建筑档案存储解决方案

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第一章概述与需求探索

第一节项目背景

(根据项目实际情况自行修改)

一、探讨房地产档案的独特特性

(一)专业性，完整性

房地产档案的独特性质，区别于普通的史志资料，它象征着权属管理中的权益凭证，收纳的是专门的行业素材，且由具备专业知识的房地产管理人员负责，专事记载房产的变迁历程，其专业性超越常规。其特性还表现在完整性上，要求地产与文件、图纸紧密结合，形成一体。

1.整合房产档案原则：房屋权属登记需遵循所有权与占用土地使用权主体的一致性，强调房地产档案管理的联动性。确保土地与房屋档案的完整性，避免人为割裂其内在的有机关联，以体现档案记录的连贯性。

2.整合图像资料：在房地产平面图中标注丘号（地号），这一标识犹如检索档案的钥匙。图面清晰标注产权边界，易于理解。鉴于权属档案的专业特性和动态性，强调其应由房地产管理部门统一归口管理和独立保存。权属档案应避免与文书档案、会计档案等其他类别档案混淆，确保资料的专门性和准确性。

(二)动态性，价值性，法律性

作为经济社会中的流动资产，房地产的属性使其具备易变性、继承性和转让性，这一动态特性彰显于房地产档案的核心特征之中，犹如活生生的数据记录。鉴于房地产作为资本的载体，其内在价值具有增值倾向，国家对这类经济实体的权益管理通过法律进行规范，法律依据正是详实的房地产档案。这就好比公民的个人身份证明——身份证，房地产档案构成了一种权威的权属凭证，承载着房屋所有权的确权信息，具有法定效力。在房地产管理部门和司法体系中，它们是确认产权归属、裁决房地产争议的关键依据。因此，这些特性之间存在着紧密的逻辑关联。

鉴于权属档案的专业特性和动态性质，其应当由房地产管理部门统一对其实施专属管理和独立保存，这一特性随之引发了一系列关于档案归档与保管的规定需求。

二、房地产档案归档要点

应确立严谨的档案管理制度，明确规定各相关人员的责任，确保产权资料按照既定流程顺利移交给档案馆（室）。该制度详述了档案的归档范围、具体要求及份数、必要的归档程序以及规定的时间节点。

(一)房地产档案的归档范围

房地产产权档案的归档范围如下：

1.相关文件与证明，包括但不限于：房地产所有权初始申请、权属确认文件、产权转移手续、变更文件以及抵押登记资料。

(1)相关证明材料包括但不限于：自然人或法人的房地产权益拥有证明、法定代表人的身份认证文件以及合法的授权委托书。

(2)以下是各类相关的重要文件： - 城市建设工程项目规划许可与用地许可文件（包括建设工程规划许可证和建设用地规划许可证） - 土地使用权出让与转让合同 - 房屋拆迁补偿安置协议书及审批文件 - 联合建设和统建合约 - 翻新改造、扩建项目以及固定资产投资的批准文书 - 与房屋竣工验收相关的所有必要资料

(3)涵盖以下各类房地产法律文件： - 房地产买卖合同 - 房地产继承权证书 - 房地产赠与协议 - 房地产分割协议 - 房地产置换协议 - 房地产转移核准文件 - 上级关于房地产转移的审批文件 - 法院关于所有权转移的判决（包括调解与仲裁裁决）文书 - 以及相关公证文书

(4)制定与房地产他项权利相关的合同条款，包括但不限于公正协议等法律文书。

2.详尽的权属标识图：包括房地产分块平面图、特定丘位的平面示意图以及各楼层与独立单元的平面布局图。

3.以下是房地产产权登记过程中涉及的主要文件资料清单： 1. 房地产登记申请书 2. 收费收据存根及收据副本 3. 权益变更登记表 4. 房地产状况详细登记表 5. 勘测与调查报告表 6. 房屋边界明细表 7. 房地产登记审批文件 8. 登记收费收据存根及相关凭证 9. 完整的房地产权属证书存档资料

4.用于展现与记录房地产及其权属详情的各种声像载体和文件，包含但不限于摄影影像、照片、音频记录、录像带、缩微胶片、计算机存储媒介（如软盘）以及光盘等数据资料和统计报表。

5.解放前的土地登记簿、土地登记台账等。

6.各类涉外房地产产权档案资料由登记过程生成并予以记录。

7.涵盖的房地产产权相关文书资料包括：房地产产权冻结协议、房屋产权托管协议，以及历史累积的各类产权证书（如所有权证、契据、初步登记凭证、分户详细记录等）。

(二)归档的原则和要求

1.权属登记工作完成后，权属登记人员应迅速整理相关文件资料，经由登记负责人审核无误后，立即将其转交给房地产权属档案部门，进行归档作业。

2.所有归档的房地产权属资料须为原件，如为复印件或复制品，需经房地产管理部门权威认可。此类复印件或复制品应由相关人员与原件进行核对并加盖印章，同时明确标注核对日期以及原件的保管位置。

3.房地产权属档案的归档要求严谨，务必确保其采用优质书写材料，字迹规整，图形清晰，数据精确，并完全符合档案保护的专业规范。

4.房地产权属档案管理部门须依据档案管理规定，对归档的各类权属资料进行严谨的核查。如不符合规定标准，将予以退回，不予接纳并归档。

(三)归档手续和归档时间

1.产权档案的归档手续需按宗整理并制作移交清单。清单内容详尽，包括归档编号、丘号、地址、责任人姓名以及材料的数量。清单应按丘（权）号的序列进行编排。交接过程中，双方需逐一核对并签字确认，两份清单各自保留。在移交完成后，若发现不符合规定的归档资料，应由接收方退回原提交部门，并在清单上做注销标记。值得注意的是，原提交部门不得拒绝接收已注销的资料。

2.归档时间：

(1)1. 重要档案的及时归档：实施每月或每半月的登记档案转移。 2. 房地产接（代）管档案的管理规定为每季度一次的移交。 3. 交易档案将与登记档案合并，一并进行移交操作。

(2)房地产年报，每年三月中旬归档：发证记录簿，属于总登记的待结束后归档，属于转移变更登记的，待每本簿册用完后归档；房地产平面图，按期归档：拆迁档案，不定期归档。

三、房地产资料保护策略

房地产档案的妥善保管对于确保文件完整性和安全性具有核心价值，它是开展客户档案服务工作的基石。日常的档案管理工作涵盖了对土地记录及其他相关资料的详实记录，两者密不可分，共同构建了档案存储的基础架构。

(一)房地产档案的使命，即保存并确保其内容，是基于档案存储与安全保障的需求，实施相应的记录与保护策略。其核心目标是为了实现长期有效利用，服务于房地产管理。鉴于档案会因岁月流逝及自然或人为因素而可能遭受损害，因此，必须采取全方位的保护措施，延长其使用寿命，维护档案的完整性和完整性，确保档案文件的完好无损。

(二)房地产档案保管工作的主要内容有：

1.库存建设和管理

房地产档案具有存储、使用、频繁流动的特征可以设计数据库存储，要求有良好的卫生条件和保持适当的温度、湿度，有防盗、防火、防晒、防尘、害虫和污染防治和其他安全措施；定期清理检查工作档案统一的代码；文件架（柜）排放整齐、采取和使用简单的文件处理，符合要求的通风和安全技术。

2.特殊保护档案的措施

1. 保障档案持久性：对受损或品质下降的载体，应及时进行修复与复制。 2. 常规文件管理：采用皮革盒封装，并利用专门设备储存磁带，如照片等。 3. 图纸处理要求严谨：在修改基础图时，务必细致核查。 4. 程序规定：所有图纸的增补或修订须经过审批流程。 5. 图纸修改策略：少量改动可直接标注‘修改标记’用于绘制，内容大幅修改则需重新绘制，原始文件需留存为原始数据备份。

第二节档案管理的发展前景

档案管理的双重任务：保管与开发利用，正因计算机与网络技术的深度融合而面临革新。电子化与数字化档案的兴起，显著提升了企业档案管理的复杂性和要求。对此，企业档案部门需高度关注并积极引进这些先进技术。传统模式下，档案管理主要依赖人工，服务效能受限且内容有限。然而，引入计算机后，档案管理实现了从手工操作到自动化的过程，服务效率显著提高，服务内容也随之丰富，呈现了显著的飞跃性进步。因此，在日常档案管理实践中，积累信息技术应用的经验，提升员工对信息技术的理解，对于迈向现代化档案管理体系至关重要。

档案作为承载社会进步的载体，承载着丰富的信息资料。伴随社会的演进，档案管理所涉及的信息量日益庞大，传统的手工管理模式已难以胜任。顺应时代潮流，数字化与信息化管理已成为档案管理的必然选择。档案管理人员应明了行业发展趋势，强化自身的风险应对能力，提升管理水平，以推动档案管理迈向更为科学与标准化的轨道。

一、无纸化、虚拟化档案管理

计算机技术的广泛应用已成为本世纪的核心驱动力，推动着现代档案管理迈向数字化与电子化的前沿。无纸化办公与自动化的协同效应塑造了新型档案管理格局，文件传输借助网络平台，报告分享同样依赖网络途径。在文件收发流程中，实现了显著的简化，高效快速的传递特性彰显了自动化与无纸化的优越性，这无疑对档案管理工作提出了更高的技术和服务标准。

档案资源共享作为档案管理的核心追求，其实施依赖于丰富的馆藏资源。通过虚拟化技术，档案馆间能够借助网络实现互联互通，共享丰富的馆藏资料。当全球档案信息无缝融入互联网，档案资源将呈现无垠之势，全球可达，顷刻间满足查询需求。这不仅解决了传统档案管理的空间限制问题，而且成本低、操作简便，极大地提升了效率。

二、高效数字化与微缩存储解决方案

现代科技，尤其是微缩摄影与数字影像技术，推动了档案管理的数字化进程。通过运用当代的数字技术，如计算机与扫描仪，馆藏文献得以转化为电子形式的文件。微缩摄影技术涉及将纸质原件缩小并转换为电子微缩品，而数字影像技术则负责将各类档案资料转换为可视的影像或视频资料。这些技术均依赖计算机设备进行数据识别与管理，从而实现了档案的电子化存储与高效处理。

数字化的档案信息通过计算机检索，显著提升了其利用效率并扩展了服务范围，有效弥补了纸质档案占用空间大、利用率低的局限。尤其值得一提的是，技术融合使得档案管理中易褪色的图片得以修复，实现了保存和复制，进一步丰富了信息形式，极大地提高了档案的实用价值。

三、现代化档案数字化与网络整合

信息化与网络化的深度融合，构成了现代社会的重要特征。计算机与网络技术的应用拉近了人际交往的距离，显著提升了信息获取与利用的效率，使得地域界限日益淡化，即使足不出户也能洞悉全球动态。这一变革推动了社会行政效能的提高，强化了社会整体的连通性，进而催生了档案管理的信息化与网络化进程。

当前，自中央至地方，无论是企业还是政府部门，广泛构建了规模各异的局域网，旨在实现内部档案信息的高效传输与利用。鉴于部分资料涉及保密性，这些网络通常禁止与外部互联网连接，且部分系统仍维持单机运行，采用物理隔离措施。然而，随着计算机科技与网络技术的不断进步，密码技术和各类身份验证手段的应用显著提升了电子文件的安全保障。这些技术的进步不仅有助于辨别电子文件的真实性，还增强了其可信度和可靠性。

网络传输作为信息传递手段，其卓越优势主要体现在以下几个方面：一、传输速度迅捷；二、覆盖范围广泛；三、信息传递准确无误；四、成本效益显著，全球范围内已普遍接受。正是基于此，档案管理顺应技术革新潮流，迈向信息化与网络化的进程日益临近。

四、我们将推动档案管理迈向多元智能新时代

随着科技进步，档案资源的介质形式日益多元化，包括但不限于传统的纸质、图片和胶片，新兴的电子文档依托光盘和磁盘存储，以及数码音像制品也崭露头角。这种多类型载体共存的趋势促使档案馆馆藏结构复杂化，原有的档案管理手段与检索方式已无法满足时代发展的需求。因此，对档案管理设备的现代化升级显得尤为迫切。

未来计算机技术，尤其是语音识别技术的发展与应用，将引领档案管理模式迈向自动化与智能化的新纪元。在这种模式下，文档管理将实现无缝整合，所有档案资料将由计算机自动接收并按预设程序进行智能分类和归档。这一变革不仅终结了以往依赖手工整理、体力搬运和翻阅查找的传统档案管理方式，使得档案工作者得以完全摆脱繁琐的脑力与体力劳动，更能充分发挥档案服务社会的核心功能，挖掘档案的潜在价值，提升档案工作者的专业形象和社会认同度。

五、提升至社会与市场导向的档案运营模式

一、市场化运作档案资源对于实现'共存共享'具有积极意义。档案，作为社会发展的重要历史见证，具有'以史为鉴，预见未来'的价值，不仅是不可再生的信息宝藏，而且对当下与后代都具有深远影响。通过实施市场化的档案资源管理，可以强化公众对档案的保护意识，优化资源共享体系，从而充分发掘档案的潜在价值。

第二，通过市场化的管理模式来运营档案资源，能够推动其实质性利用。档案作为历史的忠实记录，其有效开发和利用，恰如‘鉴古知今’的明镜，具有深远价值。

第三，实施档案资源的市场化管理对档案事业的可持续发展具有积极影响。首先，档案数据库需寻求社会的广泛接纳，整合各行业丰富的档案信息，持续扩充馆藏资源；同时，社会各领域也从中获益，获取来自档案数据库的详尽原始资料。这种双向互动关系建立在相互依赖之上，为档案资源的市场化进程创造了条件，有助于缓解档案资金短缺问题，从而推动档案管理工作稳健前行。

第三节档案管理指南

行业概述：商业性档案寄存业作为一个合法运营的服务型产业，其核心业务是通过向各类客户包括企业提供专业的档案管理服务来实现盈利。近年来，此行业在中国市场表现出强劲的增长势头，对于企业档案管理的优化具有不容忽视的贡献。然而，尽管如此，该行业在发展过程中仍存在一些不均衡的现象。主要表现在：作为专门从事档案保护的领域，它尚未完全被档案行政管理部门纳入系统的监管范畴，缺乏明确的设立准则，尚未成立相应的行业协会，这些问题有待进一步解决和完善。

一、行业起源与发展

1.我国档案工作实际情况的需要

随着经济改革的深化与市场经济体系的日益完善，企业结构经历了从单一到多元化的转型。国有企业在经历改组、合并、收购与破产过程时，档案管理面临诸多挑战：档案散乱无序，缺乏有效监管，往往无接收单位，甚至遭受任意废弃的不当处理。与此同时，外资、私营及民营企业普遍倾向于减少在内部档案设施上的投入，不愿设立专门的档案管理部门或配备专业人员。即使部分企业设有档案室，其保管条件欠佳，档案保护问题仍然时有显现。

实际上，鉴于档案信息的急剧膨胀、政府部门的变革以及企业追求效率的成本控制，对于那些年年产生海量业务文档的企业而言，传统的‘全面但规模小’的档案管理模式显然已无法满足其发展需求。

2.国外商业性档案寄存理念的影响

国际商业档案存储服务，通常称为'文件中心'，其起源可追溯至20世纪40年代的美国，历经半个多世纪的积淀，如今在欧美发达国家已发展成为体系完备的文件管理专业机构。进入80年代以后，这一行业在数量、规模和技术层面实现了显著飞跃，涌现了诸如美国'铁山'这样的领军档案数据管理企业。这种源自海外的外包服务理念，对于满足我国档案信息领域服务外包的实际需求，产生了深远的影响。

3.外资商业性档案寄存企业的登陆

在1990年代末期，众多跨国及区域性的档案管理机构洞察到了中国内地档案信息安全市场蕴含的庞大商机，纷纷选择在此布局。他们相继在北京、上海、广州、沈阳等核心城市设立了业务运营机构，积极拓展服务范围。例如，作为首个将档案文件与信息专业管理理念引入中国的‘上海信安达档案文件管理有限公司’，于该时期首先进驻上海，继而扩展至广东的广州、青岛、大连以及成都等地，陆续成立了分公司。

然而，受限于国家特性、核心价值观以及我国现行档案管理法律法规，他们在开拓国内金融机构市场的过程中难免遭遇多重挑战，短期内要取得主导地位颇具难度。

4.内资商业性档案寄存企业的兴起

据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于1993年建立。

在上海市范围内，档案存储服务提供商的内资企业主要兴起于2009年前后，目前的数量已扩充至包括仁通、华信以及固铨等在内的十多家企业，各家公司的发展势头强劲。

二、我国商业性档案寄存服务行业的现状

1.国家档案馆的商业性档案寄存服务作为法定支持，依据《中华人民共和国档案法》第十六条，通过设立档案寄存中心，为各类企业、社团和个人提供了有偿档案保管服务。这种服务凭借其设施完备、人力资源充足、声誉优良及多元无形资源，有效缓解了部分机构档案存放难题。然而，鉴于其存储容量的局限性，它难以覆盖那些缺乏适宜保管条件或档案管理成本高昂的企业、破产机构和社会团体的需求。随着社会对档案寄存接受度的提高，对于更广泛服务需求的满足，商业性寄存显然存在局限性。

随着需求的增长，国内的商业性档案保管服务应运而生，专注于为各类社会组织提供在特定时期内所需的档案保管，这些档案不包含法定需永久或长期保留在国家档案馆，以维护国家历史记录的文件。尽管部分党政管理档案会向综合档案馆转移，但它们的大部分原始凭证并不列入国家档案馆接收范畴。因此，此类商业服务作为档案管理的有益补充，恰当地满足了我国当前对档案多元化的管理需求，与官方档案部门形成互补，并无竞争或替代的关系。

2.商业性档案寄存行业的特点

(1)灵活性体现在运营机制：作为一家商业档案存储企业，我们能够在合法合规的前提下，巧妙地运用多元机制，兼顾企业内部管理与寄存业务操作，以此激发活力，提升档案寄存服务的活跃度，从而营造优良的运营环境。

(2)服务对象面广。可以为各种所有制、各种规模、各种业务类型的机构提供服务。从机构来看，除国家档案部门接收的党政机关、事业单位以外，破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以纳入其服务的范畴。当然，主要还是医疗保健行业、法律行业、金融服务业等在主要业务中会产生大量凭证的单位。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生5000万张~6000万张，并且保持每年10%的递增率。

(3)服务内容专指。首先，从档案实体来看，进入商业性档案寄存企业的档案，主要是各单位形成的既具有查考利用价值，又并非需要永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。其次，从档案内容来看，主要是一些虽然信息化程度较高，原始凭证都已经有了电子文本，但在特定情况下还需要提供原始凭证作为法律依据的这部分凭证。最后，从服务项目来看，主要是档案保管、档案检索及递送、档案数字化、档案和数据信息的安全销毁等。

(4)企业保障完善的服务品质：致力于社会服务与盈利目标并举的商业档案存储企业，提供包括上门预约、档案整理指导、安全保障和便捷利用在内的全方位优质服务。为了最大程度地降低客户的运营成本，提升查阅便利性，他们通常自主研发配套软件。无论对于哪个接受服务的单位或个人，只需通过电话或网络联络，即可实现无须亲临，远程调阅档案的高效服务体验。

(5)双方共享服务成效：企业借此实现盈利与壮大，同时服务接受方得以节省档案管理费用，专注于核心业务的开展。

三、行业发展趋势分析分析

1.针对具有档案成本节省需求的广泛客户群体，商业性档案寄存行业的市场潜力显著。据统计，该行业的主要服务对象涵盖众多潜在客户，其产生的主要驱动力可从四个方面进行剖析：

随着公民法律认知度与维权自觉性的提升，任何法律程序的进行皆须以原始凭证作为不可或缺的支撑。

其次，企业的信息化程度显著提升，各类原始凭证已实现电子化的存储，使得凭证能够集中且跨地域管理。

当前形势下，房地产投资成本的上升使得传统的‘小而全’自建库存模式已不再经济高效。

四、原始凭证由专业机构集中保管，确保安全无虞，客户将档案委托存放，可安心且信赖。

2.随着商业档案寄存行业的蓬勃发展，其客户群体有望大幅扩展。随着行业实践深化与宣传推广的深入，公众对于此类档案管理服务模式的认可度将持续提升。倘若商业档案寄存企业自初创之际，便建立起一套系统且符合客户期望的服务体系，赢得信任，那么潜在客户将有望借鉴同类企业的成功经验，逐步转化为稳定的正式客户。

四、行业规范与档案管理最佳实践

1.本地区档案行政管理部门应实施监督与指导于商业性档案寄存行业，鉴于该行业正处于发展阶段，其规模与数量预计将实现快速增长。档案行政管理部门需遵循《中华人民共和国档案法》第六条和第二十四条的精神，审慎对待并引导其发展，实施有效的监管，使之能作为国家档案馆的有效补充，同时推动商业性档案寄存行业的健康发展与科学发展。具体策略包括但不限于以下几点：

(1)企业所在地档案事业管理体系需接纳并整合商业性档案寄存服务。鉴于社会广泛存在的业务档案托管需求，档案行政管理部门应充分认识这类企业的角色与成长，将其视为档案事业体系中的不可或缺部分，实施规范化管理，纳入本地档案事业管理体系的范畴之内。

(2)商业性档案寄存企业的全流程监管亟待强化。档案行政管理部门需尽快出台相关政策，以符合我国实际情况，确立行业运营机制与业务规范。这一目标可以通过以下四个关键步骤实现：

1. 企业在设立初期的准入审核：档案行政管理部门需根据档案保管的基本规范和特定的企业寄存服务对象，详细制定关于档案实体安全保护、档案信息安全保密以及档案利用便捷性的标准。对此，我们将严格实施审查。企业需对管理部门提出的各项规定作出履行承诺。

我们实施定期的执法核查，涵盖商业性档案存储企业，对通过检查的企业授予‘档案保管优质单位’的荣誉标志。

在企业的运营进程中，应实施专业业务的引导与监管。

四、妥善处理客户关于档案管理的投诉。在档案寄存业务中遇到的问题，本质上涉及档案行为的法律规定，一旦触及相关法律法规条款，当地档案行政管理部门必须依法介入并予以妥善处置。

(3)任务：推动商业性档案存储企业建立行业协会 协会作为依法注册的非盈利社会组织，由同行业的经济实体、相关单位和个人自愿联合并实施自我监管。它在连接企业与政府部门间扮演着关键角色。组建商业性档案存储行业的行业协会，旨在构建服务交流平台，确保竞争环境公正，制定行业标准，削减运营成本。这对于企业内部管理水平提升、技术创新以及员工素质改善具有深远影响，同时对于行业的规范化发展和法制化进程也极为有利。

2.符合科学规范的档案保管硬件

(1)符合档案保管的一般要求。

①档案库房建设需关注两个关键环节：首先，选址需严格遵循《档案馆建筑设计规范》中关于选址的明确规定；其次，建筑质量必须满足《档案馆建设标准》所设定的相关标准要求。

②安全保障体系：商业档案存储企业的核心经营理念源于对安全的高度重视，这是其运营基石。其安全防护设施涵盖广泛的防火设施（包括社会公共与企业内部），专用档案存储设备，以及运输工具。在基础设施构建过程中，我们倾向于实施一次性配备专业的各个系统设备，同时确保围护结构符合‘八防’标准，以最大程度保障资料安全。

系统需配置全面联动的消防解决方案，旨在实现火灾自动预警与消防设备的联动反应。同时，集成先进的视频监控系统、红外感应警报装置以及巡逻管理系统，构建综合安全保障体系。此外，还包括门禁控制、紧急报警和实时监控等安防设备的部署。

各类档案依据其保存期限的差异化，对于需长期留存的档案，应提供更为严谨的保管措施；而对于短期存储的，则可适当简化储存条件。当然，我们亦可根据客户的具体需求级别，制定相应的保管规定并核算相应的寄存费用。

(2)专业工作人员。

首先，我们强调管理人才的专业素养。法人代表应具备相关资格，并接受档案法律法规及专业知识的系统培训，从而确保档案管理工作的顺利进行。

业务人才方面，应具备档案管理的专业知识，其具体配置比例可由地方档案行政管理部门依据实际情况进行决定。这类人才需接受专业档案管理的系统培训，并获取相应的档案管理资格证书。

第三，专业领域包括消防及安全管理，这些人才需经由相关部门组织的专门培训并获取相应的职业资格证书方能上岗。

3.符合法律规范的运作机制

(1)建立一套完整、规范的规章制度。从人员管理、客户拓展、安全保管、档案管理、提供利用等各个环节都能有章可循。其中尤为重要的是档案保密制度，这是商业性档案寄存企业的生存之基，保密工作做得好坏，既关系到客户的切身利益，也关系到企业的信誉。因此，必须高度重视对客户档案的安全保密工作，尤其是对涉及企业商业机密、公民个人隐私的档案，管理中绝对不能出现半点差错。要严格遵守不经所有者同意不得提供档案给第三者借阅的服务原则。

(2)收费标准的明确规定：作为商业档案存储企业的经营准则，服务费用的计价标准直接关系到客户支付的管理费用。在提供档案寄存服务时，针对各类客户群体及各异的存储内容，应执行相应的收费标准，务必确保其合规性，符合我国服务行业收费标准的规定及合理性，以防止不良竞争的发生。

在确定服务费用时，首要考量的是档案本身的状况。

它包括两个方面：

首先，档案的外在特性包括文件类型、载体状态、版本属性，以及是否蕴含知名人士的手迹等元素。

档案的内在价值首先体现在其来源和内容决定的关键特性上，如其重要性、密级以及可利用性评估。其次，管理档案所涉及的经济成本也是衡量因素之一。

包括三个方面：

首先涉及的是档案实体的管理成本，包括文件的整理、分类、编制目录、补充缺失部分以及复制等操作的费用。

二是涉及档案处理的费用，包括对档案的消毒、防虫、保存、专业鉴定，以及在获得许可的情况下进行的销毁等环节所产生的成本。

三、档案存储成本，即档案实体占用库房空间所产生 的仓储费用。

(3)明确寄存双方的权利和义务。

其中，档案寄存企业的义务和权利：

首要任务是配备并确保档案存储场所、相关技术设备以及专业管理人员的供应。

其职责主要包括档案的妥善存放与保管，以确保档案的安全性。

其职责包括档案的存放管理、统计分析、信息查询与检索服务。

四、享有档案托管的管理权限，对利用者进行身份验证的权利。

五是对寄存期满不取走的档案有权进行处置。

寄存方的权利和义务：

首先，寄存的档案需具备保存的实质性价值，我们提倡对其进行有序整理并编制目录，如有需要，亦可考虑委托专业的有偿整理编目服务。

二是应按收费标准向寄存企业缴纳费用；

查阅寄存档案时，须出示寄存人有效的身份证明，包括但不限于单位出具的介绍信、个人身份证或工作证。

四、档案所有权归属规定，寄存期满后，如不再续存，必须在六十日内领取已存放的档案。

第五，享有优先使用权，同时有权对档案中不宜公开的部分提出限制利用的建议。

企业如因管理疏忽导致商品遭受虫蛀、霉变或遗失等损害情况，持权提出相应的赔偿要求。

第四节深入理解客户需求

一、项目简介

(一)项目工作量

本项目旨在提供XX市XX地区的档案管理服务，包括新增及存量登记档案的整理与装箱作业，以及异地存放与保管。计划在X年内高效完成总计XX万卷档案的整理与装箱存储任务，确保流程的专业性和完整性。

(二)项目工期

自成交供应商与采购人正式签署合同并进场开展项目之日起，双方将在约定的X年合同期限内协同推进，详细的工作进度计划将根据协议由采购人与成交供应商协商确定。

(三)项目工作时间

供应商在中标后需根据采购单位的工作安排灵活调整工作时间，提供集中整理与装箱异地存储服务。

(四)项目实施地点

XX市XX项目的实施地点将依据采购方的指示进行调整。所有装箱整理作业务必在采购人指定的工作区域内执行，并且强调，房地产档案资料及实体档案在整个过程中应严格保持在工作场所内，不得擅自携带外出。

二、详细服务项目

(一)档案安全及保密要求

供应商在中标后须确保档案资料及其实体的安全性。在所有档案的整理作业中，必须严格遵守，不得发生遗失、损坏、污染、篡改、抽取、污渍、伪造或变造的行为。同时，装箱完毕的档案信息需严防泄露，确保信息安全的绝对完整性。

在合同签订的同时，成交供应商需与采购方共同签署保密协议，承诺全面遵循房地产档案资料的保密规定，确保档案资料及数据的安全，不发生任何泄露。对于相关技术情报和数据资料，成交供应商同样负有保密义务。此外，成交供应商须与项目团队全体成员签订保密协议及保密准则，明确要求团队成员严守保密条款和制度。所有签署的保密协议和守则需经采购人审核并存档备案。

(二)整理装箱进度管理

成交供应商需确保各项工作的执行进度符合采购方的既定标准。在项目执行过程中，成交供应商应对任何可能影响质量和进度的关键事项迅速与采购方进行沟通并寻求解决方案；如因未能有效处理导致质量或进度受阻，产生不利后果，采购方有权依据合同条款解除与成交供应商的合作关系。

(三)服务质量管理要求

在项目执行阶段，为确保所有档案移库完成后符合优质标准，成交供应商需严格遵循如下规定：档案整理与装箱质量检验工作需由专人专岗负责，严禁人员交叉任职或兼任其他职务。

供应商在中标后，须执行严格的生产过程质量控制，包括设计并实施详细的质检流程与标准。在关键生产阶段和节点设置专门的质检岗位，推行自我检测与相互核查的工作机制，以确保产品整理和装箱等所有环节均达到优质标准。

三、专业服务团队

项目运行期间，成交供应商需派遣一支完整的项目团队全程参与，确保项目系统的顺利运作，满足采购方在档案移库过程中可能产生的各种需求。项目团队的核心成员需至少包含一名项目负责人，该负责人在驻场后将代表成交供应商担任首要责任人。成交供应商须于进驻首日向采购人提交详尽的项目团队信息，内容包括每位成员的身份证号码、附有签名的身份证复印件、职务及职责等，并明确授予项目负责人在项目执行期间与采购方签订相关文件的权利。任何团队成员变动，成交供应商必须立即书面通知采购人，采购人将以成交供应商提供的最新书面文件为准执行相关事宜。

四、违约责任

(一)在档案保管期间，如供应商造成库存档案的损坏或污染，需按评估损失金额的五倍进行赔偿，若损失无法评估，则每卷物理档案赔偿十万元。对于档案的灭失情况，供应商需根据丢失的卷数支付违约金与赔偿，每丢失一卷，违约金为合同总额的两倍。此外，若导致采购人或其他第三方遭受损失，供应商还需承担实际赔偿责任，赔偿所有相关损失。

(二)供应商保管的采购人档案详情，将以双方经过加密验证的光盘作为基准。该光盘需制作四份，供应商与采购人均将持有其中的两份副本。

(三)在档案保管期间，供应商需承担档案库房的安全生产首要责任。如供应商未能及时修复档案库内的消防设施、安全防护设备及存储装置等出现的故障或损坏，导致库存档案遭受损害，供应商应对采购方因档案损毁造成的损失进行评估，赔偿金额为损失评估值的X倍。若损失评估困难，将以每个物理卷宗XX万元作为赔偿标准。

(四)在档案存储保管阶段，若供应商未能有效实施防高温、防潮、防盗、防火、防强光、防虫害、防霉变及防尘等必要保护措施，导致库存档案遭受损害，供应商需对采购方因档案损毁产生的损失进行评估并赔偿，具体金额为评估损失额的X倍。如损失难以准确评估，则每份物理档案的赔偿标准为人民币XX万元。

(五)采购人档案盒中记录的损毁、污染或灭失的档案卷数，将作为评估数量的基准。

(六)若供应商与采购人之间的房屋权属纠纷导致预定期限内库房无法正常使用，供应商需依据双方合同的约定，对采购人支付相当于总价款三倍的违约金。

四、高效档案管理规定

供应商应确保在项目执行全程提供完整的档案库房服务，具体要求如下：

(一)选址要求：档案存储设施的占地面积需不低于XXXX平方米，且务必位于XX市行政区域内。

(二)需指定专人负责，实施严格的岗位责任制度，明确规定任务分配与职责范围，并配置如下人员：安保人员需X名，持有有效的保安类人员培训证书；档案管理人员X名，须完成市级专业培训并获取相应资格证书；消防安全员或消防设施操作员亦需X名，具备消防类人员培训合格证书。所有相关人员均需提供相应的管理制度及资格证明。确保安保力量充足，每日至少X人，实行24小时不间断值守模式。

(三)采购人专用的档案库房应由供应商独立管理，供应商必须严格遵照采购方的档案管理规定，通过专业的档案业务管理系统对存储的档案实施系统化的科学管控。该系统需持有经国家版权局官方认证的计算机软件著作权登记证书。

(四)积累了丰富的档案管理经验，尤其在最近三年内，成功实施了多项档案存储保管项目。

(五)在招标过程中，档案库房必须通过其所在地的消防救援部门的验收，并在开标时提交经验证的消防验收证明扫描件作为必要文件。

(六)档案库房的设计理念遵循着"确保安全、保障流通、便捷使用、注重节省"的核心原则。

1.选址应优先考虑地质稳定且具备优良水文地质条件的地区，地势需相对较高，场地气候干燥，具备良好的排水系统，确保空气流通性和环境宁静。

2.选址应位于交通便利的干道周边，以确保档案的高效安全运输及便捷利用，同时具备相应的市政公用设施配套。

3.禁止选择位于江河湖泊淤积区域的滩涂、洪水易发地带、已废弃的河流河道、土壤带有盐碱问题、病虫害影响区域或地下水位过高的地段。

4.本项目选址应严格避免处于下风向的有污染或腐蚀性气体排放源区域，以及工业集中区、危险物品存储区和高湿度或易产生烟雾的地带。

5.确保仓库设施远离具有安全隐患的区域，包括断裂带、易燃易爆物质集中的地点，同时需与油气输送管道、高功率电磁辐射源保持安全距离。高压输电线应避免在库区上空设置架空线路。

6.供应商如需租用他人房产，租赁期限原则上应不少于一年。

7.房产租赁要求明确产权归属及合法性，确保所有相关手续齐备，且房产的法律存续期限需超过租赁约定的时长。

(七)功能分区规划详解： - 库房区域：作为主要存储空间，实行独立设置。 - 档案消毒杀菌区：专用于档案的安全卫生管理。 - 办公区（档案整理工作区）：为档案工作人员提供专业的工作环境。 - 调阅服务区：方便查阅和资料流通的操作区域。所有区域需严格遵循无交叉的原则，确保档案安全与高效管理。

1.库房在供采购人独立进行防火防盗管理期间，其租赁或寄存条件须符合相应的保管标准。

2.档案库房区域的安全须严格遵守，特别是与附属用房中的变配电室等可能对档案构成潜在风险的设施保持必要的安全间距，这些设施应独立设置，以防止与其它建筑共用可能导致的次生灾害对档案库房的侵扰。

3.确保库区内的道路和停车场与城市道路或公路衔接顺畅，满足消防安全和人员疏散规范，并有利于档案的运送与装卸操作的便捷性。

(八)档案库房设计

1.建筑设计的档案库房必须遵循国家建筑安全标准，同时需配备一整套完善的防护设施，包括防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、抗高温以及保密性保障等十个方面的严格要求，方可投入使用。

2.档案库房建设应构造坚固耐久。

3.档案存储、保护及使用功能的需求应当由专用的档案密集架或档案货架来满足，这些设备专为档案存放设计。

4.档案室的安全防护设施应配备双重门禁系统，同时安装报警装置及监控摄像头，确保全方位的安全管理。

5.围护结构设计需确保档案库房具备保温隔热、温湿度调控、防潮防水、抵御日光直射及紫外线辐射的能力，同时注重防尘、防止环境污染以及防范有害生物侵扰。此外，库房应设置定期的内外部清洁消毒机制，并在内部实施防虫措施。

6.档案库房区域的安全须严格遵守，特别是与附属用房中的变配电室等可能对档案构成潜在风险的设施保持必要的安全间距，这些设施应独立设置，以防止与其它建筑共用可能导致的次生灾害对档案库房的侵扰。

7.档案库房作为关键的电子档案存储和利用环境，必须符合严格的安防屏蔽标准。为了顺应档案信息化的潮流，并兼顾办公自动化以及安全保密的需求，需进行综合布线并预设相关接口，确保通讯与计算机网络设施的配置能满足日常工作需求。

8.电力供应系统需确保档案库房设备运行及照明的顺畅需求，推荐采用双回路供电配置或者安装UPS不间断电源，以保障在突发状况下业务操作的连续性不受干扰。

9.该档案库房应确保在独立实施防火防盗管理的过程中，能够满足采购人档案的妥善保管需求。

(九)库内设施配备

1.硬件设施配置应确保档案的长期妥善保管，满足档案管理的必要要求。

2.档案库房区域的设计须严格遵循消防安全规定，旨在最大限度地配置给排水设施。非消防需求的给水设施应予排除，且给排水管道不得穿越库房区域。上下水立管的安装位置需避开直接临近档案存储区域的内部墙面，并严禁穿行于档案库房内部。

3.设计之初，室内装修须确保各功能空间的实用性。对于二层及以上档案存储区域，应特别配置独立的垂直运输设施，以支持机械化的物品搬运需求。

4.建议避免在档案库中运用以水或蒸汽作为热媒的供暖系统。若确实有此需求，必须实施严谨的防漏（水、气）措施，并确保供暖系统运行平稳，无过热情况发生。

5.1. 定期对档案库房内的电气设备及线路进行检查与维护，确保操作期间档案保管人员需在场。离开库房时，档案工作人员须关闭所有电源开关，同时务必关紧门窗。  2. 库区电源总开关应设置于库区外部，以保障安全。而库房内的电源开关同样需安置于室外，且必须配备防止漏电的防护设备，以防火源隐患。

6.灯具的形式及其在档案库的安装位置需与设施布局协调一致。

7.仓库内配置的消防报警设备包括：烟雾探测器、手动火警呼叫装置、声响与视觉警报器、灭火设备设施、电气火灾控制系统以及排烟设施等，旨在确保消防安全。

8.库房温湿度设计要求。应采用变频中央空调提供达标的温度控制。档案库房的温、湿度要求在选定温、湿度后，每昼夜波动幅度要求温度不得大于、相对湿度不得大于。

五、档案存储环境管理

六、额外服务规定

(一)在进行档案异地存储前，必须使用专用的封装工具，即符合标准的档案箱。此类档案箱应选用防潮等级A级的箱板纸箱，其内部结构包含高强度瓦楞纸。规格上，箱体长度不得少于41厘米，宽度不得低于32厘米，高度不得低于30厘米。

1.供应商需对档案执行详尽盘点并装箱，同步完成装箱档案的详细记录（包括电子与纸质版本），生成专属的档案箱标识号及封箱扣编号。确保档案箱仅使用对应编号的封箱扣实施密封措施。

2.唯有经采购人核实无误的供应商档案明细，方可办理装车出库手续。

3.供应商需在将档案送达指定存储位置后，首先对照档案清单逐一核对并确认无误，随后实施全面的臭氧消毒处理。接着，严格按照操作规程将档案存入专用档案库房，并同步将信息录入档案管理系统。

(二)档案保管服务和库房监管

1.在档案存储保管期间，供应商需确保相关仓库及其配套设施始终处于安全且良好的运行条件。一旦采购人与供应商双方察觉到任何设施的损坏或故障，供应商应立即，在四小时内完成相应的维修工作。

2.供应商需配备全天候（24小时）的专业管理人员对档案库房实施严密监控。

3.供应商需确保在采购人进行库房物资的进出及档案查阅操作时，能准确地进行出入库登记管理工作。

4.供应商需采用先进的库房管理系统及配套的条形码扫描技术，实施高效档案管理服务。

5.供应商需确保每月实施不少于两次的库房清洁工作。

6.在档案存储与保管阶段，供应商应接受采购方对其档案保管及仓库管理工作的定期核查。

7.在保管期间，我们将每月提供8次的无费用档案查阅与递送服务。在送取档案的过程中，必须遵循'库房直送库房'的原则，任何途中停车、路线变更或非授权地点停留的行为，须经采购人明确许可。