法院电子卷集中编目服务方案

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

第一章全面服务提案

该文档详细阐述了服务需求的全面覆盖、实施进度计划与相应的管理措施、以及明确的工作流程和操作步骤等内容。

第二章项目综合实施方案

以下是关于项目运作流程图的质保措施详细阐述： 1. 严谨的质量控制流程图 2. 质保期内的服务承诺与实施方案 3. 应对突发情况的应急预案详解

第三章：严密的安全保密体系与规章制度详解

第四章人员及设备投入方案

项目组织机构的人员配置及培训计划，以及设备投入策略等相关内容的详细规划

敬请注意：在编制过程中，务必将内容根据项目具体情况进行相应调整。

第一章：项目综合服务策划    第一节：明确项目服务需求（请投标方依据项目具体情境进行定制）

一、项目简介

二、履约能力要求（服务及人员要求）

(一)本标段采用服务人员驻场模式

驻场服务团队成员应严格履行专责原则，禁止在其他项目兼职。他们需完全遵从采购方的工作指引与管理规定。人员的具体任职要求如下：

1.招聘要求如下： - 岗位年龄限制：不超过35周岁。 - 学历条件：需具备大专及以上学历。 - 政治素质：应聘者需具有良好的政治素养，遵守法律法规。 - 个人品行：作风正派，品行端正，体现职业操守。 - 技能要求：需熟练操作电脑及办公设备。 - 遵守制度：承诺服从法院的各项规章制度。 - 背景调查：应聘者需无任何违法犯罪记录。

2.供应商在中标后，应严格遵照国家法律法规，为全体员工购置五项社会保险，并确保提供相应的津贴与节日福利。所有入场人员需出示依法完成保险缴纳的相关证明文件。

3.供应商应确保其现场服务团队遵循严谨的规章制度，针对各个服务职位制定明确的操作流程，并对员工进行全方位的职业素养与形象培训。

4.工作人员在执行现场服务时，需身着统一的职业装，并确保其上佩戴明显标注投标人公司标识的名牌。

5.工作人员在执行现场职责时，需全面掌握并能熟练操作法院现有的审判信息管理平台、材料收发管理系统、电子卷宗智能化服务体系、以及智能标注与编目系统和电子档案管理系统。

6.管理与评估规范：依据外包人员管理的标准化原则，以及提升人力资源效率的目标，供应商需对员工的业绩、工作态度和专业技能进行综合绩效评价。若员工无法满足甲方岗位需求，接收到严重投诉或连续两次考核不达标，须经采购人批准后更换人员。新任人员需在三个工作日内到岗，以最小化人员空缺期。

7.要求现场服务人员具备坚实的法律基础知识，并且全面了解法院岗位的工作流程。

(二)驻场服务人员的编制与管理须遵循采购单位的规章制度及作息安排。请假申请日常需获得采购单位的批准。若发生驻场服务人员的调整，成交供应商需提前一个月以书面形式知会采购单位，并经其同意后方可执行。若采购单位认为供应商提供的驻场人员无法满足工作需求，有权书面提出人员更换需求。供应商需在接到书面通知的一个月内，按照采购单位的指示调整驻场服务团队。

(三)供应商需提供全方位的技术支持，积极响应并解决驻场服务过程中遇到的技术难题。须与采购方紧密协作，针对运行环境和需求进行适时调整，并实施定期的工作绩效评估。对于采购方系统的变化，供应商应及时做出适应性优化。对于重大技术难题，供应商需协调组建技术专家团队进行会诊，以确保服务的稳定运行。

(四)档案管理人员严谨遵循档案管理规章制度，致力于确保档案的妥善保护。

三、交付（实施）的时间（期限）和地点（范围）

(一)中标供应商的现场服务团队需确保在每日9时前高效处理并完成所有截至前一天下午16时通过系统提交的电子文档编目任务。

(二)服务期限安排如下：本项目合同将以年度为单位，持续三年。供应商需确保至少配备九名常驻现场人员。成交供应商需在入驻前五个工作日提交所有驻场人员近期六个月（最低要求为一个月）的由供应商为其缴纳的社会保险证明，以及本标段所需的设备清单。未能提供上述资料将被视为虚假投标，将被列入黑名单处理。

四、优质售后保障与验收规范

1.项目电子卷的编目页数将以采购方自动编目系统的实时有效数据为准。

2.电子卷编目的精确性评估标准依据采购方及其上级管理部门发布的官方文件通知，或者通过不定期的核查报告为准执行。

3.供应商需确保电子文档目录的编制完全遵循《XX法院电子卷宗智能编目标准》的相关规定。

4.采购人将对部分案件及其电子卷宗进行随机核查，着重检验特定页面电子卷宗目录是否遵循《XX法院电子卷宗智能编目标准》，以此作为评估准确性的依据。

5.项目验收应严格遵照市财政关于履约验收管理的相关规定进行操作。

供应商在中标后，需提交纸质版电子标书，共计三份正本。

五、后续运营维护、升级更新、备品备件要求

本次服务所有相关设备安装以及后期运维必须在采购方现场进行，成交供应商、驻场服务人员需与采购人签订项目保密协议，并承担相应保密责任。供应商在工作期间必须遵守相关保密制度；本项目电子档案编目过程中各种影像、资料所有权属采购人，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；供应商工作人员不得以任何形式将各类资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播：不得无故查看及讨论工作内容。供应商工作人员未经采购人书面同意，不私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有计算机硬盘待编目结束后归采购人所有；供应商在工作中必须与采购人做好相关资料的安全交接，并有记录。

第二节高效执行项目进度管理策略

一、高效项目进度控制

(一)按照合同约定及公司与项目部签署的《目标责任书》，并结合阶段任务的分配，对各项工作进行逐级细化，明确具体的责任人、施工区域划分、施工环节、参与团队以及施工时间节点。

(二)构建完善的竞争与激励体系，实施严格的进度考核与奖惩制度。通过定期的检查与评估，对表现优秀的施工班组给予表彰，对施工进度严重延误的责任团队则执行相应的纪律处分，包括替换或解雇关键成员。

(三)务必遵循如下规定，严谨制定并实施全面的施工进度保障措施，以确保工程按计划顺利推进。

1.组织保证措施

(1)组建由富有经验、责任感强烈的工程技术、经济、行政等领域专业管理人员构成的项目经理部，实施单级财务核算，确保一体化的组织协调、详尽的计划管控、严谨的现场管理、高效物资调配以及规范的资金流转。

(2)构建完善的项目管理架构，明确各部门与各岗位的职能划分，确保为项目配备一支专业且具备工程管理能力的多领域技术人才队伍。

(3)我们计划高效整合各方施工资源，选拔核心团队成员。一旦中标，合同签订后的两天内，主要管理人员和先行施工人员将立即进驻施工现场；随后的三天内，前期施工设备将同步进场，部分项目有望迅速启动建设。

2.计划控制保证措施

中标后，我们将遵循招标文件的指导，编制详尽的施工总进度计划，并提交给监理工程师审阅批准。随后，我们将依据审定的总进度计划进行工程规划与组织，同时制定包括资金流、物资采购在内的资源配置方案。针对监理工程师核准的单项工程进度计划，我们将协调实施各单项工程的施工生产。每周制作并执行周进度计划，定期核查上一阶段任务完成情况，以便适时调整单项工程进度。在工程施工全程，我们将利用P3软件对总进度计划和单项工程计划进行严格管控。如遇特殊情况导致进度延误，我们将迅速制定应对策略及赶工措施，经监理工程师审批后执行，项目团队将全力以赴恢复原定进度。施工进度计划将始终保持动态管理，确保工程顺利进行。

3.技术保证措施

(1)构建以总工程师为核心的技术工程管理体系，明确各级的技术责任并确保逐级执行。

(2)通过对工程地质、气象资料及市场环境的深入调研和分析，依据本单位的技术实力和过往类似项目的施工经验，遵循技术管理流程，量身定制符合工程特性的各施工阶段技术实施方案与应对策略。实施详尽的技术交底，建立健全技术档案体系，确保技术管理工作落地执行。

(3)成立技术责任团队，依据施工现场实时动态进行适时优化与强化，以确保生产活动的有序进行和充分准备。

(4)依托公司深厚的知识技术积淀，我们组建科技创新团队与质量控制小组，迅速应对施工过程中浮现的技术难题，预先策划技术解决方案，从而有效防止技术问题对工程进度构成潜在干扰。

(5)实施ISO 9000质量管理体系文件，优化管理及施工流程，致力于提升质量管理效能，强化安全预防技术策略，以防止停工、返工或延误施工因质量和安全隐患所导致。

4.资源保证措施

(1)设备保证措施

中标后，我们将迅速安排施工设备入场，首先进行道路施工准备工作。随后，其他施工设备将分期分批进场，以保证施工进度的按期推进，避免施工进程因设备因素而受阻。

(2)人员保证措施

我们依托专业的人力资源储备库，已有序集结了一批具备深厚施工经验的管理人员和持有相应资格证书的特种作业人员。一旦中标，将按批次组织他们进驻施工现场，确保工程实施过程中拥有充足的作业人员及管理力量。

二、项目进度安排

总体施工进度计划依据招标文件的规定及关键控制工期进行了详细规划，局部施工阶段的进度计划则根据我司的工程实施方案进行适度的优化调整。

在对本招标项目进行详尽的现场勘查与投标文件深入研究后，我公司已精心策划了详实的施工方案。若有幸中标，我们承诺将迅速调配足够的人员与设备全面投入，严格按照施工进度计划逐一执行各项工程任务。

(一)施工总工期与进度计划

项目周期规划：服务期限为一年，确切开始日期依据承包合同协定，若供应商在首年度合同期间内严格履行义务，表现达标且无重大过失，经采购方确认，可连续续签两次合同，累计服务期不超过三年。首批大规模装修废弃物处理预计完成时间为30日。鉴于本公司过往类似工程的丰富经验和专业团队的精确估算，我们确信能够确保在预定工期内顺利完成所有工程项目。具体的施工启动日期将由业主决定。

施工部署策略采用工程沿线的流水作业与交叉作业相融合的方式，各分项目标工程的时间表详列于进度规划之中。

(二)施工区段划分与安排

针对本项目的工艺流程与工程特性，我们规划采用分三个施工区域的平行流水作业方式。基于各工种工程量的分布，工程现场将按照地域界限划分为三个施工队伍。每个施工队伍设有一名队长，并配置相应的专业施工人员。

(三)施工进度计划

施工进度计划横道图见附表

制循环图如下：

四、保证工期的管理措施

1.构建高效能的项目管理团队：项目负责人、工程技术人员、质检员及安全员等关键岗位，均由具有深厚工程施工管理阅历的专业人才担纲。项目副经理将全面负责技术、质量、安全、文明施工以及后勤保障等专项工作的高效推进。

2.实施经济责任承包制度，依据工作量与质量双重考核，激励员工以辛勤劳动换取丰厚收益，确保优质工作获得合理报酬，从而充分激发全体员工的工作热情与效率。

3.确保严格履行奖惩机制，针对各工种及工序实施严谨的奖惩规定，对于具有显著工期影响力的环节，执行严格的奖赏与处罚措施。

4.在严格遵循总进度计划的管控下，我们月度、周度精细编排各工程区域的具体施工计划与工作任务部署。一旦发现未能如期达成节点工期，将立即进行核查，深入剖析延误原因，并迅速实施补救措施并适时调整工作计划。

4.每周举行工程研讨会，由总施工负责人亲自主持，邀请各专业施工部门主管参与，旨在审议工程进度报告，有效解决内部施工协调问题，并针对实际情况制定明确的进度调整策略。

6.项目经理需亲自主持对关键工序的调度，调动各方资源，实施加班赶工策略。管理人员应全程跟进，实行现场监督，以确保这些至关重要的工序按期顺利完成。

五、技术保障方案

施工生产过程中，影响进度的因素众多，包括计划的变动、技术层面、资金投入、机械设备、人力资源、水电供应、气候变化以及组织协调等。为了确保目标总工期的达成，必须实施一系列预防策略并应对这些潜在延误因素。尤为关键的是，从技术措施着手，这是提升效率、减少干扰的关键途径之一。

1.计划变更因素

在项目进度执行过程中，主要的干扰因素源自对工程功能的调整导致的变更施工需求剧增，以及计划变更引发的必要增补或返工，这扰乱了工作流程，可能导致施工效率降低、延期甚或暂停。为应对这些挑战，项目经理部需积极理解业主的期望，进行内部审查，并采取主动策略，力求在事前进行有效的预先控制，将潜在影响降至最低程度。

2.保证资源配置

(1)人力资源配置策略：在确保劳动力稳定供应的前提下，优化技术人员的专业等级和技术能力，以及员工的思想素质和身体健康状况的管理和提升。我们采取以均衡流水线作业模式为主，针对关键工序、重要节点和必要工作区域，依据施工实际情况灵活调度，适时实施赶工措施，并实施双班轮换制度以保障工程进度。

(2)机械配置：为保证本工程的按期完成，我们将配备足够的中小型施工机械，不仅满足正常使用，还要保证有效备用。如在现场配备自动计量配料的应急混凝土搅拌站，以防止商品混凝土因特殊原因（如交通原因）供应不上导致混凝土施工中断的现象；为确保在市电网通电的情况下也能正常施工，我们计划在配备一台160KVA的柴油发电机备用。另外，要做好施工机械的定期检查和日常维修，保证施工机械处于良好的状态。

(3)资金管理策略：依据施工进度实时编制月度财务报告，严格依据合同规定程序申请工程款项。并将预付款及工程款明智地划拨至人工成本、材料费用等各个细分项目，确保施工流程的顺畅执行。

(4)后勤支持：生活服务团队需高效履行供给职责，首要关注餐饮与住宿两大关键领域。确保食堂提供丰富多样的菜品，口感优良，且餐点供应时间需灵活适应工程进度的动态安排。

3.技术因素

(1)采用工种有序轮换与连续作业的施工流程，在抢工期阶段实施昼夜双班制操作。

(2)依托深厚的技术实力，积极导入并广泛实施'三新'工程（新材料、新技术、新工艺），并运用ISO 9002国际质量管理体系、全面质量管理(TQC)、网络计划以及计算机等现代化管理工具，全方位提升本工程的施工管理水平。

第三节程序与执行流程

一、初期项目编目策划

针对全市法院的电子卷宗管理，亟待实施统一的规划与编目工作。编目流程主要包括如下环节：

1.编目管理架构；

2.规范化处理；

3.编目分类。

二、详细的工作目录描述

1.信息资源梳理；

2.梳理过程；

3.电子卷的分类录入及校对。

三、电子卷编目流程

根据整理归纳的资源，其编目流程可以划分为如图1所述的四个阶段，包括方案设计、资源勘查、目录创建与目录的审阅与管理等详细环节，具体细节如下所述。

图1-编目流程

四、电子卷编目详细流程

(一)编目系统的登录

用户登录流程图

(二)审判信息管理系统

系统管理模块是提供给系统管理员进行数字档案馆系统的相关信息维护。包括多全宗管理、流程管理、组织机构管理、用户管理、权限管理、基础数据维护、系统接管理、介质管理、水印管理、日志等功能。系统管理示意如图2。

图2-系统管理示意图

1.日志管理

该系统具备全面的日志管理功能，涵盖登录、重要数据修改等操作，支持记录、保护并执行查询、清除、恢复和打印等操作，旨在确保安全审计。其特性包括详细记录各类日志，如登录信息（包括IP地址、用户身份和时间）、查询日志（涉及用户、档案类别、查询条件及时间）、操作日志（记录用户、操作菜单、具体操作内容及时间）。此外，系统还记录档案关键信息的修订历史，在档案查看界面设有便捷的日志浏览按钮。针对不同类型的档案库，系统能追踪档案数据的完整维护历程，包括增删改操作、电子文件链接、调卷调件、组卷组盒、交接、出入库、鉴定与销毁等全生命周期事件。同时，系统记录档案的各种使用情况，如信息推送、专题研究、权限审批以及实体借阅等。每条日志均包含操作对象、执行用户、时间、操作设备以及操作类型等关键属性。更为深入的是，系统支持基于日志记录进行详尽的数据统计和分析功能。

2.流程管理

系统具备档案流程化管理体系，可根据档案类别及管理需求设定定制化管理流程，其功能包括检索、统计与监控，能详尽展示系统内运行中、已完成和已终止的全部流程，并允许对在途流程实施中断操作。系统管理员享有对预设工作流程关联表单的全方位管理权限，包括定制、增删改查、复制、发布以及权限查阅。系统预置了丰富的常见审批流程，如借阅、授权申请、转移和鉴定等，用户可根据本单位业务特性进行选择或个性化调整。此外，各机构还能根据岗位配置专属人员。流程定义支持在线的直观设计模式。

3.基础数据维护

系统具备对年度、保管期限、密级、部门及分类号等编码的维护功能，通过数据字典实现公共数据的有序管理，确保信息的复用便捷。同时，系统支持基础数据的设定，包括档案分类方案、归档策略、著录项目、档号规则以及报表设计等，分类方案可根据实际需求动态扩展或缩减。

4.用户管理

用户管理是指对档案系统中设置的用户进行管理，它包括用户的增加、修改、删除、离职设置和用户重置密码等。系统支持档案管理员按照组织机构来对用户进行分组，用户的权限会继承群组的档案权限和角色的功能权限。支持手工录入用户信息和通过接口方式读取用户信息，并实现单点登录；支持统一的身份认证机制实现身份认证和权限控制。支持档案管理员添加修改用户，并分配相应角色。

用户角色在系统中的权限划分如下：系统管理员、安全管理员、安全审计员以及档案管理员（包括全宗管理员与兼职），涵盖了各级审批领导和档案利用者。我们实行'三员分立'原则，旨在通过权责分明，实现相互制衡和监督，从而有效防止因权限过度集中可能引发的安全隐患。

5.组织机构管理

组织机构管理：体系构建与用户管理详解 - 组织机构信息管理：涉及对档案系统内分布机构的有序分组和整理，核心任务包括管理机构层级的相关数据和隶属于这些机构的用户资料。 - 用户管理：适应企业组织架构的层级特性，各级别用户权限各异。在组织机构设立过程中，系统支持分级创建，档案管理员依据企业实际需求，负责各级组织机构用户的设定。 - 功能特性：系统支持直接输入组织机构详情或通过接口导入；系统管理员拥有全宗组织机构的管理权限，包括创建、修改和删除操作，同时为每个机构指定负责人。 - 展现形式：创建完成的组织机构将以树状结构清晰呈现，便于直观理解和操作。

6.权限管理

权限体系主要涵盖功能权限与数据权限两大部分。功能权限规定，用户在获取与其所属角色相对应的权限配置后，方可操作系统的相关功能。数据权限则涉及角色用户对档案库资料的存取权限，不同角色对应的数据权限差异将直接影响档案库内容的展示。权限管理细致到全宗、分类、档案库、目录、著录项和文件等多个层级，允许设定永久或临时访问权限，并能设置访问的有效期限，一旦超过有效期，权限将由系统自动撤销。

该系统具备多层次的权限管理和细致规则设定，可从单位、部门及岗位等多个角度进行管理。它支持单一用户的个性化授权，同时也支持组织、岗位及用户组的集体授权。此外，包含权限申请与审批流程，确保对特定用户对档案记录的访问和使用实施精确控制。系统功能还包括用户权限的动态分配、修改和删除操作。在文档权限方面，支持诸如档案浏览、打印、下载、复制和转发等操作。对于档案类型的敏感性，系统允许根据档案类别进行定制化的权限设置。

系统中的离职人员权限及数据管理模块着重于管理员工在离职后的系统访问权限和数据操控。档案管理员能够便捷地执行操作，将离职员工的权限状态设置为'离职'，从而确保其无法再登录数字档案馆系统。

7.多全宗管理

在一般情况下，每个单位对应一个全宗，然而，考虑到现实中单位架构可能经历变更、重组或合并，为确保档案的真实完整性，有时会出现多个全宗的情况。系统设计旨在支持每个受管理的立档单位设立单独的全宗单位，实现对多全宗的有效管理。档案管理遵循全宗原则，系统具备全宗配置功能，每个全宗单位均拥有唯一的全宗编号和全宗命名。各个全宗单位的功能特性（如档案类型、数据资料、机构组织、分类、元数据、用户权限、工作流程以及访问权限）均可独立设置，并保持相对独立性，互不干扰。各全宗之间的结构模式可以完全各异。

对于单位内部管理：所有与档案借阅、权限申请及推送等涉及跨部门审批流程的事务，应保持一致性，比如在同一单位内部，领导层结构稳定，档案管理职责由固定的人员负责执行。

8.系统接口管理

该系统不仅作为独立存在，更是对外部系统具备兼容性，通过标准化接口支持无缝整合。它能与业务管理系统、办公自动化系统及档案数字化影像处理系统实现高效对接。在每个存档周期内，通过接口自动化获取归档信息，从而显著降低数据录入的工作负担。

系统支持“集团总部-省级单位”两级集成架构，能够实现数据的同步导入、导出与监控，能够管理导入导出过程和处理错误的发生。常见的归档方式有：随办随归、定期集中归档。随办随归，即文件流转完毕后可同时选择“归档”，数据自动进入到预归档库中，同时档案管理系统记录下归档时间，提示档案管理员进行文件处理。定期集中归档，文档定期写入中间库中，然后由使用人员发起档案归档申请，再由档案管理员进行授权。系统支持WebService技术的实现方式、中间表的实现方式、XML文件的实现方式等。

9.介质管理

该系统实现了对电子档案存储介质的全面管理，管理员可根据实际保管需求，为每份电子档案指定特定的存储介质。同时具备介质容量预警功能，当存储空间即将触及预设阈值时，会及时向管理员发出警报。

10.水印管理

系统管理员负责在特定全宗范围内设计档案文件的水印，该设计完成后将全面应用于该全宗内的数字档案资源，涵盖增删改预览等一系列操作。在本功能模块中，用户在已设置当前全宗水印的前提下，若新增水印项目，系统将自动叠加显示所有现有水印效果。用户通过点击"预览"按钮，即可查看所有条目叠加后的最终水印呈现。

(三)电子档案管理系统

企业数字档案馆（室）系统的设计须遵循国家档案局制定的权威标准与规范，旨在实现对各类电子档案（涵盖管理、产品或业务、科研、基本建设、设备仪器、会计以及员工相关）的高效管理，并具备灵活性，支持档案种类、分类体系和元数据方案的动态扩展，同时支持电子档案移交包的定制化管理功能。

1.电子档案门类的扩展管理

该系统支持根据既定的元数据框架进行电子档案类别扩展管理，具备捕捉、登记新门类的电子文件及其元数据，并实现对电子档案的全流程处理，包括分类、编目、著录、存储、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计及用户管理等全方位功能。

2.实体档案门类的扩展管理

该系统支持对新添加的实体档案类别进行全方位管理，涵盖分类、编目、著录、检索、利用、评估、处置、统计、交接、审计以及用户管理等多元功能。

3.分类方案的扩展管理

系统具备高度灵活性，能够适应各类档案资料的多样化分类设置，支持对档案类别（如门类、年度、机构或主题、保存期限等）的自定义范围扩展，特别强调了对于多层级机构或问题分类方案的详尽配置功能。

(四)材料收发管理系统

作为数字档案馆系统的核心组件，'档案管理模块'承担着电子档案的集中管理和维护任务，专为全宗档案管理员设计，其功能涵盖档案的接收与归档处理、严谨的档案整理流程、档案的转移操作、定期的档案鉴定以及有效的销毁管理等环节。

1.归档移交与接收

在归档与转交阶段，涉及档案从产生部门移交给档案管理部门的流程。业务部门的兼职档案管理员需提交移交申请。系统依据档案管理模块中的归档接收记录，执行审核、接纳或退回的操作。在这一过程中，系统会生成可供下载的电子档案移交信息包，并对已完成移交的电子文档或数字资产进行时间戳记以及去向标注。一旦移交成功，系统将生成移交清单，以便后续查询和核实。

在归档接收阶段，系统支持包括审核、检测、接收与退回等一系列操作。档案管理部门或档案管理人员会对业务部门提交的电子文件或电子档案进行详尽的清点，并执行严格的'四性'检验，只有通过检验方可予以接收。一旦接收成功，系统会自动生成接收清单，以供后续查询和记录之需。

归档移交与接收示意如图8。

图8：归档移交与接收示意图

2.档案整理

系统需按照电子档案管理与利用的业务规定，构建相应的数据库管理系统。该系统能够依据档案的全宗归属、分类号、保管机构编号、文件排序规则（如件号）以及内部文档布局原则，精确地对电子档案进行定位并展示。

系统配备档案互查标识维护模块，旨在确保各类档案间的关联性。诸如工程建设期间产生的管理、科技、会计等多元档案，分散储存在不同的存储区域。在档案管理流程中，凭借档案互查标识，能够迅速检索到同一工程项目相关的关联档案。参见示例图9，展示档案整理的概貌。

图9：档案整理示意图

3.档案移交

系统设计实现了从集团公司总部档案室、各省级分公司档案部门、直属机构档案部门向数字档案馆资源库的电子档案及其他数字资源无缝迁移。流程涵盖发起迁移申请、进行申请审核、接纳档案并可能驳回请求等步骤。一旦迁移成功，系统自动生成详细的迁移清单以供查询。根据馆藏规定或其他必要标准，系统生成电子档案的移交信息包，并为移交方提供下载功能。同时，系统对已移交的资料标注明确的移交时间和去向标识。相关操作流程如图10所示。

图10：档案移交示意图

4.电子档案存储格式转换与信息组织

系统具备批量处理功能，能将电子档案以各种存储格式上传后，自动转换为满足长期保存标准的格式。它集成了各类电子文件格式转换工具，用户可以通过单一的转换平台便捷地完成文件格式转换任务。系统采用文件格式转换技术，将原始电子文档转化为体积压缩、传输高效的通用阅读版本，从而实现无需在客户端安装额外插件即可浏览多种电子文档，同时确保了原始文件的安全性。

信息的整理工作依据《电子档案移交与接收办法》进行，同时考虑离线存储载体的容量限制，随后将整理后的档案妥善存入对应的离线存储设备。

5.电子档案长期保存

系统需具备通过迁移、仿真、封装与检测等手段确保数字档案信息的长期保全功能；同时，系统内需对非标准格式电子档案所需的原始软硬件进行明确标识。

电子档案的长期保存策略需遵循国家标准与规范，着重于选取和确立适合的存储格式。系统设计包含年度评估机制，对电子档案的存储格式进行审查并实施随机抽检，生成详细的评估报告和抽检记录。对于可能无法持续访问的档案，我们将采取迁移或运用环境虚拟化、封装等技术手段来延长其可读性。首要目标是确保档案的核心信息完整无损，同时，原始载体和格式电子档案的最低保存期限为三年以上。

电子档案长期保存示意如图11。

图11：电子档案长期保存示意图

6.备份管理

系统支持全面的备份管理功能，涵盖软件系统、数据库以及电子文档，具备根据不同数据的优先级灵活选用在线或离线备份策略的能力。

实现跨地域异构备份功能：备份过程涉及将数据打包下载至异地存储，以便在必要时进行恢复。异构备份策略则涉及定期对系统数据进行复制，通过离线、在线或其他高效手段，将关键资料有策略地迁移至不同介质，例如专用的档案级光盘作为存储载体。

系统具备档案的光盘刻录功能，用户可以选择并导入备份资料，进一步实现在线打包下载，或者将档案存储为光盘介质或文件形式。内置的光盘内容支持按照档案的目录结构进行导航，电子文档亦可方便查阅。光盘刻录的示例流程如图12所示。

图12：光盘刻录示意图

7.定期鉴定

旨在提升人工档案管理效率，系统能智能筛选并显示达到保管期限、归档日期或密级变更点的档案，自动触发对档案进行销毁前鉴定、保管期限调整、利用权限变更或密级重新评估等必要操作，提醒相关管理员如系统管理员或档案管理员履行职责。

系统依据各类档案的管理特性，针对即将到期的电子文档生成鉴定清单，随后传递给档案管理人员。档案管理人员接收后提交鉴定请求，并经由上级领导进行审批。审批完成后，档案管理员依据决策执行相应的操作，包括调整保管期限、决定是否开放利用、更改密级或执行档案销毁等。详细流程如图13所示。

图13：定期鉴定示意图

8.销毁管理

系统具有对到期或达到销毁条件的档案进行销毁的功能，包含销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作。针对需要销毁的档案，系统自动登记，生成销毁目录并提示档案管理员，由档案管理员向主管领导提出销毁申请，并按有关规定履行销毁审批，审批通过后编制销毁清册，再将档案进行销毁。销毁时需要档案管理员与监销人共同执行，并形成销毁日志：销毁后数据暂存档案销毁库，销毁清册及记录需打印纸质档案保存；涉密档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理；对于实体已销毁，电子档案暂不删除的档案，不允许普通用户浏览访问。

系统具备档案入库销毁功能，其中销毁库提供了灵活的管理选项，包括数据的还原与永久性销毁。同时，系统还支持对档案进行分区销毁与相应的恢复操作。有关档案销毁的操作流程，如图14所示。

图14：档案销毁示意图

9.档案回收

在档案管理流程中，被删除的数据首先会被存入回收站。为防止因意外操作导致数据遗失，回收站功能允许暂时删除的数据实现撤销或复原。若经确认数据确实无需保存，用户可选择执行彻底清除或清空操作。

10.元数据方案的扩展管理

系统支持灵活扩展元数据元素，以满足电子档案管理的需求；并能够依据国家级综合档案馆的相应规定，自动生成符合可扩展标记语言(XML)标准的电子档案及与其配套的元数据迁移数据包。

(五)智能标注编目系统

数据采集与整理编目构成采集整编模块的核心任务，其目标在于为数字档案馆系统全面搜集各类档案信息资源，通过严谨的流程确保信息的系统性与标准化，从而符合电子档案数据库接纳的规范标准。

1.数据采集

(1)电子文件登记

该系统支持电子文件的手动注册功能，其元数据项目在遵循国家相关标准的同时，允许根据实际需求进行增删。并配备元数据手动录入及验证模块；用户可根据权限进行包括修改、删除、检索以及全文关联操作于电子文件的元数据之上。

(2)接口业务系统数据接收

该系统需满足《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的相关规定，具备从业务系统接收电子文件及其元数据的标准化接口功能。通过遵循接口服务规范和元数据标准，对OA系统、ERP系统的财务模块以及报社电子平台等产生的待归档电子数据进行格式化封装，生成符合档案管理标准的归档数据包，并为其赋予唯一的标识ID。这些数据包会被存储在数字档案馆系统中间库的预归档列表中，随后经过数字档案馆的接收、数据包验证与解析等步骤，最终归档至相应的数据存储区域。接口业务系统数据接收流程如图2所示。

图2：接口业务系统数据接收示意图

(3)接口电子档案管理系统数据迁移

系统需具备从其他电子档案管理系统接收并整合电子档案的能力，确保数据迁移过程符合《电子档案移交与接收办法》的规定。在完成接收并通过格式验证后，将启动数据迁移流程。具体操作包括：目录信息与全文内容按归档规范导入至数字档案馆系统，同时实现元数据、目录数据与相关电子文件及档案的自动链接。接口电子档案管理系统数据迁移的示例如图3所示。

图3：接口电子档案管理系统数据迁移示