档案数字化管理解决方案

招标编号：****

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投标日期：****

第一章概述与需求理解

第一节项目背景

一、档案管理行业的最新动态与市场分析

在科技日新月异的背景下，档案管理工作正经历深刻的变革。面临信息量急剧增长且日益繁杂的局面，改革档案管理体系的需求愈发紧迫。

(一)定义

档案馆（室）的基础业务之一是档案的系统性整理，即对搜集的档案资料进行有序分类与构建。

(二)主要内容

以下是档案整理的主要环节： 1. **全宗划分**：确立档案的总体类别。 2. **内部档案分类**：对全宗内的文件资料进行有序归类。 3. **案卷封面标注**：详细记录案卷的基本信息。 4. **案卷目录构建**：编制详尽的文件索引，便于查阅管理。

档案馆内档案的整理工作，主要依据其涵盖的内容范畴，可大致划分为三个类别。

1.在标准作业环境中，档案室的核心任务是接收来自文书部门和业务部门，根据归档规定整理的完整案卷。档案馆则专注于接收机关档案室依据入馆规范整理并提交的档案。因此，档案室与档案馆的档案整理工作主要包括对接收档案及文件进行更广泛的系统性梳理，包括全宗和案卷的有序排列，以及案卷目录的深化制作等环节。

2.针对已归档于档案馆与档案室的文件资料，档案管理机构需依据实践经验及专业质检结果，对不达标的部分实施必要加工，以提升整体质量。另一方面，长期储存的档案可能因时间推移或整理体系的演变，亦需进行相应的整理工作。

3.档案馆及档案室在日常运营中，需收纳并征集部分零散文件。然而，当馆藏体系遭受严重扰乱时，全面的档案整理工作势在必行。其内容涵盖全宗划分、全宗内档案文件的细致分类与装订、案卷的有序编排、档案编号的确立、详尽的案卷目录编纂，以及对全宗档案进行系统的归置与排放。

(三)档案整理类型

档案整理主要有3种类型：

1.系统排列和编目

档案室在常规操作中，收纳来自文书部门和业务部门，根据归档规定编撰完成的案卷。而档案馆则接收各机关依照入馆标准整理并提交的档案资料。其主要职责包括对案卷品质进行审核，制定馆（室）内部的分类与排序计划，对案卷及全宗进行体系化的排列，并对案卷目录进行深加工处理。

2.局部调整

针对已接收但尚不具备完整整理标准的文档资料，实施相应的修正与整合工作；对于因损坏、遗失、转移等导致档案管理结构发生显著变动的情况，需进行全新的体系性校准与调整。

3.全过程整理

系统化并全面开展零散档案的接收与征集工作，涵盖整理工作的所有环节与编目流程。

档案整理需注重文件的历史关联性，以利于存储与利用。历史关联性源于文件在其生成与管理过程中的内在关联，具体体现在文件的来源、时间、内容及形式等维度的连贯性。在选择维护策略时，首要目标是确保档案的保管便利性和利用效率相统一，同时兼顾两者需求。

(四)整理过程

1.整理

该过程是对档案实体实施系统化的分类、组合、排列与编号，辅以基础编目，旨在实现有序化的管理操作。

2.来源原则

原则要求对来自同一机构、组织或个人的档案资料进行整合管理。

3.档案实体分类

对档案实体进行分类，依据的是其来源、形成时间、内容及表现形式的独特属性。

4.立档单位

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

5.全宗

构成的有机整体：由国家机构、社会组织或个人建立的档案体系

6.联合全宗

构成的档案整体，其各个立档单位相互关联且难以独立区分，这类档案被视为一个单一的全宗单位。

7.汇集全宗

构成的档案整体，是由若干个具有特定共性或关联性的小型全宗单元所组成，这些单元虽文件量不多，但整体上被视为一个单独的全宗单位。

8.全宗群

构成一个群体的是多个具备时间、地域及特性共性的全宗集合。

9.案卷

构成的档案单元，由相互关联的多份文件组合而成。

10.立卷

案卷的编纂过程，是依据文件的生成规律与内在关联性进行有序整合的活动。

11.卷内备考表

排列于卷内文件之末的，是关于卷内文件状况的详细记录单。

12.档号

一组用于标识和映射档案实体特定排列顺序的字符编码。

二、数字化档案管理

企业档案作为运营活动的关键工具和法定信息载体，承载着企业的核心资讯与宝贵资产。鉴于集团企业特有的结构特征，如规模庞大、下属部门众多且层级繁复，以及分布分散的特性，构建一个集约化的中央部署应用体系，实施分层管理模式，建设全方位的数字化企业档案馆，无疑是集团企业优化档案管理的理想途径。

传统纸质档案存储在档案室，其查找检索效率低下且过程冗杂，占用的存储空间庞大，维护操作也颇为不便。人工备份工作耗费大量的人力资源，且可靠性不高。顺应互联网潮流与时代发展需求，数字化档案管理模式的转型日益显现为必然趋势。

(一)定义

档案信息管理的新模式——数字化转型，其核心在于将各类载体的档案资料转换为可操作的数字形态，通过电子存储并以网络化的链接方式构建。借助计算机系统进行高效管理，从而构建出一个结构严谨的档案信息数据库。这个数据库能实时供用户查阅，促进资源的共享与流通。

随着计算机技术、扫描技术（如线性CCD扫描）、OCR识别、数字摄影（包括录音与录像）、数据库管理、多媒体集成以及存储技术的不断进步，档案数字化应运而生。这一新型档案信息形态将各类载体的档案资料转变为可数字化的信息，通过数字化存储和网络链接，借助计算机系统进行高效管理，构建起有条不紊的档案信息库。这种变革旨在实时提供服务，促进资源共享的实现。

数字化档案转换是构建数字档案体系的基石。通过对传统载体档案运用高科技手段转化为电子形式，档案得以通过局域网、政务网及互联网进行高效计算机检索与电子阅读。此举旨在迎接档案信息服务新时代的挑战，提升管理效能，强化档案业务部门的服务能力，并为内部管理和客户体验提供全方位、高效率的支持。档案工作的数字化转型是顺应潮流、迎合时代发展的重要策略。作为原始信息资源的核心，档案的价值日益凸显，熟练运用信息技术服务于档案工作，进而服务于社会主义经济建设和精神文明建设是当务之急。

(二)优势

数字化档案相较于传统管理模式展现出无可比拟的优越性：

1.提高经济效益

长期以来，我们依赖于粗放型管理模式，单纯依赖增加办公人员和办公费用来应对问题，导致管理成本显著攀升。然而，数字化档案管理技术的引入实现了纸质文档向电子档案的转变，它不仅降低了存储成本，减少了实体空间的需求，而且极大地提高了检索效率，有效防止了因频繁打印资料而导致的纸张浪费和人力资源消耗。

2.提高办公效率

数字化档案管理系统有效实现了资料的实时归档与便捷查阅。在组织部门的应用中，诸如干部任用与晋升等决策过程中，精确详尽的档案信息是不可或缺的。通过档案数字化，我们能够即时获取详实数据，从而支持管理层的决策。同时，这一转变使得查询工作变得极其简便，使得办公人员无需离开座位，即可迅速掌握全局动态。得益于信息的无边界传输，数字化档案实际上构成了一个‘无形界限的档案库’，档案库的角色已从传统的实物存储转变为以提供高效利用为核心的信息服务中心。

3.增强档案原件保护

数字化转型后的纸质档案在使用上显著提升安全性。对于年代久远的档案资料，数字化保存无疑提供了更为妥善的保护措施。此外，通过档案的数字化处理，我们有效地减少了篡改风险。

(三)内容

1.档案数字化管理

数字化档案管理系统：创新传统管理方式 - 实现档案全流程数字化管理：涵盖收集、鉴别、整理、保管、转递、统计及查阅等环节。 - 借助组织系统专网，档案在线浏览与远程查阅成为可能，内部用户（如领导和科室）可在指定办公环境查阅，外来单位则可通过阅档室电脑或网络享受便捷服务。 - 系统全面启用后，显著提高工作效率，优化工作服务水平，推动档案管理向信息研究与利用的深度转型，实现质的飞跃。

2.档案数字化采集

在提取档案实物后，首先进行卷宗拆封，核查档案页数，区分高清扫描（高扫）与普通扫描（平扫）资料。继而启动数据收集工作。同步进行图像质量校正，包括纠偏、去污和去除边缘杂色。随后，对照档案目录核实电子文档，并进行初步的审阅与核查。接着，专业人员会对原始档案和采集数据进行二次审核，确保无误后，进行档案装订复原，并整理电子数据归档。这一系列操作以顺畅的流程串联，各个环节协同作业，以流水线形式高效完成信息的采集与审核，为档案利用提供精准且可靠的依据。

3.档案数字化查阅

依托于组织系统专用资源网络，我们构建了基于B/S（浏览器/服务器）架构的系统平台。该系统在组织内部成功实现了本地及远程档案检索与查阅功能。在安全策略上，系统支持多种授权方式，如按日期、时间或设定长期有效期，确保阅档权限的精确控制。同时，详尽的日志记录机制记录每一步操作，增强了审计追踪。信息传输过程中采用了加密信道技术，进一步提高了系统的安全性和可靠性。

(四)作用

1.旨在提升原件的持久保藏效果，采用替代方法实现原件的有效维护周期延长。

2.异地分散储存关键档案的数字副本：通过数据备份技术，对具有长期或永久保存需求的重要文件创建多份数字化副本进行异地保管。

3.运用计算机扫描等先进技术，针对字迹呈现模糊扩散或褪变的档案资料，实施恢复处理，重现清晰的文字细节。

4.通过数字化档案管理系统，实现资料的即时归档与便捷检索，此举显著提升了办公效率。

5.通过数字化管理档案，实现了传统纸质档案向机读形式的转型，此举显著提升了经济效益。它不仅降低了存储成本，减少了实体空间的需求，而且极大地提高了检索效率，避免了频繁制作资料导致的纸张消耗和人力资源浪费。

通过档案数字化，旨在提升档案管理部门的服务效能，为其内部管理以及对外客户服务提供高效的一体化服务。

(五)主要法规和政策

三、当前档案管理行业的发展情况与趋势

随着中国经济建设的迅猛发展，我国的档案管理现状呈现出积极态势，现代化进程已取得显著进展。尽管如此，鉴于经济社会的快速发展，我们在档案管理现代化进程中仍面临一些挑战，主要源于经验匮乏等因素，这些问题不容忽视，潜在风险值得关注。

(一)档案管理的重要性

1.促进企业科研技术发展

企业兴盛的关键在于科技力量的驱动，为此，全体员工需在实际工作中持续探索创新技术，运用现代科技手段推动企业发展。强化科技信息的搜集与管理，整合科技档案资源，实现科研计划与档案管理的协同，从而从科技档案中发掘并利用实用的科技资讯，作为科研项目立项、执行及成果转化至生产活动的重要参考。充分挖掘科技档案价值，促进科研成果的开发、推广与应用，借此加速新品研发进程。并通过学术交流平台展示企业新成果，逐层提升企业的科研技术水平。

2.促进企业生产效率提高

人事档案作为企业档案管理体系中的专业要素，对于评估员工工作效率具有关键性影响。作为人才信息的集中体现，它源自各类人才在实践活动中产生的原始记录，全面反映了人才在品德、能力、勤奋和业绩等多方面的表现。人事档案资料具有高效利用价值，其时效性和实用性显著，要求迅速完成资料的搜集、整理、登记、分类及存储工作，并有效运用。通过优化人事档案管理，企业能够根据员工的独特特质进行合理的人才配置，系统性地收集并分析他们在工作中的信息，为决策层提供及时、有价值的人员信息。这不仅有利于企业领导者强化内部管理，提升企业管理水平，而且在提升生产效率上发挥着决定性的作用。

3.促进企业生产设备管理

生产设备管理对企业的经济效益具有直接影响。健全的设备档案作为技术依据，确保企业能够全面、精准地掌握设备的采购和使用状况，为设备的顺畅运行提供坚实保障。尤其在大型仪器的引进与维护过程中，设备档案的作用不可或缺。通过有效利用设备档案，评估设备的使用频率和寿命，能够为新设备的购置提供即时且精确的信息支持，从而避免生产资源的无效消耗，这是提升企业生产效益的关键路径。

(二)档案管理现状及存在的问题

1.档案工作的价值认识有待提升：长久以来，部分群体，其中包括部分高级管理人员，对档案工作的理解存在误区，将其归类为单纯的文字记录和实物保管任务，而非核心业务。他们认为档案工作非创收部门，仅需确保资料安全，对外部查询能满足即可。这种对档案工作的浅薄认知，未能充分认识到其在现代管理中的重要性，体现出对档案工作应有的重视程度的缺失。

2.档案管理流程中的各个环节存在疏漏，重视程度有待提升。档案管理岗位多非专业配置，当员工离职或职务变动时，交接手续未能严格执行，如遗漏核查、清理环节，签字手续缺失，导致档案保管责任归属及界限模糊。部分人员将档案交接简化为仅涉及钥匙的交接，导致前后衔接不畅，反映在硬件设施的不健全以及档案管理人员培训的不足上。

3.管理效能有待提升，管理水平亟待提高，管理工具陈旧。团队成员专业档案知识培训匮乏，对于档案的价值、管理规定、资料的搜集、整理、归档及装订流程理解有限，档案收集意识较为薄弱。档案管理人员多面兼顾，对档案工作的专注度不足。部分归档资料的真实性与准确性存在瑕疵，未能及时且精确地补充归档文件，导致存档信息无法全面、准确地反映个人实际状况，从而影响档案完整性。

4.档案管理效能有待提升： 1. 档案类别重要性的普及不足：档案管理人员未能充分传达各类别档案的价值，导致个人及管理人员在缺失资料时难以及时补充、完善和更新。 2. 非专业管理现状：档案管理人员主要兼职，作为非专业人员，受限于专业能力和时间，他们往往难以及时跟踪并掌握档案管理领域的最新知识和技术动态。

5.对于各类档案的重要价值，档案管理人员的认知存在误区。他们过分关注当前的工作岗位，认为档案并非必需，持有轻视态度。个别人对自己的人事档案位置茫然无知，甚至主张个人应自行保管档案，而非所在单位；部分本应归档的资料未能及时提交给档案管理人员妥善保存。这种认知偏差直接导致档案资料可能存在完整性问题或缺失。

6.当前档案管理方式存在显著的不足：一、技术设备陈旧，缺乏专用计算机及高效档案管理系统，信息检索主要依赖人工操作；二、档案存储设施过时，传统铁皮柜占据大量空间，空间利用效率未能得到有效提升。

(三)档案管理工作思考及对策

1.观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

(1)为了有效管理和善用档案，首要任务是对档案有深入的认识。随着集团产业结构的逐步调整与优化，技术含量提升，产品线已扩展至冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码及光电等高科技产品。面对这类科技档案的接收与管理，档案管理人员应当更新观念，不再局限于办公室，而是积极向相关技术人员求教，亲临生产现场，透彻理解生产工艺流程，把握技术档案的内在联系及其保存价值。如此一来，档案人员才能对各类科技档案与资料了如指掌。

(2)企业应树立档案为宝贵资产的认识，无论科技档案、文书档案、声像档案还是会计资料，皆源于全体员工在生产经营实践中的辛勤劳动与集体智慧积累，是企业历史轨迹的忠实记录与公正评估。例如，从产品设计研发到品牌建立，每一步都蕴含着历代领导与员工的创新才智与艰苦付出，这些成果凝结在诸如文字、数据、图纸、音像等多种形式的档案载体之中。如同星星企业，起始于十八年前的小型手工作坊，现今已发展成为产值数十亿的大型企业，其创业历程与经验堪称无法估量的无价之宝。档案财富不仅是企业的无形资产，还具备独特性和地方性的公共属性。一旦认识到档案的价值，企业会致力于优化管理、妥善保护并有效利用这一宝贵的资源，坚定地推进档案管理工作。

2.注重档案利用服务工作的艺术表现。在利用档案的过程中，使用者的心理活动呈现出多元性，既有积极性也有潜在的消极因素。档案服务人员在适应并引导这种心理动态时，涉及服务技巧的运用，即需针对使用者的心理活动，体现服务工作的艺术性。同时，也应讲究档案利用服务环境的布局艺术。作为档案馆为使用者设立的工作空间，环境氛围的营造对使用者的情绪体验具有直接影响。

服务场所的布局需呈现整洁、美观且庄重的格调；阅览桌椅的配置应井然有序，宽敞舒适且高度适宜。检索工具与参考资料柜等设施的布局需合理且有序，以便于使用者轻松查找。室内环境需保持清洁，确保充足的照明与良好的通风。对于必要规章制度的展示，应采用易于理解、亲切的方式，例如设置‘吸烟区在休息室’等提示。总的来说，我们应运用各种方法，营造一个和谐、优雅、宁静的阅读和研究空间，让使用者感受到整洁明亮，如同置身于知识的殿堂之中。

3.1. 制度建设与执行：确保操作规范化，实施明确的流程。积极主动地开展档案搜集工作，确保各项规章制度显见并为操作人员提供遵循。我们设立了职工档案借阅登记簿，以及针对档案转移的职工档案转入转出登记簿和档案材料流转记录表。对于因历史原因未能完整获取的档案，需详尽调查并记录详情，以便于后续检索，提升资料完整性。在档案收集过程中，务必秉持勤奋细致的态度，不断追踪补充新信息，切实发挥人事档案作为参考和支持的核心作用。

4.一、强化宣传引导，提升档案管理专业精神 致力于宣传工作的有效开展，增强档案管理人员的职业使命感和责任感。严谨对待信息采集，确保每一份材料的核实无误，严格纳入人事档案，把控档案品质。 二、严谨档案鉴别，维护档案的真实与完整性 档案管理人员需履行审慎且负责的态度，在鉴别过程中坚守档案的真实性与完整性，深刻理解人事档案在人力资源开发中的核心价值。持续优化工作策略和方法，推动工作模式创新，以提高工作效率和专业技能。 三、坚守原则，杜绝虚假，确保档案纯粹性 在鉴别过程中，档案管理人员须具备清晰的判断力，坚决排除任何虚假资料，坚决维护人事档案的权威性、准确性和完整性。

5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

6.推进档案信息化进程，旨在提升工作效率。当前亟待探讨的是如何运用计算机技术对人事档案实施高效的信息储存与检索，进而推动其网络化管理模式的构建。为此，应优先建立完善的人事档案数据库，促使档案管理迈向数字化与网络化的双重目标。同时，确保在权限规范的前提下，部分信息对相关部门和个人开放，营造公开、透明的档案管理体系。这样不仅能够提升全员对档案重要性的认识，增进管理工作的透明度，更为单位发掘、培养和任用人才提供了坚实的信息支持。

7.在知识经济的快速变迁中，企业应树立档案作为独特信息与知识的核心认识。档案，作为各企业的原始记录，蕴含着未经公开和专利申请的宝贵知识和技术，例如设计资料、图纸数据等。掌握这些档案实质上意味着占有企业的核心技术机密和独一无二的知识资产。在当前市场竞逐与信息交互的环境中，若对档案的搜集、分类与妥善保管疏忽大意，极可能导致企业蒙受不可逆转的经济损失。

第二节深入理解项目需求

(根据项目实际情况修改)

一、概述与项目解析

(一)项目预算理解

本项目财政预算金额为XX元（人民币）。

(二)项目概况理解

1.项目概述：作为XX单位运作基石的档案管理工作，其重要性不言而喻。该单位在运营过程中累积了丰富的业务档案、文书档案、会计档案及人事档案等各类文档。为了顺应档案管理的专业规范，并推动档案的数字化进程，亟待对日常工作产出的各类文件进行有序扫描与整理，形成电子档案，以提升检索与利用效率，从而强化档案服务的整体效能。

2.项目整体情况：XX单位目前保存的这些档案资料中，大部分均已由单位工作人员打上页号：已打印文件材料清单(相当于卷内目录)。该单位工作人员在日常工作中时，已将该纸制档案高清拍照并保存在单位系统中；但大多数电子影像需图像处理。该单位档案类别及数量详情如下表：

招标方将负责场地的整理与扫描，并确保其安全设施满足档案局的验收标准。在档案整理过程中，所有所需的设备、工具、维护及消耗品费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）将由中标方全额承担。

(三)项目目的及目标理解

负责对约XX万卷（份）的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案及其他各类档案进行系统性的整理、缺失部分的补录、必要的扫描，并进行电子影像的图像处理与严谨的复核工作。

(四)项目依据及参考标准理解

1.《中华人民共和国档案法》。

2.《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。

3.关于档案著录的规范标准：DA/T18-1999《档案著录规则》

4.《XX地区档案与文件收集利用条例》。

5.《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)。

6.《XX单位业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。

(五)项目采购范围理解

中标方凭借专业的团队、先进的设备、精湛的技术以及严谨的管理体系，对接收的实体档案实施了系统化的档案整理、归档作业，包括详尽的著录工作和高质量的扫描处理，最终生成了符合标准的入库档案及规范化的电子档案数据库。

(六)项目完成期限理解

项目完成期限为自合同签订之日起XX个月。

(七)付款方式理解

按招标文件相关规定进行。

二、详细的技术规格评估

(一)理解服务内容与工作流程，包括归档、整理及扫描操作详解

1.1. 档案完整性核查：严谨核验所有档案资料的完备性； 2. 移交清单记录：逐项依据移交清单对档案实体逐一清点，详细记录每份档案的份数与页数。

2.实施档案编号制度：根据档案管