档案数字化整理服务方案
招标编号：****
投标单位名称：****
授权代表：****
投标日期：****
项目内容概览
第一章 项目需求分析及解决方案
一、 深入解析项目需求的关键要点
（一） 对深入解析项目背景与关键要素
1.项目预算理解
项目的财务预算额度为人民币__________元。详情请查阅相关文件。
2.项目概况理解
项目概述：档案管理作为中心工作的基石，承载着各项活动的运行基础。
在公积金运营的常规审批流程中，积累了丰富的业务档案，涵盖公积金缴存、提取与贷款等主要类别。遵循档案管理的相关规定，目标是通过同步整理并扫描现有文件，实现档案的标准化与数字化转型，从而提升档案检索与利用效率，强化档案服务的整体效能。
项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号。已打印文件材料清单（相当于卷内目录)。前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表：
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档案类别 |
预计数量 |
预计每卷档案页数 |
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公积金业务档案（包括：归集类、提取类、贷款类档案） |
不少于450万卷 |
3-15页 |
中标方需负责场地的整理及扫描工作，并确保其安全设施满足档案局的检查标准。在档案整理过程中，所有所需设备、工具、维护以及耗材费用（包含卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）将由中标方全额承担。
1)项目目的及目标理解
负责对约450万卷（份）的既有公积金业务档案进行系统性的整理、缺失部分的数据补录、扫描资料的补充以及电子影像的细致图像处理与严谨的复核工作。
2)项目依据及参考标准理解
(1)《中华人民共和国档案法》。
(2)《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。
关于档案著录的规范标准：DA/T18-1999《档案著录规则》
条例：《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》
(5)《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)。
(6)《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。
3)项目采购范围理解
中标方凭借专业的团队、先进的设备、精湛的技术以及严谨的管理体系，对接收的实体档案实施了系统化的档案整理、归档作业，包括详尽的著录工作和高质量的扫描处理，最终生成了符合标准的入库档案及规范化的电子档案数据库。
4)项目完成期限理解
项目执行期限约定自合同生效之日起计18个月。
5)付款方式理解
按财政委员会相关规定进行。
（二） 深入解析技术规格
工作流程与服务内容详解：档案管理、整理及扫描操作指南
（一） 文件接收流程
执行档案资料完整性的核查程序；对档案实体内容实施详细盘点，依据移交清单逐一记录每份文件的数量和页码。
实施档案编号制度：根据档案管理规定，为每项业务档案分配独特的分类标识，旨在提升档案检索的便捷性。
（三） 文件编排与管理
在拆卸钉子、粘贴、加盖印鉴以及填写封皮等关键步骤中，招标方需严格遵照《档案整理规则》DA/T22-2000进行操作规程。
任务要求：对照纸质档案资料，对系统中存在的缺失档案信息进行补充录入。中标单位需严格遵循《档案著录规则》(DA/T18-1999)的规定进行操作。
涵盖的流程包括档案图像的扫描、精细的图像处理、双重校对环节、大批量的上传操作以及合卷整理工作。
总体核查：对照档案实物与电子档案管理系统的记录，确认两者信息的一致性。着重审计接收流程的准确性
审核入库记录与原始记录的一致性；评估档案整理、著录及扫描过程是否严格遵循档案管理规定，以及是否满足深圳市档案馆的接收标准。
档案入库与摆放：首先，完成档案的接收并办理移交手续，随后进行逐一清点核对。确认无误后，根据档案类别分类有序地存入相应的档案柜。同时，设置箱柜指示标识，以便于查阅和利用。
支持档案管理事务：包括档案检索协助、库房秩序维护以及与档案相关的所有辅助职责。
2.扫描图像质量要求理解
针对扫描完成的原始图像，需进行精细优化，旨在确保最终成品呈现出清晰、端正的视觉效果。针对档案扫描的具体特性，后续将执行相应的图像处理步骤。
图像校正策略：支持自动或人工干预以修正图像倾斜，确保角度偏差不超过2度。针对方向不准确的图像，需实施适当的旋转操作，以契合常规阅读视线的需求。
处理策略：针对图像页面中的瑕疵，如黑点、黑线、黑框或黑边等影响图像清晰度的污渍，必须实施去污操作。在执行过程中，务必坚持尊重原始档案完整性原则。
优化字迹呈现：运用字迹强化技术，确保文字线条清晰可辨。
优化图像均匀度：运用平衡功能，确保图像深度统一
3.档案装订要求理解
完成档案的整理与扫描工作后，紧接着应实施严谨的装订工序。以下是详细装订规格：
在尊重原始档案风貌的前提下，对扫描完成的文件资料进行整理装订作业。
档案的装订方向须遵循其原有规格，不得改动装订位置，确保保持历史记录的原始完整性。
在装订过程中，应遵循减少折痕数量的首要原则，能避免折叠的页面应尽量保持平整不折。
4.档案装具、卷盒要求理解
档案卷皮与卷盒的制作需遵循国家档案局发布的DA/T24-2000《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》标准。所有其他档案整理装具必须满足国家关于档案装具的相关规定。招标方将对中标供应商每次到货的档案卷皮、卷盒及装订工具进行随机抽样送至权威质检机构检验。若检测结果显示不符合标准，将责成中标方立即更换，直至完全达标为止。
5.主要设备及工具耗材要求理解。
中标方需配备包括但不限于以下设备：台式电脑、高速扫描仪、A3幅面打印机以及复印机，设备的数量将由中标方根据实际工作需求自行确定。这些设备的责任归属由中标方全权负责提供。
中标方需确保提供符合国家档案扫描工具耗材标准的设备及相关配件；设备的维修费用亦由中标方负责，以确保服务的全面履行。
负责遵循发标方的严格保密和安全规定，实施设备处理与网络布局，同时确保在数字化加工过程中软硬件系统的维护与网络运行的稳定支持。
6.数字化上传要求理解
在档案完成数字化扫描后，本地需按期将条目数据与原始数据上传至中心服务器，此操作所使用的档案数字化加工应用管理软件由招标方供应。
7.档案整理安全保密、规范性要求理解
整理并按照标准程序扫描所有归档资料，确保其安全、保密且规范化地存储。中标方需提交详细方案，明确保障档案实体及其电子信息安全的实施策略及承诺，并与招标方签署严格的保密协议。
确保信息安全与保密：严守资料完整性，实现出入库流程的一致管理，杜绝档案信息的泄露
操作规程严谨性：中标单位需在招标方提供的软件环境中执行严格的标准化操作流程。在档案的整理、扫描与加工过程中，务必遵循招标方档案管理规定，对各阶段（清理、扫描、加工）实施详尽的记录。在数字化任务完成后，应构建出完整且规范的档案记录体系。整理及扫描后的档案需确保类别分明，项目精确，符合档案检索的规范化标准。
若中标方因管理不当导致档案遭受破损、遗失或信息泄露，除需承担相应的经济赔偿外，情节严重者将依法提交相关部门进行刑事责任的追责。详细情形如下：
如遇档案损毁，将按规赔付违约金人民币壹万元；倘有档案信息泄露，经核实后每次需承担同等金额的违约责任。
5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。
以上情况出现，发标方有权解除合同。
若中标方因档案管理不当，如遭受损害、遗失或信息泄露，导致发标方蒙受重大经济损失，依据档案管理的相关法律法规，发标方将依法对中标方的法律责任进行追索。
（三） 深入解析项目管理的关键要素与期望
1.组织实施要求理解
中标单位需依据采购方的档案管理体系，定制一套切合项目实际的档案整理与管理规程及操作细则，以达成档案整理的规范化和满足归档品质标准。同时，要求项目主管和关键技术团队人员常驻招标方工作场所。
2.项目人员安排要求理解
项目团队构成的严谨性至关重要，投标人需确保在投标书中列出的项目组成员均为直接参与本项目服务的管理人员或工作人员，任何未经许可的人员调整将被视为违约行为。本项目明确要求配置1名项目负责人和不少于10人的主要技术团队。中标方需严格遵守这一规定，保证岗位人员的稳定性。项目负责人的身份以及主要技术人员的配置状况将作为评审中的核心评价要素。
3.项目验收要求理解
发标方委派专人对档案文本实体与电子数据实施详尽核查，确保质量控制：实时跟踪整理与扫描工作的进度与数量统计。对于满足入库标准的档案，双方需在入库单上共同签署，以此作为该批次档案整理及扫描任务完成的验收凭据。项目验收的具体标准明细如下：
对档案进行专业化整理与扫描，严格遵循深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心的规范化规定，确保原始档案的完整无损。
务必在整理及扫描流程中妥善保护档案原件，防止产生任何二次损害。
本工作严格遵循国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)的要求。
确保扫描档案图像与原件的高度吻合，图像清晰且整洁无瑕。
扫描生成的档案确保彩色图像的分辨率不低于200点每英寸（DPI）。
处理档案扫描图片的边缘清除与图纸扫描图像的背景蓝色消除
数字化档案的生成，确保了图像清晰、分辨率高，且密级设置准确无误，完全符合档案数字化的标准规定。
每一份档案文本实体均精确对应其相应的扫描影像数据。
(9)发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。
4.项目结算和违约责任理解
在项目结算阶段，若中标综合单价保持不变，唯当实际完成的工作量有所变动，将依据市政府采购管理的相关条例进行调整。
若中标方无法满足合同约定的期限标准，将需履行以下违约责任：
如未能按期完成的任务量在100卷以内（包括100卷），将需支付违约金人民币1000元。
如未能按期完成的卷宗数量在100至1000卷（含1000卷）之间，违约金将设定为人民币10万元整。
若未能按期完成超过1000卷的任务，除支付10万元违约金外，合同将予以解除。
（四） 深入解析报价条件
投标单价计算依据：本项目的报价将以每份实体档案卷（或相应数量单位）为基础，涵盖公积金业务档案的整理与扫描服务的综合单价。
以下是投标方需严格遵循的《报价详细构成》要求：
确定各类型档案卷宗的完整整理与扫描服务的综合单位报价。
预期的数量仅为初期估算，实际结算时的终极数额将以实际完成量为准。
投标方在提交的档案整理与扫描综合单价估算中，应当涵盖但不限于直接成本、间接成本、设备购置费用、设备维护费用、物料费用、消耗性材料、各类管理费用、盈利以及所有税费等所有相关费用。中标后，投标方不得对原报价提出任何形式的增费请求。
案卷构成原则：单次业务操作过程中产生的文件通常构成一个独立案卷，实体资料依据业务性质进行分类，并按照档案编号的序号规则进行整理归档和排列。无论文件数量多寡，皆遵循一次办文编号的制度进行卷宗编组。
(5)报价币种为人民币。
（五） 理解关键注意事项
任何单位和个人不得由中标人非法分包或转包项目。若发生此类违规行为，采购单位将立即行使合同终止权，并依法追索中标人的违约损害赔偿。
如投标人对招标文件中的技术规格或其它规定存有任何质疑，认为可能倾向于或不具公正性，应于答疑环节适时提出，以确保招标过程的公平与公正性。
所有投标人的技术规格和执行标准须符合国际普遍认可或由国家及地方权威机构发布的最新或更高要求。若发现投标方采用的标准低于这些标准，评审委员会保有拒绝的权利。投标人需在投标文件中明确列出与其所引用标准之间的显著差异，并详尽阐述。
投标人需详尽列明其投标文件中对技术参数及各项规定的具体响应，切忌仅以‘符合’或‘满足’等模糊表述，此类响应将被视作‘不符合’标准，可能对评标结果产生重大影响。
依据市档案局的文件指示，本项目不允许外包给外资背景企业或接纳外籍人员的公司。
二、 项目挑战与应对策略
（一） 员工流动性管理策略与应对措施
档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳定性成为了制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。鸿桥集团将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。
按照我司人力资源政策及项目管理规章制度，员工离职需遵循如下程序：任何项目组成员在辞职意向明确时，需提前1个月通过书面形式向项目经理及直接主管提交辞职申请。公司接到此申请后，项目经理应立即与离职员工进行积极的面谈，尤其是对于表现优秀的员工，我们致力于挽留，以了解离职详情并解决可能的问题。 一旦申请获准，部门需确保在离职前一周通知客户关于员工的离职情况。员工在离开前需严格遵守离职审批流程，首要步骤是完成项目工作交接，由项目经理指定合适的人员接替相应职责，并确保客户方对此变更予以签字确认，以确保工作的顺利过渡。 项目经理在此过程中负有关键责任，包括全面核查辞职员工的项目文档、资料、源代码、设备、办公设施以及所有公共财物的完整移交给下一任接手者，以保障项目连贯性和资产完整性。
评估其对项目机密信息的熟知程度；并对其工作职责的履行、工作进度的监控以及最终成果物的完整与有效交接进行审核。
为了确保项目的关键性目标，除了实施相应的福利与激励机制，项目团队采取特定策略来维护核心成员的连贯性和稳定性，以此减少人员变动可能对项目产生的风险，确保项目的顺利且高效完成。具体策略详述如下：
项目领导架构：在项目管理中，项目经理的地位至关重要，其专业素质与稳定性直接影响项目的成功与否。我们通过内部竞聘甄选最杰出的人才担任项目经理，同时选拔一位项目副经理（主管）作为得力助手，共同分担职责。针对可能出现的人员调整情况，我们将迅速做出反应，进行适时的人员补位，确保项目进度和质量不受任何负面影响。
项目关键角色的双重保障机制：在项目经理之外，项目成功的基石是项目团队的核心岗位人员。他们的稳定性对项目的进度和最终结果至关重要。为此，我们实施了岗位角色明确且互补的策略。一旦某一岗位出现人员变动，我们将从其他团队中挑选合适的人员进行替补，确保工作的连续性。
项目人员配置策略：鉴于项目周期与工作负荷恒定，为了高效保障并逐步提升项目执行效率，我司在团队构建和岗位设置上遵循充足略超原则。即使可能出现人员变动导致部分岗位短期空缺，这不会对项目运作产生负面影响。项目部门实行动态人员调整机制，即随需增补，选拔标准沿用前期项目组成员的选拔流程。同时，为确保新加入的成员能快速投入工作，部门会在项目进程中同步进行相关知识和技能培训。一旦项目团队成员离职，我们能迅速找到合适的接替人选，进行无缝的工作交接。
鸿桥集团坚守'岗位固定，人员稳定'的管理策略，确保对已设定或正在进行的项目配备人员的固定性，绝不随意调动。对于员工的主动离职，我们将迅速进行人员补给并实施相应的培训，以维持项目团队的稳定性，并向采购方如实报告相关情况。
（二） 设备潜在问题及其应对策略
鸿桥集团公司凭借长期专注于档案整理与数字化扫描业务，积累了丰富的设备资源。公司拥有专门的设备维护团队，确保项目所需设备的充足供应。他们对包括电脑、打印机及扫描仪在内的硬件设施实施定期维护与故障检修，由专业的硬件工程师负责，一旦发现设备问题，无论是紧急情况还是常规需求，都能迅速响应。紧急情况下，能即时从临近项目调拨设备，一般情况则承诺在12小时内派遣工程师提供上门维修服务，以维持所有设备的高效运行状态。
鸿桥集团设备维护部门配备了一整批包括电脑、打印机和扫描仪在内的备用设备。对于在项目运行中需长期维修的硬件设施，可以适时启用这些备用设备进行替代，从而有效防止因硬件故障维修或更换配件导致的工作延误。这样可以最大程度地降低因硬件问题引发的时间浪费风险。
（三） 工期管理策略与应对措施
采购方对项目的工期设定有严谨的时限要求，若缺乏详尽的工作计划与进度规划，以及应对潜在风险的策略，可能导致项目无法按期完成。鸿桥集团公司在项目团队入驻前，将由项目经理和采购方代表进行深入交流，明确项目详情及具体需求，随后提交一份经深思熟虑且实际可行的工作计划与进度表。项目启动后，我们将实时调整和优化原计划，以确保高效有序地执行，力求在采购方规定时间内甚至提前完成任务。如遇工期挑战，我们亦可灵活调配资源，如人员和设备，以确保项目如期或提前完成。
（四） 风险管理策略与应对措施
鸿桥集团公司长期专注于档案整理与数字化扫描业务，积累了丰富的项目管理实践经验。我们的优势在于培养了一大批具备实战经验的基层管理人员，他们严格遵循职责分明的项目管理体系。
从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分，从组织管理、过程管理到绩效管理都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。其次，我司对项目的日常管理也避免了部分的项目管理风险，除加强对项目组工作人员技能培训，项目成员每周需对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。再次，有项目经理统筹安排好各个环节的人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。最后，公司高层着手加强对项目的组织管理，及时掌握项目进度动态和人员动态；加强对项目人员的绩效管理，引入合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性；加强对项目组的过程管理，及时发现问题及时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到最低。
（五） 保密措施与应对策略
项目文档承载着鸿桥集团与采购方的关键信息，其保密性至关重要。为此，档案管理团队需始终保持极高的警觉，确保信息的绝对安全。在项目启动前，集团将组织全体项目参与人员接受详尽的安全与保密意识强化培训，而在项目运作期间，我们将持续实施不定期的培训，以不断巩固团队成员的保密责任。项目实施过程中，严格遵循档案处理的所有规章制度，并对每个环节进行严密监控，确保无遗漏。同时，我们还将邀请采购方指派专门的安全专员进行现场监督，定期进行安全审计，采取多重措施以杜绝任何泄密隐患。
第二章 详细阐述的项目管理规定
一、 规范化项目管理制度
（一） 组织实施管理规章制度
项目实施管理的具体要求如下：中标单位需根据采购方的档案管理规定，定制一套适应项目工作实际的档案整理规程与操作流程，以确保档案整理的规范化和满足归档质量标准。同时，项目负责人及关键技术人员须常驻招标方工作场所。
为了确保项目的规范化管理和顺畅的操作流程，我司在长期的项目实施管理实践中逐步建立健全了严谨的项目管理制度，具体内容如下：
（一） 区域管理策略
1. 工作人员应严格遵守工作时间的规定，谢绝会客。 2. 避免离开指定的工作区域，确保工作环境的宁静。在进出时须遵循两人以上同行的原则。 3. 禁止在工作间内吸烟、进食或进行任何可能对档案造成损害的行为，务必保持行为的专业与整洁。
（二） 高效运营与实践管理
一、档案保密规定：员工在工作中严禁无端查看或讨论档案内容。二、着装要求：作业时需统一穿着无口袋的工作服，并确保进出工作室时未携带任何工作相关私人物品。三、废弃物管理：工作过程中产生的碎纸和废旧光盘等废物，严禁私自处置，须交予档案室值班人员进行统一处理。四、个人物品存放：个人挂包、钱包等物品应存放在指定区域，未经档案室管理人员许可，严禁携带工作间内任何物品离开工作场所。
（三） 设备通信与数据存储管理
所有现场作业人员在执行任务期间，严禁携带移动通讯工具如手机、呼机，以及用于数据存储的设备如软驱、移动硬盘和U盘。项目场地外设有专用的个人物品储存柜，供工作人员临时存放私人物品。在进入现场前，须更换专业工作服，并将个人通讯设备存入指定区域。
（四） 工作日志管理
每日工作详情（包括时间、地点及数量）务必由每位现场员工详细记录，且实施定期核查。项目经理负有责任，每日对员工的工作日志进行严谨的审验与复查。
（五） 出入证管理制度详解
工作场所的出入证件实行专人负责制，员工在进入时需经证件管理人员现场核实并发放，离场时需归还。任何未经授权的非项目成员携带非相关人员进入，将被视为违规行为，纳入绩效评估范畴。
（六） 请假规定与流程
工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。
（二） 完善的安全保密管理规定
1.《安全保密管理制度》
所有档案管理人员与利用者必须确立保密意识，严格遵循《档案法》及《保密法》的精神，共同努力保障档案资料的安全性。
所有档案的查阅与借用必须遵循既定的权限范围，且必须严格遵守相关程序和手续。涉及机密档案的查阅或借用，需事先获得主管领导的审批许可。
档案室内的机密资料须严格管控，严禁私自携带外出或泄露给任何第三方。任何机密信息不得擅自摘录、拍摄、复印或复制。
任何接触档案敏感信息的人员必须严格遵守保密原则，不得在家庭环境、与子女或无关人士交谈时涉及相关档案密级，同时禁止在常规通话、明码电报以及个人通信中泄露档案机密事项。
使用者应妥善保存借用的档案资料与技术图纸，确保及时归还原处，禁止将其转借给他人，并严格限定在公务活动范围内，不得用于个人出行、探亲访友或进入公共场合。
档案文件在达到保管期限且丧失其保存必要性时，应严格按照规定程序予以销毁，严禁将其作为废纸进行买卖。
当遭遇档案失密、泄密或盗窃事件时，应立即将情况通报给直接主管、保密管理部门或安全保卫部门，并由相关人员提交书面事故报告。对于任何违反保密规章制度，导致失密、泄密或档案被盗的行为，将根据其严重程度和情节进行严肃的纪律处分。
（三） 规范化档案存储与管理规定
1.《档案库房管理制度》
档案的妥善保管由专用的库房负责，任何非授权的非库房人员严禁擅自进入。
设立明确的库房安全管理责任人，全面负责仓库内的各项安全保障职责。
库房钥匙的保管责任归属库房管理部门，严禁私自转借给他人。对于非档案部门的人员，其进入库房的行为受到严格的限制。
确保库房内配备充足的符合标准的档案存储设备，档案应有序存放，严禁杂乱堆积。同时，库房需维持整洁的环境，并注重通风，保持空气新鲜。
库房需实施严谨的八重防护策略：防火、防潮、防尘、防虫害、防鼠害、防盗、防高温和防过强光照。温控标准规定，库房内部温度应维持在14°C至24°C，相对湿度需控制在45%至60%范围内。库房管理人员需确保每日准确记录库房内的实时温度与湿度数据。
以下是库房管理规定： 1. **存储限制**：仅允许存放档案资料，私人物品和个人携带的任何物品严禁入库。 2. **安全禁令**：严格禁止在库房内吸烟，严禁携带易燃、易爆物品进入。 3. **电器使用规定**：库房内严禁使用如台灯、电熨斗、电暖器等电器设备。 4. **安全设施与管理**：库房内需配置报警装置和灭火器材，并指定专人负责日常管理。 5. **灭火器材管理**：所有灭火器材应放置于固定位置，不得随意移动，并确保定期进行检查维护。 6. **人员技能要求**：档案管理人员需熟悉并能正确使用灭火器进行应急处理。
库房内严禁用于办公、会议、接待与住宿。当房管人员离开展开工作时，务必确保卷柜上锁、熄灯并关闭房门。
定期对库房内的各类档案进行详实盘点，并确保记录档案的准确无误。
库房安全管理规定如下：安全责任人需定期对仓库实施安全隐患排查，一旦发现任何不安全因素，应立即采取措施消除；如个人能力不足以解决，应即时向上级报告，以便及时处理。
（四） 档案管理规定
1.《档案统计制度》
档案统计工作需确保其精确性、时效性、科学原理的遵循以及一贯的连续性。
档案管理部门在接收各类文件或档案时，须履行严谨的交接程序，编制详尽的《档案移交清单》。该清单需制作两份，各保存一份，以确保核查无误并便于后续统计管理。
针对接收到的各种档案/文件资料，需逐项/份进行系统性的归整，以件/卷/箱为计量单位精确记录档案的现有总量。
统计档案保管的完整性：详实记录遗失与损坏档案的数量及其相应原因。
年度档案使用统计数据报告，详述如下：包括借阅档案的人次与数量、复印件发放量，以及利用档案的意图与实际效果。
(6)定期统计一次档案的整理数量及情况。
实施年度档案归档状况的定期统计，涵盖归档率、精确度以及完整性指标。
以下是定期进行的档案综合状况分析要点： - 档案总量概述 - 本年度新归档文件统计 - 库房设施与设备的新增记录 - 档案管理团队成员变动详情 - 档案利用数据概览：包括人次、文件数量、卷宗总数以及箱装数量 - 编纂和研发档案资料的最新动态
确保按照上级主管机关的指示，准确无误地完成统计报表的填写，并及时提交。
（五） 档案安全管理制度
1.《档案安全管理制度》
设立项目安全管理专项小组，项目经理担当首要负责人，对项目安全工作履行直接管理职责。
严谨遵照并实施各项安全生产法律法规及安全规范标准。
构建完善的安全管理体系和操作手册，明确了如下职责分配：单位高层领导的指导监督责任、各部门主管的执行落实职责、项目经理的专业管理责任以及全体员工的安全生产职责。
主持并召开公司安全管理专项会议，定期传达公司的安全生产动态与重大关切事项，协同进行各项目人员及档案安全的联合核查，公布检查结果，针对发现的安全隐患实施整改，并持续优化安全环境。
档案管理应确保其安全性和组织性，实施分级制度，对归档文件的要求包括及时性、准确性、明晰度，并强调专人负责制。
档案管理专员需始终严谨履行安全档案的维护职责，确保资料的安全存储，重点防范盗窃、火灾、虫害侵蚀、湿气侵害以及任何可能的疏漏。对于任何遗失或错误，将对相关责任人进行责任追究。
借阅档案等相关资料时，借阅人须遵循借阅程序，确保爱惜文献，并在约定的时间内归还。
实施全面的资料与档案管理，设立详细的统计台账。规定每半年对库房内的档案资料进行一次全面核查与统计数据更新。
（六） 规范化档案转移流程
在预先设定的工作室内，中国人寿深圳分公司的档案管理部门负责人与现场加工人员进行当面档案交接，确保过程中的每一步都伴随着书面交接记录。同时，全程由中国人寿深圳分公司专责的档案管理人员监督，并留存书面交接记录，以保证流程的严谨性与合规性。
（七） 改进的档案保全策略
档案原件需谨慎保管，确保拆装过程中的完整性。装订后的档案应复原至原有状态。所有现场工作人员必须确保档案的无损和安全，严禁任何形式的破损、遗失或篡改。对于原始档案存在磨损或清晰度不足的情况，须经档案馆专业人员书面批准，方可进行后续工序操作。
（八） 确保档案妥善保管
档案应专属存放在工作区域的专设保险柜内，任何其他工作间区域均不得作为档案储存场所。
（九） 安全操作与管理策略
在结束工作时，员工需确保将工作区域的所有文件存入指定的安全保险箱，钥匙由项目组相关人员妥善保管。随后，档案馆人员会负责锁定工作间房门，实施双重防护措施。
（十） 强化消防安全措施
强化员工防火安全意识培训，明确规定工作区域严禁吸烟及携带任何易燃物品。实施严格的出入管理制度，确保无闲杂人员进入。同时，所有防火设备设施配置完备，保障工作环境的安全性。
二、 人员管理制度与承诺书
本项目关于项目人员安排的要求为：投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于20人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。
为了确保项目的人员稳定性及工作流程规范化，我公司积累了丰富的人员管理实践经验。这些经验结晶为一套严谨的规章制度，部分内容如下所示：
（一） 日常行政管理制度
致力于岗位热忱，积极响应统辖管理，深入研究专业职责，持续提升自身能力。
确保办公设备及公共财产的妥善维护，如因个人疏忽导致损坏，将按原价进行赔偿。
确保严格遵循考勤规定，定时上下班，并佩戴工作标识。
秉持严谨的工作态度，对操作流程及业务流程一丝不苟并严格遵循执行。
维护个人卫生习惯，严禁在公共场合随意吐痰，杜绝乱扔废弃物，确保卫生间环境整洁干净。
确保遵循工作环境的规章制度，维持肃静，禁止嬉戏喧哗，未经许可请勿擅自移动或从事非工作任务相关的活动。
工作场所内严禁吸烟行为，同时请勿携带火源、易燃易爆物品及个人非工作相关物品入内，以确保安全环境。
工作场所内严禁存放食物及餐饮行为，以维持环境整洁。在处理档案资料时，请务必确保双手的清洁与干燥。
任何涂改、圈画、抽取或替换档案资料的行为均被严格禁止，未经许可，不得擅自复制或抄录档案内容。
确保严格遵循项目实施地客户的各项规定与管理制度。
（二） 职务责任体系
在深圳市住房公积金中心，项目团队入驻后，项目经理将针对各职位精心编撰职务说明书，详尽阐述每个岗位的职责、功能及其工作内容。
提倡并实践崇高的职业道德，热忱投身于岗位职责，具备强烈的保密责任感，鼓励员工发挥自我管理能力，塑造严谨的专业工作态度。
（二） 高效文件管理系统
所有负责著录与档案数字化的操作人员必须接受并通过专业技能和安全保密相关培训考核，方可胜任其工作职责。
工作人员应当透彻理解并掌握其职责范围内的工作流程，严格遵守操作规程及标准，以实现零误差的工作绩效为基本准则。
在着手工作之前，务必严谨完成所有预操作准备事项。
确保严格遵循相关规定，一旦发现任何异常情况，立即进行根本原因分析并实施修正，同时将相关情况逐级上报。
确保操作环境的整洁与卫生，以保障扫描等设备的顺畅运行。
严谨填写工作日志并确保详尽记载，要求字迹工整，内容真实无误，杜绝伪造数据，务必力求精确无遗漏。
（三） 健全的巡检管理规定
项目经理采用走动式管理方法，严谨地对各环节工作人员的工作进展进行细致的巡检。
在巡检过程中如遇到异常状况，应立即进行妥善处置。若遇到需上级决策的重大问题，务必在获得领导授权后方可撤离现场。同时，应对所发生的状况进行详尽的记录。
在遇到任何异常状况时，务必实施持续监控，严谨记录细节，并确保向接班的值班人员进行详尽交接，以此防止可能发生的严重事故。
在记录过程中，务必确保信息的真实、精准与明晰，同时注重保持记录载体的整洁有序。
按照规定，现场巡检的周期设定为每两小时一次，确保每日实施四次全面巡查。
（四） 建立详尽的档案追踪体系
确保严格实施内部档案跟踪记录体系，每一个步骤都需经过签字核验，同时要求日期填写清晰明确。
所有环节的返工事项均需由相应环节的责任人进行妥善处理。
项目经理监督并检查出的错误事项，由编目人员负责妥善处理。
对于因客户抽检产生的错误，相关责任人需承担处理责任，并将视情节处以相应的罚款措施。
确保流程单与数字化系统的流程相吻合，实现线上线下同步监管。
在归还档案之前，我们会对追溯表进行抽离，整理装订成单独的册页，进一步作为数字化加工的对象，然后提交给客户方接收。
（五） 安全文明操作管理制度
本制度旨在深入落实"安全第一，预防为主"的方针，以强化高度的安全防护观念。
所有新入职项目现场的员工必须接受严谨的三级安全教育与保密培训，并通过考核后方可胜任岗位职责。项目经理则需完成专门的档案管理岗前培训，获取相应的'档案上岗资格证书'后，方能正式担任项目经理职务。
确保严谨遵循各项操作程序，实施精细操作，以达成原始记录的整洁无误及数据的精确可信。
确保岗位配置的标准化，物品的陈列应严格遵循相关规章制度。
在岗人员享有一项权利，即有权拒绝对非本职身份者无授权进入其工作岗位并触碰岗位设施，同时也有权拒绝技能不足者临时接手其职责。
确保定期巡检，一旦发现异常问题需迅速处置。在遭遇事故时，务必准确评估并做出判断，随后立即向上级领导汇报相关情况。
项目现场严禁无关人员擅自入内。
三、 规范化项目验收流程与管理规定
项目验收管理规定如下：发标方需委派质检员对档案文本实体及电子数据进行抽样核查，乃至逐项细致检验，以确保质量标准。同时，需密切关注档案整理与扫描工作的进度与数量统计。对于达到入库条件的档案，双方应在入库单上共同签署，以此作为该批次档案整理、扫描任务完成的验收依据。
对档案进行专业化整理与扫描，严格遵循深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心的规范化规定，确保原始档案的完整无损。
务必在整理及扫描流程中妥善保护档案原件，防止产生任何二次损害。
本工作严格遵循中国国家标准化组织发布的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)的要求。
确保扫描档案图像与原件的高度吻合，图像清晰且整洁无瑕。
扫描生成的档案确保彩色图像的分辨率不低于200点每英寸（DPI）。
处理档案扫描图片的边缘清除与图纸扫描图像的背景蓝色消除
数字化档案的生成，确保了图像清晰、分辨率高，且密级设置准确无误，完全符合档案数字化的标准规定。
每一份档案文本实体均精确对应其相应的扫描影像数据。
(9)发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。
第三章 详细项目执行策略
一、 项目执行方案
为了确保深圳市住房公积金中心档案整理扫描服务项目的顺利推进，争取在18个月（有望提前）内完成，我司已规划将项目划分为五个有序阶段：初始的项目筹备阶段、后续的项目试运营阶段、常规的运行阶段、项目结尾阶段以及最终的验收阶段。具体的施工进度明细请参考工期管理计划表。
（一） 项目工期管理详细规划
项目总周期预计为X个月，每月工作日计为X个，总计的项目工作日数为：X个月*每月实际工作日数=XX天。项目的工时核算基于XX天。以下是详细的施工进度计划表：
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项目阶段 |
工作描述 |
时间天数 |
时间跨度 |
计划完成数量 |
备注 |
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项目准备阶段 |
人员、设备、场地、需求、调研、实施标准、流程、实施计划确定等 |
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项目试运行阶段 |
公积金业务档理、扫描 |
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项目正式运行阶段 |
公积金业务档案整理、扫描 |
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项目收尾阶段 |
公积金业务档案补充整理、补充扫描 |
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