智慧论坛建设方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

一、场地租赁与设计构建方案

1.场地设施与搭建规定：需选用可容纳150人以上的会场。主办方需确保场地搭建与装饰工作，其中必须包含主舞台的构建，包括高清LED大屏幕、音响与麦克风设备，并配备相应的技术团队。同时，须全面负责场地的搭建布置细节。

2.策划与执行：根据会议主题及项目特性，设计并执行会场布置策略，涵盖环境布局、照明音效配置以及流程规划等工作环节。

3.投标人需承担所有费用，包括现场活动的秩序维护、安全保障及协调等后勤支持服务的执行工作。

(一)场地租赁方案

1、准备

在着手租赁活动场地之前，应明确活动的举办时间、涵盖区域、预期参与者规模、场地布置规格、预算分配以及相关须知。详尽的活动信息掌握是确保活动顺利实施的关键。

2、场地选择策略

场地设施与搭建规格：需确保选定的会场能容纳150人及以上，具备充足空间。主办方需负责活动场地的搭建与装饰工作，其中必须包含主舞台的构建，包括高清LED大屏幕、音响与麦克风设备，以及相关技术人员的配备。同时，需对活动场地进行全面的搭建与布置，以满足所有需求。在选择场地时，应严格依据活动的具体场地要求进行筛选。

3、合同签署

在选定场地后，紧接着进行合同的签署，其中详尽规定了活动场地的权益、明确使用时限、定价细节，以及租赁方保证提供的配套设备和服务条款。

(二)场地设计策略

1、场地准备与布局

1.活动场地相关地理位置

2.活动场地行车路线图

3.活动现场平面图及主会场平面图

4.场地布局与规格：场地的尺寸详细规划，包括布置区域的长度、宽度以及主活动区域的三维参数

5.活动现场可提供的指示系统内容

6.室内活动签到背景板顶端加射灯

7.活动场地的停车位配置详情（涵盖贵宾专属停车位与工作人员车位），以及对会场周边位置的评估指标

8.在现场活动中，我们将核实电力供应情况，并与设备供应商沟通确认活动所需的电力需求能否得到满足。同时，也将对场地的电力使用规定进行确认。

9.场地布置与舞美设备的入场路径规划，包括进场通道的尺寸参数（长度、宽度和高度）

10.活动现场备有各类房间设施，包括贵宾室、道具储藏室、演员化妆室以及相应的休息区域。

11.活动场地可支持各类布局设置，包括圆桌式、客桌式、剧院式以及宴会式，可容纳相应人数。

12.活动现场可提供保安、保洁服务

13.活动可提供的餐饮情况

14.餐饮项目明细：包括菜单配置、酒水选择、费用标准以及摆台设计与具体要求

15.活动现场的设备配置包括：音频系统、视频设施、照明设备以及办公设备。

16.活动现场是否允许运用特效设备，并需遵循相应的消防安全规定。

17.施工现场管理规定与施工人员入场作业手续指南

18.活动场地合同范本

19.活动场地联系人：业务人员、总协调、保安、保洁、餐饮、消防

20.活动进场时间及撤场时间，工作时段

21.对于室内活动，要求如下：     - 三角形灯光架及立柱式音响需采用黑色丝绒布进行专业包装。     - 对于定位为高端、时尚的活动，音箱需选用与场地主体装饰色调协调的薄纱或薄弹力布进行双重包裹，确保与整体氛围一致。     - TRUSS架则需采用多种材质的物品进行多维度的包装处理。

23.其他注意事项及特殊要求

行架3套，每套100元300

黄色背景8成新，1套，米，100元

两套七成新的粉色背景布料，尺寸均为6*3.2米，每套售价100元，总计价格为200元。

追光灯，一台1200W500元，

拱门，一套，100元，

罗马路引A,9成新，60元一个，500

罗马路引B,7成新，50元一个，400

许愿亭架子1套 每套150元

背景搭配布，每米2元，有大红，有紫色， 酒杯每个2元

许愿亭架子1套 每套100元

许愿亭布白色一套9成新每套150元

一套全新九成新的签到台，背景为白色，尺寸规格为6米*3米，单套售价为150元人民币。

追光灯线，1套，100元

线板20个，5元一个

地毯，15米*1。米，40元

追光灯脚架2套，50元，

路引灯线2套，60元，

音频线一套，100元，

冷焰设备二套，100一套，共200。

2、创新空间布局设计

(1)光学处理设计方案

在录制过程中，优先采用室内照明以确保色温的一致性，防止出现偏红或偏蓝的色彩偏差；同时，推荐选择显色指数达到85%及以上的灯具，以实现对物体色彩的精准重现。

播演区域的灯光分布应均匀，确保整个演播室的照度标准需满足摄像所需的照度范围(1000-1500勒克斯)。在窗帘关闭的状态下，每个区域的照度必须达到这个设定值(1000-1500勒克斯)。

在灯光设计中，需兼顾教师的顶光与面光配置，确保其面部光照度达到1000-1500勒克斯，头顶区域亦保持同样标准。

优先考虑LED灯具，以实现整体的美观协调与节能环保。灯具采用LED三基色冷光源，色温范围为3200K至5600K，供您灵活选择。

照明设备配置详解：主要选用LED三基色柔和照明灯具，旨在有效缓解演播室内的高温问题。所有灯具选用铝合金材质，其轻质特性兼备优良的散热性能；反射器选用进口优质镜面铝板制造，显著提升光照效率。

(2)灯光系统

光源色温为：。。

显色指数：。

照度：演播区内综合光的垂直照度。

电力需求：交流三相四线制，电压规格为380伏特/220伏特，频率为50赫兹。

所有电力电缆（包括电源电缆、动力电缆和控制电缆），以及工作照明线路，均选用具备阻燃特性的电缆，且设计与施工严格遵循消防安全标准规定。

灯具的安装位置具有高度灵活性，可自由调动并相互替换，从而极大地扩展了布光设计的可能性。

提升节目逼真度与生动感：鉴于主持人会有所移动，其活动区域的照明处理不同于新闻类节目的一般定点照明，要求进行区域布光，以确保与节目氛围相协调。

立体光线设计：依托色键器的去蓝技术实现背景的替换，这就要求在照明策略上充分理解并应用立体布光的原则，以确保主持人不受蓝色环境的影响得以充分展现。

首先进行前景照明，继而处理蓝箱照明：鉴于三基色柔光灯的发光范围广阔，当主持人区域的光线配置完毕后，自然会在蓝箱上产生一定程度的光照。因此，确保前景照度达标后，适度补充蓝箱光线即可满足计算机抠像的需求。前景与电子背景的无缝融合，关键在于对两者进行科学而精确的照明设计，尤其是前景与蓝箱的协同布局。

关于照度的规定：目标是确保前景与蓝箱背景的照明强度相协调，以实现光效的一致性。同时，照度需适应各栏目及各异的电子背景环境需求。

(三)场地搭建方案

施工及活动期间

1.活动进场前完成合同签订

2.在入场施工前，需提交一份详尽的设备清单供场地参考。

3.对本公司及现场施工人员进行培训及看管

4.与活动场地签署安全、防火、施工协议

5.在入场前，与场地工作人员一同详细检查现场，对已存在的设施损坏区域进行双重核实，并在必要时实施拍照记录。

6.所有设备在进场期间需遵守场地的要求

7.在场地管理中，应极力避免引入易燃、腐蚀性和刺激性物质。

8.施工前需确保对目标表面进行两次充分的覆盖处理。

9.所有沙袋、涂料及木屑等物料应妥善封装，确保无遗漏散落

10.执行对搭建过程产生的废弃物进行两次有效整理与清理的程序。

11.在进行布场作业，尤其是电力连接部分，必须确保现场有电工在场，他们具备充分了解现场电力供应状况和设备的能力，从而能够合理安排专业技术人员进行电力设备的安装作业。

12.在布置过程中，所有物品必须严格遵照场地规定定位，确保不妨碍安全通道的正常使用。

13.在进行高空作业施工时，必须配备专业防护设施，并确保所有相关人员佩戴安全带。

14.施工期间，需设置专门人员负责现场管理，有效协调场地布置与各施工单位间的协作事宜。

15.项目竣工后，各设备须配备专门的管理人员进行监护

16.项目竣工后，施工现场的所有物料及航空箱须确保不在会场内裸露，若确有需要呈现，务必采取遮蔽措施。

17.项目竣工后，将对搭建设施、照明装置、音响系统、视频设备及特效元素进行全面细致的验收检查，确保所有构建物稳固耐用，同时对线路进行妥善遮蔽保护。

18.完成场地布置后，务必参照活动环境布置清单逐一核查，确保所有指示系统清晰无误。如不符合规定标准，应及时进行修正。

19.完成场地布置后，应及时清理因环境布置或舞美设计产生的废弃物，确保环境卫生

清理

20.活动期间，各部门（搭建、照明、音响、影像、特效及软装）应配备专人对各自设备进行全程监护，确保展板平整，一旦发现任何不平整情况，须立即进行修复作业。

21.入场施工的时间安排，需在所有来宾退场完毕并接收到相关通知后进行。

22.22 在撤场过程中，各部门需谨慎操作设备拆除与运输，确保场地的完整性不受损害。如因施工操作导致的场地损坏，务必立即查明责任人，并积极与场地管理部门协商解决赔偿事宜。

23.在撤离过程中，负责协调各部门依据设备清单办理出库手续并获取出门证明

24.遇到活动现场突发安全事件，请立即拨打120和110，确保伤员得到及时送往医疗机构，并随后立即向公司管理层汇报情况。

二、创新活动策划与执行

(一)创新活动策划与实施

1、策划执行方案

(1)活动设计的五大要素

项目目标：双方共同的期望与目标（阐明活动的宗旨或实施背景）

三个层次的开发需求概述：业务需求、用户需求与功能需求

项目目标阐述：预期的项目成果应明确为——设定明确的项目完成期限；所有交付物须确保符合预设的质量标准；同时，项目需严格控制在预定的成本预算范围内。

概述项目前置条件：项目是否需外部协作人员的支持；项目是否具备必需的资源保障；成本在项目中的权重如何，以及调整预算权限归属；项目风险的可管理性评估等。

文案编撰支持：涵盖活动策划方案、营销宣传文本以及短信信息脚本等多样化的创意内容制作。

设计：达到最终展现效果 3

4物料：（主要是宣传物料）

实体媒介：包括POP展示板、挂立式广告牌、精致的手册(DW小册子)、旗帜装饰与单页传单，以及活动现场布置和演示文稿(PPT)等线下宣传资源。

线上：各种宣传推广渠道、平台的选择；

奖品规划：需确保奖品与主推产品紧密结合，兼顾目标用户群体、活动预算及预期的效益。

(2)活动设计的注意事项

1检查思路：

1)以客户为中心的视角审视问题，实施同理心分析，探寻可能存在的不足之处。

2)细节的精确把握是您的提案与众不同的关键要素，务必予以充分关注。

3)从不同的角度出发，尽量提供多套方案。

2贯穿始末的五件事

What、 why、 for whom、 how、 how todo well

3应急预案

4平时积累

致力于设计灵感的积累：每日必修，至少搜集并深入剖析一个活动设计实例，通过不断的总结提炼，逐步提升；同时关注日常生活中潜藏的设计理念，以及微小却富含创意的礼品构思。

(3)设计文案的具体构成要素

1活动目的（活动需求/活动诉求）

一、筹备阶段详细规划： 1. 活动时间设定 2. 确定活动地址 3. 项目执行标准与具体要求

3活动规则及奖品设置；活动预算

4活动具体流程安排

活动后期维护 5

6活动总结

(4)设计实例及分析

为招标人量身定制的专业咨询服务与设计工作，涵盖但不限于以下范围：

以下内容：

场地租赁、场地布置、现场影像设备及拍摄；

宣传方案设计、线下活动策划、管理咨询；

提供礼仪服务，确保现场接待的顺利进行，以及筹备和分发相关宣传资料。

金融产品及服务等市场调研反馈服务；

负责线上活动的策略规划与执行、活动的全面宣传推广，同时涵盖活动运营维护及优质的客户服务保障。

其他咨询策划服务。

1某某某活动组织策划

1)活动主题：根据招标人要求

2)活动目的：根据招标人要求

3)活动时间安排：将遵循招标方的指示（确切日期需依据消费者的消费行为而定）

优化策略倾向于选择在居民活动频繁且流量较高的时段进行调整。

这一块需要调查和详细设定一下)

4)活动规则：

便捷注册流程：通过扫描二维码，用户能够顺利登录微信平台并完成新用户的注册。在账户激活后，紧接着进行银行卡的绑定操作。

可以获得现金打入银行卡；

惊喜奖项设定：包含一等奖、二等奖及三等奖，奖品抽取机制需详尽规划其规则。

5)单场活动设置：

首演环节：融合歌舞与主持人的精彩亮相，其间包含活动主题的阐述及平台的简要介绍。

主持人串场

讨论交流

针对抽奖活动，我们需详尽制定应急措施，特别关注未到场情况下可能出现的抽奖号码问题，确保应对策略的完备性。

况等；

结束

在活动启动的15分钟之前，预先播放录制的视频作为活动背景板的内容。

6)活动经费构成：包括场地租赁费用、主持人酬劳以及地推广告摊位支出。

7)在与主办方完成合同签约后，我们即将着手细化并安排各项事项的执行进度。

8)执行物料准备：

宣传媒介主要包括：易拉宝展示、刀旗布置、DM杂志分发、单页宣传资料、短信营销脚本、场地电子显示屏内容、商铺外部推广图片以及背景板设计等。同时，关于公仔分发宣传单页的活动，涉及的相关事宜包括：是否需要对参与人员进行培训、预算规划以及预计参与人数等细节需明确。

9)媒体宣传等

活动分析总结：

对于线下活动，其成功关键在于精细的策划，预先进行多次模拟演练是必不可少的步骤。

力求实现流程的顺畅运行，这其实并不复杂，包括宣传资料在内

活动流程相当直观，主要包含两个部分：首先是用户注册，继而进行品牌宣传活动。

规则的设计并无独特亮点，主要包括普遍奖项与随机抽取的大奖环节。

都包含在里面了。

(5)活动奖项设置

1送实物奖品

奖品要尽量与会议主题相关。

2博彩奖品

刮刮乐、福利彩票等

3送微信红包，设置红包密令

在设定密令时，应充分考虑其蕴含的品牌价值及电话号码等信息，以提升其影响力，从而深化受众的记忆。

4积分送奖品

*思考：什么样的奖品能够达到客户？

探寻符合客户需求的贴心奖品；实现对客户关怀的价值体现，如

在庆祝三八国际妇女节之际，人们的礼物选择多样，有人选择赠送象征爱情的玫瑰花，也有人倾向于实用的厨房用品。

终获胜的是送红糖等，这就是客户逻辑。

2、物资配备策略 for 活动策划

(1)宣传物资配备清单

1市场宣传期间

1)卡通人偶1个

2)手提袋 10个

3)圆珠笔 10支

4)听课证 1000张

5)宣传单 2000张

6)板甲 5个

7)宣传帽子 20件

8)表格类（邀约登记表、客户来访登记表、宣传解说话术、常见问题等等，)5份。

9)小礼品 100件

10)工作服 5件

2室外活动期间

1)气球 1000以上

2)可携带地垫 16平方

3)宣传海报四份（设计内容将依据传单内容展开，着重包含简介部分）

优惠措施)

4)咨询台 2个（折叠式即可）

5)太阳伞 4把及以上

6)音频设备及麦克风：一套便携式设备优先

7)教学辅助设备（依据活动性质定制，常见包括彩虹伞等）

8)手举 5个(KT板样式，根据传单模版设计，大小

3专家讲座期间：

1)专家讲座宣传海报 5-10张

2)环保袋 50--100个

3)水笔 50--100个

4)调查问卷 50--100张

5)咨询桌 1张

6)宣传单 200张

7)价格表 50张

(2)展会物资配备清单

1．公司资料展品	数量	准备	备注
企业资料
产品优惠配套
ProductConsultation
2．展会资料
参展牌
产品
产品样册Brouchure
展示产品
展示台
幕布
摊位号
邀请函
3．文具
背胶带
记号笔（2支）Marker Pen
壁纸刀（2把）
涂改液
笔记本（5个）
尺（2把）
剪刀（2把）
透明胶（宽和窄）（各1卷）
转换插头（国外）
订书机和钉子
Bubble Wrap
袋paper bag
单簿
封箱带4卷
计算器（2个）
笔（10支）
名片
镜子
写字板（A4尺寸）
刷卡机
电脑

(二)详细策划与执行

1、策略规划与详细会务策划

会议的筹备蓝图——会务方案，其关键在于规划的严谨与周全。一个科学且细致的会务策划，无疑是保障会议顺利进行的前提和基石。在拟定会务方案时，应注意以下几点要素。

(1)会议策划需严谨详尽，遵循既定规程。策划应紧密围绕活动的核心目标和工作任务，明确会议日程的布局及其各环节之间的逻辑关联，确保按照相关规章制度和流程科学编排议程，确保各环节顺畅过渡，实现全程会议组织的严谨与规范，防止遗漏和疏忽。通常，方案应涵盖如下要点：活动全称、召开日期与地点、参与人员名单、任务分配、详细议程、宣传与报道策略、后勤保障细节以及安全保卫的职责划分。

(2)优化沟通与协作策略：  一、纵向沟通的强化 在确保会议目标符合既定标准的筹备过程中，应积极与本单位及上级管理层进行有效的沟通和请示。  二、横向沟通的整合 同时，不容忽视的是，我们需要加强部门间横向的沟通与协调，以确保工作的顺利衔接。

(3)实施细致的任务划分与工序逆序操作。需逐项明确任务拆分与责任界定，确保各部门全面理解会议各阶段和流程中的职责分工，防止推诿扯皮的情况发生。采用工序逆序的方法，合理安排行程，详细规划工作分配和时间节点，强化岗位职责落实，促使各部门根据逆序时间表严格自我核查，确保按期达成，实现无缝衔接。

2、注重细节执行，严谨演练

通过细致的会前演练，其对确保会议顺利进行的价值无可替代。这包括对会议流程的逐项预演：针对大型会议众多复杂的环节，预先识别潜在疏漏并逐一探讨解决方案。具体步骤包括预先演练各项任务与分工，预先研究可能遇到的问题及应对策略，从而编制详尽的任务分配清单，明确每个参与者的工作职责，以及他们之间的协同配合，以此避免工作遗漏、任务缺失和人员定位失误。

(2)临近会议期，会务团队需在会场及住宿地点实施详细彩排。他们应逐步深入现场，依据日程安排逐一核查会务细节，严格遵循‘提前一日’、‘提前两小时’及‘提前一小时’的时间节点进行场地布置，确保每个会场在活动前一天完成布置，所有活动提前一天准备就绪。工作人员需提前两小时抵达，以便所有准备工作提前两小时到位；在全体会议开始前，还需引导参会代表和列席人员提前一个小时进场。

(3)临近会议的关键步骤预演至关重要。筹备大型活动应如把握核心要素，任何重要环节的疏漏都可能导致整体效果大幅下滑，甚至造成难以弥补的负面后果。对此，必须强化会前的专项演练，确保在思想上给予高度关注、精力上倾斜投入，并对细节进行深入剖析，以期实现全面无误。

3、优质服务保障，精心策划活动执行

会议期间的服务划分为两个主要领域：会场内服务与会场外服务，具体包括报到接待、住宿餐饮安排、医疗保障、交通工具调度、资料发放、引位就座、会议纪要记录以及音视频录制等多元化环节。唯有通过周全而细致的服务，方能确保各环节间的顺畅衔接，无缝对接。

(1)强化值班运营机制： - 会议值班的核心职责在于搜集并传达会议相关资讯，协调会议期间各项事务及突发情况，确保执行领导交付的任务。 - 在大型会议中，大会总值班室作为全面的会务统筹中心，负责协调各住地的会务工作；而各住地的会务值班室则专责本地文件处理、生活保障、安全保障，以及与会议代表的有效沟通。 - 通过实施严格的会议值班制度，我们旨在促进筹备机构、驻地会务服务机构与会议代表间的无缝衔接，确保信息流畅、问题反馈及时，以及紧急事件的妥善处置，从而提供更为优质高效的会议服务体验。

(2)在会议进程中，注重细节的掌控至关重要。尽管某些看似微不足道的环节可能不会直接决定会议走向，但稍有疏忽就可能影响局部氛围，进而波及全局效果。为此，会议组织者需保持高度警惕，密切关注各个环节。例如，务必与音响师和播音员建立紧密协作，提前提供完整的主持稿，确保他们能够顺利进行议程管理；预先安排人员在会议开始前清点出席人数，并在会前五分钟对未到场的参与者进行提示；会议进行中，需检查并适时调整会议室的音响效果、照明、温度、通风状况以及通信屏蔽设备；同时，严格维护会场秩序，确保只有相关人员参与，提醒所有与会者关闭移动设备，以保证会议的顺利进行。

4、改进会风，厉行勤俭节约

在筹备规模盛大的会议时，务必严格执行中央八项规定的要求，实施创新且实际的举措以优化会议作风。

(1)优化会场陈设与资源利用： - 主席台上将精简绿植花卉装饰，报告席和发言席无需鲜花点缀，不设置欢迎横幅，亦不设置大型显示屏幕。 - 住宿地点的会场将不设花草绿植，取消地毯铺设，不悬挂会议标识，背景板亦将从简。 - 强调会议物资管理与循环使用，提升物品使用效率，减少一次性消耗品，只在必要时提供笔、本和纸张，旨在有效控制会议成本。

(2)是简化迎送接待、严控会外活动。不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式，不张贴悬挂标语横幅，不铺地毯、不献花(3)是加强乘车管理、严格用餐标准。参与活动人员分散在多个住地确需租用车辆的，严格控制会议租用车辆数量，需乘车出席全体会议的一股集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐，本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则，不安排高档菜肴、不上酒水，不安排、不组织宴请活动。

5、高效完成会后工作计划

一场会议的成功，离不了筹备阶段的详尽规划，会议期间的精心组织，更需体现在会后的妥善处理与前瞻性安排。

(1)致力于会后的有序衔接：应预先策划并制定大会闭幕后一系列后续会议和活动的详细组织执行方案，确保有效的协调与管理工作得以开展。

(2)是全面作好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。(3)是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。

三、后勤保障策略

(一)应急响应策略

1、全面的疫情防控方案

(1)防控工作责任

主办方需严格履行'主办单位主导'的原则，确保全面执行自身的责任。需制定详尽的疫情防控实施方案和应急计划，确保门禁、前台、活动场地及餐饮区域的防控措施得到有效实施。主办方还需负责志愿者管理培训，并监督与会者严格遵守会前、会中、会后的防疫规定，协同筹备/组织委员会的后勤服务部门共同推进防疫工作的开展。

(2)活动场地防控措施

实施严格的环境清洁与消毒程序，特别针对桌面、座椅、门把手及水龙头等高频接触区域进行彻底擦拭消毒，消毒完毕后确保封闭管理，以保障环境卫生安全。

优化活动场所通风措施，确保在活动前后各实施30分钟全面通风。空调使用应得当，确保空气流通方向单一。

在活动会场入口处，我们将提供一次性医用口罩与免洗手消毒液供您使用。