花园前期物业管理服务投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

XXX花园

物业管理投标书

单位：XXXX物业管理有限公司

第一章概述我们的企业

1、公司简介

2、营业执照3、资质证书

第二章全面物业管理策略构思

2.1 管理服务的模式、目标策划

在详尽的市场调研与实地考察后，我们针对XXX花园物业管理的关键要素，提炼出了明确的整体构思与策略规划概述：一元化的模式、两个核心关注点以及六大实施举措。

一种模式

XXX花园位于中山市至珠海必须经之路的岭南路边，临近南朗车站及轻轨站，距离镇行政中心500米，离京珠高速入口约5分钟车程，离中山城、孙中山故居、纪念中学仅10分钟车程。XXX花园共由9幢建筑组成，设计风格时尚简约，最高18层。整个小区呈围合式建筑布局，既保证了小区的私密性，同时也照顾到了各幢的通风采光效果。项目精心打造新亚洲风格园林，以亚洲文化为支撑，自然、健康与休闲结合，还原最自然的情调，个性鲜明颜色搭配，错落有序的层次，是园林与艺术融为一体的现代高尚小区，我们认为其管理模式应该是“品牌服务，星级管理”。

品牌服务旨在彰显我司与房地产开发公司的企业形象标识，星级管理则是在标准化的质量控制与形式设计中融入星级元素，同时蕴含创新的理念与独到的内涵。

我们的组织管理模式主要包括企业化运营、专业化分工与一体化协作。

我们的宗旨在于兼顾社会价值、环境保护与经济效益。

两个重点

重点之一：智能化设施的运行、维护与开发。

智能化设施提升了小区的安全保障并革新了传统运营模式，促使物业管理迈向现代化。这一变革要求物业公司从管理理念、组织架构到运营手段全面更新。鉴于智能化设施的技术复杂性、严谨的操作标准以及广泛的涵盖领域，包括安全管理、通信联络等诸多方面，我们依托深入的理论研究、现场考察与实际操作演示，制定出了一套既科学又实用的智能化设施运行策略与设备维护检修方案，旨在确保这些设施的顺畅高效运转。

第二要点：严控因管理过失导致的安全事故率为零

区域性的高尚商品房住宅区——XXX花园，致力于提供一个让业主安心安居的优质环境。我们共同关注的核心议题在于营造一个舒适且安全的生活空间。基于此，我们将遵循‘以人防为根本，技防为补充’的全方位治安策略，致力于构建和谐的社区秩序。我们深信，在严谨的管理与服务举措下，配合所有业主的积极参与，XXX花园将维持稳定的秩序，确保生活环境得到坚实的安全保障。

六大措施

措施之一：智能化管理上做到“三个到位”。

为推动智能化技术创新与发展，我们组建了一支专门的技术攻坚团队，通过多渠道的专业培训，吸纳了各类技术精英。依托深入的智能化系统研究，我们精心设计了运行及维护策略。在实际操作层面，我们严格遵循'三重保障'原则：首先确保用户培训的充分性，其次保证专业技术人员的充足配备，最后强化管理人员的技能提升。

措施之二：安全管理上引进经验，运用现代科技手段，“三防”结合确保万无一失措施之三：精心养护园林绿化，加强环境文化建设，创建绿色花园。

针对XXX花园的绿化需求，我们致力于设立专门的绿化养护中心，确保其环境的整洁。我们致力于全方位提升环境文化建设与环保标准。为此，我们已编撰了视觉指南和环境手册，并设计了一套详尽的环境管理体系。我们坚信，通过科学严谨的管理和XXX花园得天独厚的自然景观，XXX花园必将成为一座备受青睐的绿色、宜居的现代康居社区。

第四项策略：借助科技工具，实施有效调度，实现有序停车与人员车辆分离。

XXX花园拥有约710户业主，其配套设施包括停车位490个地下车位和180个地面车位。随着居民生活水平的不断提升，车位供需矛盾日益凸显，车辆频繁进出使得交通安全与车辆管理成为物业管理的重要课题。我们承诺严格遵循所有交通法规，同时针对小区实际情况，积极与交警部门协作，制定并严格执行相关管理制度，以确保车辆的有序进出和停放。

第五项策略：凭借规模效应，我们优化人力资源配置，实施精细化的小区管理方案。

顺应市场趋势与时代发展潮流，我们致力于推进物业管理的专业化进程。凭借公司物业的规模化优势，我们积极推行‘资源共享’策略，旨在全方位削减管理成本，提升运营效率。我们坚持以客户为中心，力求提供更丰富的服务，全面贯彻‘以用户满意为首要宗旨’的质量理念，务求让广大业主满意。

第六项策略：前瞻、创新并全方位推行星级服务体系。

我们致力于提升服务规范化水平，积极洞察用户潜在需求，以满足其深层次的物质与精神需求。坚持以‘用户为中心’，确保‘呼唤即响应，需求即行动’，通过提供人性化、个性化、情感化及理性的服务体验，力求实现‘亲人般’的贴心服务。并通过拓展物业管理服务范围，持续推动服务向五星级标准迈进。

2.2 专业管理与独特文化定位

服务定位

我们多努力，让您更满意。

凭借严谨的专业精神，雄厚的技术实力，以及将业主视为至亲的服务理念，我公司将为XXX花园的广大业主奉献超越期待的优质物业服务。

一流服务，领先水平

致力于响应客户需求，及时满足，以亲和力、个性化及情感化的服务理念践行'如亲人般'的关怀。我们强调理性化服务策略，旨在通过不懈努力，树立XXX花园物业管理的卓越品牌形象。

文化定位

核心理念：上善若水

公司致力于不断提升管理水平和服务质量，以满足并超越广大业主日益增长的物业服务需求与期待。我们以如水般温润的善意感动业主，以如水般柔和的态度对待他们，凭借纯粹的服务赢得他们的信赖。始终坚持以100%的业主为中心的理念。

企业价值观：追求卓越、崇尚务实

在致力于提升企业经营效益的同时，我们积极履行对社会的责任与义务。通过强化企业文化建设及持续优化服务品质，驱动管理水平的稳步提升，以契合物业管理行业的变迁。这既是我们的企业愿景，也是使命所在——致力于卓越，崇尚务实，践行企业价值观。

管理定位

物业管理的特性

——管理职能的社会化

——管理组织的专业化

——管理形式的规范化

——管理过程的商业化

——管理关系的契约化

——管理理念的人性化

第三章详尽的项目启动策略

3.1项目启动阶段的准备工作

物业管理，作为一项深受人为因素影响的社会性服务，强调饱满的工作热忱的同时，科学的工作策略不可或缺，尤其是在新建成小区的接收入手时尤为关键。基于我们的深入研究与剖析，全面管理'XXX花园'被划分为五个相继阶段，每个阶段明确了核心工作任务，以此逐层构建坚实基础，确保全面管理的有效推进和必要条件的落实。

3.2 详细时间安排与任务分解

前期熟悉、培训模拟

(1)前期熟悉阶段

中心工作

公司高层领导全面审视了'XXX花园'的基本状况，详尽分析了物业实体（涵盖各类设施与设备），深入探究了开发商的管理理念，并对初期业主的构成特点进行了深入研究。

基础工作

在详尽研究了'XXX花园'的相关信息后，我们撰写了包含新物业接纳可行性分析与品牌发展规划的报告，并在公司内部会议上获得了审慎且一致的通过。

已制定出针对'XXX花园'的初步管理方案，并经专题会议审议确认。

按照开发商的要求，深入参与和理解楼盘销售部门的运营，借此从潜在购房者的需求中提炼出直接的管理导向，以此为基础为后续工作做好准备。

需开发商配合的主要工作

提前提交详尽的物业图纸资料，旨在便利物业管理的初期介入操作。

确保承建商妥善留存房屋设备及设施的技术文档，以支持后续的顺利交接过程。

统筹承建方与物业公司，约定工程例会的具体日期。确立有效的沟通渠道，并明确问题整改的程序及验证机制。

(2)培训模拟阶段

中心工作

组织各岗位人员接受专业培训，实施考核选拔机制，以此构建高效能的管理服务中心团队，并适时开展模拟运营操作.

基础工作

培训工作

人员组成

招聘启事：面向公司内部选拔或公开招募各类人才，包括水电维修、泥木作业、清洁服务、绿化专员及秩序维护员等岗位，具体要求如下：应聘者需身体健康，具备吃苦耐劳精神，并展现出愿意服务至上的态度（对于技术性职位，需持有相关资格证书）。同时，我们寻求一名‘XXX花园’管理处经理，其选拔条件包括：身体健康，至少大专学历，具备专业的管理知识，具备前瞻性思维和洞察力，擅长协调与沟通，拥有领导团队的技巧，能承受压力并勇于自我提升。

培训实施

集中学习公司贯标文件。

设计并实施针对'XXX花园'的物业管理各岗位服务质量监控流程及详细操作手册。

明确各职位的阶段工作任务，并同步规划目标达成的保障措施。

为了确保全面符合'XXX花园'的管理需求，我们将实施专业技能考核，以提供契合其管理规定所需的技术支持。

依据培训与考核结果，筛选参与者，选定鹿特丹花园作为涉外物业的模拟训练场所。针对各岗位人员实施适应性模拟演练，明确编制名额（含差额）的构成人员名单。

施工监理介入

按照开发商、承建商与物业管理公司在初始阶段共同确立的介入策略、时间节点及目标，进行严谨的质量监督执行。

建议采用的方法：

二周一次现场查勘（无陪同）。

每月举行一次涵盖三方的工程会议，如存在分包情况，务必邀请分包方共同参与。

每月首周，物业管理部门将以书面形式提交详细的报告，内容涵盖工程进度及其相关事项中的监理介入情况。

需开发商配合的工作

管理进场施工的途径并办理施工区域的准入证件流程。

依据物业员工的岗位培训进度，我们将准备并提供相应的参考资料，包括设备操作手册、设施使用指南以及销售合同等。

(3) 现场模拟阶段

中心工作

通过现场模拟，达到临战状态。

基础工作

按照既定的管理规划，实施岗位适应性模拟测试，对各工种人员进行考察与评估。

对管理方案及各岗位需求进行实地演练验证其适用性，若发现不适宜之处，将进行相应的修正。

进行接管训练，调整适应状态。

即将对居住物业内的禁止行为进行实地考察，并据此整理文档提交给开发商审阅，以便在分发《入户通知书》时同步配发。

验证前期质量监理中提出的改进意见的有效性，若确认其合理性并具备实施条件但尚未得到解决，将专项报告开发商，并采取纠正预防措施以确保问题得以落实.

探讨与开发商关于工程两年质保责任的详细条款，以及保修费用的支付安排。

规划物业接收验收的程序、时间节点，详列参与验收的三方人员及其职务清单，明确各自的工作岗位与职责分工。

需开发商配合工作

进行入岗模拟提供进入现场方便。

敬请相关领导亲临指导，为参加岗前模拟培训的人员讲授一堂专题课程，主题为"提升'XXX花园'的保值增值策略"。

要求业主签收并接收《“XXX花园”居住物业禁止行为》，同时将验收清单作为配套的附件提交给物业公司。

确保承包商充分关注并积极响应物业公司在项目初期质量监理报告中提出的各项问题及合理化建议。

(4)验收和进户阶段

中心工作

组织对新接物业的全面验收。

预验

验收小组按照验收规定、规划、明细清单及技术文档，对各项内容进行逐项预检验。对于预验收中发现不符合设计和使用标准的建筑、设备及设施，详细记录并整理成整改项目的书面报告。

整改

整改报告在获得公司经理的审批后，被转交给开发商，开发商负责监督承包商或其他相关方实施改进措施。随后，验收小组将对整改结果进行严谨的核查与评估，确保其达到验收标准。

正式验收

在完成整改并达到规定标准后，将由验收小组进行正式的验收程序，以最终确认物业建筑与设施的完备性及设备的适宜性，均达到接纳条件。

接纳前期业主入住。

基础工作

验收工作基本内容见前期物业管理工作设想。

编制违章处理程序，制止各类违章行为。

派发、签收各类资料。

物业公司派发或需上墙公布的资料：

业主及同住人、使用人的权利义务明细：详尽阐述关于居住物业的禁行规定

物业管理规定（各岗位职责）。

物业管理收费批准文件。

装修责任协议：揭示业主在施工过程中的必要履行职责

制度概述：关于施工人员进出花园的外委人员出入登记办证规定

车位占用与道路权益协议书（详述车位分配及其相关权利与义务）

业主办理入住手续时随带资料：

房屋买卖合同。

开发商签发的入住通知书

业主身份证或企业营业执照。

委托书及被委托人身份证。

房屋维修基金、管理费、装修垃圾清运费。

其它资料。

在业主办理入住手续的同时，我们提供一系列增值服务：包括委托信誉良好的装修公司进行装修服务，聘请专业施工质量监理人员监督施工质量，以及代理购置并进行家庭绿化布置与日常管理。其他相关委托事项亦在服务范围内。

加大各类违章纠正力度，力保前期无违章。

需开发商配合的工作。

确保严格实施建筑施工的质量验收程序，切实把控首道工序的质量关卡。

确保每月举行一次建筑质量回访会议，我方人员将与承包商共同出席并实施监督职责。

(5)正式实施

中心工作

迎接大批业主入住。

评估各岗位操作规程及管理制度的适用性，如有必要，进行相应的修正。

制定纠正和预防措施。

全面实施品牌战略。

基础工作

提炼先前阶段的实践经验与教训，致力于向业主提供更为直接且高效的服务。

评估各岗位的工作绩效，收集各方的意见或建议，据此对相关工作规定和制度进行修正和完善，确保所提供的服务满足所有标准和需求。

分析可能对管理工作构成不利影响的各种因素，如：违规占用道路、随意停车、违法建筑及随意倾倒垃圾，并针对这些情况制定针对性的纠正与预防策略。

按即定方针，全面实施品牌战略。

需开发商配合的工作

实施定期的物业管理检查，确保团队成员积极提供即时的反馈与建议。

参与制定纠正和预防措施。

(1)“XXX花园”前期物业管理工作计划

“XXX花园”前期物业管理工作计划

时间	工作计划	工作要求
	成立筹备工作小组。	明确工作要求及职责。
	协调进入施工现场。	物业管理前期介入（按规定办理施工现场进入手续）。
	按前期介入要求实施物业管理前期介入工作。	1、每月一次参加工作例会（时间另定）。2、每周二次巡视施工现场，对施工现场存在的问题以书面或口头形式提出建议。
	开发商向物业公司提供如下图纸：1、每幢楼层标准平面图、底层、顶层平面图。2、水、电、煤、排污等管线走向图。3、智能化设施图纸及操作要求。	熟悉楼宇建造情况。
	召开协调会，说明有关技术资料的保存、移交事宜。	请开发商、承建商、监理派员参加。
	管理服务中心筹建工作会议。	1、邀请开发商派员参加会议。2、会议确定管理服务中心组成人员的类型、要求。
	1、确定培训计划。2、管理服务中心人员招聘工作计划。3、实施培训工作。	物业公司制定，开发商提供售楼合同样本壹份及对业主承诺文书样本。
	参与智能化设备、设施培训	开发商协调智能化设施产品供应商，提供产品说明书。
	完成制定《“XXX花园”居住物业禁止行为》等相关文件	物业公司负责，开发商审核。
	召开专题会议，检查针对前期介入过程中合理化建议工作落实情况。	开发商、承建商、物业公司参加。
	确定二年保修责任及保修费用事宜。	讨论、拟稿、确认。
	确定入岗模拟训练方案。	物业公司负责。
	确定物业预验收的方法及三方参与验收人员名单，确定预验日期。	开发商、承建商、物业公司参加。
	对培训人员进行授课。	开发商有关领导主讲。
	月底前实施培训，制定招聘员工计划。	按XXX花园要求实施。
	做好交接管验收的准备工作。	物业公司负责。
	对物业进行预检	物业公司负责
	对接受培训人员进行入岗模拟训练（走场）
	对管理文件和各工种人员的适宜性进行考察论证	物业公司负责，开发商指导
	根据预验情况编写整改报告	物业公司负责
	召开三方会议，落实整改工作
	拟定管理用房移交方案	物业公司负责
	派发各类资料并要求购房者签收	开发商负责
	移交整套图纸及批准文件	开发商、承建商、物业公司
	正式验收	三方参加
	迎接先期业主入住	举行入户仪式
	首期业主入住满二个月，召开业主回访工作会议	开发商、物业公司、部分业主参加
	检查物业公司管理情况	开发商

(2)前期物业管理工作设想

自中标通知书公布之日起，我司即组建专门项目团队（详细团队成员清单附后），致力于'XXX花园'项目的实际运营。我们迅速研读相关图纸，从物业管理视角出发，对建筑构造、建材选用、水电设施、秩序维护与消防安全、办公通信系统、环境卫生管理、绿化环保策略、楼宇运维以及配套设备，提供专业且切实可行的建议。我们定期派遣团队代表参与工程会议，全程参与工程验收，并确保所有资料的收集与归档工作有序进行。

(3)前期物业管理的内容

为大楼使用者和管理者提供全面的建议，涵盖结构构造的选材、材料购置、装饰与装修细节，以及设备安装各个环节的优化策略。

根据实际情况，对原设计中存在的潜在缺失、遗漏以及未达到最优效益和可能导致整体协调性降低的环节，我们将提出相应的补足和完善建议。

对于提升小区配套设施的优化建议，特别关注客户进出的通行路径及道闸设施的配置设计。

根据物业管理实践，就XXX花园采用的设施设备的型号、品质、效能等，本专业提供参考性建议。我们将协同开发商进行验收，严格核查设备的质量是否符合国家相关标准规定，核实其是否具备质检合格证明，配件是否完备，安装是否平整，维修便利性如何，各类仪器仪表操作是否灵活、反应灵敏、安全可靠且精度达标，运行状态是否正常，以及辅助设备和工具是否齐全无缺。

提供物业管理视角对工程后期设备安装调试以及隐蔽工程的相关意见与建议。

为实用性考量，提出对智能化设计的改进和完善建议。

负责协助业主完成工程验收与接收工作，设计并制定验收清单，精确核查物资数量，严谨评估施工品质。

(4)配合开发商做好楼宇销售工作

在物业管理服务的初期阶段，一项关键职责是协同开发商的销售进程。管理服务中心将根据开发商的特定需求，制定包括接待流程、陪同解说、样本房管理等在内的详细策略，以确保开发商的声誉得以维护，同时便利销售活动，并让潜在购房者初步领略到卓越物业管理的精髓，从而激发他们的购房意愿。我司将以这些准则为指导，为XXX花园提供卓越的物业管理服务。通过坚持不懈的努力，我们将与开发商及所有业主携手共进，共创物业开发与管理的辉煌成就，使该小区成为周边地区备受瞩目的典范。

第四章 高效项目运营与管理系统探讨

4.1 管理方式

通过全面应用我公司的技术优势、管理优势及资源，我们采纳前沿的物业管理理念，融合该楼盘的独特人文特质，精心构建了XXX花园的管理体系。

管理的组织架构

依据XXX花园物业管理的规章制度，我们遵循共享资源、服务至上的宗旨，以及精简高效、快速响应的原则，构建了XXX花园管理处的组织架构。其特性表现为：各职位层次分明，权力集约，职责清晰，决策统一，沟通便捷，完全符合量化管理的需求。

(管理的组织架构图见下页)

管理的组织架构图：

各部门主要职能

管理处

——负责管理处行政、总务工作；

——负责管理处人事、劳资、培训工作；

负责管理处的财务管理工作；

——负责物料采购、供应；

致力于向管理处服务团队供应办公设备、维护与管理所需的工具、作业服装等工作物资。

致力于维护与各部门的紧密沟通与公共关系，以及推动社区文化的构建与发展。

——负责协调IS09001贯标工作；

——负责各部门岗位职责的巡查、督查。

安全保障服务中心

—— 负责对XXX花园实行封闭式管理；

——负责24小时值班及巡逻；

——负责监控中心24小时值班；

确保消防设施设备的完备与良好状态，以便随时投入运行。

承担消防法规与消防知识的宣传教育工作，并组建业余消防队伍。

负责实施对进出小区的机动车辆与非机动车的有序引导和管理。

承担地面及地下停车场的引导与出入口秩序的维护工作。

维修服务中心

承担小区公共设施与场所的维护与周期性养护任务。

承担公共设施（消防设施除外）的日常运营维护、修理及保養工作。

——负责房屋本体的维修和定期保养；

承担智能系统终端设备设施的维护与周期性保养工作。

环境保洁服务中心

——负责公共部位和内楼道的清洁；

——负责室外绿化养护计划并组织实施；

承担管理区域内的病媒生物防治与昆虫控制任务。

——负责卫生防疫工作的实施。

接待服务中心

负责迎待业主要求人员与业务访问，处理物业维修事项及相关客户服务。

——负责进户、退户工作；

——负责装修接待及办理相关手续；

——负责处理业主投诉及跟踪验证工作；

提供全方位的小区增值服务，包括寻人、唤醒、信息传达等各类生活协助服务。

——负责各类应急接待。

运作机制

管理目标分解机制

目标管理体系的设计原则在于，将整体目标细分为多个子目标，每个子目标的实现犹如对总目标的阶段性迈进。每一小步的达成，累积起来便构成了宏大的进步。可以说，总目标的达成正是依赖于各个子目标逐一完成并逐层推进的策略实现其初衷。

监督机制和自我约束机制

目标责任人分解机制

物业管理执行机构的使命是设定一个总体目标，各部门、班组乃至每位员工均需明确自身的子目标。这些目标旨在引导日常工作中的自我规范，通过实施目标绩效评估体系和奖惩机制，激发积极性，确保目标的达成。

信息反馈和处理机制

——严格按照我司管理体系执行

——每半年一次顾客满意度调查

实施不定期的客户意见调查，并迅速对收集到的建议进行妥善处理与执行

在内部管理方面，我们坚持定期举行管理处周例会与部门专题会议，以确保信息流畅和决策高效。

确保每日任务按时完成，遇到问题立即进行反馈

4.2 规范化管理制度

在提炼国际先进的物业管理理念并与本项目的人文关怀管理传统相结合的过程中，我司在构建管理体系时，力求实现法制与灵活性的兼顾，确保其既具备明确的法规依据，又能体现适宜的生活服务，致力于塑造和谐宜居的居住环境。

管理制度订立的原则

《管理处外部公开制度》的制定严格遵循物业管理相关的法律法规。所有外部规章制度的构建均源于合法的委托管理合同，旨在维护业主、我公司等法律主体在权利行使中的平衡，详尽厘定XXX花园物业管理服务中各法律主体的权利义务界限，确保委托管理合同条款的有效执行。

以我司成熟的管理体系为依托，XXX花园的内部管理制度得以全面构建并成功移植。该制度着重体现我司在物业管理中的技术实力，通过对既有程序文件、作业指导书及质量控制记录进行适应性修订，我们确立了针对XXX花园的严谨管理体系，确保操作流程规范化且高效执行。

外部公开管理制度的构架

作为XXX花园管理处管理体系中的重要公开文档及外来文件，该制度主要包括以下核心内容（详细内容将在中标后随同贯标文件一并发放至管理处）：

主要法律和法规

——《中国人民共和国公司法》

《中国人民共和国合同法》

《中国人民共和国民法通则》

《中国人民共和国城市房地产管理法》

《中国人民共和国消防法》

——《中国人民共和国环境保护法》

《物业管理条理》

《中山市住宅物业管理规定》

主要部门规章和地方法规

详细解读：《全国物业管理示范小区标准及评分细则》

《房屋建筑工程质量保修办法》

——《物业管理企业财务管理规定》

内部管理制度的体系内容

质量手册

概述XXX花园的质量管理方针，以及详述质量管理体系中的关键控制要素。

程序文件

详述XXX花园日常物业管理的各项规范与标准操作规程。

作业指导书

——档案管理制度

——档案保管规定

——档案存档目录及要求

——日常规范文本管理规定

——发函及通告规定

——办公用品管理规定

——办公设备管理规定

——内部钥匙管理规定

——服务质量及日常管理评定标准

——服务质量及日常管理检查规范

——设施设备维修保养及清洁卫生评定标准

——设施设备维修保养及清洁卫生检查规范

——物业夜间巡查制度

——班组运行规定

——物业门卫职责

——物业巡逻制度

——消防监控中心安全规定

——交接班制度

——对讲机使用保养规定

——变配电值班制度

——物品进出管理规定

——消防安全巡查制度

——消防培训、演练制度

——防火责任人职责

——工程技术员消防职责

——消防设施、器材管理和保养规定

——动火作业安全规定

——消防监控中心防火制度

——机房出入管理规定

——机房钥匙管理规定

——消防监控中心管理规定

——电梯日常运行操作规范

——电梯机房管理规定

——停送电管理规定

——设备巡回检查制度

——空置单元工程巡视和检查制度

——水池水箱管理规定

——水池水箱清洗消毒操作规程

——工程报修服务操作规定

——物料仓库管理规定

——物品分类及申购领用管理规定

——外包合同（协议）评估制度

——外包合同（协议）签订程序

——外包合同（协议）管理规定

——备用金制度

——发票及收据管理制度

——现金报销及管理制度

——财务报表提交制度

——一次性费用审批程序

——物品采购审批程序

——管理费上缴及核对制度

——消防治安类应急处理程序及方案

——工程故障类应急处理程序及方案

——人员伤害类应急处理程序及方案

——自然灾害类应急处理程序及方案

——服务质量监督检查制度

——物资采购制度

——原材料验收标准

4.3 物业管理下的档案管理策略

随着建筑设计的日益高科技与专业化，信息在资源管理中的重要性日益凸显。因此，对于XXX花园的物业档案管理，我们亟需采用尖端的电子计算机技术。通过实施档案的‘集中化、有序化、信息化’策略，构建与外部主管机构的互联网络，借助先进的检索工具，以便利上级的监督与指导。内部则建立管理服务中心的NT网络，旨在实现资源共享和高效利用。在信息获取上，我们将广泛搜集各类资讯，存储时力求内容详尽且富有深度，采集过程中力求完整性。我们计划对小区内的物业管理和服务项目，涵盖主体设施、配套设施、建筑环境、硬件设备及软件服务等各个方面，进行全面的档案建立。同时，我们倡导档案管理的理念，将其视为财富、资源和优质服务的重要载体，确保档案管理真正服务于整体管理目标。

作为物业管理的核心资产，XXX花园的档案资料管理至关重要。我们依据严谨的档案管理规章制度——《档案管理规定》作业指导书，致力于实施全面的档案搜集与整理，通过科学的分类体系，构建详实的资料档案，并借助计算机技术实现规范化、高效的管理流程。

档案内容

物业管理的详细档案构成包括：物业接收验收文档、业主个人信息、全面的管理文件合集、设备设施检验记录、设备设施维护与保养档案、建筑主体维修保养文件，以及运营管理工作相关的各类档案。各类档案内容丰富详尽。

物业验收档案

物业建筑工程及设备安装完成后的竣工文件，包括图纸与设备相关资料

：验收文件，详细包括物业设施设备的质检、消防、劳动、公安以及音像管理部门的合格确认；以及物业机电设备的保养服务合同

——物业公共区域设施设备验收记录

——物业公共区域设施设备移交记录

——单元验收及移交记录

业户资料

——使用入住情况记录

详尽记录业户信息：包含单位名称、指定联络人、建筑面积以及交接详情等

管理文件汇编

——管理合同、管理公约、服务指南等