动归档

根据最新的《归档文件整理规则》，我们实施多元化的分类策略，旨在推行每份文件独立归档的新型管理制度，力求操作简易且高效。

E、取消归档

档案管理员有权撤销错误的归档操作，并重新进行归档管理。

F、插入归档

在发现归档过程中可能出现遗漏文件的情况时，档案管理员应将这些文件按照指定位置进行补入归档。补入的文件将重新编号，以确保其在目录中的连续性。同时，已归档文件的件号也将随之自动更新，保持整体编号体系的完整性。

G、自动组卷

该系统兼顾创新，引入了新的立卷模式，同时保留了原有的体系，旨在延续历史档案管理，充分满足各类机构的差异化需求。

H、调阅档案

两种检索手段（包括表格检索、全库检索与全文检索）的有效结合，迅速定位所需文件条目及其原始稿件，彰显出精准的信息搜索效能。

1、报表设计及导出

能够灵活适应，定制符合报社档案需求的各种报表，包括但不限于归档文件目录、会计档案目录、卷内目录以及科档总目录和分类目录等，支持报表的打印输出功能。

J、统计分析

针对用户的多元化统计需求（包括按保存期限划分的记录计数或按密级分类的统计数据等），以直观简洁的表格形式展示统计结果的概览，清晰体现统计对象在数量维度上的详细情况及其关联性，并生成相应的统计报表。此外，系统还具备自动编制年度审查报表的功能。

c、档案利用

A、档案检索

我们提供多元化的搜索选项，包括基础检索、高级筛选以及灵活的模糊查询，旨在高效支持用户迅速定位所需的档案资料。

B、利用统计

统计出不同时间段档案的利用率。

C、系统维护

(1)词组设置

对档案的著录、整理规范等进行定义。

(2)结构定义

定义档案的著录栏目和档案的分类标准。

(3)用户管理及权限分配

系统管理员，针对各个全宗，具有管理职能，主要负责部门、角色及用户的配置，同时精细设定用户对档案操作的权限级别，精确至条目层面。

(4)系统日志

实施对用户登录行为的实时监控与记录，以保障数据安全性的严格维护。

D、数据备份

用户可灵活选用数据库的自动备份或手动备份方案，通过一键操作实现高效便捷的操作体验。

1、5全面的售后服务保障

A、保修及服务承诺：项目完成并投入使用后，我公司将提供为期三年的无偿质量保证及售后服务。后续，我们还将为在三年期满后的服务需求，提供相应的有偿技术支持方案。

B、售后服务保障与响应机制：我们推行实地维修服务，配备24小时热线，承诺在接到客户需求通知后，确保在两小时内抵达问题现场，以确保数据的平稳运行。

C、服务响应与问题处理：对于一般性问题，我们承诺在四小时内达成解决方案；遇到严重问题，公司将立即提出并确保提供用户可满意的解决方案及服务承诺。

D、在质保期间，我们将为故障的移动硬盘提供无偿更换服务。

E、在遵循XX单位既定的安全管理制度的前提下，每日开展常规工作，同时确保满足XX单位网络安全监测监管的规定，包括对系统软件及服务器等相关硬件设施进行日常巡查、定期备份恢复、实施安全改进措施以及及时进行应急响应处理。

F、我司需向XX单位提供包括数据交接与系统整合在内的专业技术服务。

2、策略规划

1、1项目执行策略

项目预期建设周期为X个月，实施进度规划如下：

在XX年XX月上旬至XX月中旬，项目团队着手现场执行，主要包括实体档案的接收、整理、编页、扫描、图像修复、著录、装订及归档封装。目前，档案扫描与整理的进度已达到百分之八十以上。

在本年度X月上旬，数字化果品档案管理系统顺利完成对接并进行了正式验收，成功实现了上线。所取得的数字化成果已交付并得到确认。

1、2项目详细评估

a、XX单位档案管理信息化的重要性

A、随着信息技术的迅猛发展及其在各领域的广泛应用，它为档案信息资源的整合、管理和开发提供了前所未有的便利，信息的价值在于资源，进而提升效率。如今，档案信息化已成为档案管理的主流趋势，其优势已得到广泛认同并日益显现。作为实例，XX单位的档案记录着其管理活动的重要内容，包括土地征用和相关数据资料，原始的土地登记信息等。随着经济的推进，XX单位的档案管理工作面临日益繁重的任务和庞大的数据量，传统管理方式在资料存储、检索和调用上显现出难以应对的挑战。为此，XX单位引入档案管理信息化，其优点在于实现规范化管理，便于资料的收集、归档、整理，并遵循统一标准。因此，档案管理的信息化已经成为XX单位档案工作不可忽视的发展方向。为了充分发挥这一信息化优势，深入探讨如何优化和完善XX单位的档案管理体系是当务之急。

B、现代信息技术作为一场深刻的变革力量，依托于计算机的卓越性能，包括极高的运算速度、精准的数据处理能力以及信息存储和智能逻辑判断功能。它支持高效地文件传输、接收和精确查找，包括满足特殊需求如自动识别过期待销毁文件。在XX单位的档案管理中，计算机技术被广泛应用，用于集成、分类、搜集和检索各类档案资源，如土地利用详情、耕地保护记录、建设用地登记以及不动产权证办理等。此外，通过构建详细的目录体系，实现了档案资料的便捷检索和有效利用。

C、XX单位的档案信息管理系统具备鉴别和筛选功能，同时支持信息录入、输出、修改、打印、统计、检索、删除和汇总等操作。与传统的纸质档案管理相比，该系统显著节省了存储空间，具有容量大、应用性强、信息传输迅速的特点，能实现实时档案信息资源提取，极大地提升了XX单位的档案管理效率，标志着其管理模式的革新。电子文件作为新兴的信息载体，主要依托磁性或光学材料存储，其地位将逐渐取代纸质档案，推动XX单位档案管理工作实现实质性飞跃。因此，我们需转变思维，更新知识，持续学习新知与实践经验，探索适用于XX单位的档案信息化管理科学方法，以建立高效且合理的档案管理体系。

b、XX单位档案管理信息化现状

档案体系繁多，主要分为土地管理档案、测绘管理档案及矿产管理档案，细分又涵盖十三个小类。鉴于资料的丰富性，尽管各部门致力于推进档案信息化进程，但由于体制约束、利益冲突以及技术局限等因素，档案信息的全面共享仍然存在不足，一定程度上制约了工作效率的提升。

A、当前，档案管理信息化的规范化进程面临提升的需求。部分档案管理部门在基础业务上存在薄弱环节，各类档案间的差异显著，且系统软件的通用性不高；电子化和自动化的标准化尚未统一，导致档案管理信息化的全面推广与实施受限，从而制约了XX单位的档案管理工作进度。

B、程序与管理：档案归档体系存在混乱，信息安全隐患。针对电子信息文档的归档，即通过计算机系统对完成保存并具有价值的信息电子资料进行有序整理、分类，并转化为一致的电子文档形式的过程。然而，部分档案部门在电子信息归档方面缺乏明确的规章制度和标准。电子信息的存储介质多样，如电脑硬盘、光盘等，这导致资料的保管面临潜在风险。

C、部分档案设施配置相对简陋，设备更新周期较长，对录入资料的保管关注度有待提升。尽管电子信息档案兼具优势与挑战，任何存储的电子文档面临病毒侵袭或载体损坏的风险，可能导致数据丧失。为此，我们亟需强化电子信息数据的后期维护，包括优化数据库管理、增加设备投入并确保其维护，强化防病毒措施，以及实施定期的异地数据库备份和加密，以保障数据安全无虞。

D、在档案管理领域，存在复合型人才短缺的现象。对于电子信息的归档工作，不仅要求XX单位的员工具备档案专业理论知识，而且必须掌握计算机操作技能。鉴于信息高技术岗位，尤其是档案管理和信息处理领域的复合型人才稀缺，我们亟需强化人才培养或引进，以推动单位档案管理实现信息化的实质性进展。

5)档案信息服务的社会化应用及资源优化尚存不足。档案的本质在于服务于社会，而电子信息化技术为其目标的达成提供了高效平台，提升了档案的利用率。然而，受多种因素制约，档案的开放与共享程度并未充分实现，资料共享的广度有待提升。

c、档案信息化管理发展趋势

A、XX单位档案管理信息化的主要特征。

(1)信息化文件在XX单位的日常档案管理中支持实时归档及阶段性汇总存储。文档及相关信息可上传至服务器，以便于员工的检索、索引和查阅，从而确保文档信息的高效流转与便利存取，进而保障信息的时效性、便捷性和完整性。

(2)为了确保信息化档案的实时可编辑和修改且无篡改痕迹，档案管理过程中必须对电子文件实施加密措施，验证身份信息的真实性，并采用数字签名技术，从而保障信息数据的原始性、真实性和准确性。这样能有效防止在信息传输与调用阶段出现任何错误。

(3)为了实现便捷的查询与检索，新建及归档信息化文档时，应根据文件内容的类别和检索需求，赋予其特定的档案号与分类号，并确保每个文件配备唯一的编号。在归档过程中，还应包括关键术语、标题以及详细的备注信息。

(4)在XX单位的日常业务中，档案管理系统广泛应用各类软件，导致文件格式多样。因此，为了确保文档的顺畅传输与存储，以及提高信息查阅的便利性，档案归档时应当采用通用且统一的文件格式。显然，传统的纸质档案已无法满足当前信息化档案管理的需求。

B、实现XX单位档案管理信息化的优点。

(1)在持续的资料采集与记录后，我们注重有计划地整合并归档。通过系统化的操作，有效防止了资料的遗漏和存储空间的过度膨胀，这与传统的纸质文档管理形成了鲜明对比，体现了高效和精细化的资料管理策略。

(2)电子信息的优势在于能够严格遵循预设的标准化流程。在档案管理信息的各个环节，如信息采集、分类、整理与归档，采用电子手段能确保操作的一致性和规范化要求得以贯彻执行。

(3)通过管理信息化，我们得以实现规范化管理与高效的信息传输与查阅。电子数据通常以数字化形式储存，相比之下，即便传统纸质档案数量庞大，仅需一个小型U盘就能妥善收纳，便于日常存取和管理。此外，各系统部门能够实现实时共享、复制同一文件，促进了网络化的资源共享。这一举措为XX单位构建了一个开放且高效的资源协作平台，显著提升了工作效率。

3、关键挑战与重点

1、1高效档案数字化硬件解决方案

A、大幅面档案数字化扫描设备的选择

在XX单位的档案体系中，土地管理、测绘管理及矿产管理档案占据主体，尤其包含大量图纸资料。鉴于此，本项目档案数字化的需求着重于处理多卷大幅面图纸等特殊文档。为此，扫描设备的选择应当有针对性。大幅面扫描仪以其卓越的图像质量和高效扫描性能，能胜任大规模和高分辨率档案的数字化任务，尽管其成本较高；相比之下，数码相机在价格上更为亲民，适用于一般尺寸的A4文档数字化，但对于大幅面档案的处理能力有限，尤其是零号图纸这类高清晰度需求的材料，往往需通过分区拍摄并合成来实现清晰影像。因此，在实际操作中，大幅面档案的数字化主要依赖于专业大幅面扫描仪，数码相机的应用相对较少。

B、大幅面档案数字化硬件设备的配置

(1)作为关键组件，A0大幅面项目图纸扫描仪在当前广泛应用中占据核心地位。其选型至关重要，需基于企业的主要数字化应用场景，精心挑选最符合需求的扫描仪，以期实现最优的性能价格比。

(2)大幅面扫描仪对计算机的最低配置为奔腾4超线程、512M内存、WindowsXP操作系统、支持USBB、0等，这样才能获得所标示的性能指标。服务器可根据需要选择，可选专用服务器，也可使用高配置的微机来替代。但至少需配置双CPU、Q、B内存、多个热插拔硬盘。

(3)在考虑档案数字化过程中，若侧重于大尺寸蓝图的呈现，建议选用性价比高的大型黑白喷墨绘图仪（打印机）作为配置选项。

1、2高效档案数字化解决方案比较与部署

A、大幅面档案数字化软件选择

提供的扫描应用程序，如SmartLF配套设备，主要侧重于简化非专业用户的操作体验。然而，对于寻求更高级功能的用户，我们推荐其他多样化的软件选项，例如文件转换工具canWorks、专业的图像处理软件以及项目图纸文档管理系统，这些软件能够增强扫描系统的控制功能和特性扩展性。

我司采用的扫描工具为ScanWorks.VDD、E、5，该软件具备全面的扫描流程管理能力，旨在满足多样化的扫描控制需求。作为一款集成扫描、浏览、编辑及图像转换功能的专业软件，它优化了数字图像捕获性能并提升图像质量，显著减少了后续处理的工作量。

B、大幅面档案整理和扫描

(1)大幅面档案整理

在进行大幅面档案扫描前，务必对原件实施预处理，确保图纸平整、整洁。对于状况严重难以直接扫描的档案，优先进行技术性修复。针对褶皱不规整的原件，务必先通过压平或烫平等方法进行平整处理，再进行数字化转换。扫描竣工档案资料时，需拆卸原有装订，扫描结束后，根据档案保管标准重新装订，同时保持原有的排列顺序，确保操作的安全、精确且无遗漏。对于老旧图纸，可选用透明扫描封套进行保护，白色衬底能提升扫描效果。扫描透明薄膜图纸时，建议在背面添加一张白色纸作为扫描背景，以优化图像质量。若原稿双面信息需扫描且存在透光问题，可在原稿后附上黑色背衬的透明扫描封套，这样能进一步提升扫描效果的清晰度。

(2)大幅面档案数字化扫描参数的设定

扫描大幅面档案时，图像质量的高度依赖于参数设定的精确性。为了确保优质的图像效果，务必针对具体扫描原件的特性和预期的应用目的，进行精细的参数调整。

(3)选择扫描色彩模式和存储格式

扫描图像推荐优先考虑采用黑白二值模式处理大幅面蓝图，通常以TIFF (G4)格式存储。对于年代久远的图纸，建议采用灰度扫描，而企业荣誉档案则适宜彩色扫描，常规选择JPEG格式。为了适应网络查询需求，扫描结果还可支持CEB、PDF或其它格式。在存储过程中，压缩率的选择应兼顾图像的清晰可读性与存储容量的最小化。

(4)介质操作控制

图像清晰度与扫描速度呈反相关。在调整扫描速度时，应遵循由低速渐进至高速的原则，对于零号图纸，推荐选择较低的速度，特别是处理大幅面的旧图纸时，应格外留意并选择慢速模式。扫描尺寸需依据图纸的实际大小设定，对于非标准尺寸的图纸，可启用自动尺寸识别功能。

(5)黑白图阈值设定

ScanWorks扫描软件独有IAT（自适应阈值消蓝）技术，凭借其高效精准，能将低质量的陈旧图纸或污损图像转化为高清晰度文档，从而一劳永逸地解决因黑白二值消蓝参数设定不精确导致的多次扫描困扰。内置的三种阈值参数设计，广泛适用于各类图纸，支持实时在线或离线操作，用户可以选择固定阈值调整或自适应阈值设置。对于黑白图，推荐采用'自适应'模式，根据蓝图特性精细设定前景和背景阈值，并允许后续扫描过程中进行微调。

(6)分辨率设定

理论上，追求更高的分辨率无疑能提升输出品质，然而过大的文件存储需求是其潜在挑战。因此，理想的设定目标是在保证清晰度的前提下，选择最低的必要分辨率。针对不同的应用场景，扫描分辨率应灵活调整。基本原则是确保扫描后的图像既清晰完整，又不妨碍其实际使用。对于常规文字（OCR）、黑白二值、灰度图像及彩色图片，推荐分辨率不低于200dpi。对于大幅面图纸仅作为图像文件保存或用作打印底图，扫描分辨率通常设在100至200dpi之间。若扫描后需进一步进行矢量化处理，建议选择分辨率300dpi及以上以支持精确转换。

1、3高效档案数字化大图处理技术

A、黑白图阈值调整

在扫描完成后，首要步骤是对黑白图像的阈值进行微调，依据窗口中呈现的蓝图色彩深浅，适当地校正前景与背景数值。针对零号图纸窗口中的重叠图像，需确保其在1